Zusammenfassende Meldung – das musst du wissen

Was ist die Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung, kurz ZM, ist eine Pflichtmeldung, die du als Unternehmer abgeben musst, wenn du Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU verkaufst.

In der ZM werden die von dir in Zusammenhang mit deiner Selbstständigkeit an Unternehmen im EU-Ausland verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Empfänger aufgelistet. So kann sichergestellt werden, dass alle die Umsatzsteuer korrekt abgeführt wird. Wieso das wichtig ist, gucken wir uns gleich noch im Detail an.

In diesem Video kannst du alle wichtigen Infos zum Thema Zusammenfassende Meldung nachschauen:

Wieso gibt es die Zusammenfassende Meldung?

Die ZM-Meldung ist eines der zentralen Umsatzsteuer-Kontrollelemente innerhalb der EU.

Wenn du im Inland Waren verkaufst oder Dienstleistungen erbringst, weist du auf deiner zugehörigen Rechnung die entsprechende Umsatzsteuer dafür aus. In Deutschland beträgt diese derzeit entweder 7 % oder 19 %. Die von dir mit der Rechnungsstellung erhobene Umsatzsteuer führst du dann an das Finanzamt ab. Das kennst du wahrscheinlich schon. Hierfür gibt es entsprechende Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) und die abschließende Umsatzsteuerjahreserklärung. Die finale Umsatzsteuerzahllast ergibt sich dabei aus der von dir vereinnahmten Umsatzsteuer abzüglich der von dir für betriebsbedingte Anschaffungen oder bezogene Leistungen gezahlten Vorsteuer.

Verkaufst du allerdings Produkte oder Dienstleistungen an Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland, so werden diese ohne Umsatzsteuer verkauft – und du darfst somit auch keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Für deinen Kunden gibt es allerdings keine Steuerbefreiung, sondern er muss die Steuerlast im eigenen Land zahlen. Hierfür gibt es das sogenannte „Reverse-Charge-Verfahren“ (Siehe auch § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG)). Dieses erklärt den Leistungsempfänger zum Steuerschuldner.

Somit musst nicht du als Leistungserbringer, sondern dein Kunde als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer zahlen – und das in eben dem Land, in dem das Unternehmen deines Kunden seinen Geschäftssitz hat. Um deinen Kunden klar darauf hinzuweisen, muss auf jeder an Unternehmen im EU-Ausland gestellten Rechnung der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ stehen.

Die Zusammenfassende Meldung wurde somit eingeführt, um in der EU das Steueraufkommen für die einzelnen Mitgliedstaaten sicherzustellen. Mit dem Kontrollverfahren über die ZM erfolgt ein EU-weiter Datenaustausch hinsichtlich der Umsatzsteuer. Hierfür werden die Datensätze aus der Zusammenfassenden Meldung zwischen den einzelnen Mitgliedsstaaten automatisch ausgetauscht – und mit den Datensätzen aus den Steuererklärung des Kunden abgeglichen.

In Deutschland sind diese Daten beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gespeichert. Die Datenerfassung basiert wie oben erwähnt auf der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese musst du beim BZSt beantragen, um innergemeinschaftlichen Warenverkehr sowie Leistungserbringungen und Dreiecksgeschäfte innerhalb der EU abwickeln zu können. So kannst du dann steuerfrei Leistungen und Lieferungen an Unternehmenskunden in einen anderen EU-Mitgliedstaat erbringen.

Voraussetzung hierfür ist, dass auch dein Kunde eine gültige USt-IdNr. besitzt. Bei Bedarf kann man sich als Unternehmer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von anderen EU-Unternehmern durch das Bundeszentralamt für Steuern bestätigen lassen.

Für wen gilt die Meldepflicht?

Jeder Unternehmer, der in Deutschland nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerpflichtig ist und entsprechende innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringt, muss eine ZM erstellen – also unter anderem auch Freiberufler, Gewerbetreibe oder Forst- und Landwirte.

Konkret fällt die ZM-Meldung für folgende Arten von Umsätzen an:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (Grenzüberschreitender Warenverkehr zwischen EU-Ländern)
• Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte (Drei Unternehmer, welche ihren Unternehmenssitz in verschiedenen EU-Staaten haben, schließen Umsatzgeschäfte über einen bestimmten Handelsgegenstand ab)
• Nicht steuerbare innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (Erbringung von Dienstleistungen durch einen EU-Unternehmer an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land).

Das bedeutet, jegliche Waren und Leistungen, die an Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland verkauft werden, müssen in der ZM-Meldung aufgeführt werden, sofern für diese keine Umsatzsteuer in Deutschland erhoben wird. Damit wird sichergestellt, dass die geschuldete Umsatzsteuer korrekt zwischen den involvierten EU-Ländern verrechnet wird.

