Mit sevdesk schreibst und empfängst du ganz einfach E-Rechnungen: schnell, rechtssicher und ohne Aufwand.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht? Das gilt jetzt für dich
Rechnungen schreiben, als PDF verschicken, fertig: Das war lange der Standard. Damit ist bald Schluss. Wer andere Unternehmen als Kunden hat, muss in Deutschland Schritt für Schritt auf E-Rechnungen umstellen. Aber ab wann genau? Und gilt das auch für dich?
Die Antwort kommt direkt vorab: E-Rechnungen empfangen musst du schon seit dem 1. Januar 2025. E-Rechnungen schreiben musst du spätestens ab dem 1. Januar 2028. Wenn du im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hast, gilt die Pflicht sogar schon ab dem 1. Januar 2027.
In diesem Artikel erfährst du, welche Frist für dich gilt, wer von der Pflicht befreit ist und wie du dich entspannt vorbereitest.
Die Fristen zur E-Rechnungspflicht im Überblick
Wichtig: Entscheidend ist dein Gesamtumsatz aus dem Vorjahr. Hast du 2026 mehr als 800.000 Euro umgesetzt, gilt die Pflicht für dich ab 2027.
Rechner: Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben?
Ob und wann du E-Rechnungen schreiben musst, hängt von ein paar Kleinigkeiten ab: an wen du Rechnungen stellst, ob du Kleinunternehmer bist und wie hoch dein Umsatz im Vorjahr war. Das musst du nicht selbst durchrechnen. Gib einfach deinen Umsatz ein und wir sagen dir, was gilt. Voraussetzung: Du hast (auch) B2B-Umsätze und nutzt nicht die Kleinunternehmerregelung. Dazu unten mehr.
Noch einmal zusammengefasst:
- Du hast im Vorjahr bis zu 800.000 Euro Umsatz gemacht: Du musst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen schreiben. Empfangen können musst du sie schon seit 2025.
- Du hast im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht: Ab dem 1. Januar 2027 gilt für dich die Ausstellungspflicht. Empfangen bleibt Pflicht
- Du bist Kleinunternehmer nac § 19 UStG: Du musst E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie nicht. Das gilt auch nach 2028.
- Du stellst Rechnungen an Privatpersonen: Für B2C-Rechnungen gibt es keine E-Rechnungspflicht.
Wer muss gar keine E-Rechnungen schreiben?
Nicht jeder muss umstellen und strukturierte elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Auch nach dem Ende aller Übergangsfristen nicht. Keine E-Rechnung brauchst du zum Beispiel bei:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Heißt, wenn du NUR Privatkunden hast, musst du keine E-Rechnungen schreiben
- Kleinunternehmer (nach §19 UStG): Du musst keine E-Rechnungen schreiben.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Hier reicht weiterhin eine normale Rechnung.
- Fahrausweisen: Tickets und Fahrscheine sind ausgenommen.
Es gibt noch ein paar weitere Ausnahmen, zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Leistungen. Alle Details findest du in unserem ausführlichen Ratgeber: E-Rechnung Ausnahmen.
Auch ohne Versandpflicht musst du aber schon seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt also auch für B2C-Unternehmen und Kleinunternehmer.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Alle Angaben wie Betrag, Steuersatz oder Rechnungsdatum stehen als Daten drin, die Software automatisch lesen und weiterverarbeiten kann. In Deutschland sind dafür vor allem XRechnung und ZUGFeRD üblich. Ein einfaches PDF ohne diese Daten zählt dagegen später nicht mehr als E-Rechnung.
Mehr dazu liest du in unserem ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung.
Was du als Selbstständiger jetzt tun solltest
Die erste Übergangsfrist läuft Ende 2026 aus. Solltest du davon betroffen sein, werde am besten direkt aktiv.
- Frist checken: Nutze den Rechner oben und finde heraus, ab wann du E-Rechnungen schreiben musst.
- Empfang sicherstellen: E-Rechnungen empfangen musst du schon jetzt. Prüfe, ob dein Rechnungspostfach funktioniert und ob du die Dateien öffnen, speichern und weiterverarbeiten kannst.
- Deine Rechnungssoftware prüfen: Kann sie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen? Mit Word, Excel oder einfachen PDF-Vorlagen klappt das nicht.
- Bei Bedarf früh wechseln: Kann deine Software das nicht, such dir lieber früh eine Alternative. Wer erst kurz vor Fristende wechselt, riskiert Zeitdruck und Fehler bei den ersten Rechnungen.
- Kundendaten aktualisieren: Achte darauf, dass E-Mail-Adresse und Rechnungsangaben deiner Kunden vollständig sind.
- Testrechnung schreiben: Erstelle eine erste E-Rechnung und schicke sie an dich selbst oder an einen Kunden, der Bescheid weiß.
- Archivierung klären: E-Rechnungen musst du in ihrem Originalformat GoBD-konform aufbewahren. Ein Ausdruck reicht nicht.
Du musst erst 2028 umstellen? Fang trotzdem jetzt an
Auch wenn die Pflicht für dich erst ab 2028 gilt, spricht nichts dagegen, schon jetzt zu starten. Im Gegenteil: Du kannst in Ruhe üben, deine Abläufe anpassen und bist nicht auf den letzten Drücker unter Druck. Viele Kunden verschicken ihre Rechnungen außerdem schon als E-Rechnung und freuen sich, wenn du direkt mitziehst.
