Rechnung per E-Mail versenden
Eine Rechnung per E-Mail statt eine Papierrechnung zu versenden ist heute schon fast alltäglich. Natürlich gibt es noch Rechnungsempfänger und Rechnungsempfängerinnen, die als Eingangsrechnung nur eine Papierrechnung akzeptieren. Aber es besteht kein Zweifel, dass die elektronische Rechnung, zu der auch die Rechnung per E-Mail gehört, immer mehr zum Standard wird. Ab dem 01.01.2025 gilt dann sogar die Pflicht zur E-Rechnung bei B2B-Geschäften.
Worauf es beim Rechnungsversand per E-Mail ankommt, was es bei Dateiformaten wie PDF oder ZUGFeRD zu beachten gilt und welche Pflichten es für die Archivierung nach GoBD gibt, erklären wir dir in diesem Artikel.
Das musst du bei Rechnungen per E-Mail beachten
Rechnungen per E-Mail sind eine Art von elektronischer Rechnung. Im Jahre 2011 wurde das Steuervereinfachungsgesetz auf den Weg gebracht und seitdem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichbehandelt. Bis dahin war es nach § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) notwendig, eine Rechnung per E-Mail mit digitaler Signatur oder als EDI-Rechnung zu versenden, um die Echtheit der Herkunft dieser Rechnung sowie die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten.
Das ist inzwischen nicht mehr nötig, denn:
- Die Echtheit ergibt sich daraus, dass die Identität des Rechnungsausstellers bzw. der Rechnungsausstellerin gesichert ist.
- Unversehrt ist eine Rechnung, wenn die relevanten UStG-Pflichtangaben bei der Übermittlung der Rechnung nicht verändert werden können.
- Die Lesbarkeit gilt für das menschliche Auge. Wenn du die Rechnung liest, solltest du Zahlen und Worte vor dir haben und keinen Datensalat.
Mit dieser Checkliste kannst du die Voraussetzungen für deinen Rechnungsversand per E-Mail prüfen:
Das innerbetriebliche Kontrollverfahren: Rechnung auf Richtigkeit prüfen
Um all diese Punkte nachhalten zu können, braucht es ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Im Prinzip wird dabei die Rechnung, wie auch der Rechnungsinhalt auf Richtigkeit geprüft und dabei mit den entsprechenden Unterlagen wie dem Kaufvertrag, einem Bestell- oder Lieferschein oder auch einem Auftrag abgeglichen.
Es gilt:
- Wurde die Rechnung inhaltlich geprüft, dann gilt sie als unversehrt und die Echtheit wurde sichergestellt, der Vorsteuerabzug ist somit ungefährdet.
- Die Rechnung kann allerdings noch immer mit digitaler Signatur versendet werden, dann ist das innerbetriebliche Kontrollverfahren nicht zwingend nötig.
Das hat sich mit dem Wachstumschancengesetz geändert
Das Wachstumschancengesetz wurde nach längerer Diskussionszeit im März 2024 verabschiedet. Einer der zentralen Punkte darin ist die Einführung einer E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen für alle in Deutschland ansässigen Unternehmer. Start wird hier der 01.01.2025 sein. Durch die Einführung dieser Pflicht kommen folgende Regelungen:
- E-Rechnungen gelten nur noch als solche, wenn sie elektronisch erstellt, versendet, empfangen werden, sich maschinell verarbeiten lassen und der EU-Norm EN 16931 entsprechen
- Elektronische Rechnungen werden zum Standard und brauchen kein Einverständnis mehr.
- Papierrechnungen dürfen nur noch unter bestimmten Voraussetzungen erstellt werden.
- Du musst elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Da eine solche Umstellung nicht über Nacht passieren kann, gibt es Übergangsregelungen. Welche das sind und was du als Unternehmer jetzt zur E-Rechnung wissen muss, erfährst du in unserem Artikel zur E-Rechnung.
