E-Rechnung – Alles, was du zur Pflicht ab 2025 wissen musst

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine Rechnung ist laut § 2 E-Rechnungsverordnung (ERechV) und Wachstumschancengesetz eine elektronische Rechnung, wenn sie

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann,
• die elektronische Verarbeitung ermöglicht und
• den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht.

Auf diese Weise kann der gesamte Rechnungsprozess sowohl beim Leistungserbringer als auch beim Leistungsempfänger digital ablaufen. Sie ersetzt langfristig die Rechnung in Papierform und soll die Effizienz im Rechnungswesen erhöhen, indem sie automatisierte Prozesse ermöglicht. 

Eine E-Rechnung besteht dabei aus einer maschinenlesbaren Datei, die bestimmte Pflichtangaben, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Steuerinformationen enthält. Schaut man sich eine solche elektronische Rechnung an, enthält sie oft viele kryptische Zeichen, die für den Laien erst einmal nicht verständlich sind. Es handelt sich hierbei nämlich um XML-Dateien. Durch die strukturierte Darstellung kann sie aber von entsprechenden Programmen einfach verarbeitet werden. Ein standardisiertes Datenformat (wie es die EN-Norm EN 16931 vorgibt) legt dabei fest, welche Rechnungsdaten bzw. -angaben konkret wo stehen.

Allerdings kann laut Wachstumschancengesetz auch ein anderes strukturiertes elektronisches Datenformat zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Voraussetzung ist lediglich, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der Rechnungspflichtangaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Dies soll vor allem die weitere Nutzung der weit verbreiteten EDI-Standards ermöglichen.

Einen einheitlichen Standard braucht es, damit jedes Programm die Daten (automatisiert) verarbeiten kann. Das ist ähnlich wie bei E-Mails: Auch hier gibt es einen einheitlichen Standard, damit E-Mails richtig empfangen, versendet und dargestellt werden können – unabhängig vom verwendeten E-Mailprogramm.

Streng genommen haben elektronische Rechnungen also kein schickes Design mehr, sondern bestehen nur noch aus Code. In Deutschland kennen wir die EN 16931 schon heute in Form der XRechnung und des ZUGFeRD-Formats. Aber dazu weiter unten noch mehr.

Wichtig: Du kannst elektronische Rechnungen aktuell nur verschicken, wenn der Empfänger vorher sein Okay gegeben hat. Oft reicht es schon, wenn er die Rechnung bezahlt, um seine Zustimmung zu zeigen. Will dein Geschäftspartner aber unbedingt eine Papierrechnung, musst du dem Wunsch nachkommen.

Unterschiede zwischen PDF-, Papier- und E-Rechnungen

Da du nun weißt, was eine E-Rechnung ausmacht, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Unterschiede zur klassischen Papier- bzw. PDF-Rechnung. Schauen wir uns einmal an, wie sich diese Formate in den Bereichen Erstellung, Übermittlung, Verarbeitung und Archivierung unterscheiden, um die Vor- und Nachteile besser zu verstehen.

Gut zu wissen: Eine E-Rechnung enthält alle notwendigen Informationen einer herkömmlichen Papierrechnung – nur eben in digitaler Form. Seit 2011 sind elektronische Rechnungen ihrem Gegenstück aus Papier übrigens gleichgestellt, auch beim Vorsteuerabzug.

Pflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich

Die verpflichtende E-Rechnung ist der erste Schritt für ein EU-weites digitales Meldesystem auf Basis von (elektronischen) Rechnungen, das die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) künftig vorsieht. 

Die Ziele sind ganz klar: Standardisierung und eine bessere Datenqualität von umsatzsteuerlichen Meldungen. Als Datengrundlage soll hierbei dann die E-Rechnung dienen. Ähnlich wie das Wachstumschancengesetz sieht auch ViDA die Verwendung von EN 16931 konformen Formaten vor. 

