Rechnungen – alles, was du wissen musst
Du hast dein Unternehmen gegründet (oder bist noch dabei) und es geht an die ersten Rechnungen? Dabei gibt es ein paar Dinge zu beachten. Zum Beispiel Pflichtangaben, die Angabe der Umsatzsteuer und Sonderregelungen. Du kannst aber entspannt bleiben, denn wir haben dir in diesem Artikel alle wichtigen Informationen rund um das Thema Rechnungen zusammengetragen.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist – einfach gesagt – ein Dokument, in dem du von deinem Kunden die Bezahlung deiner Ware oder Dienstleistung forderst. Du beschreibst darin, welchen Betrag du für welche Leistung berechnest.
Damit Rechnungen auch korrekt bzw. ordnungsgemäß sind, musst du einige Punkte beachten.
Besonderheit: E-Rechnung
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist nach aktueller Definition eine Rechnung, die sowohl in elektronischem Format ausgestellt als auch empfangen wird. Ein alltägliches Beispiel hierfür ist die PDF-Rechnung, die du leicht in deinem Buchhaltungsprogramm kreieren und anschließend via E-Mail versenden kannst.
Sie beinhaltet alle (verpflichtenden) Angaben, die du auch auf einer traditionellen Papierrechnung finden würdest, allerdings in einem praktischen digitalen Format. Seit dem Jahr 2011 stehen elektronische Rechnungen den herkömmlichen Papierrechnungen in allen rechtlichen Belangen gleich. Hier erfährst du, wie du E-Rechnungen empfängst und archivierst.
Wie funktioniert das mit der Umsatzsteuer und der E-Rechnung eigentlich? Lese hierzu unseren Beitrag zur E-Rechnung & Umsatzsteuer.
Welche Rechnungsarten gibt es?
Klingt jetzt so als gäbe es nur eine Form von Rechnungen. In der Praxis gibt es aber viele verschiedene Arten. Die wichtigste Unterscheidung ist folgende:
- Eingangsrechnungen: Rechnungen, die von deinen Lieferanten oder Dienstleistern an dich gestellt werden und von dir bezahlt werden müssen.
- Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die du an deine Kunden schreibst, um für deine gelieferte Ware oder Dienstleistung bezahlt zu werden.
Hier noch einmal zur Veranschaulichung:
Darüber hinaus gibt es noch einige weitere, speziellere Rechnungsarten wie die Abschlagsrechnung, die Stornorechnung und die Gutschrift.
Eine Übersicht über alle Formen und deren Anwendungsbereiche bekommst du in unserem Artikel zu den Rechnungsarten.
So erstellst du eine Rechnung
Grundsätzlich kannst du deine Rechnung in Papierform oder als elektronische Rechnung erstellen. Gerade im B2B-Bereich geht der Trend klar zur digitalen Variante, da sich hier Zeit und Geld sparen lassen.
Wichtig ist, dass du deine Rechnung rechtzeitig schreibst: In der Regel hast du 6 Monate Zeit, um deiner Pflicht nachzukommen. Verschwitzt du dies, drohen dir sogar Strafen. Es gibt hier allerdings auch Ausnahmen. Welche das sind, kannst du in unserem Beitrag zur Rechnungserstellungsfrist nachlesen.
Hast du nun innerhalb der Frist vergessen, deine Rechnung zu schreiben, kannst du unter Umständen auch nachträglich eine Rechnung schreiben. Dazu geben wir dir mehr Details im Artikel zu „Rechnung rückwirkend ausstellen“.
Kannst du deine Rechnungen – egal ob pünktlich oder verspätet – dann einfach so erstellen, wie du es für richtig hältst? Nein. Es gibt ein paar Punkte, die auf jeder Rechnung ein Muss sind. Die schauen wir uns jetzt an.
Pflichtangaben auf der Rechnung
Auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehören laut § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) einige Pflichtangaben. Fehlt auch nur eine davon oder ist falsch angegeben, darf der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Es ist daher wichtig, dass
- du deine Rechnungen richtig ausstellst und
- der Rechnungsempfänger die Rechnung ordentlich prüft.
