Bilanzerstellung für Einsteiger: alles, was du zur Bilanz wissen musst
Die Bilanz ist Teil deines Jahresabschlusses. Sie gibt dir einen Überblick darüber, wie sich das Vermögen deines Unternehmens zusammensetzt und mit welchen Mitteln du es finanziert hast. Nicht nur das Finanzamt braucht die Bilanz für die Berechnung deiner Steuern, auch für dich ist sie wichtig. Du kannst damit sehen, wie gut dein Unternehmen läuft und wie das Vermögen und die Schulden verteilt sind.
In diesem Beitrag erklären wir dir, was eine Bilanz ist, wer sie erstellen muss und was ihre einzelnen Funktionen sind. Darüber hinaus lernst du mehr über die verschiedenen Facetten der Bilanzierung und wir zeigen dir, wo du weiterführende Informationen zu den einzelnen Bilanz-Themen bekommst.
Definition: Was ist eine Bilanz?
Die Bilanz stellt die Vermögensgegenstände und die Schulden deines Unternehmens zu einem bestimmten Datum, dem Bilanzstichtag, gegenüber. Sie ist ein zentrales Element der doppelten Buchführung und besteht aus zwei Teilen: den Aktiva (Vermögenswerte bzw. Mittelverwendung) und den Passiva (Eigenkapital und Fremdkapital bzw. Mittelherkunft). Die Summe der Aktivseite bzw. der Passivseite ergibt die jeweilige Bilanzsumme.
Die Bilanz wird in Form eines T-Kontos abgebildet, wobei die Summe der Aktiva (linke Seite) und der Passiva (rechte Seite) stets ausgeglichen sein müssen. Wie bei einer Waage. Das spiegelt das grundlegende Prinzip der doppelten Buchführung wider. Zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bildet die Bilanz den Jahresabschluss eines Unternehmens.
Bilanzierungspflicht: Wer muss eine Bilanz erstellen?
Das Handelsgesetzbuch regelt in § 242, wer von der Bilanzierungspflicht betroffen ist und eine Bilanz aufstellen muss. Doch längst nicht jeder Unternehmer oder Selbstständiger muss tatsächlich eine Bilanz erstellen. Die Pflicht dazu ist abhängig von der Rechtsform, dem Umsatz und der Tätigkeit. Nachfolgend findest du eine Übersicht, wer in welchem Umfang eine Bilanz erstellen muss:
Einzelunternehmer: Freiberufler (z. B. Ärzte, Anwälte, Architekten) müssen grundsätzlich keine Bilanz erstellen. Kleinunternehmer und eingetragene Kaufleute sind ebenfalls von der Bilanzierungspflicht befreit, sofern ihr Gewinn unter 80.000 Euro und der Umsatz unter 800.000 Euro liegt. In diesen Fällen reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Überschreiten Kleinunternehmer oder eingetragene Kaufleute jedoch eine dieser Grenzen, werden sie bilanzierungspflichtig.
Personengesellschaften: Personengesellschaften wie eine OHG oder KG sind zwar bilanzierungspflichtig, müssen ihre Bilanz aber nicht veröffentlichen. Eine GbR ist im Gegensatz dazu nicht betroffen, da der Kaufmann-Status nach HGB fehlt.
Kapitalgesellschaften: Führst du hingegen eine Kapitalgesellschaft, bspw. eine GmbH, UG oder AG, bist du immer bilanzierungspflichtig. Du musst deine Bilanz außerdem im Bundesanzeiger veröffentlichen.
Mehr darüber erfährst du in unserem Artikel zum Thema Bilanzierung und Bilanzierungspflicht.
Funktionen und Aufgaben der Bilanz
Eine Bilanz hat grundsätzlich drei klare Funktionen. Diese sind:
Dokumentationsfunktion: Indem du deine Vermögensgegenstände und Mittelherkunft in der Bilanz festhältst, dokumentierst du die in deinem Unternehmen anfallenden Geschäftsvorfälle. Dieses Vorgehen hilft dir gleichzeitig bei der Gewinnermittlung.
Gewinnermittlungsfunktion: Mithilfe der Bilanz kannst du deinen Gewinn oder Verlust im Geschäftsjahr ermitteln. Dazu vergleichst du den Bilanzposten “Eigenkapital” zu Beginn und zum Ende desselben Geschäftsjahres. Die Differenz, minus die Privateinlagen und -entnahmen, ergibt den entsprechenden Bilanzgewinn bzw. Bilanzverlust. Wie es dazu kam, sagt dir deine Gewinn- und Verlustrechnung.
Informationsfunktion: Eine Bilanz gibt dir und interessierten Dritten (Kunden, Investoren, Banken, Aktionären und Aufsichtsbehörden) Auskunft darüber, wie erfolgreich dein Unternehmen gearbeitet hat, wie die aktuelle Vermögenslage aussieht und ob sich eine Investition in deine Firma lohnt.
Generell hat jeder Bilanzierer Gestaltungsspielräume durch rechtliche Vorgaben. Deshalb wird keine Bilanz alle drei Funktionen perfekt erfüllen. Es kann somit sein, dass zwei auf dem Papier ähnlich gute Unternehmen in Wahrheit unterschiedlich erfolgreich sind.