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 könnten sich deutsche Unternehmen schon einmal mit dem neuen Rechnungsformat vertraut machen und ein bisschen „üben“, bevor es dann ernst wird und das digitale Meldesystem obligatorisch wird.

Wann und wie genau ViDA umgesetzt wird, ist aktuell noch nicht zu 100 % geklärt. Es gilt aber als ziemlich sicher, dass es kommen wird.

Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz ändert sich die Definition der elektronischen Rechnung. So sind Rechnungen künftig nur dann E-Rechnungen, wenn sie:

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden,
• die elektronische Verarbeitung ermöglichen und
• den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.

Schaut man sich eine solche E-Rechnung an, enthält sie oft viele kryptische Zeichen, die für den Laien erst einmal nicht verständlich sind. Es handelt sich hierbei nämlich oft um XML-Dateien. Durch die strukturierte Darstellung kann sie aber von entsprechenden Programmen einfach verarbeitet werden. Ein standardisiertes Datenformat (wie es die EN-Norm EN 16931 vorgibt) legt dabei fest, welche Rechnungsdaten bzw. -angaben konkret wo stehen.

Allerdings kann laut Wachstumschancengesetz auch ein anderes strukturiertes elektronisches Datenformat zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der Rechnungspflichtangaben Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Dies soll vor allem die weitere Nutzung der weit verbreiteten EDI-Standards ermöglichen.

Einen einheitlichen Standard braucht es, damit jedes Programm die Daten (automatisiert) verarbeiten kann. Das ist ähnlich wie bei E-Mails: Auch hier gibt es einen einheitlichen Standard, damit E-Mails richtig empfangen, versendet und dargestellt werden können – unabhängig vom verwendeten E-Mailprogramm.

Streng genommen haben elektronische Rechnungen also kein schickes Design mehr, sondern bestehen nur noch aus Code. In Deutschland kennen wir die EN 16931 schon heute in Form der XRechnung und des ZUGFeRD-Formats. Aber dazu weiter unten noch mehr.

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Sind PDF-Rechnungen als E-Rechnungen gültig?

Nur weil eine PDF-Rechnung elektronisch und etwa per E-Mail versendet wird, ist sie noch keine E-Rechnung im Sinne der zukünftigen Anforderungen nach EN 16931. Das erfordert wie bereits erwähnt ein strukturiertes elektronisches Format. Ein einfaches Bild oder etwa ein eingescanntes PDF reicht dafür nicht.

Machen wir den Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer elektronischen Rechnung in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz noch etwas klarer: Du kannst auf eine PDF-Rechnung das Rechnungsdatum (oder jede andere Rechnungsangabe) oben links, unten rechts oder mittig auf die Rechnung packen. Es gibt keinen gesetzlichen Standard, wo welche Information zu stehen hat.

Entsprechend mühselig ist es etwa für Texterkennung- bzw. OCR-Software, solche Rechnungsangaben richtig und vollständig auszulesen. In einem strukturierten Datensatz steht dieselbe Information dagegen immer an derselben Stelle. 

Wann kommt die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich?

Bei Rechnungen an öffentliche Behörden (B2G) gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung nach der E-Rechnungsverordnung bereits seit 2020. Erfüllst du also Aufträge für den Bund, musst du aktuell schon E-Rechnungen stellen.

Neu ist, dass die Pflicht mit dem Wachstumschancengesetz bis 2028 auf alle B2B-Rechnungen von in Deutschland ansässigen Unternehmern ausgeweitet wird. Die offizielle Pflicht zur E-Rechnung startet am 1.1.2025. Aber keine Angst: Du musst ab diesem Stichtag nicht sofort elektronische Rechnungen nach EN 16931 erstellen.

Welche Übergangsregelungen gelten bei E-Rechnungen?

Weil die Umstellung auf verpflichtende E-Rechnungen nach dem Gesetzesbeschluss natürlich nicht von heute auf morgen geht, gibt es folgende Übergangsregelungen bei der Rechnungsstellung:

Übergangsregelungen bis Ende 2026:

• B2B-Umsätze von 2025 und 2026 dürfen noch Rechnungen in Papierform übermittelt werden.
• Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind zulässig, benötigen aber die Zustimmung des Empfängers.

