Rechnung als Handwerker schreiben: So erstellst du konforme Rechnungen

Pflichtangaben in der Rechnung von Handwerkern

Das Umsatzsteuergesetz legt fest, welche Pflichtangaben deine Handwerkerrechnung enthalten muss. Nach § 14 UStG brauchst du:

• Deinen vollständigen Namen und deine Anschrift
• Name und Anschrift deines Kunden
• Deine Steuernummer oder USt-ID
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Den Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Eine detaillierte Beschreibung deiner Arbeitsleistung
• Die Arbeitskosten und Materialkosten getrennt aufgeführt
• Den Nettobetrag und den anzuwendenden Umsatzsteuersatz
• Den Bruttobetrag mit ausgewiesener Mehrwertsteuer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, musst du einen entsprechenden Hinweis auf § 19 UStG aufnehmen und darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. Bei Rechnungen unter 250 Euro gelten vereinfachte Regelungen für Kleinbetragsrechnungen.

Optionale Angaben für deine Rechnung als Handwerker

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben kannst du deine Handwerkerrechnung mit zusätzlichen Informationen ergänzen, die deinen Kunden einen besseren Service bieten. Ein klar definiertes Zahlungsziel hilft dabei, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden und ermöglicht dir im Verzugsfall sofortige Mahnungen.

Praktisch sind auch detaillierte Fahrtkosten und Fahrtzeiten, die du im Viertelstundentakt abrechnen solltest (ein Aufrunden auf volle Stunden ist nicht zulässig). Für mehr Transparenz empfiehlt sich die Angabe von Kontaktdaten für Rückfragen sowie ein freundlicher Dank für den Auftrag.

Mit sevdesk erstellst du Rechnungen, die all diese optionalen Angaben automatisch berücksichtigen. Die Software berechnet auch die Arbeitskosten korrekt und erstellt GoBD-konforme Dokumente, die du digital archivieren kannst. Besonders für kleinere Betriebe ist dies eine effiziente Lösung zur professionellen Rechnungserstellung.

E‑Rechnungspflicht für Handwerker

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht für alle Handwerksbetriebe ab dem 01.01.2025 eingeführt. Das bedeutet für dich als Handwerker: Du musst elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können.

Die neue Regelung betrifft allerdings nicht alle deine Rechnungen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und im Privatkundengeschäft (B2C) darfst du weiterhin klassische PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ausstellen. Auch für steuerfreie Leistungen gilt die E-Rechnungspflicht nicht.

Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht brauchst du ein Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die gängigsten Formate sind dabei XRechnung und ZUGFeRD 2.1. Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk kannst du diese Formate automatisch erstellen und empfangen.

Um dir den Umstieg zu erleichtern, hat der Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt erst später und ist je nach Unternehmensgröße zwischen 2026 und 2028 fällig. Nutze diese Zeit, um deine Prozesse anzupassen und dich mit der neuen Technologie vertraut zu machen.

Was du als Handwerker bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Bevor wir ins Detail gehen, starten wir mit einem Punkt, der für deine Kunden und fürs Finanzamt zentral ist: die saubere Trennung von Arbeits- und Materialkosten. Sie schafft Transparenz, ermöglicht steuerliche Vorteile und verhindert unnötige Rückfragen.

Lohnkosten und Materialkosten getrennt ausweisen

Für deine Privatkunden spielt die getrennte Ausweisung von Arbeits- und Materialkosten eine wichtige Rolle: Nach § 35a EStG können sie bis zu 20 Prozent der reinen Arbeitskosten von der Steuer absetzen, bis maximal 1.200 Euro pro Jahr.

Dabei zählen zu den absetzbaren Lohnkosten nicht nur deine Arbeitsstunden, sondern auch Fahrt- und Maschinenkosten. Die Materialkosten wie Farbe, Fliesen oder Ersatzteile müssen hingegen separat aufgeführt werden, da sie nicht steuerlich begünstigt sind.

