Reisekosten bei Dienstreisen
Nach Dienstreisen stapeln sich auf Schreibtischen oft Taxi-Quittungen, Eintrittskarten, Restaurantbelege. Diese Reisekosten wollen abgerechnet werden. Doch welche Ausgaben erstatten Arbeitgeber? Wie erfolgt die Abrechnung und sind Reisekosten steuerfrei?
Was sind Reisekosten?
Klären wir zunächst, was Reisekosten sind. Hierzu zählen alle Ausgaben, die bei Geschäftsreisen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern entstehen. Als Geschäftsreisen gelten dabei Tage, an denen du oder deine Mitarbeiter nicht an der eigentlichen Arbeitsstätte (also z.B. dem Büro oder Homeoffice) sind.
Zu Dienstreisen zählen zum Beispiel:
- eintägige Vorort-Termine bei Kunden
- Fortbildung
- Besuche von Fachmessen
- mehrtägige Reisen zu verschiedenen Kooperationspartnern im In- und Ausland
Gerade bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten kann schnell einiges zusammen kommen:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Spesen- und Verpflegungsmehraufwand und
- Reisenebenkosten.
Verständlich, wenn Arbeitnehmer auf diesen Auslagen nicht sitzen bleiben wollen, oder? Schließlich waren sie ja im Auftrag des Unternehmens und nicht in eigener Sache fern von ihrer eigentlichen Tätigkeitsstätte.
Daher werden die Kosten auch erstattet – entweder als tatsächlich anfallende Kosten mit Beleg, Eigenbeleg und Quittung oder als feste Pauschalbeträge.
Gut zu wissen: Nicht zu Dienstreisen gehören Kurzbesuche beispielsweise bei Kunden innerhalb der eigenen Stadtgrenze.
Lass uns nun schauen, was der Unterschied zwischen Reisekosten und Spesen ist.
Unterschied zwischen Reisekosten und Spesen
Welche Reisekosten lassen sich erstatten?
Für dich als Arbeitgeber ist jetzt natürlich besonders spannend, welche Reisekosten deine Arbeitnehmer tatsächlich im Rahmen des Erstattungsantrags einreichen können. Die kurze Antwort: Grundsätzlich kannst du das selbst regeln und eigene Richtlinien aufstellen. Unter Umständen ist dann aber nicht alles steuerfrei. Stattdessen kannst du dich an die Vorgaben des BMF halten und die steuerfreien Pauschbeträge nutzen.
Bevor wir in die vier Kategorien eintauchen, noch eine Sache: Für eine Abrechnung von Reisenebenkosten, Verpflegung etc. müssen Dienstreisende alle Belege, Quittungen und Rechnungen aufbewahren und mit dem Erstattungsantrag einreichen. Mehr zur Erstattung in dem Beitrag zur Reisekostenerstattung.
Reisekosten Fahrtkosten
Starten wir mit den Fahrtkosten. Dazu gehören alle Aufwendungen für An- und Abreise und auch für Fahrten am Reiseziel. Dabei ist es egal, welches Transportmittel du bzw. dein Mitarbeiter benutzt. Hier ein paar Beispiele von Auslagen, die Arbeitgeber typischerweise nach der Reise begleichen und steuerfrei erstatten können:
- Mietwagen
- Taxi
- Flug
- PKW: Bei Reisekosten durch eigenen PKW sind die gefahrenen Kilometer zu notieren. Die Dienstreise kann dann über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Das sind 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Alternativ können Tankbelege eingereicht werden.
Wichtig: Wenn wir von "Fahrtkosten" sprechen, meinen wir alle Ausgaben für Fahrten, die du für deinen Job machst. Das schließt deine tägliche Fahrt zur Arbeit mit ein.
Aber Achtung: Diese normalen Fahrtkosten sind nicht das Gleiche wie die Kosten, die du bei Dienstreisen hast.