Übergangsregelungen bis Ende 2027:

• Für B2B-Umsätze von 2027 gelten dieselben Regelungen wie bis Ende 2026 – vorausgesetzt, dass der Rechnungsaussteller einen Umsatz im Vorjahr von maximal 800.000 Euro hat. Überschreitest du diese Umsatzgrenze (also für 2026), musst du E-Rechnungen erstellen.
• Darüber hinaus gilt eine gesonderte Übergangsregelung für Unternehmer, die Rechnungen im EDI-Verfahren versenden.

Ab 2028:

• Einhaltung der neuen Anforderungen an E-Rechnungen obligatorisch, einschließlich Unterstützung für geplante Meldesysteme und EU-ViDA-Maßnahmen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmer?

Für viele Unternehmen bedeutet die Umstellung auf die E-Rechnung in erster Linie einmal, die eigene Buch­haltungs­software zu prüfen: Bietet dieses die Ausstellung und die Verarbeitung von E-Rechnungen in EN 16931 kompatiblen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD an (so wie sevdesk), ist in der Regel nicht ganz so viel zu tun.

Falls du deine Rechnungen bisher jedoch mit Word, Excel & Co. geschrieben hast, solltest du ernsthaft über Alternativen in Form eines professionellen Rechnungsprogramms nachdenken. Denn solche Rechnungen werden beim Rechnungsversand – zumindest im B2B-Bereich – spätestens ab 2028 nicht mehr möglich sein. Auch nicht, wenn du sie als PDF verschickst. Außerdem musst du damit rechnen, dass du ab dem 1.1.2025 elektronische Rechnungen in einem strukturierten Datenformat erhältst und damit auch verarbeiten können musst.

Und weil wir wissen, dass es oft ein bisschen Zeit kostet, sich für das richtige Programm zu entscheiden und sich da einzuarbeiten, empfehlen wir dir, dich lieber früher als später darum zu kümmern.

Wer muss E-Rechnungen erstellen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen untereinander (B2B) E-Rechnungen verwenden. Dabei ist egal, ob du deine Selbstständigkeit haupt- oder nebenberuflich ausübst. Und spätestens ab dem 1. Januar 2028 sind dann auch Kleinunternehmer zu E-Rechnungen verpflichtet, mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zum Thema E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Ist das komplett neu? Nein. Seit dem 27. November 2018 müssen Bundesministerien und Verfassungsorgane E-Rechnungen nutzen. Ein Jahr später, also am 27. November 2019, kam diese Pflicht auch für alle anderen öffentlichen Auftraggeber dazu. Und seit dem 27. November 2020 gilt das auch für Firmen, die an Bundesbehörden Rechnungen stellen. Wenn dein Unternehmen also etwas an eine Behörde liefert oder in einer anderen Art mit ihr zusammenarbeitet, musst du laut E-Rechnungsverordnung jetzt schon E-Rechnungen nach EN 16931 schicken. Genau für solche Fälle wurde die standardisierte Norm einst eingeführt und wird in Zukunft auf den B2B-Bereich ausgeweitet.

Übrigens gilt das nicht nur für die "klassische" Ausgangsrechnung, sondern auch für andere Rechnungsarten wie:

• Gutschriften
• Differenzbesteuerungs-Rechnungen

Es führt also nicht wirklich ein Weg an der E-Rechnung vorbei.

