Rechnung per E-Mail versenden: Ist das erlaubt?
Eine Rechnung per E-Mail zu versenden, gehört für viele Unternehmer längst zum Alltag. Schließlich spart dieses Vorgehen nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Mit Einführung der E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften im Januar 2025 hat sich jedoch einiges bei der Rechnungsstellung verändert, wodurch der Rechnungsversand per E-Mail weiter an Bedeutung gewinnen wird.
Worauf es beim Versenden von Rechnungen per E-Mail ankommt, wie du Dateiformate wie PDF, XRechnung oder ZUGFeRD richtig einordnest und welche Pflichten du bei der GoBD-konformen Archivierung beachten musst, erklären wir dir in diesem Artikel.
Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?
Rechnungen per E-Mail zu versenden ist für viele Unternehmen längst der einfachste Weg, ihre Buchhaltung digital abzuwickeln. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011, mit dem Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichgestellt wurden, hat sich die E-Mail Stück für Stück zur bevorzugten Art der Rechnungsstellung entwickelt. Sie ist schnell, unkompliziert und passt perfekt in den digitalen Geschäftsalltag.
Mit dem Wachstumschancengesetz und dem Start der E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen zum 01.01.2025 hat sich allerdings ein wichtiger Punkt geändert: In Deutschland ansässige Unternehmen müssen seitdem elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen, verarbeiten und archivieren können. Damit rücken digitale Übertragungswege, wie der E-Mail-Versand, noch stärker in den Fokus. PDF-Rechnungen sind zwar übergangsweise noch erlaubt, gelten aber nicht mehr als elektronische Rechnung. Ab 2028 darfst du im B2B-Bereich außerdem nur noch strukturierte E-Rechnungen ausstellen und verschicken.
Da eine solche Umstellung jedoch nicht über Nacht passieren kann, gibt es Übergangsregelungen. Welche das sind und was du als Unternehmer zur elektronischen Rechnung wissen musst, erfährst du in unserem Artikel zur E-Rechnung. Im B2C-Bereich bleibt allerdings alles wie gewohnt: Hier kannst du deine Rechnungen weiterhin im PDF-Format per E-Mail verschicken.
Der Rechnungsversand per E-Mail bleibt dir jedoch auch bei der “neuen” E-Rechnung erhalten und wird in Zukunft sogar noch wichtiger. Du musst in der Übergangszeit lediglich darauf achten, dass du entweder das Einverständnis des Empfängers hast, um PDF-Rechnungen schicken zu dürfen, oder die Rechnung direkt in einem maschinenlesbaren Format übermittelst.
Mit dieser Checkliste kannst du die Voraussetzungen für deinen Rechnungsversand per E-Mail prüfen:
Muss ich das Einverständnis beim Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail einholen?
Wenn du weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail verschicken möchtest, brauchst du im B2B-Bereich das Einverständnis des Rechnungsempfängers (in der Regel auch der Leistungsempfänger). Bei den neuen E-Rechnungen entfällt diese Zustimmung, da Unternehmen die Formate seit Januar 2025 empfangen können müssen.
Die Zustimmung zu PDF-Rechnungen bedarf jedoch keiner besonderen Form. Du kannst sie in deinen AGB festhalten, schriftlich vereinbaren oder auch nachträglich einholen. Selbst eine stillschweigende Zustimmung ist möglich, etwa wenn der Empfänger PDF-Rechnungen von dir bekommt (und bezahlt) und keinen Widerspruch gegen den Rechnungsversand per E-Mail einlegt.
Die E-Rechnungspflicht gilt jedoch ausschließlich für den B2B-Bereich, auf das Privatkundengeschäft (B2C) hat sie keine Auswirkungen und du kannst weiterhin Rechnungen entspannt als PDF versenden.. Damit du auf einen Blick erfassen kannst, wann du im B2B und B2C ein Einverständnis brauchst, findest du hier eine kurze Übersicht:
Welche Pflichtangaben musst du beim Rechnungsversand per E-Mail beachten?
