E-Rechnungen im Handwerk: Was musst du jetzt tun?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung verfügt über ein bestimmtes elektronisches Datenformat und ist so aufgebaut, dass ein Buchhaltungsprogramm sie automatisch verarbeiten kann.

Auf den ersten Blick sieht eine E-Rechnung ungewohnt aus: Kein ansprechendes Layout mit Logo und kein Schriftbild und Design wie du es von einer Papierrechnung kennst. Stattdessen ist sie technisch gesehen ein strukturierter Datensatz. Das macht sie zum neuen Standard im Geschäftsverkehr.

Fragst du dich jetzt, warum das Ganze? Die Grundlage für die E-Rechnungspflicht ist das Wachstumschancengesetz.Ziel ist es, den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise zu digitalisieren und somit Fehler zu reduzieren. E-Rechnungen werden ohne Abtippen, ohne Medienbrüche und ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet. Das macht die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Steuerberatern und Finanzämtern um einiges leichter. Weil die Rechnungsdaten strukturiert, nachvollziehbar und gut prüfbar vorliegen, werden Manipulationen und Steuerbetrug erschwert.

An den Rechnungsinhalten ändert sich nichts: Rechnungspflichtangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Steuerinformationen müssen weiterhin auf der Rechnung stehen.

Tipp: Noch mehr Input bekommst du in unserem Detailartikel zur E-Rechnung.

Für wen gilt die E-Rechnung im Handwerk?

Egal, ob du Solo-Selbstständiger bist oder Mitarbeiter beschäftigst: Dein Handwerksbetrieb gilt steuerlich ganz normal als Unternehmen. Deshalb fällt er grundsätzlich in den Anwendungsbereich der E-Rechnung.

Jetzt kommt ein Punkt, der oft für Verwirrung sorgt: Nicht jede Rechnung ist betroffen. Wir zeigen dir an typischen Beispielen aus dem Handwerksalltag, wann eine E-Rechnung ausgestellt werden muss und wann die klassische Variante ausreicht.

Diese Übersicht zeigt dir auf einen Blick, ob du jetzt aktiv werden musst oder ob deine bisherige PDF-Rechnung erstmal noch ausreicht.

Handwerksbetrieb: E-Rechnungen im B2B vs. B2C

Im Handwerk wird zwischen Privatpersonen und Unternehmen unterschieden. Ob und wann du E-Rechnungen verschicken musst, hängt davon ab, wer dein Kunde ist. Die E-Rechnungspflicht greift, wenn du eine Rechnung an ein anderes Unternehmen stellst.

Bei Privatkunden (B2C) bleibt alles wie gewohnt: Du bist nicht dazu verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen. Wenn du also das Bad bei Familie Müller sanierst oder die Heizung beim Nachbarn wartest, darfst du weiterhin per Papierrechnung abrechnen.

WICHTIG: Auch wenn du selbst noch keine E-Rechnungen schreibst, musst du seit 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Deine Materiallieferanten oder der Großhandel stellen ihre Prozesse bereits um. Es kann also jederzeit eine E-Rechnung in deinem Postfach landen, die du rechtssicher annehmen und archivieren musst. Ein einfaches „Bitte nochmal als PDF schicken“ ist rechtlich nicht mehr zulässig.

Lass uns ein paar Praxisfälle aus dem Handwerksalltag unter die Lupe nehmen, um das Ganze greifbarer zu machen:

Halten wir fest: Auch wenn der Versand erst später Pflicht wird, ist der Empfang bereits jetzt für alle B2B-Teilnehmer verpflichtend.

E-Rechnungen für den Handwerksbetrieb als Kleinunternehmer

Bist du Kleinunternehmer? Dann darfst du deine Leistungen weiterhin klassisch abrechnen – solange du die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung einhältst.
Kurzer Check-up: Du giltst als Kleinunternehmer, wenn (Stand 2026) dein Vorjahresumsatz bei maximal 25.000 Euro lag und du im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibst.

Was bedeutet das für deinen Handwerksbetrieb als Kleinunternehmer?