Wer Lieferungen an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten erbringt, unterliegt wie erwähnt nicht der Meldeverpflichtung in Zusammenhang mit der Zusammenfassenden Meldung.

Für Kleinunternehmer gilt die ZM-Abgabepflicht hingegen nicht. Wer der Kleinunternehmerregelung unterliegt, erhebt nämlich keine Umsatzsteuer und muss somit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Ebenso sind Kleinunternehmer von der Pflicht, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben, befreit – und müssen auch keine Zusammenfassende Meldung abgeben.

Tipp:

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Angaben in der Zusammenfassenden Meldung

Um die von dir gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen den einzelnen Empfängern direkt zuordnen zu können, muss die Zusammenfassende Meldung neben deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch die deines Kunden enthalten. Hier bist du in der Pflicht, vorab zu prüfen, ob die USt-IdNr. deines Kunden auch korrekt ist. Ist sie es nämlich nicht, so musst du die Umsatzsteuerschuld begleichen. Umfassende Informationen zur USt-IdNr. auf Rechnungen und was es dabei zu beachten gibt, findest du im Beitrag „Umsatzsteuer-ID auf Rechnung“.

Hier ein Überblick zu den wichtigsten Angaben für die ZM-Meldung:

• Angaben zu dir und deinem Unternehmen (Name, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• Meldezeitraum (Jahr sowie Monat beziehungsweise Quartal)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden
• Rechnungsbetrag der Leistungen und Lieferungen an den Kunden (Summe der Bemessungsgrundlage)
• Art des Umsatzes

Die Angaben zum Kunden und den entsprechenden Umsätzen sind für jeden Kunden einzeln zu machen. Hierfür kannst du bei der ZM-Meldung weitere Zeilen ganz einfach per Klick hinzufügen.

Wichtig ist zudem, dass die Angaben aus der Umsatzsteuererklärung beziehungsweise aus den Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) mit denen der Zusammenfassenden Meldung übereinstimmen. Kommt es zu Abweichungen zwischen den Angaben aus UStVA beziehungsweise Umsatzsteuererklärung und ZM-Meldung, so werden die Unternehmen vom BZSt automatisch darüber benachrichtigt, um eine entsprechende Berichtigung vornehmen zu können.

Abgabe der Zusammenfassenden Meldung

Die Zusammenfasende Meldung ist genauso wie deine Umsatzsteuervoranmeldungen und deine Umsatzsteuererklärung auf elektronischem Wege über das Steuerportal ElsterOnline oder das BZSt-Online-Portal zu verschicken. So gehst du vor:

1. Registriere dich bei dem entsprechenden Portal.
2. Du erhälst dein elektronisches Sicherheitszertifikat zur Authentifizierung. Das kann einige Zeit dauern. Melde dich also früh genug an.
3. Nach der Authenfizierung bekommst du dein Passwort per Post zugeschickt.

Wenn du deine Zugangsdaten komplett hast, kannst du deine Zusammenfassende Meldung einfach über ElsterOnline oder das BZSt-Online-Portal abgeben. Hierfür gibt es beispielsweise in ElsterOnline das entsprechende Formular für die Zusammenfassende Meldung in ElsterOnline oder beim BZSt-Online-Portal das Formular für die Zusammenfassende Meldung in BOP.

Wichtig: Achte später immer darauf, dass dein Zertifikat noch aktuell ist.

Wie du beim Ausfüllen der ZM genau vorgehen musst, erfährst du in der Ausfüllhilfe zum ZM-Formular.

Fristen der Zusammenfassenden Meldung

Die Fristen für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung variieren je nach Art und Gesamtsumme deiner Geschäfte.

Grundsätzlich endet die Abgabefrist am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (Monat, Quartal oder Jahr). Die Frist für die Abgabe der ZM gilt unabhängig davon, ob du deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgeben musst – oder ob du sogar nur eine Umsatzsteuerjahreserklärung machen musst.

Ob du deine Zusammenfassende Meldung monatlich, quartalsweise oder sogar nur jährlich machen musst, hängt davon ab, wie hoch der Umsatz deiner innergemeinschaftlichen Geschäfte ist und ob es sich um Lieferungen, Leistungen oder Dreiecksgeschäfte handelt.

Es ist sehr wichtig, dass du dich mit den genauen Konditionen auskennst, denn du bekommst dazu keine gesonderte Info von der Bundeszentrale für Steuern. Im schlimmsten Fall gibst du deine ZM verspätet ab und verlierst deinen Vorteil der Steuerbefreiung. Damit das nicht passiert, kannst du in unserem Ratgeber-Artikel zur Abgabefrist und verspäteten Abgabe der ZM alle Details nachlesen und dich auch genau informieren, was du tun kannst, wenn du die Abgabe doch einmal versäumt hast.