Eine Rechnung, die per E-Mail versendet wird (egal ob als PDF oder E-Rechnung), muss nach § 14 UStG die gleichen Pflichtangaben wie eine Rechnung in Papierform enthalten. Dass Rechnungsinhalte den gesetzlichen Normen entsprechen ist zum einen wichtig beim Vorsteuerabzug und zum anderen bei der Betriebsprüfung.
Zu diesen Pflichtangaben gehören:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Name und Anschrift deines Unternehmens Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
- die Leistungsbeschreibung, also die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und der Umfang der erbrachten Leistung
- der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung, sowie das Zahlungsziel
- das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
- im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Skonto oder Rabatte)
Du möchtest mehr erfahren rund um das Thema Rechnungsstellung? Dann schau' mal auf unserem Ratgeber zum Rechnungen schreiben oder auf unserer Rechnungsarten Übersicht vorbei!
Welche Dateiformate kannst du für Rechnungen per E-Mail nutzen?
Für den Rechnungsversand per E-Mail stehen dir verschiedene Dateiformate zur Verfügung. Wichtig ist dabei, dass du möglichst ein unveränderbares Format verwendest, um zu verhindern, dass der Inhalt der Rechnung nach Erstellung manipuliert wird.
Klassische, nicht strukturierte Formate wie PDF oder JPG werden im B2B-Bereich Schritt für Schritt zum Auslaufmodell (nicht jedoch im B2C; dort bleibt alles wie gehabt!). Du kannst sie bis Ende 2027 nur mit Zustimmung des Empfängers per E-Mail versenden und in 2027 nur noch dann, wenn der Umsatz in 2026 unter 800.000 Euro lag. Daher lohnt es sich, frühzeitig auf strukturierte Formate umzusteigen.
Während die EDI-Rechnung häufig nur zwischen großen Unternehmen mit direkter System-zu-System-Anbindung genutzt wird und für den Rechnungsversand per E-Mail kaum eine Rolle spielt, ist die XRechnung mittlerweile zum Standard für den Versand strukturierter, elektronischer Rechnungen per E-Mail geworden. Dieses Format wurde ursprünglich für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern genutzt, kommt aber immer stärker auch bei der Rechnungsstellung im B2B-Bereich zum Einsatz.
Eine praxisnahe Alternative ist das hybride Format ZUGFeRD. Es kombiniert eine für das menschliche Auge lesbare PDF/A3-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Dadurch kannst du die Rechnung weiterhin als “PDF” per E-Mail versenden, während der Empfänger gleichzeitig alle strukturierten Daten für die automatische Weiterverarbeitung erhält. Da ZUGFeRD beide Datenformate in einer Datei übermittelt, erfüllt das Datenformat die Kriterien der E-Rechnung. Du kannst dieses Fotmat aber auch super für Privatkunden nutzen, wenn du nicht immer zwischen den Formaten wechseln willst.
Übrigens: Wenn du mehr über die Unterschiede zwischen diesen beiden E-Rechnungsformaten wissen willst, empfehlen wir dir unseren Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung.
Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail
Auch wenn das Versenden von Rechnungen per E-Mail inzwischen zum Standard gehört, lohnt sich ein Blick auf die konkreten Vorteile, sowohl für dich als Rechnungsaussteller als auch für den Rechnungsempfänger. Die wichtigsten Punkte haben wir dir hier übersichtlich zusammengestellt:
Vorteile für den Rechnungsaussteller:
- Einhaltung der E-Rechnungspflicht
- einfachere und effizientere Rechnungsstellung
- weniger Kostenaufwand (kein Porto, Papier, Briefumschlag, Drucker, …)
- geringerer Zeitaufwand (kein Drucken und kein Weg zur Post)
- Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsprozesses
- schnellerer Zahlungseingang und bessere Liquidität durch verkürzte Versand- und Durchlaufzeiten
- Ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für den Rechnungsempfänger:
- Einhaltung der E-Rechnungspflicht
- effizienter Rechnungsprozess nach dem Rechnungseingang
- automatisierte Rechnungsprüfung möglich
- schnellere Rechnungsverarbeitung und -freigabe
- bessere Datenqualität dank weniger manueller Fehler
- dezentrale Rechnungsabteilung möglich
Risiken beim Rechnungsversand per E-Mail
So praktisch das Versenden von Rechnungen als E-Mail-Anhang auch ist, es birgt auch einige Risiken. Der wichtigste Punkt betrifft den Datenschutz und die Datensicherheit. Ohne geeignete Schutzmaßnahmen können E-Mails unterwegs abgefangen und sogar manipuliert werden. Dadurch entsteht die Gefahr, dass Rechnungsdaten in falsche Hände geraten oder Zahlungshinweise verändert werden.
