Steuern für Selbstständige, Unternehmer & Freiberufler

Welche Steuerarten gibt es?

Bevor wir uns genauer anschauen, welche Steuern für dich wichtig sind, erklären wir dir noch kurz, welche Arten von Steuern es gibt.

Zum einen gibt es die Ertragssteuern. Das sind Steuern auf den Gewinn oder eben den Ertrag einer Person oder eines Unternehmens. Zu den Ertragsteuern zählen:

• Einkommensteuer
• Gewerbesteuer und
• Körperschaftsteuer

Zu anderen gibt es die Verkehrssteuern, die immer dann fällig werden, wenn du eine Ware oder Dienstleistungen „in den Verkehr“ bringst. Die Umsatzsteuer ist die wohl bekannteste und für dich vermutlich relevanteste Verkehrssteuer. Darüber hinaus zählen zu dieser Steuerart die Grunderwerbsteuer und die sog. Substanzsteuern wie die Erbschafts-,  Schenkungssteuer und die Grundsteuer.

Mehr Details zu den verschiedenen Kategorien bekommst du auch in unserem Artikel zu den Steuerarten.

Welche Abgaben müssen Selbstständige zahlen?

Jetzt geht es ans Eingemachte. Wir schauen uns genauer an, welche Steuern du zahlen musst und was das genau für dich bedeutet.

Im Wesentlichen hängen deine Steuern von der Rechtsform deines Unternehmens und deinem Gewinn bzw. Umsatz ab. Es macht also einen Unterschied, ob du als Einzelunternehmer, Personengesellschaft, Freiberufler oder als Kapitalgesellschaft gemeldet bist.

Welche Steuern konkret bei welcher Rechtsform anfallen, haben wir in einer Tabelle zusammengefasst und anschließend nochmal genauer erklärt:

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer betrifft Gewerbebetriebe, Freiberufler und Einzelunternehmen, da sie das Einkommen aller natürlichen steuerpflichtigen Personen besteuert. Wie viel du zahlst, hängt von deinem zu versteuernden Einkommen ab, das nach Einkommensteuergesetz (EStG) mit deinem individuellen Steuersatzmultipliziert wird. Lies mehr im Beitrag Einkommensteuer.

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer schlägst du in deinen Rechnungen auf den Preis für Waren und Dienstleistungen drauf. Damit wird aus dem Nettopreis der Bruttopreis. Die Differenz, also den Umsatzsteuerbetrag, behältst du aber nicht. Vielmehr zahlst du ihn an den Fiskus – in der Regel quartalsweise oder monatlich. Mehr zur Umsatzsteuer und ihrer Berechnung findest du im Detailbeitrag Umsatzsteuer.

Körperschaftsteuer

Die Körperschaftsteuer wird auf den Gewinn von juristischen Personen erhoben. Das sind z. B. Kapitalgesellschaften und Genossenschaften. Die Körperschaftsteuer betrifft damit Unternehmen und Organisationen, die beispielsweise als GmbH oder AG organisiert sind, Freiberufler aber nicht.
Weitere Informationen haben wir für dich im Beitrag Körperschaftsteuer.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer ist eine Gemeindesteuer. Sie wird von Unternehmen und Selbstständigen (Einzelunternehmen und Personengesellschaften, nicht Freiberufler) gezahlt, die ein angemeldetes Gewerbe betreiben. Das kann sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen betreffen, unabhängig von der Rechtsform ihres Unternehmens. Dass sie Gewerbesteuer zahlen müssen, hängt nicht von ihrer Unternehmensgröße, sondern von der Ertragskraft (Gewerbeertrag) ab.

Gemeinden können die Gewerbesteuer mithilfe des sog. Hebesatzes individuell festsetzen. Im Bundesdurchschnitt liegt die Belastung bei etwa 14 Prozent. Musst du Gewerbesteuer zahlen? Lies mehr im Beitrag Gewerbesteuer

Lohnsteuer

Eine letzte Kategorie, die nicht alle Selbstständigen betrifft, ist die Lohnsteuer. Sie ist für dich nur relevant, wenn du Angestellte hast. Die Lohnsteuer ist jetzt auch keine Steuer im klassischen Sinne. Du musst sie nicht zusätzlich zahlen, sondern behältst sie nur für deine Mitarbeiter ein und führst sie an das Finanzamt ab.