Schauen wir uns hier aber schon einmal die wichtigsten Punkte an, mit denen du einschätzen kannst, wie oft du deine ZM abgeben musst.

Kriterien für die monatliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung:

Belaufen sich die aufsummierten Umsätze (Bemessungsgrundlagen) für Lieferungen aus innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften oder Warenlieferungen für eines der letzten vier Kalendervierteljahre sowie für das laufende Kalendervierteljahr auf mehr als 50.000 Euro, so ist die Zusammenfassende Meldung monatlich abzugeben – konkret bis zum 25. Tag des Folgemonats.

Beispiel: Wenn du zur monatlichen Abgabe deiner Zusammenfassenden Meldung verpflichtet bist, so musst du deine ZM für den Monat März bis spätestens 25. April (Folgemonat) abgeben. Gibst du deine Zusammenfassende Meldung danach ab, so gilt es als verspätete Abgabe.

Kriterien für die kalendervierteljährliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung:

Deine Zusammenfassende Meldung jeweils pro Kalendervierteljahr abzugeben, ist dann möglich, wenn deine innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte oder Warenlieferungen den Wert von 50.000 Euro für die letzten vier Kalendervierteljahre nicht überschritten haben – und auch im laufenden Kalendervierteljahr nicht überschreiten werden. Dies bedeutet, um deine Zusammenfassende Meldung nicht verspätet abzugeben, muss die Abgabe bis zum 25.4., 25.7., 25.10. und 25.1. erfolgen.

Wird der Grenzwert von 50.000 Euro doch überschritten, so musst du deine ZM ab sofort monatlich abgeben – und zwar nicht nur für den abgelaufenen Monat, sondern auch für die bereits vergangenen Monate aus dem zugehörigen Kalendervierteljahr.

Kriterien für die jährliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung:

Die jährliche Abgabe der Zusammenfassende Meldung ist möglich, wenn:

• Du von der Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und der Leistung von Umsatzsteuervorauszahlungen befreit bist.
• Die von dir erbrachten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen keine Neuwagenlieferungen an Unternehmenskunden enthalten.
• Folgende Grenzwerte im laufenden Jahr erwartungsgemäß nicht überschritten werden und im vergangenen Jahr nicht überschritten wurden: Die Summe der von dir insgesamt realisierten Lieferungen und sonstigen Leistungen beträgt maximal 200.000 Euro – und die Summe der von dir erbrachten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen liegt bei maximal 15.000 Euro.

Wichtig zu beachten: die Bagatellgrenze

Bei der ZM gibt es eine sogenannte Bagatellgrenze von 50.000 Euro. Wird diese für die vier vorangegangenen Kalendervierteljahre sowie für das laufende Kalendervierteljahr unerwartet überschritten, so muss dies von dir direkt im Folgemonat (bis zum 25.) gemeldet werden – auch, wenn du bisher nur zur quartalsweisen Abgabe der ZM-Meldung verpflichtet warst. Die ZM ist dann zugleich auch für alle anderen bereits vergangenen Monate des entsprechenden Quartals zu erstellen.

Beispiel zur Überschreitung der Bagatellgrenze: Konsequenz zur Abgabe der ZM

Du erzielst regelmäßig Einkünfte durch Warenlieferungen (Kaffeetassen) an Kunden im EU-Ausland. Bisher hast du deine ZM-Meldung alle 3 Monate abgegeben. Im Mai 2024 liegt die Summe der Bemessungsgrundlagen bei 52.000 Euro. Somit ist die Grenze von 50.000 Euro überschritten. Daher musst du nun nicht wie bisher zum 25. Juli, sondern bereits bis zum 25. Juni eine ZM-Meldung für die zu diesem Quartal gehörigen Monate April und Mai 2024 einreichen.

Anschließend bist du zur monatlichen Abgabe von Zusammenfassenden Meldungen verpflichtet, also musst du die ZM für Juni bis zum 25. Juli abgeben, die ZM-Meldung für Juli bis 25. August und so weiter. Solltest du die Grenze wieder unterschreiten und somit die Kriterien für die quartalsweise Abgabe erfüllen, kannst du beim Finanzamt eine quartalsweise Abgabe anfragen. Wird diese genehmigt, so musst du deine Zusammenfassenden Meldungen wieder nur vierteljährlich abgeben.

Gilt die Dauerfristverlängerung bei der Zusammenfassenden Meldung?

