Rechnung schreiben für Reinigung: So berechnest du dein Honorar

Pflichtangaben in der Rechnung für Reinigung

Wenn du für ein Reinigungsunternehmen bzw. eine Firma für Gebäudereinigung (oder sonstige Reinigungsleistungen) Rechnungen schreibst, ist es sehr wichtig, dass deine Rechnungen richtig aufgebaut sind. Deine Rechnungen sollen nicht nur ordentlich und seriös aussehen, sondern vor allem alle Pflichtinformationen laut UStG enthalten. Das unterstreicht deine Professionalität und schafft Klarheit für deine Kunden.
Das Umsatzsteuergesetz schreibt genau vor, welche Rechnungsbestandteile und Pflichtangaben deine Rechnung enthalten muss (§ 14 UStG):

• dein vollständiger Vor- und Nachname (optional auch die Firma)
• Name und Adresse deines Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• das Rechnungsdatum
• das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung (z. B. Reinigungsdatum)
• die Beschreibung des erbrachten Reinigungsservices (z. B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, sonstige Reinigungsleistungen etc.) und das entsprechende Entgelt
• Netto- und Bruttobetrag der Rechnung
• Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer

Mit einem professionellen Rechnungsprogramm kannst du deine Rechnungen einfach, schnell und vor allem mit allen Pflichtangaben problemlos erstellen – so bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Optionale Angaben für deine Rechnung für Reinigung

Neben den durch das UStG obligatorischen Angaben auf der Rechnung einer Reinigungsfirma bzw. Firma für Gebäudereinigung, wie Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag, kannst du als Freiberuflerin bzw. Freiberufler oder Einzelunternehmen einige optionale Angaben machen:

• Zahlungsziel
• Kundennummer
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (z. B. für telefonischen oder E-Mail-Kontakt)

Natürlich kannst du auch zusätzliche Informationen in die Rechnung für die Reinigungsfirma aufnehmen, wie z. B. Verweise auf deren Website oder aktuelle Reinigungsservice-Angebote.

E-Rechnungspflicht für Reinigungen

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, in Kraft. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als Reinigungsdienstleister relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung. 

Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig! 

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung. 

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung. 

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden. 

Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten für die Umstellung verschiedene Fristen, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst. 

Was du für Reinigungsdienstleitungen bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Wenn du eine gute Rechnungsvorlage oder ein gutes Rechnungsprogramm verwendest, kann eigentlich nicht viel schiefgehen. Beachte aber trotzdem diese Tipps:

• Bei der Verwendung eines Rechnungsformulars ist darauf zu achten, dass dieses optisch auf das Unternehmen abgestimmt ist (Logo, Farben usw.).
• Du musst Rechnungen nicht per Post verschicken – eine E-Mail ist rechtlich ausreichend.
• Alle Rechnungen musst du zehn Jahre lang aufbewahren, da sie für deinen Jahresabschluss relevant sind. Am besten digitalisierst du deine Rechnungen und legst sie geordnet ab – und zwar so, dass du auch dann noch darauf zugreifen kannst, wenn du dir einen neuen Computer oder Laptop anschaffst. Mit einer Buchhaltungssoftware für Reinigungsfirmen wie sevdesk kannst du deine Rechnungen erstellen und direkt rechtssicher online speichern oder archivieren.
• Bleibt eine Zahlung aus, solltest du zeitnah eine Zahlungserinnerung und/oder Mahnung verschicken.
• Achte darauf, dass du deine Umsatzsteuer immer korrekt ausweist und entsprechend abführst. Sonst gibt es schnell Ärger mit dem Finanzamt.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Reinigung

Eine Rechnungsvorlage ist eine gute Möglichkeit zur schnellen Erstellung von Rechnungen, insbesondere für Einsteigerinnen und Einsteiger. Das Grundgerüst ist bereits vorhanden und die wichtigsten Elemente einer Rechnung sind bereits enthalten. Lade dir jetzt kostenlos die sevdesk-Rechnungsvorlage für Reinigungsfirmen herunter, bearbeite sie und schon kannst du eine Rechnung für einen Reinigungsservice ausdrucken oder direkt versenden.

Aber Vorsicht: Hier müssen die Adress- und Bankdaten, die Steuernummer, die Rechnungsnummer, die Leistungsdaten und die Preise manuell eingegeben werden. Dabei dürfen dir keine Fehler unterlaufen, sonst ist die Rechnung unter Umständen nicht gesetzeskonform.

Aus diesem Grund haben viele Reinigungsfirmen ein professionelles Rechnungsprogramm im Einsatz. In unserer kostenlosen und unverbindlichen Testphase kannst du herausfinden, ob zum Beispiel sevdesk zu dir und deinem Reinigungsunternehmen passt – und das 2 Wochen lang!

