Rechnung schreiben als Grafikdesigner

Darauf sollten Grafikdesigner bei der Rechnungsstellung achten

Als freiberuflicher oder gewerblicher Grafikdesigner wird von dir eine ständige Kreativität erwartet, die immer von dir verlangt wird. Mit deiner Professionalität erwartet dein Kunde von dir, dass du die Vision einer Marke oder eines Unternehmens und dessen Botschaft auf eine besonders visuelle Art verbreiten hilfst. Es spielt dabei keine Rolle, ob du selbstständig eine Agentur betreibst oder die Wünsche und Anforderungen deiner Kunden als Freiberufler umsetzt. Von dir wird eine Menge an Wissen verlangt, du musst die unterschiedlichsten Techniken beherrschen und musst mit vielen Hilfsmitteln umgehen können und diese auch anwenden. Fotografie & Artwork dürfen keine Zauberwörter für dich sein, du musst wissen, was Stockfotos sind, was es mit Pixel auf sich hat und du musst dich mit der Farblehre und der Typografie auskennen.

Als wenn das nicht schon genug wäre, musst du dich auch noch um Themen wie Buchhaltung kümmern. Die Rechnungserstellung nach dem Abschluss deiner Projekte spielt dabei ebenfalls eine wichtige Rolle. Genau deshalb ist es wichtig, dass du bei der Grafikdesigner Rechnung einiges beachtest.

Zeiten genau erfassen

Auch wenn bei deiner Arbeit als selbständiger Grafikdesigner viel Kreativität gefragt ist, so musst du beim Arbeitszeiten erfassen sehr genau und korrekt sein. Eine ungefähre Schätzung deiner Arbeitszeit ist auf keinen Fall möglich. Du tust dir selbst einen Gefallen, wenn du alle anfallenden Arbeitszeiten so genau wie möglich erfasst. Hierbei können dir beispielsweise Zeiterfassungssysteme helfen. Wie viel von diesen Zeiten dann auf deiner Grafikdesigner Rechnung auch tatsächlich erscheinen, das musst du dann selbst entscheiden. Auf jeden Fall ist es immer korrekt, wenn du deiner Rechnung eine Erfassung deiner Zeiten beifügst. So wird dem Kunden auch durchaus bewusst, wie sich ein ihm im ersten Moment hoher Preis zusammensetzt. Erfasst du deine Arbeitszeiten genau, dann sorgst du stets für die notwendige Transparenz.

Rechnung richtig erstellen

Deine Tätigkeit als Grafikdesigner wird vom Finanzamt oft zur Gruppe der freien Berufe zugeordnet. Für dich als freiberuflicher Grafikdesigner bedeutet dies, dass deine Rechnung ganz bestimmte und vorgeschriebene Inhalte enthalten muss. Damit deine Tätigkeit der Rechnungserstellung einfacher und zeitsparender wird, solltest du eine Vorlage verwenden.

Mit dieser kannst du dir als Grafikdesign Freelancer nicht nur Zeit sparen, sondern auch eine rechtlich sichere Rechnung erstellen, da bereits alle Pflichtangaben in der Rechnungsvorlage für Dienstleistungen enthalten sind. Du kannst das Logo deines Unternehmens einfügen, um einen professionellen Eindruck bei deinen Kunden zu schaffen. Die Vorlage kannst du auch für deine Grafikdesigner Rechnung verwenden und steht dir selbstverständlich kostenlos zum Download zur Verfügung.

Die Pflichtangaben im Überblick

Folgende Bestandteile muss deine Rechnung als Grafikdesigner enthalten, damit sie auch vom Finanzamt und aus rechtlicher Sicht Anerkennung findet:

• Enthalten sein müssen die Personendaten von dir als Dienstleister bzw. Leistungserbringer.
• Du musst den genauen Namen und die Daten des Rechnungsempfängers angeben.
• Auf der Grafikdesigner Rechnung darf deine Steuernummer nicht fehlen.
• Nicht vergessen darfst du das Datum der Rechnungsstellung.
• Verwende immer eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer.
• Deine Leistung musst du auf der Grafikdesigner Rechnung genau beschreiben. Das bedeutet, dass du Art und Menge deiner Leistung nennen musst.
• Vergiss nicht den Zeitpunkt deiner Lieferung bzw. Leistungserbringung.
• Für jede einzelne Rechnungsposition den Rechnungsbetrag, also die Grafikdesign-Preise.
• Der gültige Steuersatz muss enthalten sein, ebenso wie der Gesamtbetrag.
• Die Nennung der Zahlungsfrist.
• Machst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, dann muss dazu ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung stehen.