Ein Beispiel für die korrekte Aufschlüsselung:

• Arbeitsstunden (5 h à 65 Euro): 325,00 Euro
• Fahrtkosten: 45,00 Euro
• Materialkosten Fliesen: 180,00 Euro
• Zubehör und Werkzeuge: 95,00 Euro

Diese transparente Trennung schafft nicht nur Vertrauen bei deinen Kunden, sondern vereinfacht auch die spätere Abrechnung mit dem Finanzamt.

Arbeitszeit korrekt dokumentieren

Eine präzise Zeiterfassung ist der Schlüssel zu einer rechtssicheren Handwerkerrechnung. Die Dokumentation erfolgt im Viertelstundentakt. Ein Aufrunden auf halbe oder volle Stunden ist nicht zulässig. Deine Arbeitszeit umfasst dabei nicht nur die reine Tätigkeit beim Kunden, sondern auch die Fahrtzeit zum Einsatzort.

Für eine transparente Zeiterfassung empfiehlt sich die Nutzung eines digitalen Systems. Dies ermöglicht dir, die geleisteten Stunden direkt vor Ort zu erfassen und automatisch in deine Rechnungen zu übernehmen. Besonders bei mehreren Mitarbeitern oder parallelen Projekten behältst du so den Überblick über die gesetzlichen Vorgaben.

Mehrwertsteuer richtig berechnen

Als Handwerker berechnest du für die meisten deiner Leistungen den regulären Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent. Dabei multiplizierst du deinen Nettobetrag mit 0,19, um den Steuerbetrag zu ermitteln. Ein Beispiel: Bei einem Nettopreis von 1.000 Euro beträgt die Mehrwertsteuer 190 Euro, der Bruttobetrag also 1.190 Euro.

Für bestimmte Leistungen, wie zum Beispiel die Lieferung von Kunstgegenständen oder Druckerzeugnissen, gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Achte darauf, dass du die Mehrwertsteuerbeträge in deiner Rechnung separat ausweist. Sowohl den Prozentsatz als auch den Euro-Betrag.

Du nutzt die Kleinunternehmerregelung? Dann darfst du keine Mehrwertsteuer ausweisen. Vermerke stattdessen auf deiner Rechnung: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware kannst du die Mehrwertsteuer automatisch berechnen lassen und vermeidest Fehler bei der Rechnungsstellung.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Handwerker

Du suchst nach einer schnellen Lösung für deine ersten Handwerkerrechnungen? Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage sparst du dir wertvolle Zeit bei der Erstellung deiner Ausgangsrechnungen. Die Vorlage enthält bereits alle wichtigen Pflichtangaben und lässt sich im Handumdrehen an deine individuellen Bedürfnisse anpassen.

Wähle zwischen dem Word- oder Excel-Format und ergänze einfach deine persönlichen Daten wie Firmenname, Anschrift und Bankverbindung. Die übersichtliche Struktur mit separaten Feldern für Arbeitszeit, Material und Zuschläge macht es dir leicht, alle Kosten transparent aufzuschlüsseln.

So schreiben Handwerker eine Rechnung als Kleinunternehmer

Fällst du unter die Kleinunternehmerregelung, vereinfacht sich deine Rechnungsstellung erheblich.

Der wichtigste Unterschied: Du weist keine Umsatzsteuer aus und sparst dir die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Stattdessen ergänzt du einen kurzen Hinweis auf § 19 UStG.

Die Voraussetzungen für die Regelung wurden zum 01.01.2025 angepasst: Dein Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht übersteigen und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreiten. Diese Grenzen solltest du im Blick behalten, da ein Überschreiten Auswirkungen auf deinen Status als Kleinunternehmer hat.

Um deine erste Rechnung als Kleinunternehmer zu schreiben, brauchst du:

• Deine persönlichen Daten und Steuernummer
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Eine detaillierte Beschreibung deiner handwerklichen Leistungen
• Den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wichtiges Dokument für deine Buchhaltung: Bewahre jede Rechnung mindestens 10 Jahre auf und das am besten digital und GoBD-konform. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt auch für Kleinunternehmer.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Viele Handwerker starten mit kleinen Aufträgen und Reparaturen für Nachbarn oder Bekannte. Solche echten Gelegenheitsarbeiten kannst du ohne Gewerbeanmeldung mit einer Quittung abrechnen – steuerfrei aber nur, solange die Einkünfte (Gewinn, nicht Umsatz) daraus im Kalenderjahr unter 256 € bleiben (§ 22 Nr. 3 EStG).