Jahresabschluss online als E-Bilanz einreichen
Bereits seit mehr als zehn Jahren gilt die Pflicht, den Jahresabschluss in Form einer E-Bilanz elektronisch einzureichen. Damit das Finanzamt die eingereichten Daten ordentlich verarbeiten kann, müssen sie eine bestimmte Form aufweisen – man spricht von der Taxonomie.
Wie das genau funktioniert und wie du gegebenenfalls eine Befreiung von der Verpflichtung zur Abgabe einer E-Bilanz beantragen kannst, erfährst du in unserem Artikel zur E-Bilanz.
Die wichtigsten Bilanzarten
Es gibt eine Vielzahl von Bilanzarten, die sich je nach Anlass der Erstellung häufig nur geringfügig unterscheiden. Zu den wichtigsten Arten und Begriffen gehören:
- die Gründungsbilanz: Diese erstellst du zum Start deines Unternehmens.
- die Schlussbilanz: Eine Schlussbilanz erstellst du zum Ende eines jeden Wirtschafts- bzw. Geschäftsjahres. Sie dokumentiert sämtliche Geschäftsvorfälle und entspricht der oben genannten Definition einer Bilanz.
- die Eröffnungsbilanz: Die Eröffnungsbilanz ist mit der Jahresbilanz oder der Schlussbilanz des Vorjahres identisch und wird zu Beginn des neuen Geschäftsjahres erstellt. Die Übereinstimmung zwischen Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz bezeichnet man als Bilanzkontinuität oder Bilanzidentität.
- die Steuerbilanz: Das Finanzamt benötigt eine Steuerbilanz nach den Vorschriften des Steuerrechts zur Berechnung deiner Steuerzahlungen (Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer). In der Regel geht die Steuerbilanz aus der Handelsbilanz hervor.
- die Handelsbilanz: Mit einer Handelsbilanz nach dem Handelsgesetzbuch informierst du Geschäftsführer, Mitarbeiter, Kreditgeber, Anteilseigner, Lieferanten und Kunden über die Vermögenssituation deines Unternehmens.
- die Einzelbilanz: Jedes Unternehmen erstellt eine Einzelbilanz (auch Unternehmensbilanz genannt), die sich ausschließlich auf dieses Unternehmen bezieht, selbst wenn es Teil eines Konzerns ist.
- die Konzernbilanz: Eine Konzernbilanz fasst alle Einzelbilanzen der Konzerntöchter zusammen. Sie ist Teil des Konzernabschlusses.
- die Sonderbilanz: Eine Sonderbilanz musst du außerhalb des normalen Bilanzierungszeitraums erstellen. Zum Beispiel zu bestimmten Anlässen, wie einer Unternehmensgründung, Fusion oder Liquidation.
- die laufende Bilanz: Börsengehandelte Unternehmen müssen neben regulären Schlussbilanzen auch laufende Bilanzen (Zwischenbilanzen) wie Wochen-, Monats-, Quartals- oder Halbjahresbilanzen erstellen.
Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zu den verschiedenen Bilanzarten.
Bilanz erstellen: So geht’s
Wie schon erwähnt, ist die Bilanz Teil deines Jahresabschlusses. Sie basiert auf dem Inventar des Unternehmens, welches du durch die jährliche Inventur ermittelst. Um also deine Bilanz zu erstellen, musst du zunächst die erforderlichen Informationen (Vermögensgegenstände und Schulden) zusammentragen.
Das heißt: Zuerst bringst du deine Buchhaltung auf Vordermann, übersetzt alle Mengenangaben in Wertangaben, nimmst Jahresabschlussbuchungen vor und schließt deine Konten ab.
Erfahre in unserem Beitrag, wie du genau vorgehst, wenn du deine Bilanz erstellen möchtest.
Bilanz lesen: was sie dir verrät
Wenn du deine Bilanz nicht selbst erstellst, sondern das deinen Steuerberater machen lässt, bekommst du vor allem viel Zahlenmaterial geliefert. Auf den ersten Blick wirkt eine Bilanz deshalb ein wenig unübersichtlich. Dabei stecken erstaunlich viele wichtige und hilfreiche Informationen in Größen wie der Bilanzsumme, dem EBITDA, der Current-Ratio oder dem Vorjahresvergleich.
Erfahre in unserem Beitrag, wie du die Bilanz lesen und die ausgewiesenen Aktiva und Passiva richtig beurteilen kannst.
Aufbau und Gliederung der Bilanz
Wenn du deine Bilanz erstellst, bist du an die Bilanzgliederung aus § 266 HGB gebunden. Deine Bilanz muss daher zwei Hauptteile beinhalten, eine Aktiv- sowie eine Passivseite. Die Summe der Aktiva muss außerdem immer gleich der Summe der Passiva sein. Dieser Paragraf schreibt zudem genau vor, welche Bilanzposten du in welcher Reihenfolge auf der Aktivseite und Passivseite ausweisen musst.
