Rechnung für Hausmeisterservice schreiben: So berechnest du dein Honorar
Als Hausmeister sorgst du für reibungslose Abläufe in Gebäuden und für eine korrekte Abrechnung deiner Leistungen. Mit der richtigen Software sparst du wertvolle Zeit bei der Rechnungserstellung und sicherst dir pünktliche Zahlungen. Hier erfährst du, was auf eine rechtskonforme Hausmeisterrechnung gehört, egal ob du etabliert bist oder gerade erst einen Hausmeisterservice gründen möchtest.
Pflichtangaben in der Rechnung laut § 14 UStG
Damit du bei der Rechnungserstellung für deinen Hausmeisterservice auf der sicheren Seite bist, musst du einige gesetzliche Vorgaben beachten. Im Folgenden zeigen wir dir Schritt für Schritt, welche Pflichtangaben deine Rechnung enthalten muss und wie du sie korrekt umsetzt.
Welche Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben?
Als Hausmeisterservice musst du beim Schreiben deiner Rechnung folgende Angaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachten. Diese sind entscheidend für die Anerkennung durch das Finanzamt und den Vorsteuerabzug deiner Kunden:
- Dein vollständiger Name und Adresse
- Name und Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Art und Umfang der Hausmeisterleistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Netto- und Bruttobetrag
- Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag (19%)
Lohnkosten korrekt ausweisen
Trenne Arbeits-, Material- und Fahrtkosten sauber. So können Privatkunden den Steuerbonus nach § 35a EStG nutzen:
- Haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Gartenpflege im Haushalt): 20 % der Arbeitskosten, max. 4.000 € pro Jahr.
- Handwerkerleistungen (z. B. Reparatur, Wartung, Modernisierung): 20 % der Arbeitskosten, max. 1.200 € pro Jahr.
Wichtig: Nur Arbeitskosten sind begünstigt, Material nicht. Eine saubere Kostentrennung auf der Rechnung ist daher entscheidend.
Besonderheiten im Kleingewerbe & bei der Kleinunternehmerregelung
Ob du gerade startest oder schon erste Stammkunden hast: Im Kleingewerbe und bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung gibt es ein paar Besonderheiten, die deine Rechnungspraxis beeinflussen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, welche optionalen Angaben deine Rechnungen praxistauglicher machen – danach liest du, wie du korrekt nach § 19 UStG abrechnest, wenn du ohne Umsatzsteuer fakturierst.
Optionale Angaben im Kleingewerbe: Praktische Ergänzungen auf der Rechnung
Neben den Pflichtangaben kannst du folgende Punkte ergänzen, die deinen Kunden die Abwicklung erleichtern:
- Zahlungsziel: Für bessere Liquiditätsplanung
- Bankverbindung: Zur korrekten Zahlungszuordnung
- Detaillierte Leistungsbeschreibung: Trennung von Arbeits-, Material- und Fahrtkosten
- Auftragsnummer: Für einfache Zuordnung bei regelmäßigen Aufträgen
- Skontoangaben: Für schnellere Zahlungseingänge
Diese optionalen Elemente erhöhen die Professionalität deiner Rechnungen und helfen deinen Kunden bei der Verwaltung ihrer Unterlagen.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Rechnung richtig formulieren
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Füge stattdessen einen Hinweis ein, z. B.:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Seit 2025 gelten neue Grenzen: Im Vorjahr maximal 25.000 € Umsatz, im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 €. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung unterjährig. Ab diesem Zeitpunkt musst du Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Mit sevdesk behältst du die Grenzen im Blick und erstellst rechtssichere Rechnungen mit der korrekten Formulierung zur Kleinunternehmerregelung.
Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung
Bei der Abrechnung deiner Aufträge können leicht Fehler passieren. Achte besonders auf diese häufigen Probleme:
- Doppelte Rechnungsnummern: Verwende nur eindeutige, fortlaufende Nummern
- Ungenaue Leistungsbeschreibungen: Dokumentiere präzise deine Tätigkeiten
- Fehlende Kostentrennung: Unterscheide zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten
Eine digitale Kundendatenbank hilft dir, diese Fehlerquellen zu eliminieren.
E-Rechnung & Rechnungsvorlage digital nutzen
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich für einige verpflichtend. Mit einer digitalen Rechnungslösung sparst du wertvolle Zeit bei der Verwaltung deines Hausmeisterservice und erfüllst gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen.
Besonders praktisch:
- Speicherung häufiger Leistungen als Vorlagen
- GoBD-konforme Archivierung aller Dokumente
- Mobiler Zugriff auf deine Rechnungen von unterwegs
Um auf der sicheren Seite zu sein, solltest du dich über die E-Rechnung für deinen Hausmeisterservice informieren.
Zusammenfassung zum Thema
Eine korrekte Hausmeisterrechnung benötigt die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG – von Namen und Adressen bis zur detaillierten Leistungsbeschreibung. Besonders wichtig: Trenne Arbeits-, Material- und Fahrtkosten sauber, da nur Arbeitskosten nach § 35a EStG steuerlich absetzbar sind.
Als Kleinunternehmer gelten seit 2025 neue Grenzen (25.000 € Vorjahr, 100.000 € laufendes Jahr). Statt Umsatzsteuer fügst du einen Hinweis nach § 19 UStG ein. Ergänze optionale Angaben wie Zahlungsziel und Bankverbindung für mehr Professionalität.
Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 empfiehlt sich eine digitale Lösung wie sevdesk. Damit erstellst du rechtssichere Rechnungen und sparst wertvolle Zeit bei der Verwaltung deines Hausmeisterservice.