Selbsttest: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Du bist unsicher, ob und ab wann du persönlich von der E-Rechnungspflicht betroffen bist? Finde es mit nur wenigen Klicks heraus und gewinne Klarheit:

Der Steuerberater Daniel Kiriakou hat es in unserem Webinar perfekt auf den Punkt gebracht:

„Es kann sein, dass du als Unternehmer manche Rechnungen als E-Rechnungen schreiben musst und andere nicht. Da kommt es eben auf den Empfänger an.“

- Daniel Kiriakou, Steuerberater

Ausnahmen bei der E-Rechnung

Zwei Ausnahmen gibt es allerdings: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (Gesamtbetrag der Rechnung) und Fahrausweise. Darüber hinaus sind auch Umsätze ausgenommen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz steuerfrei sind. Bei diesen Belegen darfst du auch über 2028 hinaus Papierrechnungen, PDFs oder sonstiges erstellen. Hier greift die E-Rechnungspflicht ab 2025 nicht.

Welche Formate gibt es bei E-Rechnungen?

Du weißt jetzt schon, dass eine E-Rechnung ein besonderes Datenformat hat. Schauen wir uns nun einmal an, welche Varianten es hier gibt.

XRechnung

Die XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Hier werden die Rechnungsdaten im XML-Format nur noch semantisch – also wie ein Text-Code – dargestellt.  Hier mal ein Beispiel:

‍

Das ist zwar für Menschen nicht wirklich lesbar, aber so können Rechnungen in einem einheitlichen, strukturierten digitalen Format ausgestellt und empfangen werden. Dieses Format erleichtert es Bundesbehörden und Unternehmen, Rechnungen automatisch zu verarbeiten, da alle notwendigen Informationen klar definiert und leicht zugänglich sind. 

Ziel der XRechnung ist es, den Rechnungsaustausch effizienter, schneller und kostengünstiger zu gestalten, indem Papierkram reduziert und Prozesse digitalisiert werden.

Du willst mehr zu diesem Rechnungsformat wissen? Dann lies jetzt unseren Artikel zur XRechnung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland" und wird oft auch als hybride Form der E-Rechnung bezeichnet.

Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF, wodurch Rechnungen sowohl von Menschen als auch Computern gelesen werden können. Das bedeutet: Selbst, wenn der Rechnungsempfänger keine E-Rechnungen verarbeiten kann, kann er sich die Rechnungsdaten bildlich anschauen und bei sich alles entsprechend verbuchen.

Die Daten in der XML-Datei sind standardisiert und auf internationalen Standards basierend, was ZUGFeRD weltweit nutzbar macht. Dieses Format ist kostenlos und öffentlich zugänglich.

Und da die ZUGFeRD Rechnung die visuelle PDF enthält, kannst du sie für B2B-, B2G- und theoretisch sogar für B2C-Geschäfte nutzen.

Wie genau das alles funktioniert, erklären wir dir in unserem Detailbeitrag zu ZUGFeRD.

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EDI

EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) sind digitale Rechnungen, die zwischen Geschäftspartnern in einem standardisierten Format ausgetauscht werden. So können Computer die Informationen automatisch erkennen und verarbeiten, ohne dass du diese noch manuell bearbeiten musst. 

Am Anfang bedeuten EDI-Rechnungen etwas Arbeit, denn

• es muss eine Vereinbarung zwischen den Partnern geschlossen werden und
• festgelegt werden, wie genau die Rechnungen erstellt und übermittelt werden.

Aktuell ist diese Form der E-Rechnung relativ weit verbreitet und es existieren bereits Branchenstandards.

Du willst mehr Details dazu, wie das Verfahren funktioniert? Dann lies jetzt unseren Beitrag zur EDI-Rechnung.

Pflichtangaben auf der elektronischen Rechnung

In Deutschland müssen E-Rechnungen, genau wie traditionelle Papierrechnungen, bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Diese Pflichtangaben sind im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) festgelegt und dienen dazu, die Rechnung eindeutig zuordnen und prüfen zu können. Du brauchst auf deiner Rechnung daher:

• Vollständiger Name und Adresse des Verkäufers
• Vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers‍
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer‍
• Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
• Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer zur Identifizierung der Rechnung.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung: Eine genaue Beschreibung dessen, was verkauft oder geleistet wurde.‍
• Leistungszeitraum oder -zeitpunkt: Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Lieferung oder Leistung erfolgte.‍
• Rechnungsbetrag und darauf entfallender Steuerbetrag: Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ohne Umsatzsteuer und der anzuwendende Steuersatz (z.B. 19% oder 7%).
• ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung: Klausel zur Umsatzsteuer-Befreiung
• ggf. Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
• ggf. Hinweis, dass es sich um eine umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-Billing Invoice) handelt.

