Kassenführung und Buchhaltung in Österreich: Alles was du wissen musst
Hast du ein Ladengeschäft, in dem viele deiner Geschäfte mit Bargeld bezahlt werden, dann hast du auch eine Kasse in deinem Laden (Registrierkassenpflicht nach § 131 b BAO).
Aber auch wenn ihr im Büro eine kleine Kasse habt, aus der zum Beispiel der Kaffee für alle bezahlt wird, bist zur Kassenführung verpflichtet.
Erfahre, wie du das am besten und vor allem ordnungsgemäß umsetzt.
Die ordnungsmäßige Kassenführung
Zu einer ordnungsmäßigen Kassenführung gehört, dass du all diese Geschäftsvorfälle sauber und getrennt nach Bareinnahmen und Barlagen in deinem Kassenbuch oder deiner Kassenbuch-Software vermerkst.
Eine ordnungsmäßigen Kassenführung unterliegt daher Pflichten. Zu den Kassenführung Pflichten gehört beispielsweise, dass deine Kassenführung jederzeit für Dritte, wie etwa dem Betriebsprüfer vom Finanzamt, in einer angemessenen Zeit nachvollziehbar ist. Welche Pflichten und Formvorschriften du für deine ordnungsmäßigen Kassenführung befolgen musst, hängt aber auch davon ab, ob du eine Registrierkasse bzw. eine PC-Kasse einsetzt oder eine offene Ladenkasse ohne jegliches technische Hilfsmittel betreibst.
Kassenbuchführung und Pflichten der Kassenbuchführung
Wann immer du eine Kasse in deinem Betrieb hast, braucht es eine ordnungsgemäße Dokumentation über die Eingänge und Ausgänge der Kasse. Du musst sämtliche Geschäftsvorfälle wie Bareinahmen und Barausgaben in deinem Kassenbuch mit
- Datum
- Buchungstext
- Summe etc.
festhalten. Das Kassenbuch ist prinzipiell dazu da, deine Kassenführung für das Finanzamt transparent und nachvollziehbar darzustellen.
Die Regeln der Kassenbuchführung und die damit einhergehenden Pflichten haben wir in unserem Beitrag Kassenbuch führen erklärt. In dem Beitrag erklären wir auch, welche Pflichten es zum Kassenbuch erfüllt werden müssen, damit die Kassenführung insgesamt rechtssicher ist und du keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommst.
Eine Zusammenfassung findest du auch in diesem Video:
Kassenbuch für Kleinunternehmer
Die Kassenbuchführung ist Pflicht und somit Teil der gesamten Buchführung. Wie genau die Regelungen aussehen und wie du auch als Kleinunternehmer von einem Kassenbuch profitierst, erklären wir dir in unserem Beitrag zum Thema Kassenbuch für Kleinunternehmer.
Führen einer offenen Ladenkasse
Falls du deine Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse erledigst, bist du von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Das heißt, du musst nicht jeden Geschäftsvorfall einzeln in deiner Kassenbuchführung vermerken. Falls du zudem zahlreiche Kasseneinnahmen mit kleinen Beträgen von dir unbekannten Kundinnen und Kunden erwirtschaftest, unterliegst du mit einer offenen Ladenkasse auch nicht der Belegausgabepflicht (= keine Bonpflicht).
Umso wichtiger ist der tägliche Tageskassenbericht, auch Kassenbericht genannt, mit dem du nach Geschäftsschluss manuell per Rückwärtsrechnung deine Tageslosung berechnest. Die Tageslosung entspricht dem steuerpflichtigen Bruttoumsatz. Wie das genau funktioniert, erklärt unser Ratgeber zum Thema offene Ladenkasse.
Kassenbestand
Der Kassenbestand ist die Summe aus Geldscheinen und Geldmünzen in deiner Kasse zu einem bestimmten Zeitpunkt. Während Geschäfte mit täglichen Bareinzahlungen und Barauszahlungen mit dem täglichen Kassenbericht an jedem Geschäftstag die Bruttoeinnahmen ermitteln, kann bei Unternehmen mit selteneren Ein- und Auszahlungen ein Zeitpunkt festgelegt werden. Auch für diese Art der Kassenführung und Dokumentation gibt es Regeln, die wir in unserem Beitrag Kassenbestand.
Kassenabrechnung
Für die Kassenführung kannst du eine Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem nutzen. Dies hat diverse Vorteile, weil man viele Auswertungen schneller ausgespielt werden können. Gemein ist beiden Systemen, dass die Kassenabrechnung ebenfalls täglich, bzw. nach jedem Geschäftstag erstellt werden muss. Wir erklären, was die Pflichten und Bestandteile einer Kassenabrechnung sind und wie diese am einfachsten und schnellsten zu erstellen ist.
Kassenbericht
Der tägliche Kassenbericht ist ein wichtiger Bestandteil deines Kassenbuchs und deiner Kassenbuchführung, wenn du mit einer offenen Ladenkasse arbeitest. Mit dem Kassenbericht ermittelst du täglich nach Geschäftsschluss anhand deines Kassenbestands vom Vortag und den Kasseneinnahmen vom Geschäftstag deine Tageslosung. Was du zu beachten hast und wie du oft begangene Fehler vermeidest, liest du in unserem Beitrag Kassenbericht.