Solo-Selbstständige müssen keine Lohnsteuer, sondern Einkommensteuer zahlen.

Steuern zahlen als Kleinunternehmer?

Du hast es gemerkt? Nicht in der Tabelle aufgeführt sind Kleinunternehmer. Aber auch die zahlen natürlich Steuern: Die Einkommensteuer muss in fast jedem Fall bezahlt werden mit deinem persönlichen Steuersatz. Es sei denn, du liegst unter dem Freibetrag.

Doch in puncto Umsatzsteuer gilt folgende Ausnahme:

Lag dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro und liegt er im aktuellen nicht über 50.000 Euro? Dann kannst du die Kleinunternehmerregelung beanspruchen. In diesem Fall musst du weder Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, noch an den Fiskus abführen. Du bist aber auch nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Mehr dazu? Hier geht's zum Beitrag Kleinunternehmerregelung.

Von der Gewerbesteuer bist du ebenfalls befreit, wenn dein Gewinn unter 24.500 Euro / Jahr liegt.

Steuerfreibeträge für Selbstständige

Einen Überblick über Steuern hast du bereits. Aber wann müssen Selbstständige konkret Steuern zahlen? Zahlst du ab dem ersten verdienten Euro und auf alles Steuern, was du einnimmst – auch wenn das noch nur geringe Summen sind?

Hier die für viele Starter beruhigende Nachricht: Der Staat schützt gerade Gründer und Geringverdiener, indem er einige Freibeträge für Steuern gewährt, welche die Steuerlast senken. Dabei gelten manche dieser Steuerfreibeträge für alle – ganz gleich, ob sie angestellt oder selbstständig tätig sind. Andere wiederum schützen besondere Zielgruppen. Die vier wichtigsten Typen von Steuerfreibeträgen, die du als Selbstständiger kennen solltest, sind folgende:

Grundfreibetrag

Ganz gleich ob Freiberufler, Angestellter, Gewerbetreibender oder Arbeitsloser – der Grundfreibetrag sorgt dafür, dass für alle ein kleiner Teil des Einkommens steuerfrei bleibt. Gemeint ist das sogenannte Existenzminimum. Heißt: Erst wenn dein Gewinn den Grundfreibetrag übersteigt, zahlst du überhaupt Steuern auf deine Einkünfte. 2024 liegt der Grundfreibetrag für Alleinstehende bei 11.604 Euro.

Umsatzsteuerfreibetrag

Es gibt keinen Steuerfreibetrag in puncto Umsatzsteuer im eigentlichen Sinne. Denn bist du umsatzsteuerpflichtig, musst du jeden eingenommenen Cent Steuern an das Finanzamt abführen – ggfs. abzüglich der angefallenen Vorsteuer.
Doch – wie wir bereits erwähnten – kannst du als Selbstständiger mit geringerem Umsatz von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Bei einem Jahreseinkommen von unter 22.000 Euro bist du damit von der Umsatzsteuer befreit.

Gewerbesteuerfreibetrag‍

Der Gewerbesteuerfreibetrag entlastet Unternehmer mit niedrigeren Einkommen. Dieser Freibetrag variiert je nach Rechtsform: Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 Euro. Für Vereine und juristische Personen des öffentlichen Rechts liegt er bei 5.000 Euro. Kapitalgesellschaften wie AGs haben keinen Steuerfreibetrag. Die Gewerbesteuer wird auf das Einkommen abzüglich des Freibetrags berechnet. Das bedeutet: Nur der Betrag über dem Freibetrag wird besteuert.

Nochmal zur Erinnerung: Freiberufler sind komplett von der Gewerbesteuer befreit.

Kinderfreibetrag‍

Als Selbstständiger mit Kindern kannst du den Kinderfreibetrag nach § 32 EStG beanspruchen. Dieser beträgt 9.540 Euro pro Kind (2024).

