Wie du als Privatperson ohne Gewerbe in Österreich eine Rechnung schreibst
Wer privat etwas verkaufen oder eine Dienstleistung anbieten möchte, stellt sich natürlich die Frage: Rechnung schreiben ohne Gewerbe, ist das möglich? Aber auch Freiberufler ohne Gewerbeschein fragen sich vielleicht, was sie beim Schreiben von Rechnungen von Gewerbetreibenden unterscheidet, die beim Gewerbeamt gemeldet sind.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie man Rechnungen ohne Gewerbe schreibt und wer überhaupt Rechnungen auch ohne Gewerbe schreiben darf.
Keine Lust zu lesen? Alle Informationen und Erklärungen erhältst du auch in unserem Video zum Thema Rechnung schreiben ohne Gewerbe:
Rechnungen schreiben ohne Gewerbe - geht das?
Die Antwort auf diese Frage ist: Ja, auch ohne Gewerbe darf man Rechnungen schreiben.
Im Prinzip darf sogar jeder Rechnungen schreiben, man braucht dafür nicht zwingend ein angemeldetes Gewerbe. Privatpersonen können zum Beispiel anderen Privatpersonen Rechnungen stellen; der Rechnungsempfänger bzw. die Rechnungsempfängerin sind dann Schuldner bzw. Schuldnerin. Hierbei handelt es sich um eine Privatrechnung. Dabei müssen jedoch die Freibeträge für Privatpersonen beachtet werden, sonst bekommst du es schnell mit dem Finanzamt zu tun!
Aber nicht jede Rechnung ohne Gewerbe ist eine Privatrechnung: Die Rechnungserstellung von Freiberuflern und Freiberuflerinnen im Rahmen ihrer Tätigkeit erfolgt ebenfalls ohne Gewerbe.
Pflichtangaben für eine Rechnung ohne Gewerbe
Schreibst du eine Rechnung ohne Gewerbe, richten sich die Pflichtangaben nach den unterschiedlichen oben genannten Anwendungsfällen - bist du Freiberufler oder Privatperson oder vielleicht sogar freiberuflicher Kleinunternehmer?
Du bist dir nicht sicher? Dann vergewissere dich in unserem Beitrag zum Thema Freiberufler und unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung, ob du unter die entsprechenden Merkmale fällst.
In folgender Übersicht findest du die Pflichtangaben einer Rechnung ohne Gewerbe nach verschiedenen Anwendungsfällen:
Wichtig: Bei Gesellschaften muss der Firmennamen mit vollständigem Namen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Geschäftsführers genannt werden.
Darauf musst du achten, wenn du eine Rechnung ohne Gewerbe schreibst
Grundsätzlich unterscheidet sich eine Rechnung ohne Gewerbe Das heißt, du solltest darauf achten, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind. Bei einer Kleinbetragsrechnung unter 400 Euro entfallen einige Angaben. In jedem Fall musst du die Kleinunternehmerregelung nach (§ 6 Abs. 1 Ziff. 27 UStG)auf deiner Rechnung erwähnen, wenn du ein Kleingewerbe angemeldet hast und somit einer Steuerbefreiung unterliegst.
Privatrechnung korrekt ausstellen
Um eine Rechnung ohne Gewerbe handelt es sich auch bei einer Privatrechnung. Hier geht es um die Rechnungsstellung zwischen Privatpersonen. Privatrechnungen unterscheiden sich von einer Gewerberechnung. Für Privatrechnungen gibt es keine bestimmten Formvorschriften und können daher nach Wunsch variieren. Keinesfalls enthalten dürfen Angaben zu den Steuersätzen sein, weil man privat keine Umsatzsteuer erhebt. Auch die Frage nach der Kleinbetragsrechnung stellt sich nicht. Das bedeutet, dass Privatrechnungen vollkommen frei in ihrer Gestaltung ist. Es empfiehlt sich aber, dass auch Privatrechnungen folgende Angaben enthalten sollten:
- vollständiger Name des Rechnungsstellers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
- vollständige Adresse des Rechnungsstellers,
- Datum der Rechnungsstellung,
- handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware
- Menge beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
- Hinweis auf einen Privatkauf
Eine Steuernummer ist bei einer Privatrechnung nicht nötig, auch eine Rechnungsnummer muss nicht angegeben werden.