Folgende Rechnungsangaben solltest du auf keinen Fall vergessen:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsadresse)
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum bzw. Rechnungsdatum
- Leistungsdatum bzw. -zeitraum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung
- Rechnungsbetrag: Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag
- Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
Oft ergänzen Unternehmer und Selbstständige weitere Angaben wie die Bankverbindung, das Zahlungsziel oder Skonto. Skonto bedeutet, dass sie Rabatt geben, wenn die Rechnung schnell bezahlt wird. Diese Angaben sind aber freiwillig.
Du brauchst mehr Details? Dann lies jetzt nochmal alles zu den Pflichtangaben, weiteren wichtigen Infos, Ausnahmen und häufigen Fehlern im Artikel Rechnung schreiben.
Aus Erfahrung wissen wir, dass rund um das Thema Rechnungen immer wieder zwei Fragen aufkommen: Brauch ich für eine Rechnung ein Gewerbe? Und was ist, wenn ich keine Steuernummer habe? Genau für die beiden Fälle haben wir Detailartikel erstellt:
Sonderfälle bei der Rechnungsstellung
Du weißt jetzt, wie man „klassische“ Rechnungen erstellt. Es gibt allerdings noch ein paar Ausnahmen, bei denen es andere Vorgaben oder Pflichtangaben gibt. Die schauen wir uns nun an.
Du erstellst Rechnungen immer noch mit Word und Excel? Mit unserem Rechnungsgenerator wird das spielend einfach! Mach Schluss mit komplizierten Tabellen und Formatierungsfrust und lade dir stattdessen direkt deine fertige Rechnung als PDF herunter. Probiere es gleich aus und verschaffe dir mehr Zeit für das, was wirklich zählt – dein Business.
Wiederkehrende Rechnungen
Als Selbstständiger oder Unternehmer stehst du vielleicht vor der Herausforderung, regelmäßige Rechnungen (z.B. für Abonnements) pünktlich und effizient zu erstellen und zu verwalten. Wiederkehrende Rechnungen sind eine clevere Lösung, um diesen Prozess zu optimieren. Mit ihnen kannst du deine wiederholten Zahlungsaufforderungen automatisieren und Zeit sowie Ressourcen sparen.
In unserem Ratgeberartikel "Wiederkehrende Rechnungen" erfährst du mehr darüber, wie dir wiederkehrende Rechnungen deinem Business-Alltag erleichtern und wie du sie ganz einfach erstellst.
So versendest du deine Rechnung
Deine Rechnung ist erstellt: Haken dran. Jetzt muss sie natürlich zu deinem Kunden kommen. Den Weg der Übermittlung kannst du (noch) frei wählen. Du kannst zum Beispiel:
- deine Rechnungen ausdrucken und per Post verschicken,
- dich über eine Schnittstelle (EDI- Rechnung) an das ERP- oder Buchhaltungssystem deiner Kunden anbinden oder
- deine Rechnung per E-Mail versenden.
Bei letzterem Punkt gibt es einiges zu beachten. So brauchst du aktuell zum Beispiel das Einverständnis deines Kunden, um Rechnungen elektronisch zu versenden. In unserem Artikel zu Rechnungen per E-Mail kannst du alle Details nachlesen.
Wichtig zu wissen: Wie schon erwähnt kommt mit dem Wachstumschancengesetz ab dem 1.1.2025 die Pflicht zu E-Rechnung für B2B-Rechnungen. Damit fällt der Postweg für deine Rechnungen spätestens nach der Übergangsregelung zum 1.1.2028 weg.
Fehler in der Rechnung: So korrigierst du sie
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist wichtig. Doch da schleicht sich zu gerne der Fehlerteufel ein: Ein Zahlendreher oder eine falsch abgerechnete Position werden schließlich schnell übersehen.
Das Problem ist: Dein Kunde darf bei nicht korrekt ausgestellten Rechnung die Vorsteuer nicht abziehen. Was du deshalb in so einem Fall tun solltest, zeigen wir dir in unserem Artikel zu fehlerhaften Rechnungen.
Wenn du eine Rechnung berichtigen willst bzw. musst, darfst du sie nicht einfach löschen und neu schreiben. Beim genauen Vorgehen kommt es darauf an, ob die Rechnung schon verbucht ist oder nicht. Was für die beiden Szenarien gilt, erklären wir dir im Detail im Artikel zur Korrektur einer Rechnung.