• Gewohnte Abläufe: Du darfst deine Rechnungen als Handwerker weiterhin als einfaches PDF per E-Mail oder als Papierrechnung verschicken.
• Weniger Software-Aufwand: Du musst dein Rechnungsprogramm nicht zwingend sofort umstellen, um E-Rechnungen zu versenden.

E-Rechnungen in die EU & Drittländer verschicken

Die E-Rechnungspflicht gilt aktuell nur für Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands. Sobald dein Rechnungsempfänger seinen Sitz im Ausland hat (egal ob EU oder Drittland), ist keine
E-Rechnung erforderlich.

Ein klassisches Beispiel: Stell dir vor, eine Schweizer Firma besitzt eine Immobilie in München. Du führst dort vor Ort die Elektroinstallationen durch. Die Baustelle ist in Deutschland, aber die Rechnung geht an das Unternehmen in der Schweiz. Obwohl du die Arbeit in Deutschland erledigt hast, besteht keine E-Rechnungspflicht.

Halten wir fest: Für die Pflicht zur E-Rechnung ist der Sitz deines Kunden entscheidend, nicht der Ort der Baustelle!

Weitere Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht

Musst du jetzt für jede kleine Schraube eine E-Rechnung schreiben? Ganz so streng wird das nicht gehandhabt. Bei diesen Ausnahmen kannst du auch weiterhin beim alten Format bleiben:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
  Kleine Reparatur oder ein schneller Austausch? Liegt der Bruttobetrag unter 250 Euro, zählt die Rechnung als Kleinbetrgsrechnung. Und die darf auch zukünftig so aussehen wie bisher.
  
• Fahrscheine
  Kommt im Handwerk eher selten vor, gehört aber offiziell dazu: Tickets für Bus und Bahn sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Fahrscheine haben ein eigenes, gesetzlich geregeltes Format. Die lassen sich weder sinnvoll als strukturierte E-Rechnung ausstellen noch in ein Buchhaltungssystem „übersetzen“.

Solche Ausnahmen gibt es, da der Aufwand für eine strukturierte E-Rechnung in diesen Fällen unverhältnismäßig hoch wäre oder die Formate sich nicht sinnvoll digital abbilden lassen. Deshalb hat der Gesetzgeber diese Ausnahmen bewusst zugelassen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht im Handwerk?

Du weißt es bereits: Seit 2025 ist die E-Rechnung im Handwerk Pflicht, zumindest was den Empfang angeht. Beim Erstellen hat der Gesetzgeber Übergangsfristen festgelegt. Das sorgt häufig für Verwirrung. Ganz nach dem Motto: „Irgendwas ist seit 2025 Pflicht.“

Lass uns das übersichtlich sortieren:

• Seit 2025: Der Empfang von E-Rechnungen ist Pflicht.
  Du musst in der Lage sein, E‑Rechnungen von deinen Dienstleistern und Lieferanten empfangen zu können. Dafür reicht ein ganz normales E-Mail-Postfach aus.
  
• Ab 2027: Die Umsatzgrenze zählt.
  Liegt dein Vorjahresumsatz (= Jahr 2026) über 800.000 Euro, musst du E-Rechnungen erstellen können. Bleibst du unter diesem Umsatz, darfst du vorerst noch bei PDF- oder Papierrechnungen bleiben.
  
• Ab 2028: Pflicht für alle.
  Das ist der finale Stichtag. Ab diesem Zeitpunkt musst du unabhängig von deinem Umsatz strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 ausstellen.

Damit du den Überblick behältst, haben wir dir alle Termine kompakt zusammengefasst.

Wichtig: Durch die digitalen Daten ist es umso wichtiger, dass du deine empfangenen E-Rechnungen GoBD-konform archivieren kannst.

Welche E-Rechnungsformate sind für Handwerker relevant?

Es gibt mehrere E-Rechnungsformate, aber nicht alle sind für deinen Handwerksalltag relevant. In der Praxis begegnen dir vor allem zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD.

• XRechnung
  Dieses rein strukturierte Datenformat ist für Menschen kaum lesbar. Dafür aber für Behörden und große Organisationen. Im B2G-Bereich (Geschäfte mit Behörden) ist das Format schon seit 2020 Pflicht. Um den Inhalt der Rechnung ansehen zu können, brauchst du eine Software (einen Viewer).
  
