Die besten Steuertipps für Selbstständige

Durch eine unvollständige Einkommensteuererklärung lassen sich Selbstständige leider ein ziemlich großes Potenzial entgehen. Die durchschnittliche Steuererstattung durch die Steuerklärung beträgt dem Statistischen Bundesamt zufolge etwa 1.072 Euro – lass dir auch als Freiberuflerin oder Freiberufler diese Steuerersparnis nicht entgehen.

Steuertipp 2: Betriebsausgaben absetzen

Wenn du selbstständig bist, kannst du in der Steuererklärung keinen Werbungskostenabzug geltend machen – der bezieht sich nämlich lediglich auf eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Das ist aber kein Grund, traurig zu sein: Als Selbstständige oder Selbstständiger kannst du nämlich weitgehend dieselben Kosten als Betriebsausgaben absetzen – oft sogar in unbegrenzter Höhe.

Auch wenn das Sammeln von Belegen keinen Spaß macht, kann es sich für dich finanziell wirklich lohnen – es winkt eine satte Steuerersparnis. Bewahre deshalb Rechnungen von allen Anschaffungen auf, die auch nur im Entferntesten mit deiner Berufstätigkeit in Verbindung stehen.

Häufig vergessene absetzbare Betriebsausgaben sind beispielsweise:

• Kosten für das private Telefon, Internet oder Computer, die du auch geschäftlich nutzt
• Gründungskosten (bis zu ein Jahr vor der Gründung, z. B. Vorbereitung der Geschäftsräume, Eintrittsgelder zu Gründermessen, Beraterhonorare)
• Bewirtungskosten (z. B. Bewertungsbelege von Geschäftsessen)
• privates Fahrzeug, das für geschäftliche Fahrten genutzt wird

Sowie auch die nachfolgenden Ausgaben:

Zusätzliche Steuerspartipps: Lege dir eine Ordnungsmappe oder einen Pultordner an. Jedem Reiter weist du ein Thema zu (z. B. Auto, EDV, Bewirtungsbelege, Gründungskosten, Geschäftsausstattung). Lege während des Jahres einfach alle anfallenden Rechnungen in die zugehörigen Reiter. Du kannst am Jahresende deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater einfach deine gesammelten Belege übergeben oder gibst sie selbst in deine Steuersoftware ein.

Steuertipp 3: Arbeitsmittel absetzen

Auch Arbeitsmittel dürfen in unseren Steuerspartipps nicht fehlen, denn Selbstständige können alle Arbeitsmittel als Betriebsausgaben angeben. Wichtig ist, dass die Arbeitsmittel zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden.

Zu den möglichen Arbeitsmitteln zählen zum Beispiel:

• Büromöbel
• Bürobedarf
• Bürotechnik
• Geräte und Maschinen
• Berufsbekleidung

Auch unterstützende Arbeitsmittel, die für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigt werden, sind natürlich abzugsfähig. Das bedeutet, dass beispielsweise auch die Kosten für eine professionelle Buchhaltungssoftware , aber auch z.B. deine CRM-Software wie HubSpot oder kleinere Dinge, wie die Arbeitsplatzbrille steuerlich abgesetzt werden können.

Steuertipp 4: Hardware absetzen: Computer und Zubehör

Viele Selbstständige benötigen für ihre berufliche Tätigkeiten Hardware, beispielsweise Drucker, Computer, Faxgerät und Co. Diese betrieblich genutzte Hardware kann als Betriebsausgabe angegeben werden. Dazu ist eine Abschreibung notwendig. Nicht selbstständige nutzbare Teile, wie zum Beispiel Computer, Monitor, Scanner, Drucker und auch die Maus müssen über drei Jahre lang hinweg über die amtliche Abschreibungstabelle abgeschrieben werden.

Eine Abschreibung im Sammelposten ist unabhängig vom Wert der einzelnen Hardware-Elemente nicht möglich. Davon gibt es jedoch Ausnahmen, und zwar dann, wenn es sich um ein einheitliches und selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut handelt. Das ist unter anderem bei Notebooks, Tablets oder externen Datenspeichern der Fall.

Ebenfalls zu den Betriebskosten zählen Reparaturen oder Nachrüstungen. Diese Ausgaben lassen sich in der Regel sofort als Erhaltungsaufwand angeben. In den meisten Fällen verlängert sich die Nutzungsdauer des Computers durch eine Nachrüstung nicht.

Erfahre mehr dazu in unserem Beitrag zur steuerlichen Absetzung eines Laptops.

Steuertipp 5: Fachliteratur und Fortbildungskosten absetzen

Ausgaben für Fachliteratur, Zeitschriften und Fortbildungen können als Betriebsausgaben vollständig geltend gemacht werden und dürfen deshalb nicht in unseren Steuerspartipps fehlen. Dabei müssen bei den Ausgaben stets das berufliche Interesse und der Bezug zum Unternehmen erkennbar sein. So gelten übliche Tageszeitungen, bis auf einige Ausnahmen, nicht als Fachliteratur, wodurch es sich nicht um Betriebsausgaben handelt. Dabei reicht es beim Kauf nicht aus, dass auf einer Quittung ein Vermerk „Fachliteratur“ aufgeführt wird. Vielmehr kommt es auf den genauen Titel an. Je nach Branche können dabei andere Bücher oder Zeitschriften infrage kommen.