Du stehst noch ganz am Anfang? Eine Musterrechnung hilft dir bei der Rechnungsstellung, da sie dir alle Pflichtangaben schon vorgibt. Ganz einfach individuell anpassbar für Word und Excel.
Achtung: Eine Rechnungsvorlage und ein Rechnungsgenerator sind im Gegensatz zu einem Rechnungsprogramm nicht GoBD-konform! Für die rechtssichere Rechnungserstellung und -archivierung eignet sich ein rechtssicheres Rechnungsprogramm wie sevdesk!
Verjährung von Rechnungen
Dein Kunde zahlt seine Rechnung nicht? Dann solltest du aktiv werden. Rutscht dir die fehlende Zahlung nämlich durch, verjährt diese in der Regel nach 3 Jahren und ist dann möglicherweise nicht mehr durchsetzbar. Bedeutet: Du bekommst unter Umständen dein Geld nicht.
Was du tun kannst, um die Verjährung aufzuhalten oder sie direkt zu verhindern, erklären wir dir im Detail in unseren Artikel zur Verjährung von Rechnungen.
Wie du deine Eingangsrechnungen prüfst
Schauen wir nun die andere Seite an: Bekommst du Rechnungen deiner Lieferanten oder Dienstleister, solltest du dir die genau angucken. Denn du weißt ja schon, dass du bei einer fehlerhaften Rechnung den Vorsteuerabzug verlierst. Eine gründliche Rechnungsprüfung ist deshalb sehr wichtig. Dabei solltest du zunächst die Form, aber dann auch den Inhalt prüfen.
Wie du dabei am besten vorgehst und auf welche Punkte du bei der Prüfung dein Augenmerk richten solltest – all das steht in unserem Artikel zur Rechnungsprüfung.
Rechnungen richtig archivieren
Die Rechnung ist verschickt, jetzt kannst du dich zurücklehnen, oder? Noch nicht ganz. Laut dem UStG bist du nämlich verpflichtet, deine Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren. Und dabei gibt es einiges zu beachten. Stichwort GoBD. Wir haben daher eine kleine Anleitung zum Rechnungen archivieren für dich.
Übrigens: Das gilt nicht nur für dich als Rechnungsaussteller, sondern auch für alle Rechnungen, die du von deinen Lieferanten und Dienstleistern empfängst.
Rechnungen digitalisieren
Die Rechnung in Papierform wird nach und nach zum Auslaufmodell. Rechnungen zu digitalisieren ist daher gängige Praxis. Hast du deine Rechnungsverwaltung noch nicht digitalisiert, solltest du ernsthaft darüber nachdenken. Es gilt jedoch ein paar Punkte zu beachten: von der Anschaffung der richtigen Technik oder des Rechnungsprogramms bis hin zur Einhaltung der entsprechenden Vorschriften wie der GoBD oder des UStG.
Wie du am besten vorgehst, welche Vor- und Nachteile das Digitalisieren von Rechnungen bietet und wie eine Software helfen kann, das erfährst du in unserem Artikel zu Rechnungen digitalisieren.
Zusammenfassung
Wie du siehst, gibt es beim Thema Rechnungen einige Stolpersteine, die dir schnell Probleme mit dem Finanzamt einbringen können. Du kennst jetzt allerdings alle Basics und weißt:
- Es gibt verschiedene Rechnungsarten und einen Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung.
- Nach § 14 UStG müssen Rechnungen gewisse Pflichtangaben wie Rechnungsempfänger oder Rechnungsbetrag enthalten.
- Bei einigen Sonderfällen gelten besondere Regelungen und teilweise auch Erleichterungen.
- Deine Rechnungen kannst du auf verschiedene Wege übermitteln und musst sie anschließend ordentlich archivieren.
- Bei Fehlern musst du eine Rechnung korrigieren.
- Eingangsrechnungen sollten formal und inhaltlich geprüft werden.
- Ein Rechnungsprogramm hilft dabei, Rechnungen ordnungsgemäß zu erstellen und abzulegen
Damit bist du bestens ausgestattet, um deine erste (oder nächste) Rechnung zu erstellen.