Wichtig u. a. zu wissen: Der Kinderfreibetrag wird nur in den Steuerklassen I bis IV gewährt und lohnt sich meist ab einem Jahreseinkommen von 64.000 Euro (Verheiratete) bzw. 32.000 Euro (Alleinstehende). Machst du einen Kinderfreibetrag geltend, bekommst du diesen auf den Solidaritätszuschlag angerechnet.

Lies mehr zu den Bedingungen aller für Selbstständige relevanten Freibeträge in unserem Beitrag Steuerfreibeträge.

Wie viel Geld du für Steuern zurücklegen solltest

Natürlich freust du dich, wenn Großaufträge einen Schwung Geld aufs Konto bringen. Und es macht Spaß, mit den Einnahmen Pläne zu schmieden. Unser Tipp ist jedoch: Lege unbedingt Geld für die Steuerzahlungen zurück. Als Richtwert empfehlen wir, etwa ein Viertel des monatlichen Gewinns als Puffer beiseitezulegen.

Warum diese Rücklagen? In der Regel wird das Finanzamt von dir als Selbstständigem monatliche oder vierteljährliche Vorauszahlungen (z. B. über Umsatzsteuervoranmeldungen) auf die zu erwartende Jahressteuer einfordern. Wann erfährst du im nächsten Abschnitt.

Deine Vorauszahlungen basieren jedoch nur auf Schätzungen. Schließlich liegen deine tatsächlichen Gewinne ja erst zum Jahresabschluss bzw. mit deiner Steuererklärung fest. Mit der Steuererklärung kann es dann folglich zu einer Erstattung kommen, wenn du weniger als ursprünglich geschätzt eingenommen hast. Oder zu einer Nachzahlung, wenn dein Gewinn über der Schätzung liegt. Auf Zweites solltest du unbedingt vorbereitet sein und darum nicht alle Einnahmen direkt verplanen, sondern Geld zurücklegen – idealerweise auf ein eigenes Konto oder Unterkonto.

Du machst wenig Umsatz und musst aktuell noch keine Steuervorauszahlungen leisten? Dann gilt der Hinweis, Geld zurückzulegen für dich noch einmal mehr. Die Zahlungsaufforderung wird früher oder später kommen. Hast du dann keine Rücklagen gebildet, kann dich die Aufforderung der Steuer(nach)zahlung eiskalt treffen und sogar in finanzielle Bedrängnis bringen.

Wann musst du als Selbstständiger Steuern zahlen?

Auf die Fragen “Welche Steuern als Unternehmer?” und “Wie viel Steuern zahle ich?” folgt meist die nach den Fälligkeiten und Fristen. Hier gilt grundsätzlich:

Die Fristen rund um Steuerzahlungen beziehen sich in erster Linie auf deine Steuererklärungen und auf bestimmte Steuerzahlungen bzw. Steuervorauszahlungen. Denn Selbstständige müssen – wie wir bereits erwähnten – ihre Steuern oft “vorab” entrichten.

Die genauen Termine für diese Zahlungen hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel

• dem Umsatz oder zu erwartendem Gewinn und Steuerschuld
• der Steuerart
  

Für dich ist es wichtig, die Termine für Steuern oder Umsatzsteuervoranmeldung selbstständig im Blick zu behalten. Denn versäumst du bestimmte Abgaben und pünktliche Zahlungen, drohen Strafzinsen und -gebühren.

Wir haben hier für dich eine Übersicht erstellt mit den wichtigsten Steuern & Zahlungsschonfristen, die du direkt im Steuerterminkalender 2024 vermerken kannst:

Steuertermine und Fristen 2024

In unserem Beitrag Steuertermine vertiefen wir dieses Thema auch anhand von konkreten Beispielen und wichtigen Hinweisen zu Dauerfristverlängerungen. Schonfristen und zusammenfassenden Meldungen. Hier gehts zum Beitrag Steuertermine.