Diese Pflichtangaben braucht eine Rechnung per E-Mail
Eine Rechnung per E-Mail muss nach § 14 UStG die gleichen Pflichtangaben wie eine Rechnung in Papierform enthalten. Dass Rechnungsinhalte den gesetzlichen Normen entsprechen ist zum einen wichtig beim Vorsteuerabzug und zum anderen bei der Betriebsprüfung.
Zu diesen Pflichtangaben gehören unter anderem:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Name und Anschrift deines Unternehmens Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
- die Leistungsbeschreibung, also die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und der Umfang der erbrachten Leistung
- der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung, sowie das Zahlungsziel
- das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
- im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Skonto oder Rabatte)
Du möchtest mehr erfahren rund um das Thema Rechnungsstellung? Dann schau' mal auf unserem Ratgeber zum Rechnungen schreiben oder auf unserer Rechnungsarten Übersicht vorbei!
Diese Dateiformate kannst du für Rechnungen per E-Mail nutzen
Momentan gibt es keine verbindlichen Vorgaben für das Dateiformat einer Rechnung per E-Mail. Auf jeden Fall musst du ein Format verwenden, das unveränderbar ist. Es steht außerdem fest, dass in Zukunft sogenannte hybride Formate bei der elektronischen Rechnung eine beherrschende Rolle spielen werden. Diese hybriden Formate sind Mischungen aus einer PDF-Datei, einer Bilddatei oder strukturierten Daten.
Bei einem Datenformat wie ZUGFeRD wird eine für das menschliche Auge lesbare PDF-Datei übersendet, die eine maschinenlesbare XML-Datei enthält. ZUGFeRD liefert so zwei identische Versionen der Rechnung in einer Datei aus.
Ob du also schon jetzt auf das Datenformat ZUGFeRD setzt oder lieber eine selbst erstellte PDF-Datei verwendest: Du als Unternehmer bzw. Unternehmerin kannst frei entscheiden, in welchem unveränderlichen Format du deine Rechnung an den Rechnungsempfänger bzw. die Rechnungsempfängerin versendest.
Vor- und Nachteile von Rechnung per E-Mail versenden
Das Versenden von Rechnungen per E-Mail bringt neben seinen vielen Vorteilen auch einige wenige Nachteile mit sich. Hier erhältst du eine Auflistung von möglichen Vor- und Nachteilen:
So archivierst du Rechnungen per E-Mail
Rechnungen per E-Mail rechtssicher zu archivieren ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, denn die elektronische Rechnungsverarbeitung muss den Vorgaben der GoBD entsprechen. Die Rechnungen müssen lesbar, unveränderbar und nicht manipulierbar sein. Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber-Artikel zum Thema "Rechnungen archivieren".
Das musst du bei einem EU-weiten Versand von Rechnungen per E-Mail beachten
Auf europäischer Ebene gibt es für den Versand von Rechnungen per E-Mail verbindliche Vorgaben, die in der europäischen Richtlinie 2014/55/EU festgehalten sind und entsprechend umgesetzt werden müssen – allerdings nur bei öffentlichen Aufträgen.
Aus dieser Richtlinie geht hervor, dass nur elektronische Rechnungsformate gültig und rechtlich zugelassen werden, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnungsformate müssen aus strukturierten Rechnungsdaten bestehen
- Die Rechnungsformate müssen aus einer Bilddatei (ZUGFeRD) und aus strukturierten Daten bestehen
Das bedeutet, dass eine eingescannte Papierrechnung und eine andere Datei, entweder PDF oder ein Bild ohne strukturierte Daten, nicht der EU-Richtlinie entspricht. Auch wenn es momentan nur um Aufträge von öffentlichen Auftraggebern geht, setzt du für den Versand deiner Rechnungen per E-Mail am besten auf ein Format mit strukturierten Daten oder bereitest dich entsprechend auf eine Umstellung in der Zukunft vor. Beispielsweise sind Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (Bund) seit 2020 verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen.