Kosten für eine Fortbildung können ebenso als Betriebsausgaben gewertet werden. Bei der Fortbildung ist ferner auf den Bezug zum Unternehmen zu achten. Zu den Betriebsausgaben einer Fortbildung zählen zum Beispiel Kursgebühren, Lehrgangskosten sowie auch Fahrt- oder Übernachtungskosten.

Steuertipp 6: Arbeitszimmer absetzen

Die Kosten für ein extra angemietetes Büro können ohnehin als Betriebskosten geltend gemacht werden. Bei der Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers, welches klar vom privaten Wohnbereich getrennt ist, lassen sich ebenso viele Kosten berücksichtigen. Zu diesen zählen beispielsweise die anteiligen Kosten für:

• Miete
• Reinigung
• Wasser und Energie
• Versicherungen
• Grundbesitzerabgaben
• Schuldzinsen
• Instandhaltung und Renovierung
• Telefon
• Internet

Dabei ist es nicht immer möglich, den vollen Betrag anzugeben. Entscheidend ist in dem Zusammenhang die Nutzungsweise des Arbeitszimmers.

Steuertipp 7: Geschenke, Zuwendungen und Provisionen absetzen

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Geschenke zu versteuern. Bei Geschenken an Mitarbeiter spielt der Wert des Geschenkes keine Rolle. Sie können als Betriebsausgaben angegeben werden und unterliegen, mit einigen Ausnahmen, der Lohn- und Sozialsteuer. Zu diesen Ausnahmen zählen:

• Geschenke an Mitarbeiter sind zu besonderen Anlässen im Wert von bis zu 40 Euro abgabenfrei. Zu diesen Anlässen zählen zum Beispiel Geburtstage, Weihnachten oder auch kleine Aufmerksamkeiten zur Betriebsfeier.
• Sachbezüge im Wert von bis zu 44 Euro je Monat und Mitarbeiter sind ebenso abgabenfrei. Dabei kann es sich zum Beispiel um Benzin-Gutscheine handeln.
• Bei weiteren Sachzuwendungen an Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung von 30 Prozent.

Bei Geschenken an Nichtarbeitnehmer ist eine Grenze von 50 Euro zu beachten. Bei teureren Geschenken gibt es jedoch Ausnahmen. Sollte es sich zum Beispiel um Preise von Preisausschreibungen, Blumen anlässlich einer Beerdigung oder um Spargutscheine von Kreditinstituten handeln, gilt die 50-Euro-Grenze nicht. Dann sind die entstehenden Kosten in vollem Umfang als Betriebsausgaben absetzbar.

Alternativ zu Geschenken können sich Unternehmer auch für Zugaben oder Provisionen entscheiden. In diesem Fall (zum Beispiel für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse), lassen sich die Kosten zu 100 Prozent umsetzen, wenn sie in Provisionen umgewandelt werden.

Steuertipp 8: Spenden und Sponsoring absetzen

Selbstständige haben, im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften, in der Regel keine Möglichkeit, die Betriebseinnahmen um geleistete Spenden an gemeinnützige Organisationen zu mindern. Hat die Spende jedoch einen betrieblichen Anlass, dann kann der Betrag berücksichtigt werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn du eine Spende an eine Organisation geleistet hast, die ihre Mitglieder wirtschaftlich fördert. Daneben hat jeder Steuerpflichtige unabhängig von seiner Geschäftstätigkeit die Möglichkeit, geleistete Spenden an förderungswürdige Einrichtungen als Sonderausgaben von der Steuer abzusetzen.

Ausgaben für Sponsoring lassen sich hingegen häufig als Betriebsausgaben berücksichtigen. Denn durch Sponsoring kannst du den Bekanntheitsgrad oder das Ansehen deines Unternehmens beeinflussen, wodurch Sponsoring als eine Werbemaßnahme angesehen werden kann. Damit die Kosten tatsächlich als Betriebsausgaben angegeben werden können, müssen jedoch einige Kriterien erfüllt werden.

Zu diesen zählt insbesondere, dass du als Selbstständiger oder Freiberufler durch das Sponsoring einen wirtschaftlichen Vorteil erzielen kannst. Die Kosten für Sponsoring können unabhängig von der Höhe der Kosten als Betriebsausgaben angesetzt werden.