Die Aktiva bezeichnen deine Vermögensgegenstände. Die Bilanzpositionen beinhalten zum Beispiel Anlagevermögen, Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzungsposten. Im Gegensatz dazu umfassen die Passiva das Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten sowie passive Rechnungsabgrenzungsposten. Die Passivseite gibt somit an, woher deine finanziellen Mittel stammen und die Aktivseite zeigt auf, wofür du diese Mittel eingesetzt hast.
Wie der richtige Bilanz-Aufbau aussieht, erfährst du in unserem Beitrag dazu.
Bilanz-Wiki: Wichtige Begriffe rund um die Bilanz
Jetzt hast du die grundlegenden Aspekte der Bilanz kennengelernt. Darüber hinaus gibt es jedoch noch einige wichtige Begriffe, die du kennen solltest, wie z. B. die Bilanzanalyse, den Bilanzgewinn oder die goldene Bilanzregel. Diese und weitere haben wir dir im Folgenden kurz zusammengefasst.
Bilanzanalyse: Kennzahlen verstehen
Die Bilanzanalyse hilft dir, dein Unternehmen zu verstehen. Sie zerlegt deine Bilanzdaten in gut verständliche Kennzahlen, die du leicht interpretieren kannst. Dazu gehören die Eigenkapitalrentabilität, der Anlagendeckungsgrad oder der Cashflow. Doch wie führt man eine Bilanzanalyse eigentlich durch?
In unserem Beitrag zur Bilanzanalyse lernst du, wie du Schritt für Schritt dabei vorgehst und was die Kennzahlen bedeuten.
Bilanzverlust
Wenn deine Bilanz ein Minus ausweist, ist das nicht gerade ein gutes Zeichen. Sind entsprechende Gewinnvorträge vorhanden, kann dein Unternehmen den Bilanzverlust jedoch gut auffangen. Ein Bilanzverlust ist übrigens nicht gleichbedeutend mit einem Jahresfehlbetrag im vergangenen Geschäftsjahr. Doch wie berechnet man einen Bilanzverlust und welche Bedeutung hat ein Verlustvortrag?
Erfahre mehr in unserem Artikel zum Bilanzverlust.
Bilanzgewinn
Der Bilanzgewinn ist das Gegenstück zum Bilanzverlust und in gut laufenden Unternehmen eher der Standardfall. Er wird auf der Passivseite ausgewiesen. Einen Bilanzgewinn kannst du entweder als Gewinnvortrag ins nächste Jahr vortragen, damit Rücklagen bilden oder auch für Ausschüttungen an die Anteilseigner nutzen.
In unserem Beitrag zum Bilanzgewinn liest du mehr darüber.
Bilanzstichtag – Ende des Geschäftsjahres
Der Bilanzstichtag ist der letzte Tag deines Geschäftsjahres. Bei vielen Unternehmen ist das der 31. Dezember. Ein Muss ist das allerdings nicht, denn unter bestimmten Voraussetzungen kannst du ein abweichendes Wirtschaftsjahr beantragen. Auf diesen Stichtag beziehen sich alle Angaben in deiner Bilanz. Falls du die Inventur nicht zeitnah zum Bilanzstichtag durchführen kannst, musst du gegebenenfalls Fortschreibungen bzw. Rückrechnungen vornehmen.
Erfahre in unserem Beitrag mehr darüber, welche Rolle der Bilanzstichtag für die Bilanzerstellung hat.
Goldene Bilanzregel
Langfristige Vermögensgegenstände wie das Anlagevermögen sollen mit langfristigem Kapital finanziert werden und kurzfristige Wirtschaftsgüter (Umlaufvermögen) mit kurzfristigem Kapital. Diese Leitregel bezeichnet man als „goldene Bilanzregel“. Sie ist eine wichtige Kennzahl für die Einschätzung der soliden Finanzierung deines Unternehmens. In der Regel sollten die Finanzierungskosten für Kapital also möglichst gering gehalten werden.
Wie du sie richtig berechnest und interpretierst, erfährst du in unserem Beitrag zur goldenen Bilanzregel.
Zusammenfassung
Wie du siehst, gibt es beim Thema Bilanzen einiges zu beachten. Allerdings kennst du nun sämtliche Aspekte eine Bilanz und weißt, dass…
- eine Bilanz zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss bildet
- eine Bilanz immer aus einer Aktiv- und einer Passivseite besteht, die sich ausgleichen
- deine Bilanzierungspflicht stark von deiner gewählten Rechtsform, deinem Umsatz und deiner Tätigkeit abhängt
- eine Bilanz drei Funktionen erfüllt: die Dokumentarfunktion, die Gewinnermittlungsfunktion und die Informationsfunktion
- du nicht nur eine Gründungsbilanz, sondern jedes Jahr eine Eröffnungsbilanz und eine Schlussbilanz erstellen solltest (und manchmal auch noch andere Bilanzen innerhalb des Jahres)
- du unheimlich viele Informationen über den Erfolg eines Unternehmens aus der Bilanz herauslesen kannst
- du die Finanzierungskosten für dein Kapital möglichst gering halten solltest