• ZUGFeRD
  ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine normale, gut lesbare PDF mit den strukturierten E-Rechnungsdaten im Hintergrund. Das bedeutet: Der Empfänger kann die Rechnung automatisch verarbeiten, du wiederum kannst sie normal ansehen und prüfen. Für den Alltag vieler Handwerker ist dieses Format die passende Lösung.

Wichtig: Du kannst dir das Rechnungsformat nicht immer frei aussuchen. Entscheidend ist, was dein Auftraggeber verlangt. Mit ZUGFeRD bist du in den meisten Fällen gut aufgestellt. Arbeitest du regelmäßig für öffentliche Auftraggeber oder große Konzerne, solltest du zusätzlich XRechnung beherrschen.

Tipp: Willst du tiefer in das Thema einsteigen, bietet dir unser Ratgeber zu den Unterschieden zwischen XRechnung und ZUGFeRD eine ausführliche Erklärung.

Die Buchhaltungssoftware von sevdesk unterstützt beide Formate. Du kannst also je nach Kunde das passende Rechnungsformat nutzen, ohne dich jedes Mal neu einarbeiten zu müssen.

Wie erstellst du eine E-Rechnung mit sevdesk?

Hast du jetzt das Gefühl, dass du für E-Rechnungen zum IT-Profi werden musst? Keine Panik, so kompliziert ist das Ganze nicht. Vor allem, wenn du dir eine smarte Buchhaltungssoftware an die Seite holst.

Mit sevdesk erstellst du E-Rechnungen in nur wenigen Schritten: Die Software kümmert sich im Hintergrund um die gesetzlichen Anforderungen. Du gibst einfach deine Daten ein, wählst das gewünschte Format und bekommst eine rechtssichere E-Rechnung. Die kannst du anschließend direkt aus dem Rechnungsprogramm versenden oder herunterladen.

Und so geht es Schritt für Schritt:

1. Schritt: Rechnung öffnen
   Du loggst dich in deinen sevdesk-Bereich ein, wählst in der Menüleiste auf der linken Seite „Rechnungen“ aus und klickst dann auf „Neue Rechnung erstellen.“
2. Schritt: Auf E-Rechnung umschalten
   Mit nur einem Klick schaltest du von der klassischen Rechnung auf E-Rechnung um. Das Rechnungsprogramm passt die Maske automatisch an und bestimmte Felder ändern sich. Zum Beispiel braucht eine E-Rechnung zwingend die E-Mail-Adresse deines Kunden oder eine korrekt hinterlegte Bankverbindung. Die ist nämlich für die Rechtssicherheit der Rechnung erforderlich.
3. Schritt: Ausfüllen der Pflichtangaben
   Dann füllst du alle Pflichtangaben aus: Leistungen oder Artikel, Preise, Ansprechpartner sowie die relevanten Rechnungsdaten im Kopf- und Fußbereich. Du arbeitest in einer übersichtlichen Maske, während sevdesk im Hintergrund darauf achtet, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
4. Schritt: Vorschau und Auswahl des Rechnungsformats
   Bevor du die E-Rechnung versendest, kannst du noch einmal alles in der Vorschau überprüfen. Anschließend wählst du aus, in welchem Format (ZUGFeRD oder XRechnung) du die elektronische Rechnung verschicken möchtest.
5. Schritt: Versand und Archivierung
   Du kannst deine Rechnung direkt aus sevdesk per E-Mail versenden oder herunterladen. Praktisch: Die Dokumente werden automatisch ordentlich archiviert. Damit ist das Thema Aufbewahrung und GoBD-konforme Ablagegleich mit abgehakt.

Das ist doch um einiges leichter, als eine Rechnung mühsam in Word zusammenzubasteln, oder?

Wenn du einmalig eine E‑Rechnung schreiben möchtest, geht das auch mit unserem E-Rechnungsgenerator.

Keine Lust zu lesen? Dann zeigt dir unser Video-Tutorial wie du eine E-Rechnung in sevdesk erstellst.

Welche Pflichtangaben hat eine E-Rechnung?