Steuertipp 9: Versicherungen von der Steuer absetzen

Als Selbstständige oder Selbstständiger kannst du Versicherungen, die mit deinem Betrieb in Zusammenhang stehen, in deiner Gewinnermittlung voll als Betriebsausgabe absetzen. Dazu gehören beispielsweise eine Betriebshaftpflichtversicherung oder eine Betriebsunterbrechungsversicherung. Zusätzlich wirken sich auch deine privaten Versicherungen auf deine Steuererstattung aus. Absetzbar sind etwa:

• Basisabsicherung der Kranken- und Pflegeversicherung
• Beiträge zu Rentenversicherungen (z. B. freiwillige Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, eine Rürup-Rente, private Rentenversicherungen)
• private Haftpflichtversicherung
• Berufsunfähigkeitsversicherung
• Krankentagegeldversicherung
• Lebensversicherung
• Unfallversicherung

Steuertipp 10: Abschreibungen nutzen

Teurere Anschaffungen müssen Selbstständige oft über mehrere Jahre abschreiben, also die Anschaffungskosten verteilen. Alternativ zur linearen Abschreibung in gleichbleibenden Teilbeträgen kannst du aber teilweise auch steuerlich günstigere Alternativen nutzen:

• Digitale Wirtschaftsgüter wie Computer, Drucker oder Software kannst du in voller Höhe sofort abschreiben (neu seit 2021).
• Die degressive Abschreibung kannst du vorübergehend für die Jahre 2020 bis 2022 nutzen und so in den Anfangsjahren einen höheren Satz (bis 25 Prozent jährlich) abschreiben. Das Recht auf degressive Abschreibung wurde verlängert für Anlagegüter, die zwischen 01.04. und 31.12.2024 gekauft werden.
• Es gibt für KMU eine Sonderabschreibung für bewegliche, abnutzbare Wirtschaftsgüter. Mit Sonderabschreibungen kannst du bis zu 40 Prozent auf einmal abschreiben.
• Anschaffungskosten bis höchstens 800 Euro netto kannst du im Anschaffungsjahr vollständig abschreiben (geringwertiges Wirtschaftsgut).
• Nutze Sammelposten, um mehrere Anlagegüter gemeinsam im Rahmen eines Pools abzuschreiben.

Steuertipp 11: Investitionsabzugsbetrag nutzen

Für die Steuererklärung sind auch Investitionen relevant. Sind für die nächsten drei Jahre Investitionen geplant, darfst du diese sofort steuerlich absetzen. Der Investitionsabzug beträgt 50 Prozent der geplanten Kosten.

Wichtig ist aber, die Auflagen zum Thema Investitionsabzugsbetrag zu erfüllen:

• Die Investition muss innerhalb der nächsten drei Jahre geplant sein.
• Der Jahresgewinn darf nicht über 200.000 Euro liegen.
• Für die Investition selbst ist es ausschlaggebend, dass mindestens zu 90 Prozent eine betriebliche Nutzung gegeben ist.

Steuertipp 12: Steuerberaterkosten absetzen

Bekommt dein Unternehmen Unterstützung von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater, kannst du die Steuerberaterkosten vollständig als Betriebsausgabe von deinen Betriebseinnahmen abziehen. Auch Kosten für benötigte Fachliteratur, Steuersoftware und sogar Fahrtkosten fallen darunter.

Kosten für deine private Steuererklärung kannst du nur absetzen, wenn Mischkosten (also teilweise betrieblich, teilweise privat) vorliegen – und dann auch meist nur teilweise. Liegen die Kosten unter 100 Euro, kannst du sie komplett absetzen. Liegen sie zwischen 100 und 200 Euro, kannst du einen Pauschbetrag von 100 Euro absetzen. Und bei höheren Kosten akzeptiert das Finanzamt immerhin die Hälfte der Ausgaben.

Steuertipp 13: Fahrtkosten und Firmenwagen absetzen

Bist du geschäftlich mit deinem Auto unterwegs, kannst du die Ausgaben dafür in deiner Steuererklärung bzw. als Betriebsausgabe absetzen:

• Geschäftliche Fahrten mit deinem privaten Pkw im Privatvermögen setzt du mit einem Pauschbetrag von 0,30 Euro je Kilometer ab. Ab dem 21. Kilometer steigt der Betrag auf 38 Cent je Kilometer.
• Hast du einen Firmenwagen, den du zu mindestens 10 Prozent betrieblich nutzt, kannst du ihn als Betriebsvermögen deklarieren und alle Kosten voll absetzen. Du kannst ihn aber auch im Privatvermögen belassen (Wahlrecht).
• Ab einem betrieblichen Nutzungsanteil von 50 Prozent kannst du bei der Versteuerung zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch wählen.
• Fährst du mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, kannst du die Kosten von der Steuer absetzen. Steuertrick: Kopiere die Belege am besten, weil Thermopapier mit der Zeit verblasst.

Weitere Steuertipps rund um deine Fahrtkosten und hilfreiche und Steuertricks für einen Liquiditätsvorteil findest du in unserem Beitrag zur Absetzung des Firmenwagens.

Steuertipp 14: Die richtige Rechtsform wählen

Die Entscheidung für die richtige Rechtsform kann enorme Auswirkungen auf deine Steuerlast haben. Besonders wenn ein großer Gewinnsprung bevorsteht, kann sich der Wechsel auf die GmbH lohnen. Ab größeren Gewinnen wird die Besteuerung der GmbH günstiger. Und du kannst dir ein ordentliches Geschäftsführergehalt auszahlen und dieses als Betriebsausgabe absetzen.

Eine Übersicht zu allen Formen von Unternehmen findest du in unserem Beitrag zum Thema Rechtsformen.

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Häufig gestellte Fragen zum Thema