Zudem steigt das Risiko von Fake-E-Mail, bei denen sich Kriminelle als vertrauter Absender ausgeben und so zu falschen Zahlungen führen. Triffst du keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen, wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder digitale Signaturen, kann es außerdem zu Haftungsrisiken kommen, wenn deine Kunden dadurch geschädigt werden.
Mit der richtigen technischen Absicherung und klaren internen Prozessen kannst du das Risiko aber deutlich reduzieren.
Tipp für Rechnungsempfänger: Prüfe deine Rechnungen immer genau
Um bei Eingangsrechnungen und der Rechnungskorrektur auf Nummer sicher zu gehen, braucht es ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Im Prinzip wird dabei der Rechnungsinhalt auf Richtigkeit, Echtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit geprüft und dabei mit den entsprechenden Unterlagen wie dem Kaufvertrag, einem Bestell- oder Lieferschein oder auch einem Auftrag abgeglichen. Dabei gilt:
- Wurde die Rechnung inhaltlich geprüft, dann gilt sie als unversehrt und die Echtheit der Herkunft der Rechnung wurde sichergestellt. Der Vorsteuerabzug ist somit nicht gefährdet.
- Achte hierbei vor allem auf die Bankverbindung und vergleiche sie mit den Daten in deinem System oder auf älteren Rechnungen.
- Die Rechnung kann allerdings noch immer mit digitaler Signatur versendet werden, dann ist das innerbetriebliche Kontrollverfahren nicht zwingend nötig. Dennoch solltest du aber immer eine genaue Rechnungsprüfung vornehmen.
Wie archivierst du Rechnungen per E-Mail richtig?
Per E-Mail verschickte und empfangene Rechnungen musst du genauso rechtssicher und revisionssicher archivieren wie alle anderen elektronischen Belege. Die GoBD schreiben dabei vor, dass du jede digitale Rechnung während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren lesbar, unveränderbar und manipulationssicher in ihrem Originalformat speicherst.
Eine PDF-Rechnung musst du also als PDF ablegen, eine strukturierte E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) immer im jeweiligen elektronischen Format. Ein Ausdruck ist nicht gültig, da das Papierdokument die digitale Originalrechnung nicht ersetzt.
Auch die Frage, ob du die E-Mail selbst archivieren musst, sorgt häufig für Unsicherheit. Grundsätzlich reicht es aus, nur die Rechnung zu archivieren, solange die E-Mail keine zusätzlichen steuerlichen relevanten Informationen enthält. Stehen in der E-Mail jedoch Hinweise zu Zahlungsfristen, Skonto, Rabatten oder wichtigen Absprachen, die nicht in der Rechnung gemacht wurden, musst du die E-Mail gemeinsam mit der Rechnung ablegen.
Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber-Artikel zum Thema "Rechnungen archivieren".
Das musst du bei einem EU-weiten Versand von Rechnungen per E-Mail beachten
Für den EU-weiten Rechnungsversand per E-Mail gibt es keine einheitlichen, verpflichtenden Vorgaben für den Austausch zwischen den jeweiligen Unternehmen. Viele Länder orientieren sich jedoch an europäischen Standards und setzen zunehmend auf strukturierte elektronische Formate im nationalen Format. Deshalb lohnt es sich, sich mit Geschäftspartnern frühzeitig abzustimmen, welches Rechnungsformat bevorzugt wird.
