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Rechnungskorrektur richtig erstellen
Auch wenn du dir die größte Mühe gibst, ab und zu passieren Fehler. Die Rechnungserstellung ist davon natürlich nicht ausgenommen. Hast du eine fehlerhafte Rechnung erstellt, hat der Kunde das Recht auf eine korrigierte Rechnung, um zum Beispiel einen Vorsteuerabzug rückwirkend für den Zeitpunkt der Rechnungsstellung zu erhalten. Im Zuge der Rechnungskorrektur muss eine Korrekturrechnung geschrieben werden.
Doch welche Vorschriften gelten für Rechnungskorrekturen und wann musst du eine Rechnung überhaupt ändern? Wir haben die wichtigsten Dinge in diesem Ratgeber für dich zusammengefasst.
Keine Lust zu lesen? Alles rund um das Thema Rechnungskorrektur kannst du dir auch in diesem Video anschauen:
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Eine Rechnungskorrektur brauchst du immer dann, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung fehlerhaft war – zum Beispiel mit einem falschen Betrag, falscher Umsatzsteuer oder einem Zahlendreher im Rechnungsdatum. Die ursprüngliche Rechnung darfst du nicht einfach ändern oder löschen. Stattdessen stellst du eine Rechnungskorrektur aus, die sich klar auf die alte Rechnung bezieht (z. B. „Rechnungskorrektur zu Rechnung Nr. 1234“). Diese korrigiert die fehlerhafte Rechnung vollständig, sodass in deiner Buchhaltung und für das Finanzamt alles sauber nachvollziehbar bleibt.
Fehler in Rechnungen passieren vor allem, wenn du viel händisch ändern musst. Wie zum Beispiel bei einer Word- oder Excel-Vorlage. Ein professionelles Rechnungsprogramm ist deutlich weniger fehleranfällig und erspart dir so viel Arbeit. Mit sevdesk kannst du sogar komplett kostenlos starten!
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungskorrektur und Gutschrift?
Eine Rechnungskorrektur dient also ausschließlich dazu, Fehler in einer bestehenden Rechnung zu berichtigen.
Eine Gutschrift dagegen ist eine eigene Rechnungsart, mit der du deinem Kunden einen Betrag gutschreibst, zum Beispiel wegen einer Rücksendung, eines Rabatts oder einer Bonusvereinbarung. Sie wird also nicht zur Fehlerkorrektur, sondern für nachträgliche Preisänderungen oder Erstattungen verwendet.
Kurz gesagt:
- Rechnungskorrektur = Eine Rechnung war falsch und wird berichtigt
- Gutschrift = Du zahlst oder erstattest deinem Kunden etwas (z. B. wegen Retoure oder Rabatt)
So erstellst du eine Rechnungskorrektur
Hat sich in eine Rechnung ein Fehler eingeschlichen, kann dein Kunde oder deine Kundin eine neue berichtigte Rechnung verlangen. Das ist besonders wichtig, wenn die Kleinunternehmerregelung nicht zur Anwendung kommt. Denn durch fehlerhafte Rechnungen kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
So gelten für Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Und nur wenn diese korrekt sind, kann die Vorsteuer aus der Rechnung steuerlich geltend gemacht werden.
Wenn aber größere Fehler in der Rechnung auftauchen und wichtige Pflichtangaben wie das Rechnungsdatum, die Liefermenge oder der Rechnungsbetrag nicht korrekt sind oder fehlen, muss der Leistungserbringer die Rechnung korrigieren.
Das Vorgehen der Rechnungskorrektur unterscheidet dabei zwischen zwei Szenarien:
- Die Rechnung wurde noch nicht buchhalterisch verbucht
- Die Rechnung wurde bereits buchhalterisch verbucht
Die Rechnung wurde noch nicht verbucht
Wurde die Ursprungsrechnung noch nicht bezahlt und verbucht, musst du keine Rechnungskorrektur schreiben. Du kannst als Korrekturrechnung eine komplett neue Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer erstellen oder ein Berichtigungsdokument schreiben. Mit diesem Dokument werden die fehlerhaften Angaben korrigiert und an den Leistungsempfänger geschickt. Dieser muss das Dokument zusammen mit der ursprünglichen Rechnung ablegen.
Damit das Berichtigungsdokument eindeutig und einwandfrei der Originalrechnung zugewiesen werden kann, sollten folgende Angaben nicht fehlen:
- Verweis auf Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung
- Berichtigung des Fehlers
- Name und Adresse des Leistungserbringers
Auch eine handschriftliche Korrektur ist möglich. Dafür vermerkst du einfach beim Leistungsempfänger auf der Originalrechnung die Änderung und „beglaubigst“ diese mit deiner Unterschrift. Mach auch eine Kopie der korrigierten Rechnung, damit du diese zusammen mit der Originalrechnung ablegen kannst.
Die Rechnung wurde bereits verbucht
In dem Fall ist es ein bisschen komplizierter, denn die Rechnung kann nicht mehr nachträglich geändert werden. Die Rechnung muss storniert werden. Dafür schreibst du eine Rechnungskorrektur mit negativem Rechnungsbetrag, eine sogenannte Stornorechnung – die alte Rechnung wird ungültig und „neutralisiert“. Eine Stornorechnung Vorlage kann hierbei hilfreich sein.