Steuernummer vs. Steuer-ID vs. USt-ID

Ob du nun deine Steuererklärung machst, beim Finanzamt eine Steuer-Frage klären möchtest oder eben deine Steuern überweist: Stets musst du eine Steuernummer angeben, damit deine Zahlung, deine Fragen und Angaben korrekt zugeordnet werden können.

Doch bei der Vielzahl von Steuernummern kommt schnell Verunsicherung auf:

• Welche ist die richtige Steuernummer?
• Wo gebe ich welche Steuernummer an?

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Zu den gängigsten gehören die Steuernummer, die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). So kannst du sie unterscheiden:

Nachzahlungen bei der Steuer

Wir haben oben das Thema Steuernachzahlungen bereits angesprochen. Die kommen immer dann, wenn deine tatsächliche Steuerlast heute ist als das, was du vorausgezahlt hast. Bedeutet in der Regel, dass du mehr Umsatz oder Gewinn gemacht hast als im Vorjahr.

Das ist erst einmal gut. Wer aber knapp bei Kasse ist, kann von solchen Nachzahlungen natürlich äußerst unangenehm getroffen werden bzw. durch sie gar in eine finanzielle Klemme geraten.

Was hier helfen kann: ein Stundungsantrag beim Finanzamt nach § 222 Abgabenordnung (AO). Wird dieser gewährt, schafft er in brenzliger Situation Entlastung durch einen Zahlungsaufschub (Stundung) oder eine Bewilligung der Ratenzahlung.

Wer diesen Weg gehen möchte, muss nachweisen und begründen können,

• dass die Begleichung der fälligen Steuern eine erhebliche Härte darstellen würde (Stichwort: Stundungsbedürftigkeit).
  
• dass die Steuerforderung der Finanzbehörde durch die Stundung nicht gefährdet ist.

Spannend für dich? Weiterführende Informationen dazu in unserem Beitrag Stundungsantrag

Sonderfälle bei Steuern für Selbstständige

Das Wichtigste rund um Steuern haben wir damit geklärt. Schauen wir uns nun noch vier Sonderfälle an, die Selbstständige rund um Steuern betreffen können.

Was bedeutet Liebhaberei?

Im Steuerrecht bezeichnet man als Liebhaberei eine Tätigkeit, die man ausführt, ohne damit beabsichtigt, Gewinn zu erzielen. Es handelt sich klassischerweise um Hobbys, für deren Ausübung in der Regel die Kosten die Einnahmen übersteigen. Nur im Ausnahmefall werden Einnahmen oder gar minimale Gewinne erzielt.

Liebhaberei wird steuerlich nicht anerkannt und mit ihr verbundene Verluste und Ausgaben sind steuerlich nicht abzugsfähig. Was genau das bedeutet, erklären wir dir in unserem Beitrag Liebhaberei.

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Wusstest du, dass du Kosten, die schon vor deiner offiziellen Gründung entstehen, von der Steuer absetzen kannst?

Man spricht hier von vorweggenommenen Betriebsausgaben. Sie sind auch dann anrechenbar, wenn du erst im Folgejahr deine Selbstständigkeit anmeldest. Klassischerweise zählen hierzu Beratungskosten, Ausgaben für technisches Equipment oder auch Mieten für Praxis- und Büroräume oder Werkstätten. Damit du vorweggenommene Betriebsausgaben angerechnet bekommst, müssen sie

• in direktem Zusammenhang mit deinem geplanten Business stehen und
• durch Belege und Quittungen nachweisbar sein.

Lies alle Bedingungen und Ausnahmen in unserem Beitrag vorweggenommene Betriebsausgaben.

Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter

Du hast bereits Mitarbeiter und möchtest dich für ihren Einsatz mit einem Geschenk bedanken? Vielleicht mit einem Restaurant-Gutschein, einem Geschenke-Korb oder Konzertkarten? Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du Mitarbeitergeschenke steuerfrei oder steuerbegünstigt nach Lohnsteuerrecht verschenken.

Aber aufgepasst: Geldgeschenke werden in der Regel als Arbeitslohn bewertet und sind steuerpflichtig. Waren und Dienstleistungen sowie spezielle Gutscheine kannst du bis zu einer monatlichen Freigrenze steuer- und abgabenfrei übergeben.

