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Wenn du für jemanden ein Angebot schreiben sollst, heißt das, dass sich der Angebotsempfänger bereits für deine Dienstleistung oder dein Warenangebot interessiert. Das ist schon mal gut. Mit einem auf die Wünsche deines Kunden oder deiner Kundin zugeschnittenen Angebotstext erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass aus deinem Angebotsschreiben auch ein Auftrag wird. Mehr dazu und hilfreiche Tipps erfährst du in diesem Artikel.
Keine Lust zu lesen? Erhalte alle Infos ganz einfach auch durch unser YouTube Video zum Thema Angebot schreiben - Inhalte & Tipps für erfolgreiche Angebote:
Schneller Angebote schreiben mit unserer Vorlage
Du weißt schon alles über Angebote, wie Du sie schreibst und wann eines von Dir gefordert wird und brauchst jetzt nur noch eine gute Angebotsvorlage? Dann nutze doch die kostenloseAngebotsvorlage von sevDesk – als Word oder Excel.
Ein ausführliches Angebotsschreiben mit einem guten Angebotstext kostet dich Arbeitszeit und damit Geld. Daher musst du dir von Fall zu Fall überlegen, für wen du wie aufwändig ein individuelles Angebot erstellst. Für einen kleinen Auftrag von einem verlässlichen Bestandskunden genügt oft eine kurze, formlose E-Mail oder vielleicht sogar ein mündliches Angebot am Telefon. Obwohl beide Angebote formlos bzw. mündlich erfolgen, handelt es sich auch hier um Willenserklärungen, die dich rechtlich binden.
Bei einem lukrativen Großauftrag im vier- oder fünfstelligen Eurobereich sieht es schon wieder anders aus. Hier solltest du schon aus Beweisgründen dem Angebotsempfänger dein Angebot schriftlich vorlegen. Ein sorgfältig ausgearbeitetes Angebotsschreiben hat nämlich einige Vorteile:
Es dient zur Absicherung beider Seiten
Je genauer der Angebotsgegenstand formuliert ist, desto weniger Missverständnisse können entstehen
Es wäre bedauerlich, wenn eine Kundenbeziehung aufgrund eines schwammig formulierten oder unpräzisen Angebotstexts endet
Ob du ein Angebotschreiben erstellst, hängt auch von der Branche ab, in der du arbeitest. Bei Handwerkern sind Angebotsschreiben eher üblich als bei einem freiberuflichen Rechtsanwalt, der nach Stundensätzen abrechnet.
Angebote einfach & schnell erledigen
Du schreibst häufig Angebote und willst dir dein Leben leichter und trotzdem alles korrekt machen? Kein Problem! Mit der Angebotssoftware von sevdesk kannst du Angebote schnell schreiben und hast zudem alle wichtigen Informationen an einem Ort vereint.
Im Gegensatz zu den Pflichtangaben bei Rechnungen gibt es für Angebote deutlich weniger rechtliche Vorgaben. Trotzdem musst du in deinem Angebotsschreiben einigebeachten, damit dein Angebot rechtskonform ist. Hierzu gehören folgende:
Element
Inhalt und Zweck
Angebotsanschreiben mit Anrede
Das Angebotsanschreiben ist ein Geschäftsbrief mit persönlicher Anrede des Angebotsempfängers. Die Anrede kann im Angebotsschreiben integriert sein oder separat als eigenes Anschreiben erfolgen. Bitte keine Angebotsanschreiben mit "Sehr geehrte Damen und Herren" beginnen. Das wirkt unpersönlich und lieblos.
Angebotsdatum
Das Angebotsdatum ist der Tag, an dem du dein Angebotsschreibenlos schickst.
Angebotsnummer
Die Angebotsnummer ist fortlaufend und wird daher nur einmalig vergeben. Die Angebotsnummer hilft z.B. um bei Rückfragen des Angebotsempfängers schnell auf das richtige Angebotsschreiben zugreifen zu können.