Inhaltlich unterscheidet sich eine E-Rechnung kaum von einer klassischen Rechnung. Die bekannten Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag bleiben gleich.

Bei einer E-Rechnung müssen die Pflichtangaben strukturiert und maschinenlesbar vorliegen. Je nach Format kommen zusätzliche technische Angaben dazu, zum Beispiel eindeutige Kennnummern, fest definierte Datenfelder oder spezielle Informationen zum Rechnungsempfänger. Diese siehst du als Nutzer oft gar nicht, da sie im Hintergrund der E-Rechnung hinterlegt sind.

Tipp: Eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk sorgt automatisch dafür, dass alle Pflichtangaben vollständig und korrekt im richtigen Format enthalten sind.

Wie müssen Handwerker E-Rechnungen aufbewahren?

Du hast deine Rechnung geschrieben, verschickt und den Rechnungsbetrag erhalten. Ist das Thema jetzt erledigt? Nicht ganz. Gerade bei E-Rechnungen hört deine Pflicht nicht beim Versand auf. Denn auch die Aufbewahrung ist klar geregelt.

Okay, was musst du jetzt wie lange archivieren? Und was passiert, wenn die Datei Jahre später bei einer Prüfung fehlt? Wir klären dich auf.

• Wie lange müssen Handwerker E-Rechnungen archivieren?
  E-Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Das gilt für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen sowie Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen.
  
• Wie müssen E-Rechnungen technisch archiviert werden?
  E-Rechnungen müssen digital und unveränderbar gespeichert werden. Entscheidend ist das Originalformat der Rechnung, in den meisten Fällen ist das eine XML-Datei. Dieses Format muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. Sind Änderungen nötig, dürfen diese nicht einfach überschrieben werden. Sie müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
  
• Darf man E-Rechnungen umwandeln oder als PDF speichern?
  Du darfst eine E-Rechnung zusätzlich als PDF anzeigen oder ablegen. Wichtig: Das PDF ersetzt nicht die originale E-Rechnung. Wird die strukturierte Datei gelöscht oder ist sie bei einer Prüfung nicht mehr vorhanden, kann das vom Finanzamt beanstandet werden.
  
• Was gilt für Kleinunternehmer im Handwerk?
  Als Kleinunternehmer bist du von diesen Pflichten nicht ausgenommen. Deine E-Rechnungen solltest du immer GoBD-koform archivieren. Und zwar ganz unabhängig davon, ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht.

E-Rechnungen müssen vollständig, unverändert und zehn Jahre lang digital archiviert werden. Mit einer passenden Buchhaltungssoftware läuft das automatisch, da alle Rechnungen im richtigen Format gespeichert, revisionssicher archiviert und jederzeit abgerufen werden können. So reduzierst du deinen Papierkram und schaffst dir mehr Zeit für dein Handwerk.

Was solltest du als Selbstständiger im Handwerk jetzt tun?

Vorab: Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Wichtig ist, dass du die Grundvoraussetzungen regelst.

Das sind deine To-Dos:

1. Überprüfe deinen aktuellen Rechnungsprozess
   Der erste Schritt ist ein Blick auf deinen aktuellen Rechnungsprozess. Arbeitest du noch mit Word, Excel oder einfachen PDFs? Dann wird es Zeit für einen Wechsel. Alles, was noch manuell erstellt wird, wird schnell zur Fehlerquelle.
2. Formate aktivieren und testen
   Aktiviere die passenden E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung und erstelle Testrechnungen. Wichtig ist, dass die Rechnung technisch korrekt aufgebaut ist, also mit einer sauberen XML-Struktur im Hintergrund.
3. Prozesse automatisieren
   Langfristig lohnt es sich, deine Prozesse möglichst schlank zu halten. Rechnungen direkt aus der Software versenden, automatisch ablegen und sauber dokumentieren. Je mehr automatisch läuft, desto weniger Fehler passieren im Alltag. Spezielle Rechnungsnetzwerke wie Peppol sorgen dafür, dass E-Rechnungen sicher und direkt von System zu System übertragen werden. Über Schnittstellen lassen sich die Rechnungen automatisch empfangen und ins eigene Buchhaltungssystem übernehmen.
4. Nutze eine passende Software
   Eine Buchhaltungssoftware entlastet dich bei deinen E-Rechnungen. Sie sorgt dafür, dass diese im richtigen Format erstellt werden, GoBD-konform archiviert sind und sich problemlos per DATEV-Schnittstelle übertragen lassen. Die Technik läuft im Hintergrund und dein technischer Aufwand liegt bei null.

