Rechnungen aus dem Ausland ohne MwSt. verbuchen

Warum enthalten Rechnungen aus dem Ausland oft keine MwSt.?

Insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen erhältst du häufig eine Nettorechnung ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer. Je nach Art der Leistung greifen bei grenzüberschreitenden Geschäften nämlich besondere umsatzsteuerliche Regelungen. Bei vielen Dienstleistungen geht die Steuerschuld auf dich als Leistungsempfänger über. Der ausländische Unternehmer stellt die Rechnung deshalb ohne Umsatzsteuer aus.

Aus diesem Grund berechnest du in diesen Fällen die deutsche Umsatzsteuer selbst, meldest sie in deiner Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt und kannst sie – sofern du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist – gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen.

Je nachdem, ob du eine Dienstleistung oder eine Warenlieferung aus dem EU-Ausland oder einem Drittland beziehst, gelten unterschiedliche Regelungen:

• Dienstleistungen (sonstige Leistungen) aus der EU oder einem Drittland: Reverse-Charge-Verfahren(Steuerschuldumkehr)‍
• Warenlieferungen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat: Innergemeinschaftlicher Erwerb nach § 1a und § 3d UStG‍
• Warenlieferungen aus einem Nicht-EU-Land: Einfuhrumsatzsteuer und gegebenenfalls Zoll

Wann wird eine Rechnung aus dem Ausland ohne MwSt. ausgestellt?

Ob eine Rechnung ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer ausgestellt werden darf, hängt von der Art der Leistung, dem Leistungsort sowie dem Sitz von Leistungserbringer und Leistungsempfänger ab. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Voraussetzungen.

Sonderfälle: Rechnungen an Kleinunternehmer und Privatpersonen mit ausländischer MwSt.

Die bisher beschriebenen Regelungen gelten vor allem für grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmern (B2B). Ist der Leistungsempfänger eine Privatperson, greifen grundsätzlich die Regelungen für B2C-Geschäfte. Dabei hängt es von der Art der Leistung ab, in welchem Land Umsatzsteuer anfällt und welchen Umsatzsteuersatz der leistende Unternehmer berechnet. Das Reverse-Charge-Verfahren kommt bei Leistungen an Privatpersonen grundsätzlich nicht zur Anwendung, weshalb bei Rechnungen an Privatpersonen in der Regel Umsatzsteuer durch den Rechnungssteller ausgewiesen wird.

Bei Kleinunternehmern ist die Situation anders. Sie gelten umsatzsteuerlich weiterhin als normale Unternehmer, auch wenn sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Deshalb kann das Reverse-Charge-Verfahren auch bei ihnen greifen. Bezieht ein Kleinunternehmer beispielsweise eine sonstige Leistung von einem im EU-Ausland ansässigen Unternehmer und liegen die Voraussetzungen für Reverse Charge vor, erhält er die Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer und schuldet die Umsatzsteuer in Deutschland selbst. Zudem kann es vorkommen, dass Kleinunternehmern ohne eigene USt-IdNr. die lokale Steuer des Rechnungsstellers berechnet wird, da er die Unternehmereigenschaft nicht problemlos prüfen kann. Entscheidend ist also nicht der Kleinunternehmerstatus allein, sondern ob die gesetzlichen Voraussetzungen für die Umkehr der Steuerschuldnerschaft erfüllt sind.

Fälschlicherweise doch ausländische MwSt. auf der Rechnung: Was musst du tun?

Wurde dir als Leistungsempfänger für eine grenzüberschreitende Dienstleistung oder Warenlieferung fälschlicherweise eine ausländische oder deutsche Umsatzsteuer berechnet, solltest du die Rechnung nicht einfach verbuchen. Bitte stattdessen den Rechnungsaussteller, eine korrigierte Rechnung ohne Umsatzsteuer auszustellen.

Die fälschlich ausgewiesene Umsatzsteuer darfst du in diesem Fall auch nicht als Vorsteuer abziehen. Hast du die Rechnung jedoch bereits verbucht und den Vorsteuerabzug regulär geltend gemacht, musst du diesen entsprechend korrigieren. Die zu viel gezahlte Umsatzsteuer solltest du anschließend vom Rechnungsaussteller zurückfordern.