Im Folgenden findest du eine Rechnungsvorlage für eine Privatperson. Diese enthält bereits alle empfehlenswerten Angaben und kann im Excel- oder Word-Format kostenlos heruntergeladen werden:
Zahlungsziel bei Privatrechnungen
Die Angabe eines Zahlungsziels auf einer Privatrechnung ist sinnvoll. Im Prinzip ist eine Rechnung sofort fällig, der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Rechnungsstellung ein. Weist der Rechnungssteller eine Privatperson nicht ausdrücklich auf diesen Umstand hin, gerät diese erst nach einer Mahnung in Verzug (ABGB § 918 f).
Freibeträge bei Privatrechnungen
Schreibt eine Privatperson eine Rechnung, wird dies zunächst immer als Privatverkauf gehandhabt. Wann sich eine private Rechnung in eine gewerbliche Rechnung umwandelt, hängt nicht von der Rechnungshöhe, sondern von anderen Kriterien ab.
Der einmalige Verkauf beispielsweise eines Ensembles antiker Möbel für 14.000 Euro oder des gebrauchten Ferrari für 130.000 Euro ist als singuläres Ereignis keine Grundlage, dich als Gewerbetreibenden bzw. Gewerbetreibende oder Freiberufler bzw. Freiberuflerin einzustufen. Prinzipiell können Privatrechnungen in beliebigem Umfang und in beliebiger Höhe ausgestellt sein. Gefährlich wird es nur dann, wenn der Verkäufer die Angabe dieser Einnahme bei seiner Steuererklärung „vergisst“. Die Grenze zwischen legalem Verkauf und versuchter Steuerhinterziehung ist fließend.
Es gilt, dass Privatverkäufe bis zu 730 Euro im Jahr steuerfrei sind. Bei höheren Einkünften in diesem Bereich fällt Einkommensteuer an. Das ändert allerdings nichts daran, dass eine Privatrechnung auch bei einem höheren Rechnungsbetrag eine Privatrechnung bleibt.
Wiederkehrende Privatrechnungen
Den Charakter einer gewerblichen Tätigkeit unterstellen die Behörden immer dann, wenn es sich um wiederkehrende Rechnungen handelt.
Wer zum Beispiel alle Gegenstände aus einer Hausratsauflösung als Privatverkauf mit Rechnung an verschiedene Personen verkauft, den stuft das Finanzamt schnell als gewerblichen Verkäufer ein. Um die daraus resultierenden Folgen abzuwenden, muss der Betroffene nachweisen, dass es ein einmaliges Ereignis war. Auch wer mehrmals pro Jahr auf Rechnung den Rasen von Bekannten mäht, gilt häufig als Gewerbetreibender.
Der Status der Rechnung wandelt sich von einer Privatrechnung in eine gewerbliche Rechnung. Sowohl für Gewerbetreibende als auch Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen fallen Einkommensteuer sowie Abgaben zur Sozialversicherung an, Gewerbetreibende brauchen darüber hinaus eine Gewerbeanmeldung. Umsatzsteuerpflichtig werden neue Gewerbetreibende oder Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen nur dann, wenn sie bei ihrer Anmeldung beim Finanzamt statt der Kleinunternehmerregelung (Kleingewerbe) gemäß § 6 Abs. 3 UStG die Umsatzsteuerpflicht wählen oder ihre Einkünfte mehr als 35.000 Euro pro Jahr betragen.
Freie Berufe und Privatrechnung – das ist der Unterschied
Freiberufler können wie Privatpersonen ohne Gewerbe Rechnungen schreiben. Sie brauchen keine Gewerbeanmeldung bzw. keinen Gewerbeschein, obwohl für sie dieselben Vorschriften wie für Gewerbetreibende gelten. Zur Gruppe der Freiberufler und Freiberuflerinnen zählen unter anderem:
- Künstler, Übersetzerinnen, Schriftsteller
- Ärztinnen, Zahnärzte, Tierärztinnen
- Rechtsanwälte, Architektinnen
Es gibt noch eine Vielzahl weiterer Berufe, die wie die eben genannten eine Rechnung ohne ein Gewerbe schreiben können. Weiter oben in diesem Ratgeber findest du die Pflichtangaben auf Freiberufler Rechnungen in der Übersicht oder du informierst dich dazu genauer in unserem Beitrag zum Thema Rechnungsstellung als Freiberufler.