Übernachtungskosten
Wenn dein Mitarbeiter mehrere Tage auf Dienstreise ist, braucht er ein Zimmer. Auch diese Übernachtungskosten kannst du Arbeitnehmern erstatten. Dazu gehören zum Beispiel Kosten für:
- Hotels
- Motels
- Ferienapartments (z. B. bei längeren Dienstreisen)
- Pensionen
Dabei geht es streng genommen nur um die Unterbringung, nicht aber um Verpflegungskosten wie Frühstück. Dazu gleich noch mehr.
Alternativ zu den tatsächlichen Kosten kannst du hier auch auf die Übernachtungspauschale zurückgreifen.
Wichtig zu wissen: Selbstständige setzen bei den Übernachtungskosten immer die tatsächlichen Kosten an. Eine Pauschale gibt es für die nicht.
Verpflegungsmehraufwand
Unterwegs auf Geschäftsreise ist es häufig nicht möglich zu kochen und sein Frühstück wie „zu Hause“ einzunehmen. Dann müssen Restaurants, Cafés oder der nächste Bäcker herhalten.
Auch diesen Verpflegungsmehraufwand für Frühstück, Mittagessen und Abendessen kannst du steuerfrei erstatten – mit festen Verpflegungspauschalen oder nach tatsächlich angefallenen Kosten.
Lass uns hier einen schnellen Blick in die steuerfreien Pauschbeträge werfen:
Stellen wir uns dazu vor, dein Mitarbeiter ist innerhalb Deutschlands auf Geschäftsreise. Dann sind dies die für 2024 veröffentlichten Pauschalbeträge:
- Reisen von 8 bis 24 Stunden: Pauschbetrag von 16 Euro. Dasselbe gilt für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.
- Ab 24 Stunden: Pauschbetrag von 32 Euro.
Für Spesen im Ausland gibt es noch einmal andere Sätze. Außerdem gibt es Fälle, in denen du die Pauschalen kürzen musst. Dazu willst du mehr wissen? Dann lies unseren Artikel zu Spesen und Verpflegungsmehraufwand.
Reisenebenkosten
Wir kommen zur vierten und letzten Kategorie der Reisekosten – den Reisenebenkosten. Schauen wir, was von den kleinen, oft unzähligen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden kann. Deine Mitarbeiter können in die Reisekostenabrechnung zum Beispiel mit aufnehmen:
- Parktickets
- Trinkgeld
- Mautgebühren
- Bons für das WC
Bei diesen Kosten entscheidest du als Arbeitgeber, welche Kosten du erstattest und welche nicht (weil sie z.B. eher dem privaten Vergnügen gedient haben). Dein Mitarbeiter sollte hier auf jeden Fall Belege mit einreichen.
sevdesk unterstützt dich dabei, dass sich nicht alle Belege von Dienstreisen zu Papierbergen auftürmen, in Schubladen verschwinden und versehentlich vergessen werden. Mit unserer Buchhaltungssoftware kannst du sie nämlich als digitale Datei erfassen und zuordnen. Damit ist endlich Schluss mit dem ewigen Zettel-Management, das Mitarbeiter, Buchhaltung und dich unnötig Zeit und Nerven kostet.
Vorsteuerabzug bei Reisekosten
Willst du bei Reisekosten den Vorsteuerabzug nutzen, geht das nur für tatsächlich entstandene Kosten mit entsprechenden Einzelbelegen, nicht aber für Abrechnungen mit pauschalen Beträgen.
Weitere Voraussetzungen, um die Vorsteuer bei Reisekosten abzuziehen:
- Du hast alle Rechnungen der Reisekosten. Auf jedem einzelnen Beleg, den du berücksichtigen möchtest, ist die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen.
- Du bist als Empfänger der Leistung ausgewiesen – sprich, die Hotelrechnung beispielsweise trägt deine Adresse.