Für Umsatzsteuervoranmeldungen gibt es die Möglichkeit zur Dauerfristverlängerung. Mit einer solchen, kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen dauerhaft einen Monat später abgeben als normalerweise. Für ZM-Meldungen gibt es die Option der Dauerfristverlängerung nicht. Stichtag ist hier immer der 25. des Folgemonats. Sollte es dir jedoch einmal nicht möglich dein, deine ZM fristgerecht einzureichen, solltest du umgehend (vor Ablauf der Abgabefrist) bei der Bundeszentrale eine Verlängerung beantragen. Den Antrag musst du allerdings entsprechend begründen können.

Zusammenfassende Meldung vergessen: Was nun?

Wenn du vergisst, deine Zusammenfassende Meldung einzureichen, obwohl du zur Abgabe verpflichtet bist, so gilt dies als Ordnungswidrigkeit. In diesem Fall bekommst du zunächst ein Schreiben vom zuständigen Finanzamt. In diesem wirst du aufgefordert, deine ZM-Meldung abzugeben. Zudem kann ein Verspätungszuschlag von bis zu 2.500 Euro sowie ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro anfallen. Wenn du der Aufforderung weiterhin nicht nachkommst, so musst du mit einem Zwangsgeld in Höhe von bis zu bis zu 25.000 Euro rechnen. Die Zusammenfassende Meldung musst du auch mit Verspätungszuschlag, Bußgeld und Zwangsgeld erstellen. Sonst drohen weitere Konsequenzen und das Erstellen der ZM kann auch erzwungen werden. Mehr dazu erfährst du im Beitrag „Zusammenfassende Meldung: Verspätete Abgabe“.

Zusammenfassende Meldung korrigieren – geht das?

Wenn sich die Bemessungsgrundlage, also der Umfang der im Meldezeitraum von dir erbrachten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen, nicht steuerbaren sonstigen Leistungen oder Dreiecksgeschäfte für deine ZM-Meldung im Nachhinein ändert, so musst du die ZM berichtigen. Gleiches gilt, wenn du nach Abgabe deiner Zusammenfassenden Meldung feststellst, dass diese fehlerhaft oder unvollständig war.

Fall 1: Die Bemessungsgrundlage für deine ZM ändert sich

Wenn es zum Beispiel aufgrund von:

• gewährten Rabatten, Skonti oder Boni
• uneinbringlichen Forderungen (der Kunde begleicht die Rechnung mit Sicherheit nicht mehr) oder
• Rechnungsstornierungen

zu Änderungen der Bemessungsgrundlage deiner ZM kommt, so musst du in dem Meldezeitraum, in welchem die Änderung eingetreten ist, eine korrigierte Zusammenfassende Meldung abgeben.

Fall 2: Deine ZM-Meldung war unvollständig oder fehlerhaft

Wenn du nach Abgabe deiner Zusammenfassenden Meldung feststellst, dass diese fehlerhaft oder unvollständig war, so gibt es hierfür eine spezielle Berichtigungspflicht.

Tritt dieser Fall ein, zum Beispiel, weil du eine falsche USt-IdNr. deines Kunden angegeben hast oder ein Wert dem falschen Zeitraum zugeordnet wurde, so musst du die betroffene ZM-Meldung gemäß § 18a Abs. 10 Umsatzsteuergesetz (UStG) innerhalb eines Monats korrigieren. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, an welchem du den Fehler erkennst.

Zusammenfassende Meldung selber machen oder mit dem Steuerberater?

Ob du deine Zusammenfassende Meldung selber erstellen oder lieber von einem Steuerberater anfertigen lassen möchtest, kannst du frei entscheiden. Bei besonders komplexen und herausfordernden Fällen empfiehlt sich der Besuch beim Steuerberater. Bei unkomplizierten ZM-Meldungen kannst du deine Zusammenfassende Meldung auch einfach selber erstellen, wenn dir das Thema liegt. Wie das geht, erfährst du in der Ausfüllhilfe für die Zusammenfassende Meldung.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist für Unternehmen, dieLieferungen oder Leistungen an EU-Unternehmen erbringen, unerlässlich. Sielistet die umsatzsteuerfrei verkauften Waren und Dienstleistungen auf und dient der Sicherstellung der korrekten Abführung der Umsatzsteuer durch dasReverse-Charge-Verfahren. Für dich sind dabei die folgenden Punkte wichtig:

• Du musst die ZM je nach Umsatz monatlich, vierteljährlich oder jährlich bis spätestens 25 Tage nach Ablauf desMeldezeitraums über das ElsterOnline-Portal oder das BZStOnline-Portal einreichen.
• In die ZM Meldung gehören die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von dir und deinen Kunden und die entsprechenden Umsätze – nach Kunden getrennt.
• Korrekturen kannst du innerhalb eines Monats nach Erkennen des Fehlers durchführen.
• Als Unternehmen ohne innergemeinschaftliche Umsätze oder als Kleinunternehmer bist du von der Meldepflicht befreit.

Häufig gestellte Fragen zur Zusammenfassenden Meldung