Darauf musst du bei einer Rechnungskorrektur achten
Bei der Rechnungskorrektur solltest du auf besondere Sorgfalt achten. Es wäre in diesem Zusammenhang besonders ärgerlich, wenn dir bei der Rechnungserstellung erneut ein Fehler unterliefe, zum Beispiel bei den Pflichtangaben.
Außerdem ist es sehr wichtig, fehlerhafte Rechnungen und Korrekturdokumente so aufeinander zu beziehen, dass sie einander zugeordnet werden können. Nicht zuletzt musst du das Vorgehen bei einer Rechnungskorrektur immer an die Umstände anpassen:
- Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt, aber schon verschickt wurde, klärst du am besten im Vorfeld mit deinem Kundin bzw. deiner Kundin, wie du die Korrektur vornimmst.
- Aber auch, wenn du zu einem Storno verpflichtet bist, solltest du dich dahingehend abstimmen und das Vorgehen mit dem Rechnungsempfänger bzw. der Rechnungsempfängerin absprechen.
Diese Angaben müssen auf einer Rechnungskorrektur stehen
- Bei noch nicht verbuchten Rechnungen: Ebenso wie für Rechnungen gelten auch für Rechnungskorrekturen die gesetzlichen Pflichtangaben von Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG, also zum Beispiel die Angabe der Steuernummer des Rechnungsstellers. Formal und vom Rechnungsdesign her unterscheiden sich „normale“ Rechnungen und Korrekturrechnungen nicht voneinander. Eine reine Korrekturrechnung – wenn die Rechnung noch nicht verbucht wurde – ist ohnehin nur eine neue Version einer schon erstellten Rechnung.
- Bei bereits verbuchten Rechnungen: Bei einer bereits verbuchten Rechnung gilt, dass eine Stornorechnung die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung enthalten muss, damit sie der Originalrechnung eindeutig zugewiesen werden kann. In der nachfolgenden Rechnung, die du mit einer neuen Rechnungsnummer schreibst, kannst du im Betreff die alte Rechnungsnummer der Stornorechnung angeben, damit alte und neue Rechnung zweifelsfrei zuordenbar sind.
Eine Rechnungskorrektur Vorlage hilft dir dabei - du kannst einfach deine Angaben ausfüllen und hast in wenig Zeit eine Rechnungskorrektur, die alle Pfichtangaben enthält. Einfach herunterladen und für deine Bedürfnisse anpassen.
Tipps, um Rechnungskorrekturen zu vermeiden
Rechnungskorrekturen werden hin und wieder notwendig, meist, weil man bei der Rechnungserstellung in der Eile etwas übersehen hat. Besonders, wenn du Daten händisch einträgst oder mit selbst erstellten Vorlagen arbeitest, kann es schnell passieren, dass sich Tippfehler einschleichen, indem du eine falsche Rechnungsnummer einträgst oder der Betrag oder die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht stimmt. Daher ist es sinnvoll:
- bei der Erstellung von Rechnungen dem Vier-Augen-Prinzip zu folgen und die Rechnung vor dem Versenden noch einmal gegenlesen zu lassen. Lies hierzu mehr in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsprüfung.
- deine Rechnungen mit einem professionellen Rechnungsprogramm wie sevdesk erstellst.
Durch das integrierte Rechnungsdesign vergisst du keine Pflichtangaben, die Software berechnet außerdem automatisch den richtigen Rechnungsbetrag brutto und netto, den Steuersatz und Ähnliches. So sparst du dir auch verärgerte Rechnungsempfänger, deren Versteuerung, wie dem Vorsteuerabzug durch eine falsch erstellte Rechnung gefährdet ist.
Rechnung in sevdesk bearbeiten oder korrigieren
- Prüfen, ob Bearbeitung möglich ist: Nur nicht festgeschriebene Rechnungen können bearbeitet werden. Ist eine Rechnung bereits festgeschrieben oder versendet, muss sie storniert und anschließend neu erstellt werden.
- Rechnung öffnen: Wähle im Bereich Rechnungen die gewünschte Rechnung aus und öffne sie.
- Bearbeitungsmodus aktivieren: Klicke oben auf „Mehr“ → „Dokument bearbeiten“. Bestätige den angezeigten Hinweis mit „Bearbeiten“.
- Rechnung anpassen: Nach der Bestätigung wird die Rechnung in den Bearbeitungsmodus zurückgesetzt. Jetzt kannst du alle nötigen Korrekturen vornehmen und die Rechnung erneut speichern oder versenden.
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Zusammenfassung zur Rechnungskorrektur
Fehler in Rechnungen können vorkommen, aber eine korrekte Rechnung ist essenziell, insbesondere für den Vorsteuerabzug. Entscheidend ist, ob die Rechnung bereits verbucht wurde: Wurde sie noch nicht erfasst, reicht eine Berichtigung oder eine neue Rechnung mit derselben Nummer aus. Ist die Rechnung jedoch bereits verbucht, muss eine Stornorechnung erstellt und eine neue Rechnung mit eigener Nummer ausgestellt werden.
Alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG müssen korrekt sein, damit die Rechnung steuerlich anerkannt wird. Um Fehler zu vermeiden, hilft es, Rechnungen sorgfältig zu prüfen oder eine Buchhaltungssoftware zu nutzen. So lassen sich unnötige Korrekturen und damit verbundene Probleme vermeiden.
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungskorrektur
Häufig gestellte Fragen zu sevdesk
