Rechnungen archivieren
Die rechtssichere Archivierung von Rechnungen ist für Unternehmer und Unternehmerinnen von großer Wichtigkeit. Denn wenn die Regeln zur ordnungsmäßigen Buchführung nicht eingehalten werden, kann es teuer werden. Spätestens, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt, rächen sich nicht ordnungsmäßig archivierte oder nicht lesbare Rechnungen und es kann zu Steuerschätzungen und ungeplanten Nachzahlungen kommen. Es ist daher wichtig, Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.
Deshalb müssen Rechnungen archiviert werden
Dass Rechnungen archiviert werden müssen, ergibt sich aus den GoBD. Die Abkürzung steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD schreiben aber nicht nur Archivierungspflichten vor, sondern sie geben auch an, wie Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, im Rahmen der Buchführung konkret zu archivieren und aufzubewahren sind.
Die wichtigsten Regeln lauten:
- Die elektronischen Rechnungen und auch Papierrechnungen sind revisionssicher aufzubewahren.
- Sie dürfen also nachträglich nicht mehr veränderbar sein.
- Diese Unveränderbarkeit erlaubt die Prüfung im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Wenn Änderungen aber unumgänglich sind, dann müssen Informationen dazu vorliegen, wann genau du welche Rechnung abgelegt oder ggf. auch verändert hast. Auch das bedeutet „revisionssicher“.
Abschließend muss der Zugriff auf dein Rechnungsarchiv für das Finanzamt zu jedem Zeitpunkt möglich sein. Du brauchst dafür ein leicht nachvollziehbares, strukturiertes und geordnetes Dokumentenmanagement. Ein Ablagechaos solltest du unbedingt vermeiden, und die Rechnungen müssen auch über einen längeren Zeitraum lesbar bleiben.
Diese Rechnungen musst du archivieren
An dieser Stelle beleuchten wir, wie genau die Unterschiede bei der revisionssicheren Archivierung von Rechnungen aussehen. Digital- oder Papierrechnung, von dir versendet oder an dich verschickt – wie wirken sich diese unterschiedlichen Fälle auf die Archivierungspflichten aus? Und gibt es Unterschiede, wie die Rechnungen aufzubewahren sind?
Wer Rechnungen archivieren muss
Du fragst dich vielleicht, ob nur große Unternehmen zur vollen Archivierung verpflichtet und kleinere Unternehmen davon befreit sind bzw. ob es für Freelancer und Freelancerinnen oder Freiberuflerinnen und Freiberuflerinnen Erleichterungen gibt?
Die Antwort fällt hier kurz und knapp aus: Nein, Erleichterungen gibt es nicht. Jeder, der mit Gewinnerzielungsabsicht unternehmerisch handelt, muss seine Rechnungen auch entsprechend den Vorgaben der GoBD archivieren.
Hierbei gilt eine Archivierungsdauer von 10 Jahren. Du musst, egal ob Soloselbstständige bzw. -selbstständiger oder als Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin eines Großkonzerns, die Archivierungspflichten der GoBD vollumfänglich erfüllen und dafür sorgen, dass deine Rechnungen revisionssicher abgelegt sind und im gesamten Zeitraum lesbar bleiben.
Tipp: Grundwissen zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten!
Während du Rechnungen und Belege 10 Jahre im Archiv aufbewahren musst, gelten 6 Jahre für Geschäftsbriefe, und damit auch für geschäftliche E-Mails:
Im Ratgeberartikel Aufbewahrungsfristen erfährst du noch mehr über die rechtlichen Grundlagen sowie die unterschiedliche Dauer der Aufbewahrungspflicht je nach Dokumententyp.
Wie kann man Rechnungen und andere Geschäftsbriefe archivieren?
Rechnungen revisionssicher zu archivieren, funktioniert leider nicht mit den üblichen Office-Programmen. Hierfür gibt es folgende Gründe:
Das Schaubild zeigt dir, welche Schritte du durchlaufen musst, um deine Rechnungen korrekt zu archivieren:
So archivierst du Rechnungen GoBD-konform und rechtssicher
Mit der nachfolgenden Checkliste bekommst du nochmal einen Überblick, welche Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Rechnungsarchivierung gegeben sein sollten:
Zusammenfassung zum Thema Rechnungsarchivierung
Die rechtssichere Archivierung von Rechnungen ist entscheidend, um teure Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden. Laut GoBD müssen alle Rechnungen – ob in Papierform oder elektronisch – revisionssicher archiviert werden, also unveränderlich und nachvollziehbar.
Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre lesbar bleiben. Änderungen sind nur zulässig, wenn der ursprüngliche Zustand dokumentiert wird. Das betrifft alle Unternehmer, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Für eine ordnungsgemäße Archivierung benötigst du ein strukturiertes Dokumentenmanagementsystem. Übliche Office-Programme reichen dafür nicht aus. Ein solches System stellt sicher, dass Rechnungen nicht nachträglich verändert werden können und jederzeit für das Finanzamt zugänglich sind.
Beachte, dass Geschäftsbriefe und geschäftliche E-Mails sechs Jahre aufbewahrt werden müssen, während Rechnungen zehn Jahre archiviert werden müssen.
