Rechnung für Hausmeisterservice schreiben: So berechnest du dein Honorar
Als Hausmeister sorgst du für reibungslose Abläufe in Gebäuden und für eine korrekte Abrechnung deiner Leistungen. Mit der richtigen Software sparst du wertvolle Zeit bei der Rechnungserstellung und sicherst dir pünktliche Zahlungen. Hier erfährst du, was auf eine rechtskonforme Hausmeisterrechnung gehört, egal ob du etabliert bist oder gerade erst einen Hausmeisterservice gründen möchtest.
Pflichtangaben in der Rechnung laut § 11 UStG 1994
Damit du bei der Rechnungserstellung für deinen Hausmeisterservice auf der sicheren Seite bist, musst du einige gesetzliche Vorgaben beachten. Im Folgenden zeigen wir dir Schritt für Schritt, welche Pflichtangaben deine Rechnung enthalten muss und wie du sie korrekt umsetzt.
Welche Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben?
Als Hausmeisterservice musst du beim Schreiben deiner Rechnung folgende Angaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachten. Diese sind entscheidend für die Anerkennung durch das Finanzamt und den Vorsteuerabzug deiner Kunden:
- Dein vollständiger Name und Adresse
- Name und Anschrift deines Kunden
- Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (entfällt bei Kleinunternehmerregelung)
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Art und Umfang der Hausmeisterleistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Netto- und Bruttobetrag
- Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag (20 %) → Hinweis: Bei Rechnungen über 10.000 € inkl. USt an Unternehmer muss zusätzlich die UID des Kunden angegeben werden.“
Lohnkosten korrekt ausweisen
Trenne Arbeits-, Material- und Fahrtkosten sauber. In Österreich können Privatkunden für Arbeiten in der eigenen Wohnstätte den Handwerkerbonus beantragen:
- 20 % Zuschuss auf die Arbeitskosten (ohne Material), maximal 1.500 € pro Jahr (2025).
Wichtig: Nur Arbeitskosten sind förderfähig, Material nicht. Eine saubere Kostentrennung auf der Rechnung ist daher entscheidend.“
Besonderheiten im Kleingewerbe & bei der Kleinunternehmerregelung
Ob du gerade startest oder schon erste Stammkunden hast: Bei Anwendung der österreichischen Kleinunternehmerregelung gibt es einige Besonderheiten, die deine Rechnungspraxis beeinflussen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, welche optionalen Angaben deine Rechnungen praxistauglicher machen – danach liest du, wie du korrekt nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 abrechnest, wenn du ohne Umsatzsteuer fakturierst.
Optionale Angaben im Kleingewerbe: Praktische Ergänzungen auf der Rechnung
Neben den Pflichtangaben kannst du folgende Punkte ergänzen, die deinen Kunden die Abwicklung erleichtern:
- Zahlungsziel: Für bessere Liquiditätsplanung
- Bankverbindung: Zur korrekten Zahlungszuordnung
- Detaillierte Leistungsbeschreibung: Trennung von Arbeits-, Material- und Fahrtkosten
- Auftragsnummer: Für einfache Zuordnung bei regelmäßigen Aufträgen
- Skontoangaben: Für schnellere Zahlungseingänge
Diese optionalen Elemente erhöhen die Professionalität deiner Rechnungen und helfen deinen Kunden bei der Verwaltung ihrer Unterlagen.
Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994): Rechnung richtig formulieren
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Füge stattdessen einen Hinweis ein, z. B.:
„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994.“
Seit 2025 gilt eine Umsatzgrenze von 55.000 € brutto pro Jahr. Wird diese um nicht mehr als 10 % überschritten, bleibst du bis Jahresende Kleinunternehmer:in. Überschreitest du die Grenze um mehr als 10 %, musst du ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer ausweisen und abführen.
Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung
Bei der Abrechnung deiner Aufträge können leicht Fehler passieren. Achte besonders auf diese häufigen Probleme:
- Doppelte Rechnungsnummern: Verwende nur eindeutige, fortlaufende Nummern
- Ungenaue Leistungsbeschreibungen: Dokumentiere präzise deine Tätigkeiten
- Fehlende Kostentrennung: Unterscheide zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten
Eine digitale Kundendatenbank hilft dir, diese Fehlerquellen zu eliminieren.
Zusammenfassung zum Thema
Eine korrekte Hausmeisterrechnung benötigt die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 – von Namen und Adressen bis zur detaillierten Leistungsbeschreibung. Besonders wichtig: Trenne Arbeits-, Material- und Fahrtkosten sauber, da nur Arbeitskosten für den Handwerkerbonus förderfähig sind.
Als Kleinunternehmer:in gilt seit 2025 eine Umsatzgrenze von 55.000 € brutto pro Jahr (mit 10 %-Toleranz). Statt Umsatzsteuer fügst du einen Hinweis nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 ein. Ergänze optionale Angaben wie Zahlungsziel und Bankverbindung für mehr Professionalität.