Für Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Betrag von 250 Euro) gelten vereinfachte Anforderungen. Hier reichen unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum der Rechnung, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder ausgeführten Dienstleistung sowie das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag. Mehr Details dazu bekommst du in unserem Artikel zur Kleinbetragsrechnung.

Zusätzlich zu diesen klassischen Pflichtangaben brauchen E-Rechnungen noch weitere Informationen:

• Leitweg-Identifikationsnummer (bei Aufträgen von Bundesbehörden)
• Bankverbindungsdaten
• Fälligkeitsdatum der Rechnung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungssteller
• Lieferantennummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
• Bestellnummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)

Übermittlung von E-Rechnungen

Wenn du deine elektronische Rechnung geschrieben hast, muss die natürlich auch noch zu deinem Kunden kommen. Dafür hast du verschiedene Möglichkeiten.

• Per E-Mail: Du kannst E-Rechnungen einfach als Anhang in einer E-Mail verschicken. Meistens sind das PDF-Dateien, aber auch andere Formate sind möglich. Achte dabei auf den Datenschutz. Manche Unternehmer setzen hier daher eher auf die DE-Mail.‍
• Über Web-Portale: Viele Firmen und Behörden haben spezielle Online-Portale. Hier kannst du deine Rechnungen direkt hochladen. Diese Portale prüfen oft schon vorab, ob deine Rechnung alle nötigen Infos hat. Bei den Bundesbehörden werden vor allem ZRE und OZG-RE genutzt.‍
• Per EDI: EDI steht für den direkten Austausch von Daten zwischen den Rechnungssystemen von Geschäftspartnern. Das ist super effizient, erfordert aber eine vorherige Einrichtung und Absprache.‍
• Über das Peppol-Netzwerk: Peppol ist ein internationales Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten, auch Rechnungen. Wenn du hier angemeldet bist, kannst du sicher und leicht mit anderen Firmen und der Bundesverwaltung Rechnungen austauschen.‍
• Direkte Verbindung: Hierbei verbindest du dein Buchhaltungs-, ERP- oder Rechnungssystem direkt mit dem deines Geschäftspartners. Das ist ideal für einen regelmäßigen Austausch, braucht aber eine spezielle technische Einrichtung.‍
• Über Drittanbieter: Es gibt Firmen, die den Rechnungsaustausch als Dienstleistung anbieten. Sie kümmern sich um alles Nötige, wie das Umwandeln in das richtige Format und die sichere Übermittlung.

Welche Variante für dich die beste ist, lässt sich so pauschal nicht sagen. Das hängt u. a. davon ab, wie viele (elektronische) Rechnungen du schreibst und wie viele bzw. was für Kunden du hast.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

Fast noch wichtiger als das Versenden ist aktuell das Empfangen von E-Rechnungen. Denn das musst du in (fast) jedem Fall ab dem 1.1.2025 können.

Also, wie funktioniert das? Um ehrlich zu sein, gar nicht so viel anders als vorher: Denn wie gehabt bekommst du deine Rechnung von deinem Lieferanten z. B. per Mail zugeschickt. Nur jetzt eben im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format.

Bei ZUGFeRD kannst du alle relevanten Daten ja schon aus dem angehängten PDF entnehmen. Aber Achtung: Im Zweifel zählen nicht die Daten in der PDF, sondern die in der XML-Datei. Die Daten kannst du jetzt aus dem Code herauslesen. Das sieht (wenn du dich erinnerst) ungefähr so aus und ist ziemlich mühsam.

