Rechnungen auf Englisch in Österreich: Tipps, Aufbau & Formulierungen
Im internationalen Geschäft zwischen EU-Staaten und Drittländern sind Rechnungen auf Englisch längst eine Selbstverständlichkeit. Wird eine Rechnung auf Englisch angefordert, solltest du Fachbegriffe korrekt übersetzen und die Rechnung nach den Anforderungen des Finanzamtes gestalten.
Erfahre in diesem Beitrag, wie du mithilfe von Formulierungsbeispielen im Handumdrehen eine Rechnung auf Englisch schreiben kannst und welche Tipps und Tricks es für die Erstellung der englischen Rechnung gibt.
Was du bei einer Rechnung auf Englisch beachten musst
Wenn du von englischsprachigen Geschäftspartnern bzw. Geschäftspartnerinnen aus einem EU- oder Drittland um eine Rechnung auf Englisch gebeten wirst, dann macht es einen guten Eindruck, wenn du diesem Wunsch nachkommst.
Wichtig ist, dass du die Rechnung zusätzlich auch in deutscher Ausführung in deiner Buchhaltung ablegst, denn die Abgabenordnung sieht Deutsch als Amtssprache vor.
Diese Angaben gehören in eine Rechnung auf Englisch
Wenn du eine Rechnung auf Englisch schreiben möchtest, musst du, wie auch bei der deutschen Rechnung, einige Pflichtangaben beachten. Diese sind insbesondere:
- Name des leistenden und empfangenden Unternehmens: Du musst die vollständigen Firmennamen und Adressen der Unternehmen aufführen. Im Englischen wird dieser Punkt üblicherweise als „personal information“ bezeichnet bzw. die Daten des Kunden als „customer information“.
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID).: Die UID (wenn vorhanden) und Steuernummer musst auf jede Rechnung setzen. Zusätzlich sollte auch die UID des Kunden angeführt werden, wobei diese englisch als „VAT-ID“ bezeichnet wird. Beachte: die UID muss von dir überprüft und diese Überprüfung (am besten den Prüfungsausdruck auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen abspeichern oder ausdrucken) revisionssicher verwahrt werden.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Jede Rechnung benötigt eine fortlaufende Rechnungsnummer, „invoice number“ genannt.
- Ein Datum der Rechnungslegung, das „invoice date“.
- Leistungszeitraum und Leistungsdatum: Du musst angeben, in welchem Zeitraum die Leistung erbracht wurde bzw. wann die Produkte geliefert wurden. Dieser Tag kann identisch mit dem Rechnungsdatum sein oder auch davon abweichen. Im Englischen wird der Begriff „delivery date“ verwendet.
- Produktbeschreibung: Beschreibe die erbrachte Leistung oder das gelieferte Produkt. Achte hierbei darauf möglichst konkret zu sein. Unklare Beschreibungen sind vom Finanzamt nicht gern gesehen.
- Preis und Menge: Die Kosten musst du exakt aufführen, ebenso die gelieferte Menge, wobei du Einzelpreise, Steuerbetrag und Gesamtpreise nennen musst, um die Rechnung möglichst transparent zu gestalten.
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Wichtige deutsche Begriffe einer Rechnung auf Englisch
Hier findest du auf einen Blick die wichtigsten deutschen Begriffe einer Rechnung auf Englisch. Falls du eine Rechnungsvorlage benutzt, solltest du prüfen, ob die Begriffe dort korrekt verwendet werden.
Rechnung auf Englisch schreiben: Wichtige Formulierungsbeispiele
Englische Rechnungen schreiben kostet oft eine Menge Zeit, denn schließlich soll die Rechnung professionell sein und jede Formulierung genau passen. Doch du brauchst nicht mühsam einzelne Wörter übersetzen, sondern kannst direkt einige gängige Formulierungen nutzen.
Einige Formulierungsbeispiele haben wir hier für dich zusammengestellt:
So akzeptiert das Finanzamt Rechnungen auf Englisch
Die österreichischen Finanzämter sind nach § 131 der Bundesabgabenordnung (BAO) nicht dazu verpflichtet, eine Rechnung auf Englisch zu akzeptieren, auch wenn die BAO das Anfordernis der „lebenden Sprache“ verlangt. Ganz grundlegend heißt das:
- Es muss auf Anfrage eine deutsche Version der Rechnung für das Finanzamt vorliegen, da dies die hiesige Amtssprache ist.
- Du solltest am besten zwei identische Versionen erstellen, eine englische und eine deutsche.
- Wichtig ist, dass jeweils alle Pflichtangaben nach UStG enthalten sind.
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