Einleitung mit Bezug auf den Angebotsempfänger
"Ich bedanke mich für Ihre Anfrage / Ihr Interesse an meiner Arbeit. Gemäß Ihrer E-Mail / Ihres Telefonats vom XX.XX.XXXX kann ich Ihnen folgendes Angebot unterbreiten..." Die genaue Formulierung deines Angebotstexts kannst du entsprechend deinem Stil, deiner Leistung und den Gepflogenheiten deiner Branche anpassen.
Genaue Bezeichnung der Leistung mit Details wie Art der Ware, Größe, Farbe
Genaue Beschreibung der angebotenen Waren, Produkte oder Dienstleistungen. "15 Blumensträuße Größe L in rosé-hellblau mit jeweils mind. farblich passenden 5 Rosen und 5 Gerbera ist ein genauerer Angebotstext als "15 Blumensträuße Größe L".
Nettopreis, Umsatzsteuer und Bruttopreis, evtl. Freizeichnungsklausel berücksichtigen
z.B. "15 Blumensträusse Größe L in rosé-hellblau mit jeweils mind. farblich passenden 5 Rosen und 5 Gebera à 40 Euro netto zzgl. 7,60 Umsatzsteuer insgesamt 47,60 Euro brutto" Möchtest du dich beim Preis nicht festlegen, weil z.B. der Einkaufspreis für Rosen derzeit stark schwankt, kannst du in deinem Angebotsschreiben Freizeichnungsklauseln wie "Preis freibleibend" oder "Preisänderung vorbehalten" benutzen. Nutzt du diese, spricht man von einem freibleibenden Angebot.
Umfang/Menge
Gerade hier passieren bei mündlichen Angeboten schnell Missverständnisse, die zu teuren Fehlern führen, z.B. wenn der Angebotsempfänger 15 Blumensträuße bestellt, der Lieferant aber am Telefon 50 (!) versteht.
Gültigkeit
Falls du dein Angebot zeitlich begrenzen willst, musst du Formulierungen wie "Angebot gültig bis..." in dein Angebot schreiben. Deine Angebotsbindung bzw. die Annahmefrist sollte klar aus dem Angebotsschreiben hervorgehen. Willst du kein verbindliches Angebot (= keine 1. Willenserklärung) abgeben, muss dein Angebot entsprechende Freizeichnungsklauseln wie "Lieferung solange Vorrat reicht" enthalten.
Dauer
Falls du als Handwerker oder Handwerkerin ein Angebot zu einer Leistung verfasst, solltest du Datum und Dauer in etwa abschätzen. Gerade bei Handwerkern können die Gewerke nur in einer bestimmten Reihenfolge arbeiten. Wenn du z.B. die Fassade machst, muss ein anderes Unternehmen die Dämmung anbringen. Danach wartet aber schon der Maler oder die Malerin.
Zusatzkosten
Berechnest du Verpackung, Porto oder sonstige Positionen extra, solltest du das in deinem Angebotstext explizit erwähnen.
Du könntest einfach den reduzierten Preis ohne extra Erwähnung des Rabatts in dein Angebot schreiben. Jeder Angebotsempfänger freut sich aber über einen Rabatt. Daher solltest du diesen schon aus verkaufspsychologischen Gründen in deinem Angebotsschreiben erwähnen.
Abschluss mit Grußformel
"Wir freuen uns über Ihre Rückmeldung und stehen für Fragen jederzeit zur Verfügung".
Willst du Skonto in deinen Angebotstext aufnehmen, verwendest du am besten eine Formulierung wie "Zahlbar innerhalb 30 Tage netto, bei Zahlung innerhalb 10 Tage 2 Prozent Skonto
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Deine AGB solltest du deinem Angebotsempfänger in vollem Umfang zur Verfügung stellen. Sehr übersichtlich ist ein Angebot per E-Mail, bei dem die AGBs in einem eigenen PDF separat ausgewiesen werden. Die AGBs weisen deinen Kunden oder deine Kundin auf wichtigeVertragsbedingungen wie Gerichtsstand, Erfüllungsort und Eigentumsvorbehalt hin.