Viel einfacher geht’s mit einer E-Rechnung-Software wie sevdesk:

1. Du lädst die Rechnung in sevdesk hoch.
2. Alle Daten werden automatisiert ausgelesen und in die Buchungsmaske übertragen.
3. Du prüfst alle Daten und verbuchst die Rechnung. sevdesk macht dir dafür schon einen KI-gestützten Vorschlag.
4. Du bezahlst die Rechnung und bist fertig.

Das klingt doch machbar, oder?

Hierzu auch noch ein Expertentipp aus unserem Webinar:

„Ich muss in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Und das ab Tag 1. Es macht also Sinn, direkt komplett umzusteigen.“

- Daniel Kiriakou, Steuerberater

Aufbewahrung & Archivierung von E-Rechnungen

Das BMF hat im Entwurf vom 13.6.2024 klare Regeln zur Aufbewahrung von E-Rechnungen festgelegt: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss unverändert und in seiner ursprünglichen Form gespeichert werden. Dies gilt auch für steuerlich wichtige Aufzeichnungen, wie Buchungsvermerke, die in einem zusätzlichen Dokument enthalten sind. Auch hier gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – wie du es von Rechnungen in Papierform kennst.

Es ist wichtig, dass die Finanzverwaltung die gespeicherten E-Rechnungen (bzw. den strukturierten Teil) maschinell auswerten kann.

Vorteile der E-Rechnung

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen, die sowohl für dich als Unternehmer als auch für die öffentliche Verwaltung relevant sind:

• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Druck-, Versand- und Lagerkosten behältst du mehr Geld in deiner Tasche.‍
• Zeiteffizienz: E-Rechnungen werden digital und sofort versendet und ohne weitere Zuarbeit automatisiert von den Systemen verarbeitet. So hast du deutlich weniger Aufwand. Außerdem sparst du dir den Weg zur Post.‍
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die sofortige Übermittlung kann zu schnelleren Zahlungen führen, da Rechnungsempfänger früher informiert werden.‍
• Reduzierung von Fehlern: Die automatische Datenübertragung verringert das Risiko manueller Eingabefehler.‍
• Umweltfreundlich: Elektronische Rechnungen tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und sind somit umweltfreundlicher.‍
• Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Digitale Rechnungen können leichter gespeichert, durchsucht und überwacht werden, was die Transparenz erhöht.‍
• Rechtssicherheit: E-Rechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und können so gestaltet werden, dass sie den rechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrung digitaler Dokumente genügen.‍
• Einfachere Compliance: Die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften wird durch Standardformate und automatisierte Prozesse vereinfacht.

Natürlich braucht es etwas Zeit, um auf E-Rechnungen umzustellen. Dieser kleine Nachteil kann die Vorteile – auch ohne Pflicht – aber nicht aufwiegen.

E-Rechnungen ermöglichen eine effizientere und schnellere Verarbeitung, da sie automatisch in die Buchhaltungs- und Rechnungssysteme der Empfänger integriert werden können. Das spart Zeit und Kosten und reduziert den Papierverbrauch.

„Ich muss mit der E-Rechnung nicht mehr darauf vertrauen, dass das Empfängersystem, wo ich ja auch vielleicht schon eine PDF einlesen kann, über Texterkennung die Rechnungsdaten ausliest. Weil jetzt gibt es eine Maschine bzw. ein Tool, das genau diese Datensätze auswerten kann und so ist alles zu 100% klar.“

- Daniel Kiriakou, Steuerberater

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Neben den schon erwähnten Pflichtangaben gibt es noch weitere Anforderungen, die eine E-Rechnung erfüllen muss. Dazu gehören auch die GoBD. Drei besonders wichtige Punkte sind hier:

• Echtheit der Herkunft: Es ist eindeutig erkennbar, wer der Rechnungsaussteller ist.‍
• Unversehrtheit des Inhalts: Du kannst nachweisen bzw. sicherstellen, dass keine (Pflicht-)Angaben auf der Rechnung geändert wurden.‍
• Lesbarkeit: Die Rechnung muss für den Menschen lesbar sein. Eine reine XML-Datei muss daher umgewandelt werden. Dabei musst du aber auch die Original-Datei (und ggf. weitere Zwischenformate) aufbewahren.