Achte beim Rechnung schreiben genau darauf, dass auch wirklich alle Pflichtangaben und Bestandteile einer Rechnung enthalten sind und kontrolliere die Rechnung zum Ende noch einmal ganz genau.

Rechnung korrekt verschicken

Für die Versendung deiner Rechnung steht dir schon lange nicht mehr nur der normale Postweg zur Verfügung. Rechnungen können digitalisiert werden und die Rechnungsübermittlung kann ohne Probleme auch per E-Mail stattfinden.

Dazu musst du deine Grafikdesigner Rechnung Vorlage nur als PDF speichern und diese deiner E-Mail anhängen. Allerdings musst du bei dieser Art der Rechnungsübermittlung darauf achten, dass du auf jeden Fall die gesetzlichen Grundlagen beachtest, welche es für die elektronische Erstellung und Übermittlung von Rechnungen gibt. Gleiches gilt selbstverständlich auch für die Archivierung und Aufbewahrungspflichten der Rechnungen.

Fristen beachten

Bei der Rechnungserstellung reicht es nicht aus, dass du nur die Rechnungsinhalte beachtest. Es gilt auch die Rechnungsstellung Frist zu beachten.

Damit du auch Anspruch auf eine Bezahlung deiner Leistungen hast, musst du darauf achten, dass du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung für deine erbrachte Leistung schreibst. Eine Rechnung stellt nicht immer nur ein wichtiges Dokument als Nachweis gegenüber dem Finanzamt dar, sondern ist auch ein Nachweis über deine Leistungserbringung.

So kannst du dein Zeitmanagement verbessern

Deine Tätigkeit als freiberuflicher Grafikdesigner erfordert eine Menge an Fähigkeiten und Wissen. Hinzu kommt der alltägliche Stress mit den organisatorischen Aufgaben, beispielsweise die der Buchhaltung. Mit der Anschaffung eines Rechnungsprogramms kann dir dabei unter die Arme gegriffen werden. 

Neben guten Tools helfen noch weitere Strategien. Welche das sind, zeigen wir dir in unserem Beitrag zum Zeitmanagement.

E-Rechnungspflicht für Grafikdesigner

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, in Kraft. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als Grafikdesigner relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung. 

Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig! 

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung. 

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung. 

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden. 

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten für die Umstellung verschiedene Fristen, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst. 

Besonderheit des Mehrwertsteuersatzes für Grafikdesigner

Beim Thema Grafikdesigner Rechnung schreiben gibt es noch einen Punkt, der für dich ganz wichtig ist. Bei diesem Punkt geht es um die Mehrwertsteuersätze.

Machst du nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, so sieht das Umsatzsteuergesetz auch für dich als freiberuflichen Grafiker vor, dass du auf deinen Grafikdesigner Rechnungen die Mehrwertsteuer berechnest.

Im Umsatzsteuergesetz, kurz auch nur als UStG bezeichnet, werden damit die unterschiedlichen Steuersätze genau definiert. In der Regel beträgt die Mehrwertsteuer für alle Waren und Dienstleistungen 19 Prozent. Es gibt aber auch Ausnahmen, bei denen der geringere Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent gilt. Zu diesen bestimmten Ausnahmen gehören auch Leistungen, die für dich als Designer von Bedeutung sind.

Dies ist vor allem dann angebracht, wenn es beispielsweise um Urheberrechte und deren Nutzung geht. Das musst du auf jeden Fall bei der Rechnungserstellung und der Auflistung der einzelnen Rechnungspositionen genau beachten.

Tipp: Wenn du nicht als Grafikdesigner tätig bist, aber dennoch Hilfe bei der Rechnungserstellung benötigst, bietet dir sevdesk zahlreiche Beispiele für andere Berufsgruppen und Dienstleistungen. So kannst du die richtige Vorlage für deine Branche finden und deine Rechnungen problemlos erstellen.

Fazit

Beim Schreiben einer Grafikdesigner-Rechnung musst du bestimmte Dinge beachten. In erster Linie musst du auf alle notwendigen Pflichtangaben achten, die unbedingt auf der Rechnung enthalten sein müssen. Viel Zeit kannst du als Grafikdesigner mit der Verwendung einer Rechnungsvorlage für Dienstleistungen einsparen. Überdies musst du auch darauf achten, dass du immer die richtigen Mehrwertsteuersätze bei der Rechnungserstellung beachtest.

Es gibt durchaus einige Ausnahmen, bei denen du als Grafikdesigner neben dem normalen Mehrwertsteuersatz von 19 % auch den geringeren Mehrwertsteuersatz von 7 % anwenden musst. Viel einfacher geht alles mit einer professionellen Buchhaltungssoftware für Grafikdesigner. Damit kannst du dir nicht nur viel Zeit sparen, sondern auch einige weitere Vorteile genießen.