Bei der Erstellung deiner Quittung brauchst du keine Steuernummer anzugeben. Wichtig ist jedoch, dass du deinen vollständigen Namen und deine Adresse aufführst, sowie eine genaue Beschreibung der ausgeführten Arbeiten und das Datum der Leistungserbringung.

Überschreitest du die 256-€-Freigrenze für Einkünfte aus echten Gelegenheitsleistungen oder nimmst du regelmäßig/planmäßig Aufträge an, solltest du ein Gewerbe anmelden (§ 14 GewO). Mit sevdesk erstellst du dann schnell professionelle, rechtskonforme Rechnungen – auch als Kleinunternehmer.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Handwerkern

Die vereinfachte Form der Rechnungsstellung bietet Handwerkern bei Aufträgen unter 250 Euro brutto praktische Vorteile. Anders als bei regulären Rechnungen genügen hier weniger Pflichtangaben:

• Dein Name und deine Anschrift
• Das Ausstellungsdatum
• Eine genaue Beschreibung der handwerklichen Leistung
• Der Bruttobetrag und der Steuersatz
• Ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (falls zutreffend)

Beachte, dass für Kleinbetragsrechnungen keine Rechnungsnummer oder Kundenadresse erforderlich ist. Diese Art der Rechnungstellung eignet sich besonders für kleinere Reparaturen oder Wartungsarbeiten.

Wichtiger Tipp: Auch wenn die Anforderungen geringer sind, solltest du die Leistungsbeschreibung so detailliert wie möglich gestalten. Das schafft Transparenz und vermeidet Rückfragen deiner Kunden.

Rechnungen für verschiedene Handwerksbereiche

Je nach Gewerk unterscheiden sich Aufbau, Detailtiefe und Nachweise deiner Rechnung. Den Anfang machen typische Besonderheiten bei Elektroarbeiten, von Materialauflistung bis Prüfprotokollen.

Rechnung schreiben als Elektriker

Die fachgerechte Installation einer Elektroanlage oder die Reparatur elektrischer Geräte erfordert nicht nur handwerkliches Geschick, sondern auch eine korrekte Rechnungsstellung. Gerade bei umfangreichen Elektroarbeiten ist eine detaillierte Aufschlüsselung der Leistungen besonders wichtig.

Bei der Erstellung deiner Rechnung musst du die verwendeten Materialien wie Kabel, Schalter oder Sicherungen einzeln aufführen. Zusätzlich dokumentierst du die Arbeitszeit für Montage, Prüfung und Inbetriebnahme. Ein Angebot im Vorfeld hilft dir dabei, die Kosten transparent zu kalkulieren und später leichter in Rechnung zu stellen.

Denke auch daran, dass für bestimmte Elektroarbeiten eine Abnahmeprüfung erforderlich ist. Die entsprechenden Prüfprotokolle solltest du der Rechnung beifügen. Mit einer Branchensoftware wie sevdesk behältst du nicht nur den Überblick über deine Aufträge, sondern stellst auch sicher, dass du keine wichtige Frist verpasst.

Rechnung erstellen als Maler

Bei Malerarbeiten stehen Qualität und saubere Ausführung im Vordergrund - das sollte sich auch in deiner Rechnungsstellung widerspiegeln. Ob Fassadenrenovierung, Innenraumanstrich oder dekorative Techniken: Eine detaillierte Aufschlüsselung deiner Leistungen macht die Rechnung für deine Kunden nachvollziehbar.

Gerade bei größeren Projekten empfiehlt sich eine Unterteilung nach Räumen oder Arbeitsbereichen. Dokumentiere dabei den Materialverbrauch für:

• Grundierungen und Vorarbeiten
• Farben und Lacke nach Art und Menge
• Spezielle Materialien wie Tapeten oder Spachtelmassen
• Zusatzmaterial wie Abdeckfolien und Klebebänder

Mit sevdesk kannst du Vorlagen für typische Malerarbeiten anlegen und sparst bei der nächsten Rechnungsstellung wertvolle Zeit. Die Software berücksichtigt automatisch die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze, beispielsweise bei energetischen Sanierungsmaßnahmen.