E-Rechnungen im Unternehmen einführen

Super, du weißt jetzt alles Wichtige über E-Rechnungen. Es kann also in die Umsetzung gehen.

Im Unternehmen komplett auf elektronische Rechnungen umzusteigen dauert mindestens ein paar Wochen bis Monate. Folgende Schritte solltest du dabei beachten:

1. Ist-Analyse: Kann mein Rechnungs­programm (ggf. bis zum 1.1.2025) E-Rechnungen erstellen, empfangen und z. B. für die Buchhaltung verarbeiten? Wenn ja, kannst du Schritt 2 überspringen. Wenn nein, ist Schritt 2 wichtig.‍
2. Software-Auswahl: Schaue dir mögliche Software-Lösungen wie sevdesk an und entscheide dich für einen Anbieter.‍
3. Einführung von Prozessen: Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter wissen, was mit elektronischen Rechnungen zu tun ist bzw. wie sie erstellt, empfangen und bearbeitet werden (z. B. auch Rechnungsprüfung, Buchung, Aufbewahrung und Archivierung).‍
4. Informiere deine Geschäftspartner: Teile deinen Kunden und Lieferanten mit, dass du ab sofort mit E-Rechnungen arbeitest.

Denk bei deiner Planung daran, dass es einigen Mitarbeitern schwerfallen könnte, sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen und plane daher lieber ein paar Wochen mehr als Puffer ein. Lese hierzu auch unseren Beitrag zur E-Rechnung & Umsatzsteuer.

Die richtige Software für E-Rechnungen

Für E-Rechnungen nutzt du am besten ein professionelles Rechnungs­programm. Folgende Punkte solltest du bei der Auswahl berücksichtigen:

• Kompatibilität: Das Programm sollte mit anderen Systemen, die du bereits nutzt, kompatibel sein, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen.‍
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert das Erstellen, Senden und Verwalten von E-Rechnungen.‍
• Sicherheit und Compliance: Wähle ein Programm, das den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht und gesetzliche Anforderungen, z. B. die GoBD in Deutschland, erfüllt.‍
• Funktionsumfang: Überlege, welche Funktionen für dein Unternehmen wichtig sind, z. B. automatische Rechnungsstellung, Integration in die Buchhaltung, Archivierung und Zugriffskontrolle.‍
• Skalierbarkeit: Das Programm sollte mit deinem Unternehmen wachsen können und flexibel an veränderte Anforderungen anpassbar sein.‍
• Kosten: Berücksichtige sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten, z. B. für Wartung und Support.

Gut zu wissen: Mit der E-Rechnung Software von sevdesk meisterst du den Umstieg auf elektronische Rechnungsstandards ganz leicht und bist bestens für die Zukunft aufgestellt. Denn die Software stellt sicher, dass deine E-Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen und Pflichtangaben erfüllen.

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Zusammenfassung

E-Rechnungen sind aus dem digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken und werden in den nächsten Jahren zunehmend an Bedeutung gewinnen. Schon jetzt sind sie der Standard für Rechnungen an die Bundesverwaltung (B2G).

Dabei wird sich die Definition der E-Rechnung zum 1.1.2025 ändern – hin zu einem strukturierten Rechnungsformat, das der EU-Norm EN 16931 entspricht und automatisiert verarbeitet werden kann. Aktuell sind elektronische Rechnung alle Rechnungen, die in einem beliebigen elektronischen Format erstellt und versendet werden.

Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 entsteht für viele Unternehmer im B2B-Bereich Handlungsbedarf, denn die Rechnungsstellung in Word oder Excel wird dann nicht mehr möglich sein. Vielmehr braucht es ein professionelles Rechnungs­programm, welches den Versand, Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnung ermöglicht. 

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.