Arten von Rechnungen in Österreich
Als Unternehmer oder Unternehmerin wirst du im Laufe der Zeit mit verschiedenen Rechnungsarten konfrontiert – ob Abschlagsrechnung, Teilrechnung oder auch Schlussrechnung. Es gibt nicht nur für jede Rechnung eine bestimmte Anforderung, wie diese ausgestellt werden muss, sondern du musst auch immer bedenken, dass eine Rechnung ein steuerrelevantes Dokument darstellt. Bei den vielen unterschiedlichen Rechnungsarten kann da schon mal der Überblick verloren gehen.
Damit dir das nicht passiert, haben wir für dich die wichtigsten Informationen rund um die Rechnungsarten in nachfolgendem Artikel zusammengestellt.
Rechnungsarten Übersicht
Kurze Definitionen zu den Rechnungsarten
Rechnungsart Eingangsrechnung
Eine Rechnung, die bei dir im Unternehmen eingeht, wird als Eingangsrechnung bezeichnet. Dies kann beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten bzw. einer Lieferantin sein. Diese Rechnung stellt mit ihrem Rechnungsbetrag für dich eine Zahlungsaufforderung dar und als Unternehmer bzw. Unternehmerin musst du diese Eingangsrechnung begleichen.
Rechnungsart Ausgangsrechnung
Bei der Ausgangsrechnung handelt es sich um eine Rechnung, die du als Unternehmer oder Unternehmerin als Forderung für die Erbringung von Leistungen an deine Kunden und Kundinnen stellst. Es ist möglich, dass eine Ausgangsrechnung bereits vor der vollständigen Erbringung von Leistungen oder Lieferungen erstellt wird. In diesem Fall forderst du mit deiner Ausgangsrechnung eine Vorkasse vom Kunden ein.
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Rechnungsart Teilrechnung
Mit einer Teilrechnung werden bestimmte Teilleistungen bezahlt und damit abgenommen, auch wenn der Auftrag als Ganzes noch nicht abgeschlossen ist. Der jeweilige Rechnungsbetrag darf sich dabei immer nur auf abgeschlossene Teile eines Projekts oder Werks beziehen.
Rechnungsart Stornorechnung
Eine Stornorechnung erstellst du dann, wenn in einer bereits verbuchten und bezahlten Rechnung ein Fehler auftaucht. Weil eine solche fehlerhafte Rechnung nicht mehr einfach korrigiert werden kann, wird sie mithilfe der Stornorechnung und einem dort erscheinenden negativen Rechnungsbetrag storniert. Anschließend wird eine neue Rechnung ausgestellt.
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Rechnungsart Gutschrift
Anders als bei einer Stornorechnung weist eine Gutschrift keinen negativen Rechnungsbetrag auf. Sie kann einem Leistungserbringer vom Leistungsempfänger ohne Rechnung gewährt werden. Wenn trotzdem eine Rechnung für die Gutschrift erstellt wird, ist der Leistungsempfänger der Rechnungsersteller und der Leistungserbringer Rechnungsempfänger.
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Pflichtangaben bei (fast) allen Rechnungsarten
Fast alle Rechnungsarten (mit wenigen Ausnahmen und Abweichungen) müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten:
- Name und genaue Anschrift deines Unternehmens und des Rechnungsempfängers
- deine Steuernummer
- die Umsatzsteuer-ID (wenn vorhanden bzw. wenn der Rechnungsbetrag € 10.000,- übersteigt)
- das genaue Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
- die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und den Umfang der erbrachten Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung sowie den Zahlungstermin
- das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
- im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Rabatte, Skonto etc.)
- deine Bankdaten wie Kontonummer, Bankleitzahl etc.
In einigen Fällen gibt es kleinere Abweichungen für die einzelnen Rechnungsarten, zum Beispiel bei Abschlagsrechnungen und der zugehörigen Schlussrechnung oder auch bei Teilrechnungen und Kleinbetragsrechnungen (Rechnungsbetrag höchstens € 400,-). Hierzu kannst du dich auf den jeweiligen Detailseiten informieren, die wir bei den einzelnen Rechnungsarten in der Übersicht oben verlinkt haben.
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Zusammenfassung zum Thema Rechnungsarten
Als Unternehmer wirst du mit verschiedenen Rechnungsarten konfrontiert, die jeweils spezifische Anforderungen haben. Eingangsrechnungen sind Forderungen, die du begleichen musst, während Ausgangsrechnungen die Forderungen an deine Kunden sind. Teilrechnungen decken abgeschlossene Teilleistungen ab, während Stornorechnungen Fehler in bereits verbuchten Rechnungen korrigieren. Gutschriften können ohne Rechnung gewährt werden, und Abschlagsrechnungen sind Vorauszahlungen für laufende Projekte. Pauschalrechnungen fassen alle Kosten in einem Betrag zusammen, Kleinbetragsrechnungen sind vereinfachte Rechnungen unter 250 Euro, und Proformarechnungen sind keine Zahlungsaufforderungen, sondern Belege, oft für den Export.
Fast alle Rechnungen müssen Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer enthalten. Mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator kannst du einfach und schnell rechtssichere Rechnungen erstellen.
