Rechnung als Subunternehmer schreiben: So machst du’s richtig
Als Subunternehmer arbeitest du nicht direkt für einen Endkunden, sondern im Auftrag für ein anderes Unternehmen. Für die Buchhaltung ergeben sich daraus einige Besonderheiten: Pflichtangaben, Umsatzsteuer, Reverse-Charge oder der Kleinunternehmerstatus sorgen häufig für Fragezeichen. Wenn du die Vorgaben nicht kennst, riskierst du Zahlungsverzögerungen, Rückfragen oder sogar Probleme mit dem Finanzamt.
In diesem Ratgeber zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine korrekte Subunternehmer-Rechnung schreibst und worauf du unbedingt achten solltest. Außerdem bekommst du praxisnahe Beispiele und hilfreiche Vorlagen an die Hand, wie du deine Rechnungen von Anfang an rechtskonform erstellst.
Was ist ein Subunternehmer?
Als Subunternehmer arbeitest du als selbstständiger Dienstleister im Auftrag eines Hauptunternehmers. Du übernimmst einzelne Leistungen, hast aber keinen Vertrag mit dem Endkunden und rechnest direkt mit dem Hauptunternehmer ab.
Damit dich eine Firma als Subunternehmer beauftragen kann, musst du dein eigenes Unternehmen gründen, in der Regel ein Gewerbe anmelden und eine Steuernummer beantragen. Erst dann kannst du rechtssicher Leistungen erbringen und Rechnungen stellen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Bauunternehmen bekommt den Auftrag, ein Einfamilienhaus zu bauen. Der Hauptauftragnehmer kümmert sich um Planung, Bauleitung und das Fundament. Für die Elektrik oder die Heizungsinstallation holt er verschiedene Subunternehmer ins Boot. Jeder Subunternehmer übernimmt seinen Teil eigenverantwortlich und stellt eine eigene Rechnung an den Hauptauftragnehmer.
Typische Gründe für den Einsatz von Subunternehmern
Vielleicht kennst du das aus der Praxis: Projekte laufen auf Hochtouren, dein Team ist ausgelastet oder für Spezialaufgaben fehlen Experten. Genau hier ist der Einsatz von Subunternehmern sinnvoll.
Häufige Gründe für die Beauftragung von Subunternehmern sind:
- Überbrückung von Ressourcenengpässen
Reichen die eigenen Mitarbeiter für das Arbeitspensum nicht mehr aus, können Subunternehmer dafür sorgen, dass Projekte trotzdem termingerecht umgesetzt werden. - Erhöhung der Flexibilität
Beim Einsatz von Subunternehmern kann flexibel auf neue Marktanforderungen reagiert werden, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. - Einsparung von Kosten
Subunternehmer können finanziell attraktiv sein, da der Auftraggeber durch den projektbezogenen Einsatz Lohnnebenkosten beim Auftraggeber einsparen kann. - Einkauf von Fachwissen
Nicht jedes Unternehmen verfügt über die passenden Experten. Durch externe Fachkräfte lassen sich zusätzlich komplexe oder spezielle Aufträge annehmen.
Was ist der Unterschied zwischen Sub-, Haupt- und Generalunternehmer?
Lass uns nun kurz auf die Unterschiede der einzelnen Vertragsparteien eingehen. In der Praxis wird ein Projekt oft auf die Parteien Generalunternehmer, Hauptunternehmer und Subunternehmer aufgeteilt. Das ist besonders in der Baubranche Standard, da bei Bauleistungen viele verschiedene Gewerke im Einsatz sind.
Diese Übersicht verdeutlicht die Rollen und Aufgaben der einzelnen Vertragsparteien:
Halten wir fest: Rechnungs- und Leistungsempfänger sind in der Regel identisch. Als Subunternehmer rechnest du immer mit deinem Vertragspartner ab. Entscheidend ist hier der Vertrag, nicht der Endkunde.
Wann darfst du als Subunternehmer eine Rechnung stellen?
Du hast deinen Auftrag erledigt oder einen vereinbarten Teil des Projekts abgeschlossen? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Rechnung zu verschicken. Grundlage ist hier der Werk- oder Dienstleistungsvertrag mit dem Hauptunternehmer. Aus den vertraglichen Vereinbarungen ergibt sich, welche Leistungen zu welchem Zeitpunkt abgerechnet werden.
So läuft das in der Praxis ab:
- Du stellst deine Rechnung an den Hauptunternehmer, nicht an den Endkunden.
- Der Hauptunternehmer ist dein Zahlungsschuldner. Er prüft deine Leistung und überweist dir den vereinbarten Betrag.