Denk auch daran, die Flächen und benötigten Arbeitsstunden genau zu dokumentieren. Ein präzises Aufmaß hilft dir nicht nur bei der Rechnungserstellung, sondern auch bei zukünftigen Kalkulationen.

Weitere Handwerksberufe

Ob als Tischler, Dachdecker oder Fliesenleger: Jedes Handwerk hat seine Besonderheiten bei der Rechnungserstellung. Dabei spielt die detaillierte Erfassung der verwendeten Materialien und Arbeitszeit eine zentrale Rolle für eine rechtskonforme Abrechnung.

Als Tischler dokumentierst du neben der Art und Menge des Holzes auch die Beschläge und Oberflächenbehandlungen. Bei Dachdeckerarbeiten sind besonders die Plancraft-konformen Sicherheitsvorrichtungen und Gerüstkosten zu berücksichtigen.

Für Fliesenleger gelten bestimmte Pflichtangaben zur Berechnung der verlegten Fläche und des Verschnitts. Im Hintergrund stehen dabei stets die branchenüblichen Abrechnungsstandards:

• Materialkosten mit genauer Mengenangabe
• Arbeitsstunden für Vorbereitung und Ausführung
• Zusatzkosten wie An- und Abfahrt
• Prüfungen und Abnahmen nach Handwerksordnung

Mit einer professionellen Rechnungssoftware behältst du nicht nur den Überblick über deine Aufträge, sondern stellst auch sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben deines spezifischen Gewerks eingehalten werden.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung

Selbst erfahrene Handwerker können bei der Rechnungsstellung Fehler machen, die später für Ärger sorgen. Besonders kritisch sind fehlende oder falsche Pflichtangaben wie Steuernummer oder Rechnungsdatum.

Ein weiterer klassischer Fehler ist die ungenaue Leistungsbeschreibung. Statt „Reparatur durchgeführt“ solltest du genau dokumentieren, welche Arbeiten du ausgeführt hast. Das schützt nicht nur vor Rückfragen, sondern sichert auch deinen Zahlungsanspruch.

Vorsicht auch bei der Nummerierung: Doppelte oder lückenhafte Rechnungsnummern können bei der nächsten Betriebsprüfung zu unangenehmen Fragen führen. Eine systematische, fortlaufende Nummerierung ist hier der sichere Weg.

Nutze am besten ein digitales Rechnungssystem, das dich automatisch auf fehlende Angaben hinweist und die korrekte Nummerierung übernimmt. So vermeidest du typische Fehlerquellen und sparst gleichzeitig wertvolle Zeit für dein Kerngeschäft.

Rechnung für Handwerker mit Rechnungsprogramm erstellen

Digital heißt schneller, sicherer und übersichtlicher: Ein passendes Rechnungsprogramm nimmt dir Routinearbeit ab und reduziert Fehler. Welche Vorteile dir sevdesk im Handwerksalltag konkret bringt, siehst du im nächsten Abschnitt.

Vorteile der sevdesk Rechnungssoftware

Die digitale Transformation macht auch vor dem Handwerk nicht halt. Mit der richtigen Rechnungssoftware sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern steigerst auch deine Professionalität gegenüber deinen Kunden.Die automatische Zeiterfassung über die App ermöglicht dir eine präzise Abrechnung direkt vor Ort beim Kunden.

Durch die Integration mit deinem Bankkonto werden Zahlungseingänge automatisch den entsprechenden Rechnungen zugeordnet. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und mehr Zeit für dein Kerngeschäft. Die mobile Belegerfassung macht Schluss mit Papierbergen - fotografiere einfach deine Materialbelege ab und die KI-gestützte Texterkennung übernimmt die Verbuchung.

Die GoBD-konforme Archivierung deiner Dokumente erfolgt automatisch in der Cloud. So hast du bei der nächsten Betriebsprüfung alle Unterlagen griffbereit und rechtssicher aufbewahrt. Mit der E-Rechnungsfunktion bist du bereits heute für die kommenden gesetzlichen Anforderungen gerüstet.