Tipp: Nutze unsere ausführliche E-Rechnung-Checkliste, um dich optimal auf die Umstellung vorzubereiten.

Häufige Fehler bei der E-Rechnung und wie du sie vermeidest

Die häufigsten Fehler bei E-Rechnungen entstehen aus Unsicherheit oder alten Gewohnheiten.

Hier sind fünf typische Fehler aus der Praxis inklusive hilfreicher Tipps, wie du sie vermeidest.

So korrigierst du E-Rechnungen richtig

Wenn dir nach dem Versand ein Fehler auffällt, solltest du die Rechnung nicht einfach überschreiben. Berichtige sie stattdessen digital über eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. So bleibt der Vorgang für Finanzamt und Steuerberater nachvollziehbar.

Auch bei Korrekturen muss die strukturierte XML-Datei erhalten bleiben. Wird sie gelöscht oder nicht mehr vorgelegt, kann das bei einer Steuerprüfung beanstandet werden. Und zwar selbst dann, wenn der Rechnungsinhalt ursprünglich korrekt war.

Unser Tipp: Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber zur Rechnungskorrektur.

Im Handwerksalltag bleibt wenig Zeit für Papierkram. Mit einem automatisierten Rechnungsprogramm wie sevdeskerstellst du deine E-Rechnungen, Angebote und Lieferscheine in nur wenigen Minuten. Deine Rechnungen sind direkt im richtigen Format, Fehler korrigierst du digital und alle Unterlagen speicherst du griffbereit an einem Ort ab.

Dazu hast du jederzeit den Überblick über deine Zahlen und kannst per App auch unterwegs beim Kunden auf Rechnungen und Belege zugreifen.

Zum Rechnungsprogramm für Handwerker.

Vorteile der E-Rechnung für Handwerker

Anfangs fühlt sich die E-Rechnung wie eine neue Verpflichtung an, die deinen Rechnungsversand aufwendiger macht. Aber: Wenn du sie von Anfang an richtig nutzt, sparst du dir Zeit, Nerven und jede Menge Papierkram.

Diese Vorteile bringt die E-Rechnung:

• schnellere Verarbeitung von Rechnungen
• kürzere Wege bis zur Zahlung
• weniger Rückfragen und Korrekturen
• geringere Fehlerquote bei Beträgen und Steuern
• Einsparung von Papier, Druck und Portokosten
• weniger Verwaltungsaufwand im Büro
• Rechtssicherheit im B2B-Geschäft
• bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und dem Finanzamt

Halten wir fest: Die E-Rechnung bedeutet weniger Bürokratie und weniger Fehler – vorausgesetzt, sie wird korrekt eingeführt.

Zusammenfassung

Seit 2025 gehört die E-Rechnung im Handwerk offiziell zum Alltag, zumindest beim Empfang. Für die Rechnungserstellung hat das Wachstumschancengesetz Übergangsfristen bis 2028 eingeplant. Ob und ab wann du betroffen bist, hängt davon ab, wer dein Rechnungsempfänger ist. Bei Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Auslandsrechnungen kannst du derzeit weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen nutzen.

Bei einer E-Rechnung müssen die Pflichtangaben strukturiert und maschinenlesbar vorliegen. Das bedeutet: Die Daten sind technisch so aufgebaut, dass Buchhaltungsprogramme sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten können.

Wichtig ist jetzt vor allem eines: Behalte frühzeitig den Überblick und stelle sicher, dass du E-Rechnungen technisch empfangen kannst. Dafür brauchst du ein Rechnungsprogramm, das die gängigen Formate unterstützt und deine Rechnungen sauber verarbeitet.

Mit der passenden Buchhaltungssoftware wird die E-Rechnung so kein zusätzlicher Aufwand, sondern ein echter Game Changer für deine Rechnungserstellung und deinen Handwerksalltag.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung im Handwerk