Sind diese Bedingungen erfüllt, werden bei der Buchführung später die Nettobeträge und die Umsatzsteuer separat erfasst. Die Summe der ausgewiesenen Umsatzsteuern ergibt den abzugsfähigen Vorsteuerbetrag.
Wer übernimmt die Reisekosten?
Die Reisekosten von Arbeitnehmern übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Dafür erstellen sie nach der Dienstreise eine Reisekostenabrechnung für den Erstattungsantrag, den sie ihrem Chef einreichen. Und jetzt wird es wichtig, denn gesetzlich sind Arbeitgeber dazu nicht verpflichtet.
Wer zahlt dann? Bleiben Angestellte auf den Auslagen sitzen?
Hier ist die Lösung:
Alternativ können deine Angestellten auf Geschäftsreise auch all ihre Reisekosten als Werbungskosten über die Einkommensteuer geltend machen. Die Reisekosten mindern so das zu versteuernde Einkommen und werden deinen Mitarbeitern so indirekt wieder "zurückgezahlt".
Reisekosten als Selbständiger korrekt abrechnen
Und wie läuft die Erstattung für Selbstständige?
Bist du als Selbstständiger auf einer Fahrt zu Kunden oder Dienstleistern unterwegs, kannst du diese Reisekosten als Betriebsausgaben verbuchen. Dabei kannst du auch die Verpflegungskostenpauschale und die Kilometerpauschale nutzen. Alle anderen Kosten darfst bzw. musst du so angeben, wie sie tatsächlich entstanden sind. So gehst du vor:
- Sammle alle relevanten Belege.
- Digitalisiere sie am besten.
- Reiche sie mit deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ein.
Du beschäftigst Mitarbeiter, die auf einer Dienstreise unterwegs sind? Dann kannst du ihnen die Ausgaben wie oben erwähnt erstatten und diese ebenfalls als Betriebsausgaben absetzen.
Reisekostenerstattung: So wird's einfach
Du weißt jetzt also, welche Kosten du erstatten kannst. Aber wie genau funktioniert das für Selbstständige, Angestellte und Arbeitgeber? Das schauen wir uns in unserem Beitrag zur Reisekostenerstattung an und erklären dir, was du wie steuerfrei angerechnet bekommst und wie du die Kosten in der Steuererklärung angibst. Dabei gibt es verschiedene Szenarien – je nachdem, ob der Arbeitgeber die Reisekosten erstattet oder nicht.
Reisekostenabrechnung korrekt mit Fristen erstellen
Du hast also deine Reisekosten fertig zusammengetragen. Jetzt wird es Zeit für die Reisekostenabrechnung. Darin notierst du all deine Ausgaben und dokumentiert so alles fein säuberlich. Zu lange nach der Reise sollte das aber nicht passieren. Reichst du deine Kosten selbst ein (egal, ob als Angestellter oder Selbstständiger) brauchst du die Abrechnung spätestens zur Steuererklärung. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten, haben Angestellte laut Gesetz drei Jahre dafür Zeit.
Was bei der Erstellung der Abrechnung wichtig ist und welche Angaben du auf keinen Fall vergessen solltest, erfährst du in unserem Artikel zur Reisekostenabrechnung.
Wusstest du schon, dass du mit der Buchhaltungssoftware sevdesk und unseren Partnern auch deine Reisekostenabrechnung erstellen kannst? Teste jetzt alle Integrationen, um dir deine Buchhaltung so leicht wie noch nie zu gestalten.
Zusammenfassung Reisekosten auf einen Blick
Reisekosten sind Ausgaben auf Dienstreisen. Zu ihnen zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und Verpflegungskosten. Reisekosten werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, wenn ein Reisekostenantrag vorliegt. Dafür gibt es zwei Wege: Erstattung nach festgelegten Pauschalen und Erstattung nach tatsächlich entstandenen Kosten. Selbstständige und Unternehmer können ihre eigenen Reisekosten und die ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.