Automatische Berechnung der Umsatzsteuer

Wie behältst du den Überblick über die verschiedenen Umsatzsteuersätze bei deinen Handwerkerrechnungen? Mit sevdesk wird die Berechnung zum Kinderspiel: Das System erkennt den korrekten Steuersatz für deine Leistungen und berechnet die Umsatzsteuer präzise nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Bei gemischten Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen - etwa für Materialien mit 19% und Bücher mit 7% - splittet sevdesk die Beträge automatisch auf. Die Software berücksichtigt dabei auch Sonderfälle wie das Reverse-Charge-Verfahren oder die Kleinunternehmerregelung.

Durch die Integration mit der Umsatzsteuervoranmeldung werden deine Daten direkt für die Meldung ans Finanzamt vorbereitet. Die Software erinnert dich auch rechtzeitig an wichtige Abgabefristen und unterstützt dich bei der korrekten Dokumentation deiner Steuerangaben.

Integration von Freistellungsbescheinigungen

Die digitale Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen nach § 48b EStG gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Handwerksbetrieb. Ohne gültige Bescheinigung behält dein Auftraggeber 15 % der Rechnungssumme ein und führt diese direkt ans Finanzamt ab.

Mit der digitalen Dokumentenverwaltung von sevdesk speicherst du deine Freistellungsbescheinigungen zentral und sicher in der Cloud. Das System erinnert dich automatisch, wenn eine Bescheinigung ausläuft und sie erneuert werden muss.

Die intelligente Verknüpfung mit deinen Kundenaufträgen stellt sicher, dass du die Bescheinigung direkt mit der Rechnung versenden kannst. So vermeidest du Verzögerungen bei der Zahlung und behältst den Überblick über die Gültigkeitszeiträume deiner Dokumente.

Weitere Beispiele für Rechnungen schreiben

Welche Besonderheiten gibt es bei der Rechnungsstellung für verschiedene Branchen? Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Tätigkeitsfeld deutlich.

• Ein Grafikdesigner muss beispielsweise Nutzungsrechte auf seiner Rechnung aufführen, während ein
• Yogalehrer die Termine der durchgeführten Kurse dokumentiert.
• Für Berater ist eine detaillierte Leistungsbeschreibung essentiell, pauschale Angaben wie "Beratungsleistung" reichen für den Vorsteuerabzug nicht aus.
• Künstler wiederum müssen die Künstlersozialabgabe berücksichtigen, die aktuell 5% der Nettosumme beträgt.
• Fotografen sollten neben der eigentlichen Shootingzeit auch Bearbeitungszeiten und Nutzungsrechte klar ausweisen.
• Bei DJs und Musikern spielen dagegen die GEMA-Gebühren eine wichtige Rolle in der Rechnungsstellung.

Nutze am besten eine spezialisierte Branchenlösung, die alle relevanten Besonderheiten deines Geschäftsfelds automatisch berücksichtigt. Mit der richtigen Software sparst du nicht nur Zeit, sondern stellst auch sicher, dass deine Rechnungen allen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Zusammenfassung zum Thema Rechnung schreiben als Handwerker

Die korrekte Rechnungserstellung im Handwerk erfordert mehr als nur handwerkliches Geschick. Du musst nicht nur die gesetzlichen Pflichtangaben beachten, sondern auch die getrennte Ausweisung von Arbeits- und Materialkosten für deine Kunden berücksichtigen.

Ein professionelles Rechnungsmanagement beginnt bei der sauberen Zeiterfassung und endet bei der rechtssicheren Archivierung deiner Belege. Besonders die neue E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt viele Handwerksbetriebe vor neue Herausforderungen.

Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden digitalen Werkzeugen meisterst du auch die kaufmännische Seite deines Handwerks. Ob Kleinunternehmer oder etablierter Betrieb: Eine strukturierte Herangehensweise an die Rechnungserstellung spart dir nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und Nachfragen.

Häufig gestellte Fragen

Zum Abschluss fassen wir die wichtigsten Praxisfragen kompakt zusammen. Den Auftakt macht die grundlegende Frage, wie du deine Handwerkerrechnung Schritt für Schritt professionell erstellst.