Anders sieht es bei Rechnungen aus, auf denen die ausländische Umsatzsteuer korrekterweise ausgewiesen wird. Das betrifft beispielsweise Hotelübernachtungen, Restaurantbesuche, Mietwagen oder Tankbelege im Ausland. Hier kommt das Reverse-Charge-Verfahren regelmäßig nicht zur Anwendung.

Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du dir als Rechnungsempfänger die gezahlte ausländische Umsatzsteuer über das Vorsteuervergütungsverfahren erstatten lassen. Für Vorsteuerbeträge aus EU-Mitgliedstaaten erfolgt der Antrag elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP) des Bundeszentralamts für Steuern bis zum 30. September des Folgejahres.

Was muss auf einer Rechnung aus dem Ausland stehen?

Auch Rechnungen aus dem Ausland müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit du sie korrekt verbuchen und – sofern möglich – steuerlich berücksichtigen kannst. Prüfe daher am besten direkt beim Rechnungseingang, ob alle wichtigen Angaben vorhanden sind:

• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers‍
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder eine vergleichbare steuerliche Registrierungsnummer des ausländischen Unternehmens (bspw. Steuernummer bei Unternehmen aus Drittländern)
• deine deutsche USt-IdNr., sofern sie für den jeweiligen Umsatz erforderlich ist
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Liefer- oder Leistungsdatum
• genaue Bezeichnung sowie Menge der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Nettobetrag der Lieferung oder Leistung
• vereinbarte Preisnachlässe oder Skonti, sofern sie nicht bereits berücksichtigt wurden‍
• bei Dienstleistungen im Reverse-Charge-Verfahren: Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“oder „Reverse Charge“‍
• bei steuerfreien Warenlieferungen innerhalb der EU: Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung

Fehlen wichtige Pflichtangaben oder enthält die Rechnung offensichtliche Fehler, solltest du den Rechnungsaussteller um eine korrigierte Rechnung bitten. Nur so kannst du die Rechnung korrekt verbuchen und mögliche steuerliche Nachteile vermeiden.

Rechnungen aus dem Ausland buchen

Wie du eine Rechnung aus dem Ausland buchst, hängt davon ab, ob es sich um eine Dienstleistung oder eine Warenlieferung handelt und ob dein Geschäftspartner in einem EU-Mitgliedstaat oder einem Drittland sitzt. Je nach Fall kommen das Reverse-Charge-Verfahren, der innergemeinschaftliche Erwerb oder die Einfuhrumsatzsteuer zur Anwendung.

In der Regel erfasst du zunächst den Nettobetrag der Rechnung. Die Umsatzsteuer wird – je nach Buchungsart – automatisch berechnet oder erst bei der Einfuhr fällig. Nutzt du eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk, werden die erforderlichen Steuerbuchungen häufig automatisch im Hintergrund vorgenommen.

Wie buche ich Rechnungen aus der EU?

Beziehst du eine Dienstleistung von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Du buchst den Nettobetrag der Rechnung und führst die deutsche Umsatzsteuer im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung ab. Gleichzeitig kannst du denselben Betrag als Vorsteuer geltend machen.

So liest du die folgenden Buchungssätze: Auf der Soll-Seite steht das Konto, auf dem du den Einkauf beziehungsweise die bezogene Leistung erfasst. Auf der Haben-Seite steht das Gegenkonto, also beispielsweise dein Kreditorenkonto, wenn die Rechnung noch offen ist, oder dein Bankkonto, wenn du sie direkt bezahlst. Die angegebenen Kontonummern unterscheiden sich je nachdem, mit welchem Kontenrahmen du arbeitest.

Die Steuerautomatik sorgt dafür, dass die deutsche Umsatzsteuer und die entsprechende Vorsteuer auf den dafür vorgesehenen Konten erfasst werden. Du musst diese Beträge also nicht als separate Buchungssätze erfassen.

Bei Waren funktioniert die Buchung ähnlich. Statt einer bezogenen Dienstleistung erfasst du jetzt einen innergemeinschaftlichen Erwerb. Die Tabelle zeigt dir wieder die passenden Konten für SKR 03 und SKR 04.

Auch hier übernimmt die Steuerautomatik die steuerliche Verbuchung: Sie berücksichtigt sowohl die deutsche Umsatzsteuer als auch die entsprechende Vorsteuer.