Detaillierte Informationen mit Beispielen und den Freigrenzen findest du in unserem Beitrag zu Mitarbeitergeschenken.

Steuern beim Dropshipping

Kommen wir noch zu einem letzten Sonderfall von Steuern für Selbstständige – dem Dropshipping. Was ist das und wann betrifft es dich?

Das Konzept “Dropshipping” läuft so: Du verkaufst über einen Onlineshop Waren, die du selbst nicht “auf Lager” hast. Bestellungen werden an den Großhändler weitergeleitet, der die Ware in deinem Auftrag an den Endkunden aussendet. Deine Vorteile liegen auf der Hand:

• du brauchst kein Lager,
• du musst dich um Versandlogistik nicht kümmern

Von Steuern bist du aber auch beim Dropshipping nicht befreit. Schließlich machst du Umsatz und hast Einnahmen. Obendrauf können für dich noch Zollgebühren kommen.

Was in der Abwicklung so easy ist, kann es steuerrechtlich in sich haben. Um rundum über Vor- und Nachteile informiert zu sein, lies hier unseren Beitrag zu Dropshipping.

Steuerspar-Tipps für Selbstständige

Bislang ging es hier darum, welche Steuern du zahlen musst. Aber vermutlich interessiert dich auch brennend, wie du legal Steuern sparen kannst, oder?

Steuerfreibeträge haben wir in diesem Zusammenhang schon erwähnt, ebenso wie Liebhaberei und die Kleinunternehmerregelung, durch die du von bestimmten Steuern befreit bist.

Obendrauf kommt aber das vermutlich offensichtlichste Herangehen: Nämlich den Gewinn zu reduzieren, da dieser schließlich die Grundlage für die Steuerberechnung bildet.

Wichtig ist dabei: Hebe alle Belege für Betriebsausgaben auf, die du steuerlich geltend machen kannst.

Du willst genau wissen, was du tun kannst? Dann hol dir jetzt das geballte Wissen bei unseren 14 Steuerspar-Tipps.

Du willst Unterstützung durch einen Steuerberater

Du kennst jetzt die wichtigsten Basics rund um Steuern für Selbstständige und Freiberufler. Für manche Themen braucht es jedoch noch etwas mehr Detailwissen. Das kannst du dir aneignen oder dir Hilfe in Form eines Steuerberaters holen. Zum Beispiel:

• für die Steuererklärung
• bei Steueranmeldungen und -zahlungen innerhalb der EU und der Gewerbesteuer
• bei Betriebsprüfungen
• bei der Lohnbuchhaltung für deine Angestellten und Umsatzsteuer-Voranmeldungen und
• für den Jahresabschluss
  

Doch, den richtigen Steuerberater zu finden, ist nicht immer leicht. Denn neben dem Know-how und einer effektiven Zusammenarbeit z. B. über deine Buchhaltungssoftware muss es auch auf der persönlichen Ebene passen. Plus: Du darfst von einem guten Steuerberater auch erwarten, dass er nicht nur reagiert, sondern dich proaktiv berät.

Alles, was du zur Zusammenarbeit wissen musst, erklären wir dir detailliert in unserem Ratgeberartikel zum Steuerberater. Hier erfährst du alles rund ums Thema Steuerberater, wichtige Kriterien für deine Wahl, die Kosten, den Wechsel des Steuerberaters und mehr.

Zusammenfassung

Als Selbstständiger, Einzelunternehmer oder Freiberufler Steuern zahlen ist ein komplexes Thema. Für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer sind nicht nur feste Fristen einzuhalten, sondern auch Freibeträge und Sonderfälle zu beachten. Diese können deine Steuerlast minimieren und dich von bestimmten Steuerzahlungen befreien. Um deine Steuertermine im Blick zu behalten und Steuerbeträge korrekt zu zahlen, hole dir Unterstützung durch eine Buchhaltungssoftware und ggf. einen Steuerberater.

Häufig gestellte Fragen zu Steuern für Selbstständige