Rechnungsversand per E-Mail in Österreich: Alles was du wissen solltest
Eine Rechnung per E-Mail statt eine Papierrechnung zu versenden ist heute schon fast alltäglich. Natürlich gibt es noch Rechnungsempfänger und Rechnungsempfängerinnen, die als Eingangsrechnung nur eine Papierrechnung akzeptieren. Aber es besteht kein Zweifel, dass die elektronische Rechnung, zu der auch die Rechnung per E-Mail gehört, immer mehr zum Standard wird.
Worauf es beim Rechnungsversand per E-Mail ankommt, was es bei Dateiformaten wie PDF oder ZUGFeRD zu beachten gilt und welche Pflichten es für die Archivierung nach GoBD gibt, erklären wir dir in diesem Artikel.
Das musst du bei Rechnungen per E-Mail beachten
Rechnungen per E-Mail sind eine Art von elektronischer Rechnung. Im Jahre 2013 wurde im Zuge des IKTKonG(Informations- und Kommunikationstechnikgesetz) die Möglichkeit geschaffen auch elektronische Rechnungen zu legen.
Eine Signatur ist nicht erforderlich wenn:
- Die Echtheit ergibt sich daraus, dass die Identität des Rechnungsausstellers bzw. der Rechnungsausstellerin gesichert ist.
- Unversehrt ist eine Rechnung, wenn die relevanten UStG-Pflichtangaben bei der Übermittlung der Rechnung nicht verändert werden können.
- Die Lesbarkeit gilt für das menschliche Auge. Wenn du die Rechnung liest, solltest du Zahlen und Worte vor dir haben und keinen Datensalat.
Mit dieser Checkliste kannst du die Voraussetzungen für deinen Rechnungsversand per E-Mail prüfen:
Das innerbetriebliche Kontrollverfahren:
Um all diese Punkte nachhalten zu können, braucht es ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Im Prinzip wird dabei die Rechnung auf ihre Richtigkeit geprüft und dabei mit den entsprechenden Unterlagen wie dem Kaufvertrag, einem Bestell- oder Lieferschein oder auch einem Auftrag abgeglichen. Es gilt:
- Wurde die Rechnung inhaltlich geprüft, dann gilt sie als unversehrt und echt, der Vorsteuerabzug ist ungefährdet.
- Die Rechnung kann allerdings noch immer mit digitaler Signatur versendet werden, dann ist das innerbetriebliche Kontrollverfahren nicht zwingend nötig.
Diese Pflichtangaben braucht eine Rechnung per E-Mail
Eine Rechnung per E-Mail muss nach §11 Absatz 1 Punkt 3 UStG die gleichen Pflichtangaben wie eine Rechnung in Papierform enthalten. Zu diesen Pflichtangaben gehören unter anderem:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Name und Anschrift deines Unternehmens Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
- die Leistungsbeschreibung, also die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und der Umfang der erbrachten Leistung
- der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung, sowie das Zahlungsziel
- das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
- im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Skonto oder Rabatte)
Du möchtest mehr erfahren rund um das Thema Rechnungsstellung? Dann schau' mal auf unserem Ratgeber zum Rechnungen schreiben oder auf unserer Rechnungsarten Übersicht vorbei!
Diese Dateiformate kannst du für Rechnungen per E-Mail nutzen
Momentan gibt es keine verbindlichen Vorgaben für das Dateiformat einer Rechnung per E-Mail. Auf jeden Fall musst du ein Format verwenden, das unveränderbar ist. Es steht außerdem fest, dass in Zukunft sogenannte hybride Formate bei der elektronischen Rechnung eine beherrschende Rolle spielen werden. Diese hybriden Formate sind Mischungen aus einer PDF-Datei, einer Bilddatei oder strukturierten Daten.
Bei einem Datenformat wie ZUGFeRD wird eine für das menschliche Auge lesbare PDF-Datei übersendet, die eine maschinenlesbare XML-Datei enthält. ZUGFeRD liefert so zwei identische Versionen der Rechnung in einer Datei aus.
Ob du also schon jetzt auf das Datenformat ZUGFeRD setzt oder lieber eine selbst erstellte PDF-Datei verwendest: Du als Unternehmer bzw. Unternehmerin kannst frei entscheiden, in welchem unveränderlichen Format du deine Rechnung an den Rechnungsempfänger bzw. die Rechnungsempfängerin versendest. Jedoch musst du sichergehen, dass dein Kunde das Dateiformat auch öffnen kann.
Vor- und Nachteile von Rechnung per E-Mail versenden
Das Versenden von Rechnungen per E-Mail bringt neben seinen vielen Vorteilen auch einige wenige Nachteile mit sich. Hier erhältst du eine Auflistung von möglichen Vor- und Nachteilen:
So archivierst du Rechnungen per E-Mail
Rechnungen per E-Mail rechtssicher zu archivieren ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, denn die elektronische Rechnungsverarbeitung muss den Vorgaben der GoBD entsprechen. Die Rechnungen müssen lesbar, unveränderbar und nicht manipulierbar sein.
Das musst du bei einem EU-weiten Versand von Rechnungen per E-Mail beachten
Auf europäischer Ebene gibt es für den Versand von Rechnungen per E-Mail verbindliche Vorgaben, die in der europäischen Richtlinie 2014/55/EU festgehalten sind und entsprechend umgesetzt werden müssen – allerdings nur bei öffentlichen Aufträgen.
Aus dieser Richtlinie geht hervor, dass nur elektronische Rechnungsformate gültig und rechtlich zugelassen werden, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnungsformate müssen aus strukturierten Rechnungsdaten bestehen
- Die Rechnungsformate müssen aus einer Bilddatei (ZUGFeRD) und aus strukturierten Daten bestehen
Das bedeutet, dass eine eingescannte Papierrechnung und eine andere Datei, entweder PDF oder ein Bild ohne strukturierte Daten, nicht der EU-Richtlinie entspricht. Auch wenn es momentan nur um Aufträge von öffentlichen Auftraggebern geht, setzt du für den Versand deiner Rechnungen per E-Mail am besten auf ein Format mit strukturierten Daten oder bereitest dich entsprechend auf eine Umstellung in der Zukunft vor. Beispielsweise sind Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (Bund) seit 2013 verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen.