Kassenbericht mit Zählprotokoll
Nutzt du eine offene Ladenkasse, dann musst du täglich einen Kassenbericht erstellen, indem deine Bruttoeinnahmen aufgeführt sind. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer nutzen dazu einen Kassenbericht mit Zählprotokoll. In einem Zählprotokoll werden alle unterschiedlichen Geldscheine und Geldstücke mit der Anzahl aufgelistet. Warum viele Unternehmerinnen und Unternehmer trotz entfallener Pflicht noch immer auf ein Zählprotokoll setzten und welche Vorteile es ihnen bringt, liest du in unserem Ratgeber Kassenbericht mit Zählprotokoll
Kassennachschau
2016 hat der Gesetzgeber das Instrument der Kassennachschau eingeführt (RKSV). Dabei handelt es sich um unangekündigte Prüfungen deiner Kassenaufzeichnungen und deiner Kassenführung durch das Finanzamt. Ziel der Finanzbehörden ist es, mögliche Steuerbetrügerinnen und Steuerbetrüger per Stichprobe ausfindig zu machen. Fällt ein Betrieb bei einer Kassennachschau durch mangelhafte Kassenaufzeichnungen auf, folgt mit hoher Wahrscheinlichkeit eine zeitintensive Betriebsprüfung, bei der Finanzbeamte die gesamte Buchführung samt Kassenbuchführung akribisch durchleuchtet.
Die Kassenbuch Software von sevdesk bietet Kassenbuchhaltung und elektronisch geführtes Kassenbuch in einem. Sie hilft dir:
- jederzeit den korrekten Kassenbestand zu ermitteln
- alle Bareinlagen, Privatentnahmen und Betriebsausgaben einzeln und korrekt zu erfassen
- mit wenigen Klicks deinen Tageskassenbericht und damit deine Tageseinnahmen zu ermitteln
- GoBD-konform Tages- und Monatsabschlüsse zu erstellen
Was bedeutet Ordnungsmäßigkeit für die Kassenführung?
Falls du ein bargeldintensives Geschäft betreibst, z. B. als Gastronomin bzw. Gastronom, Einzelhändlerin bzw. Einzelhändler oder Inhaberin bzw. Inhaber einer Bäckerei, musst du bei deinen Kasseneinnahmen auf Folgendes achten:
- Einzelaufzeichnungspflicht: Du musst jeden Geschäftsvorfall in dein Kassenbuch eintragen bzw. einzeln in deine Registrierkasse tippen.
- Kassensturzfähigkeit: Dein tatsächlicher Kassenbestand muss für den Fall einer unangekündigten Kassennachschau vom Finanzamt stets mit dem Kassenbestand im Kassenbuch übereinstimmen. Man bezeichnet dies als Kassensturzfähigkeit, da der Betriebsprüfer bei einer Kassennachschau im wahren Wortsinne den Inhalt der Kasse auf einen Tisch oder ähnliches „stürzt“, um den Ist-Kassenbestand zu zählen.
- Vollständigkeit: Du musst alle Kasseneinnahmen und Barausgaben zeitnah und korrekt mit Einzelaufzeichnungen und den dazugehörigen Belegen dokumentieren. Falls du keine Quittung bekommst, kannst du auch Eigenbelege erstellen.
- Manipulationssicherheit: Deine Registrierkasse bzw. deine PC-Kasse muss über eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die jede nachträgliche Änderung eines Geschäftsvorfalls, z. B. bei einer Stornierung, speichert.
- Belegausgabepflicht: Für jeden Kassiervorgang musst du deinen Kundinnen und Kunden einen Kassenbeleg aushändigen (Bonpflicht). Beachte dabei, dass für die Kundin oder den Kunden keine Annahmepflicht für Bon besteht!
Kassenführung mit PC-Kassensystemen
Sofern das PC-Kassensystem der sog. RKSV-Signatur für jeden Beleg erstellt, sind sie in Österreich zugelassen. Sie speichern alle Bargeschäfte wie Bareinnahmen und Barausgaben. Da die Speicherkapazität von PC-Kassensystem hoch bzw. beliebig erweiterbar ist, können sie Verkaufsdaten über Jahre archivieren. Die Kassenbuchführung erfolgt quasi automatisch, da PC-Kassen alle Bargeschäfte bereits während des Geschäftsvorfalls aufzeichnen und speichern und werden deshalb auch als Registrierkasse akzeptiert.
Kassenführung mit Registrierkassen
Auch Registrierkassen speichern tagesaktuell alle Verkaufsdaten im Journalstreifen bzw. im Tagesendsummenbon. Je nach Aufzeichnungssystem druckst du nach Geschäftsschluss Journalstreifen oder den Tagesendsummenbon aus und vergleichst die dort angegebenen Kassenbestände mit dem tatsächlichen Kassenbestand in deiner Kasse. Aus dieser Kassenabrechnung samt eventueller Kassendifferenzen erstellst du den Kassenbericht.