- Anschließend rechnet der Hauptunternehmer seinen Teil mit dem Endkunden ab.
Wichtig zu wissen:
Wenn der Auftraggeber nicht zahlt oder zahlungsunfähig ist, hat das auf deine Forderung keinen direkten Einfluss. Solange du deine Leistung korrekt erbracht hast, schuldet dir der Hauptunternehmer den vereinbarten Betrag. Das kann im Zweifel auch bedeuten, dass der Hauptunternehmer in Vorleistung gehen muss.
Was sind Pflichtangaben auf einer Subunternehmer-Rechnung?
Deine Rechnung als Subunternehmer muss rechtskonform sein, das heißt: Sie muss bestimmte Rechnungspflichtangaben enthalten. Fehlen wichtige Informationen oder sind die Angaben fehlerhaft, kann es zu Rückfragen und Zahlungsverzögerungen kommen.
Das sind die wichtigsten Pflichtangaben auf einer Rechnung:
- Name und Anschrift des Subunternehmers
- Name und Anschrift des Hauptunternehmers/Auftraggebers
- Steuernummer oder Umstzsteuer-ID
- Rechnungsdatum
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Leistung oder Produkte
- Leistungszeitraum
- Rechnungsbetrag und ggf. Umsatzsteuer
Gut zu wissen: Das Zahlungsziel gehört zwar offiziell nicht zu den Pflichtangaben, erleichtert dir die Abwicklung aber enorm. Mit einer festen Frist weißt du genau, wann das Geld kommt und sicherst dir Rechtssicherheit bei Mahngebühren und Verzugszinsen.
Tipp: Mehr Hintergrundwissen bekommst du in unserem Ratgeber zu den Zahlungsbedingungen.
Was musst du beim Schreiben deiner Subunternehmer-Rechnung beachten?
Bevor du deine Rechnungen verschickst, gehen wir noch einmal auf die wichtigsten Punkte ein. Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten – das weißt du bereits. Darüber hinaus gibt es einige Besonderheiten, wie das Reverse-Charge-Verfahren oder die Rechnungsstellung ins EU-Ausland.
Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du deine Rechnungen korrekt erstellst, damit alles rechtskonform abläuft.
Wann gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b) für Subunternehmer?
Als Subunternehmer musst du nicht immer Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen. Erbringst du eine Bauleistung oder Werklieferung an einen Unternehmer, der selbst Bauleistungen ausführt, greift § 13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG). In diesem Fall schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Diese Umkehr der Steuerschuld nennt man Reverse-Charge.
So läuft es in der Praxis ab:
- Du stellst den Nettobetrag in Rechnung.
- Die Umsatzsteuer wird nicht von dir ans Finanzamt abgeführt, sondern vom Auftraggeber.
- Auf deiner Rechnung muss folgender Hinweis stehen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG.“
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellst du deine sogenannte Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, die Steuerlast übernimmt der Auftraggeber.
Tipp: Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer erstellst du deine Rechnungen ganz einfach rechtskonform. Speziell für Handwerkerleistungen findest du alle wichtigen Details in unserem Ratgeber „Rechnung als Handwerker schreiben“.
Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen bei Subunternehmern?
Kleinbeitragsrechnungen sind ein Sonderfall und gelten für Beträge bis 250 Euro inklusive Umsatzsteuer. Alles darüber unterliegt den gängigen Rechnungsregeln. Für Kleinbeträge musst du nicht alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung auflisten.
Das bedeutet konkret:
- Eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist nicht nötig.
- Ein Leistungszeitraum muss nicht angegeben werden.
- Der Steuersatz bzw. die Umsatzsteuer-ID kann entfallen, sofern die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist.
Wichtig: Greift das Reverse-Charge-Verfahren, übernimmt das Hauptunternehmen die Steuer. Auch bei Kleinbeträgen schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer, nicht du.
Tipp: Wenn du dir unsicher bist, welche Angaben nötig sind, bekommst du alle Details in unserem Ratgeber zur Kleinbeitragsrechnung. Das passende Muster für deine Kleinbetragsrechnung kannst du dir kostenlos herunterladen.
Wie stellst du als Subunternehmer eine Rechnung ins Ausland?
Wenn du als Subunternehmer einen Auftrag von einem Kunden aus dem Ausland bekommst, ändern sich bei der Rechnungsstellung einige Punkte. Unterschiedliche Umsatzsteuerregelungen kommen zum Einsatz und häufig greift das Reverse-Charge-Verfahren.
Für Leistungen an Unternehmen in der EU oder in einem Drittland sind diese Punkte wichtig:
- Rechnungen an EU-Unternehmen
Hier greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren und die Umsatzsteuer wird vom Auftraggeber übernommen. Die Rechnung wird mit dem Nettobetrag ausgestellt.