Tipp für unentschlossene Reinigungskräfte:

Nutze für deine erste Rechnung unseren kostenlosen Rechnungsgenerator und spare somit Zeit und Nerven. Deine Rechnung inkl. aller Angaben ist in nur wenigen Minuten fertig und steht dir als PDF-Dokument zum Download bereit.

Aber Achtung: Mir dem Rechnungsgenerator erstellte Rechnungen sind nicht automatisch GoBD-konform. Dafür musst du noch einige weiter Punkte berücksichtigen, so zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.

Zum Rechnungsgenerator

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So schreibst du eine Rechnung für Reinigungen als Kleinunternehmer

Wenn du als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Anspruch nimmst, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer ist jedoch bei der Rechnungsstellung Pflicht, damit es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt. Das kann zum Beispiel so aussehen: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)“. Inhaltlich spielt es für die Rechnung keine Rolle, ob du ein Kleingewerbe betreibst oder selbstständig tätig bist.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Solange du nur gelegentlich kleinere Reinigungsarbeiten ausführst, ist es nicht notwendig, ein Gewerbe anzumelden und professionelle Rechnungen auszustellen. In diesem Fall reicht es aus, eine Quittung über den erhaltenen Betrag auszustellen. Allerdings darfst du als Privatperson ohne Kleingewerbe nicht mehr als ein paar hundert Euro im Jahr verdienen.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung für Reinigungen

Wenn nur kleinere Reinigungsarbeiten verrichtet wurden und der Betrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, kannst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. In diesem Fall sind die obligatorischen Angaben auf das Datum der Ausstellung der Rechnung bzw. des Belegs, die Bezeichnung der Leistung und den Entgeltbetrag beschränkt. Darüber hinaus ist die Angabe des angewandten Steuersatzes bzw. der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erforderlich. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung für Reinigungen

Um als Reinigungsunternehmen Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten diese Fehler vermieden werden:

• vergessene Pflichtangaben (z. B. Ausstellungsdatum)
• doppelt vergebene Rechnungsnummern
• Schreibfehler bei der Kundenanschrift
• Rechenfehler bei der Ermittlung des Entgelts und des Steuerbetrags
• falsch ausgewiesene Umsatzsteuer
• fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, wenn du ein Kleingewerbe betreibst.

Gerade bei gewerblichen Kunden, die ihre Kosten steuerlich absetzen möchten, ist es wichtig, die Rechnungen richtig auszustellen. Sonst kann es Probleme geben.

Rechnung für Reinigungen mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Für Reinigungsfirmen bzw. Firmen für Gebäudereinigung lohnt es sich, statt einer einfachen Musterrechnung ein professionelles Rechnungsprogramm zu verwenden. Die Vorteile sind vielfältig:

• einfache und schnelle Rechnungserstellung
• Rechtssicherheit durch Einhaltung aller Pflichtangaben
• einfache Erstellung wiederkehrender Rechnungen
• übersichtliche Rechnungsverwaltung
• individuelles Rechnungslayout mit deinem Logo und Design
• simpler Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Software heraus

Die sevdesk Rechnungs- und Buchhaltungssoftware kann sogar noch mehr und nimmt dir so im Alltag viel Arbeit ab. Binde dein Bankkonto online an und gleiche die Zahlungen noch effizienter ab. Verschicke Zahlungserinnerungen direkt aus dem Programm heraus, erstelle in wenigen Minuten deine Angebote und reiche deine Umsatzsteuervoranmeldungen auf Knopfdruck ein, falls du umsatzsteuerpflichtig bist. Teste sevdesk mit allen Funktionen jetzt ganz einfach: kostenlos und unverbindlich, 14 Tage lang.

So vermeidest du Experimente bei deiner Buchhaltung – egal, ob du als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung erst angefangen hast, oder erfahren bist – und hast endlich wieder mehr Zeit für dein eigentliches Business.

Weitere Beispiele für Rechnungen schreiben

Wenn du keine Reinigungsfirma betreibst, aber trotzdem einen Tipp zum Schreiben deiner Rechnung brauchst, findest du im sevdesk eine Reihe von Beispielen für andere Berufsgruppen und Dienstleistungen.

Zusammenfassung zum Thema Rechnung schreiben für Reinigung

Als Reinigungsunternehmen ist das Erstellen von Rechnungen nicht nur essenziell für den Zahlungsfluss, sondern auch für die professionelle Kundenbeziehung. Deine Rechnung muss laut Umsatzsteuergesetz (UStG) alle Pflichtangaben wie Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und den Steuerbetrag enthalten. Achte besonders darauf, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst, um von der Umsatzsteuer befreit zu sein.

Optional kannst du Angaben wie Zahlungsziel oder Bankverbindung hinzufügen, um den Prozess reibungsloser zu gestalten. Nutze eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk, um rechtssichere und gut organisierte Rechnungen zu erstellen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. So sicherst du dir nicht nur schnellere Zahlungen, sondern auch eine effizientere Verwaltung.