Spare Zeit und Aufwand mit einer Rechnungssoftware
Verwendest du als Unternehmer ein digitales Rechnungsprogramm wie sevdesk, dann kannst Du oftmals mit einer Funktion ein Angebot erstellen und im Anschluss in wenigen Klicks deine GoBD-konforme Rechnung ausstellen. Du brauchst daher nicht noch einmal von vorne beginnen und sparst dir viel Zeit. Nutze auch du die die Funktion, mit der du ganz einfach Angebote und Rechnungen schreiben kannst!
Im Prinzip gelten für Kleinunternehmer beim Angebot schreiben dieselben Regeln wie für alle anderen Unternehmerinnen und Unternehmer. Da du aber als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer laut Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit bist, darfst du in deinem Angebot keine Umsatzsteuer ausweisen.Jedoch ist der Hinweis "befreit nach § Abs. 1 Ziff. 27 UStG" verpflichtend in die Rechnung aufzunehmen!
Damit es schneller geht und du Zeit für die wichtigen Dinge hast, steht dir hierfür unsere Angebotsvorlage für Kleinunternehmer zum kostenlosen Download bereit.
Unser Tipp: Angebot mit einer Software schreiben!
Mit der sevdesk Buchhaltungssoftwareerstellst und versendest du Angebote mit nur wenigen Klicks. Genauso schnell wandelst du sie direkt in der Software einfach in eine Rechnung und danach auch in eine Zahlungserinnerung um.
Zudem hast du die Möglichkeit aus vielen professionellen Angebotstexten die für dich passenden Formulierungen auszusuchen inkl. aller Pflichtangaben.
Professionelles Angebot schreiben - mehr als nur Pflichtangaben
Ein Angebotsschreiben kann aus bis zu drei separaten Schriftstücken bestehen:
Dem Angebotsanschreiben bzw. Begleitschreiben
Dem eigentlichen Angebot mit sämtlichen Pflichtangaben
Deinen AGB
Ein professionelles Angebot geht aber über die reinen Pflichtangaben hinaus. Mit einem richtig guten und individuellen Angebotstext kannst du dich von deinen Mitbewerbern abheben und beim Angebotsempfänger punkten. Dafür musst du:
Das Interesse deines potenziellen Kunden an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung wecken.
Beißt der Kunde oder die Kundin an, solltest du bei ihm oder ihr genaue Informationen holen. Entscheidend: Mit schlauen Fragen kannst du nicht nur deine Kompetenz demonstrieren, sondern du zeigst auch, dass du dich für die Bedürfnisse deines Kunden interessierst.
Deinen Angebotstext durchweg klar und verständlich verfassen
Deinem Angebotsempfänger den Eindruck vermitteln, dass er sich im Falle eines Vertragsabschlusses für genau das richtige Produkt oder die richtige Dienstleistung entscheidet.
Stets Offenheit für Rückfragen und Wünsche deines Angebotsempfängers signalisieren.
Auch wenn du für ein Angebot auf den ersten Blick viele Dinge zu beachten hast, ist es einfacher als es scheint. Denn wie bei allen anderen Dingen auch wird es einfacher, je öfter du Angebote schreibst. Wenn du von Anfang an aufNummer sicher gehen willst, dann nutze eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk, in der du Angebote und Rechnungen erstellst und aus dem Programm heraus versenden kannst. Alles GoBD-konform und stets nachhaltbar.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Angebot schreiben
Erstelle deine Angebote und Rechnungen ganz einfach und schnell mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk. Mit wenigen Klicks wickelst du gesamte Aufträge vom Angebot bis zum Lieferschein und der Rechnung ab und hast deine gesamte Buchhaltung an einem Ort!