Die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert zwar verbindliche Anforderungen an elektronische Rechnungen, betrifft aber ausschließlich öffentliche Aufträge. Sie sieht vor, dass nur elektronische Rechnungsformate gültig und rechtlich zugelassen werden, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnungsformate müssen aus strukturierten XML-Rechnungsdaten bestehen, z. B. XRechnung (DE), FatturaPA (IT), UBL/CII (FR)
- Die Rechnungsformate müssen aus einer Bilddatei und aus strukturierten Daten bestehen, z. B. ZUGFeRD (DE) oder Factur-X (FR)
Für den Austausch zwischen Unternehmen ist das nicht verpflichtend, kann jedoch sinnvoll sein, wenn du international arbeitest und auf ein zukunftssicheres Format setzen möchtest.
Vorlage Anschreiben für den Rechnungsversand per E-Mail
Damit dein Rechnungsversand per E-Mail noch leichter geht, findest du hier zwei kurze Vorlagen: eine für klassische PDF-Rechnungen und eine für echte, strukturierte E-Rechnungen.
Variante PDF-Rechnung:
Betreff: Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] / Projekt „[Projektname]“
Hallo Herr / Frau [Nachname],
Anbei sende ich Ihnen die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] für das Projekt „[Projektname]“. Bitte begleichen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [Fälligkeitsdatum].
Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Dein Unternehmen]
[Deine Kontaktinformationen]
Variante E-Rechnung:
Betreff: E-Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] / Projekt „[Projektname]“
Hallo Herr / Frau [Nachname],
Anbei erhalten Sie die E-Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] im strukturierten Format ([XRechnung / ZUGFeRD]). Die Rechnung ist gemäß den aktuellen gesetzlichen Vorgaben elektronisch auswertbar. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [Fälligkeitsdatum].
Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Dein Unternehmen]
[Deine Kontaktinformationen]
Mit sevdesk Rechnungen per E-Mail versenden
Mit sevdesk verschickst du deine Rechnungen schnell und unkompliziert direkt aus der Software. So sparst du dir Umwege und behältst jeden Schritt im Griff:
- Rechnung in der sevdesk schreiben (PDF als auch E-Rechnung)
- Rechnung überprüfen
- Rechnung mit nur zwei Klicks direkt aus der Software per E-Mail versenden (alternativ kannst du die Rechnung auch herunterladen und anschließend verschicken)
Wenn du wissen willst, wie du eine Rechnung mit sevdesk schreibst, solltest du dir dieses Video anschauen:
Und wenn dich interessiert, wie Rechnungserstellung, Rechnungserstellung und Rechnungsempfang bei der E-Rechnung funktionieren, empfehlen wir dir dieses Video:
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Zusammenfassung
Der Versand von Rechnungen per E-Mail ist heute gängige Praxis und wird mit der im Januar 2025 eingeführten E‑Rechnungspflicht im B2B-Bereich weiter ausgebaut. Elektronische Rechnungen sind seit 2011 rechtlich genauso gültig wie Papierrechnungen, weshalb du keine digitale Signatur mehr benötigst. Wichtig ist, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unveränderbarkeit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind und die GoBD-Vorgaben zur Archivierung eingehalten werden.
Zudem muss bei PDF-Rechnungen im B2B-Bereich das Einverständnis des Empfängers vorliegen, wobei dies auch stillschweigend erfolgen kann. Bei der E-Rechnung ist dies nicht notwendig, da der Empfänger mit Einführung der E-Rechnungspflicht elektronische Rechnungen empfangen können muss. Seit Jahresbeginn 2025 müssen E‑Rechnungen zudem bestimmte Anforderungen erfüllen, darunter die maschinelle Verarbeitbarkeit, das Vorliegen eines strukturierten Datenformates und die Einhaltung der EU-Norm EN 16931.
B2C, also Rechnungen an Privatpersonen, sind davon nicht betroffen. Denen kannst du weiterhin PDF-Rechnungen per Mail schicken.