Tipp: Der Ratgeber „EU-Rechnungen“ erklärt das sehr praxisnah. Arbeitest du regelmäßig mit EU-Kunden zusammen, kann das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) für dich praktisch sein: Du wickelst damit die Umsatzsteuer zentral ab und ersparst dir Bürokratie. - Rechnungen an Drittstaaten-Unternehmen
Für Kunden außerhalb der EU gelten andere Regeln. Es beeinflusst einerseits, welche Steuern anfallen und andererseits welche Angaben auf die Rechnung gehören. Tipp: Einen schnellen Überblick verschafft dir unser Ratgeber „Rechnungen ins Drittland“.
Unser Tipp: Informiere dich vorab, welche Steuerregel greift und an wen die Steuerschuld übergeht. Plane für deine Rechnungen ins Ausland anfangs mehr Zeit für die Überprüfung ein. So vermeidest du Fehler und unnötige Korrekturen.
Mit sevdesk Subunternehmer-Rechnungen korrekt erstellen und verwalten
Als Subunternehmer kommt Buchhaltung auf dich zu: Rechnungen schreiben, Leistungen abrechnen, Steuern abführen und alles sauber dokumentieren. Außerdem müssen alle Rechnungen zehn Jahre lang für Rückfragen oder Betriebsprüfungen aufbewahrt werden.
Mit dem Buchhaltungstool sevdesk holst du dir eine wertvolle Unterstützung an die Seite. Du erstellst deine Subunternehmer-Rechnungen in nur wenigen Klicks, verwaltest sie digital und behältst mit der praktischen Übersicht alle Fristen und Zahlungen im Blick.
Checkliste: Deine Subunternehmer-Rechnung Schritt für Schritt
Sind deine Subunternehmer-Rechnungen korrekt formuliert? Gehe das jetzt noch einmal mit unserer Schritt-für-Schritt-Checkliste durch und vermeide typische Fehler.
- Prüfe deinen Vertrag
Nimm deinen Werk- oder Dienstleistungsvertrag unter die Lupe: Was genau wurde vereinbart? Der Vertrag ist die Basis für eine korrekte Rechnung. - Kläre deinen Steuerstatus
Bist du Kleinunternehmer? Greift das Reverse-Charge-Verfahren? Kläre die Steuerschuld vor Rechnungserstellung. Denn davon hängt ab, ob und wie die Umsatzsteuer ausgewiesen wird. - Vervollständige Pflichtangaben
Hast du an alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf der Rechnung gedacht? Achte auch darauf, dass alle Leistungen transparent und verständlich aufgeschlüsselt sind. - Lege dein Zahlungsziel fest
Lege fest, wann deine Rechnung zahlbar ist. Das gibt dir Planungssicherheit für deine Einnahmen. Eine Rechnung ohne Zahlungsziel kann zu Zahlungsverzögerungen und Missverständnissen führen. - Erstelle deine Rechnung rechtskonform
Rechnungen sollten rechtssicher und am besten digital verschickt werden. Für öffentliche Auftraggeber oder Unternehmen mit verpflichtendem E-Rechnungseingang musst du auf XRechnung oder ZUGFeRD achten.
Tipp: Mit dem Buchhaltungstool von sevdesk erstellst du deine E-Rechnungen in nur wenigen Klicks.
Alles gecheckt? Dann kannst du deine Subunternehmer-Rechnung jetzt mit gutem Bauchgefühl verschicken.
Zusammenfassung: Subunternehmer-Rechnung im Überblick
Ein Subunternehmer erbringt seine Leistung eigenverantwortlich und stellt dafür eine Rechnung an den Hauptunternehmer, nie direkt an den Endkunden. Der Hauptunternehmer ist somit Rechnungs- und Leistungsempfänger und sorgt dafür, dass die Zahlung vom Auftraggeber erfolgt. Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Betrag müssen korrekt auf der Rechnung stehen. Ein klar definiertes Zahlungsziel hilft dir, Zahlungsverzögerungen und Mahngebühren zu vermeiden.
Bei der Umsatzsteuer gilt: Bist du Kleinunternehmer, stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Greift das Reverse-Charge-Verfahren, übernimmt dein Auftraggeber die Steuer. Normale Leistungen an deutsche Unternehmen werden mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet. Für Aufträge ins EU-Ausland oder in Drittstaaten gelten besondere Regeln.
Kennst du die Regeln, sparst du Zeit und vermeidest Fehler. Mit einer Buchhaltungssoftware verwaltest und archivierst du deine Subunternehmer-Rechnungen digital, rechtskonform und stressfrei.