Rechnungen aus dem Drittland buchen (Nicht-EU)

Beziehst du eine Dienstleistung von einem Unternehmen aus einem Drittland, gilt ebenfalls häufig das Reverse-Charge-Verfahren – vorausgesetzt, der Leistungsort liegt nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften in Deutschland. Die Buchung erfolgt grundsätzlich wie bei Dienstleistungen aus dem EU-Ausland.

Bei Warenlieferungen aus einem Drittland sieht die Buchung etwas anders aus. Du erhältst die Rechnung in der Regel zwar ebenfalls ohne deutsche Umsatzsteuer, stattdessen werden bei der Einfuhr die Einfuhrumsatzsteuer und gegebenenfalls Zoll erhoben. Mit dem folgenden Buchungssatz erfasst du ausschließlich den Warenwert. Deshalb greift an dieser Stelle keine Steuerautomatik. Im zweiten Schritt buchst du die bei der Einfuhr gezahlte Einfuhrumsatzsteuer anhand des entsprechenden Belegs separat.

Schritt 1: Warenwert (Nettobetrag) buchen

Schritt 2: Einfuhrumsatzsteuer (Zollbeleg) buchen

Mit sevdesk ausländische Rechnungen korrekt buchen & erstellen

Auslandsrechnungen bringen oft zusätzliche Anforderungen mit sich, etwa beim Reverse-Charge-Verfahren, dem innergemeinschaftlichen Erwerb oder der Einfuhrumsatzsteuer. Mit dem Online-Rechnungsprogramm von sevdesk erkennst du jedoch bereits beim Erfassen von Belegen, ob eine Rechnung steuerlich als Reverse Charge behandelt werden muss oder mit einer anderen Regelung. Die passende Kontierung erfolgt automatisch, sodass du nicht jedes Konto manuell auswählen musst.

Auch beim Schreiben von Rechnungen unterstützt dich sevdesk. Erstellst du eine Reverse-Charge-Rechnung für Geschäftspartner im Ausland, werden die erforderlichen Angaben und Hinweise zur Steuerschuldumkehr automatisch berücksichtigt. So erfüllst du die steuerlichen Anforderungen und reduzierst das Risiko von Fehlern. Selbst englische Rechnungen an Geschäftspartner im Ausland schreibst du mit sevdesk im Handumdrehen.

Darüber hinaus ordnet sevdesk deine Buchungen den richtigen Positionen für die Umsatzsteuervoranmeldung zu und archiviert alle Belege digital und GoBD-konform an einem zentralen Ort. Das spart Zeit und sorgt für eine übersichtliche Buchhaltung, insbesondere dann, wenn du regelmäßig mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern aus dem Ausland zusammenarbeitest, z. B. bei wiederkehrenden Software-Abos oder bei integrierten Zahlungsanbietern, Shop-Systemen und Marktplätzen.

Rechnung ins Ausland stellen: So geht’s

Möchtest du selbst eine Rechnung an einen Kunden im Ausland stellen, gelten je nach Zielland und Art deines Kunden unterschiedliche umsatzsteuerliche Regeln. Entscheidend ist unter anderem, ob dein Kunde ein Unternehmen (B2B) oder eine Privatperson (B2C) ist und ob sich der Empfänger innerhalb oder außerhalb der EU befindet. Davon hängt beispielsweise ab, ob du Umsatzsteuer ausweisen musst oder das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt.

Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland werden häufig ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt und müssen einen Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten. Je nach Fall können außerdem weitere Anforderungen gelten, etwa die Angabe der USt-IdNr. oder die Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung.

Wie du Rechnungen an Kunden im EU-Ausland korrekt erstellst, erfährst du in unserem Ratgeber „Rechnung ins EU-Ausland schreiben“. Für Geschäfte mit Kunden außerhalb der EU findest du alle wichtigen Informationen im Ratgeber „Rechnung ins Drittland schreiben“.

Zusammenfassung: Ausländische Rechnungen ohne MwSt.

Rechnungen aus dem Ausland wirken auf den ersten Blick kompliziert. Kennst du jedoch die Unterschiede zwischen Reverse Charge, innergemeinschaftlichem Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer, lassen sich die meisten Fälle problemlos einordnen. Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk buchst du Auslandsrechnungen korrekt, erfüllst deine steuerlichen Pflichten und behältst auch bei internationalen Geschäften den Überblick.

Häufige Fragen zu Rechnungen ohne ausländische MwSt.