Zählprotokoll
Das Zählprotokoll hält bei deiner offenen Ladenkasse nach Geschäftsschluss Stückzahl und Wert deiner Münzen und Geldscheine genau fest, und zwar sortiert nach Nennwert. Ein Kassenbericht mit Zählprotokoll lässt deine offene Ladenkasse und damit dein Kassenbuch samt Kassenführung professioneller wirken. Das spielt vor allem dann eine Rolle, wenn das Finanzamt mit einer unangekündigten Betriebsprüfung vor deiner Tür steht.
Das bedeutet ein Kassenbericht mit Zählprotokoll für offene Ladenkasse
Ein Kassenbericht mit Zählprotokoll bedeutet für deine offene Ladenkasse, dass du täglich nach Geschäftschluss die Anzahl deiner Münzen und Geldscheine schriftlich festhältst. Auf den ersten Blick klingt das nach Zusatzarbeit, aber langfristig schlägst du mit einem Kassenbericht samt Zählprotokoll zwei Fliegen mit einer Klappe:
- Du dokumentierst mit deinem Zählprotokoll genau, aus welchen Münzen und Geldscheinen sich deine Bareinnahmen inklusive Bareinlagen zusammensetzen.
Damit hast du auch einen perfekten Überblick über dein Wechselgeld. Wenn du nach Geschäftsschluss fast nur noch 50- und 20-Euro-Scheine in der Kasse hast, geht dir am nächsten Tag vielleicht das Wechselgeld aus. Du selbst kennst deine Kundinnen und Kunden am besten und weißt, mit welchen Geldscheinen sie am liebsten bezahlen. - Du ermittelst Schritt für Schritt den Kassenbestand und Tageseinnahmen deiner offenen Ladenkasse nach Geschäftsschluss.
Verrechnest du dich einmal, musst du dank Zählprotokoll mit deinem Kassenbericht nicht immer wieder von vorne anfangen. Ein Zählprotokoll hilft dir also übersichtlich und schnell deine Tageseinnahmen und deinen Kassenbericht zu erstellen und trägt zu einer sauberen Kassenführung bei. - Ein Kassenbericht mit Zählprotokoll bedeutet für deine Kassenführung dagegen nicht, dass du deine Geschäftsvorfälle mit Einzelaufzeichnungen dokumentieren musst.
Zwar gilt seit 1. Januar 2020 grundsätzlich eine sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht. Das heißt konkret: Bist du im Besitz einer Registrierkasse, musst du jeden Geschäftsvorfall separat buchen und einen Bon drucken. Falls du deine Kasse aber als offene Ladenkasse führst, bist du von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit (z.B. Marktstände, Dienstleistungen beim Kunden, Hütten).
Ermittlung des Kassenberichts mit Zählprotokoll
Vielleicht erinnerst du dich noch an den Weltspartag, an dem du als Kind dein Sparschwein geschlachtet und dein Geld gezählt hast, bevor du es zur Bank gebracht hast. Du hast deine Münzen nach Nennwert sortiert, in dem du jeweils zehn gleiche Münzen übereinander gestapelt, die Scheine gezählt und am Ende dein gesamtes Bargeld addiert hast.
Ein Zählprotokoll für deinen Kassenbericht ist im Prinzip nichts anderes als diese Zählung deines Barbestandes. Wir erklären dir Schritt für Schritt, wie du deinen Kassenbericht mit Zählprotokoll für deine offene Ladenkasse, also deinen Bareinnahmen, erstellst.
Kassenbericht mit Zählprotokoll für offene Ladenkasse – Schritt für Schritt
- Fülle erst die Kopfzeilen wie deinen Firmennamen, Standort der Kasse, Datum und fortlaufende Nummer des Kassenberichts aus
- Sortiere deine Geldscheine und Münzen nach Stückelung. Am besten überlegst du dir vorher ein System. Beispielsweise, indem du bei Münzen stets Zehner-Stapel bildest und eine Reihe ein und derselben Münze maximal zehn Euro entspricht. Hast du viele Geldstücke, dann kann ein Zählbrett eine sinnvolle Anschaffung sein.
- Zähle deine Geldscheine und trage sie in dein Zählprotokoll ein.
- Zähle deine Münzen und trage sie in dein Zählprotokoll ein.
- Multipliziere für jede Reihe den Wert der Geldscheine mit ihrer Stückzahl und trage die Summen entsprechend ein
- Multipliziere für jede Reihe den Wert der Münzen mit ihrer Stückzahl und trage die Summen entsprechend ein
- Addiere alle Summen und ermittle den Kassenbestand nach Geschäftsschluss
- Bereinige deine Kasse um Sondereffekte wie Barentnahmen z.B. für Betriebsausgaben, Bareinlagen z.B. für Wechselgeld und Privatentnahmen.
- Ziehe nun den Kassenbestand vom Vortag ab, das Ergebnis sind die Tageseinnahmen, auch Tagesumsatz oder Tageslosung genannt
- Unterschreibe deinen Kassenbericht und lege ihn in den Ordner zu den anderen Kassenberichten. Alle Kassenberichte und Zählprotokolle sind Bestandteil deines Kassenbuchs und damit deiner Kassenbuchführung.
Willst du mehr zur Kassenbuchführung erfahren? Dann sieh dir unser Video hierzu an:
Ist ein Zählprotokoll bei einer offenen Ladenkasse Pflicht?
Nein, es gibt keine Pflicht ein Zählprotokoll zu erstellen. Aber falls tatsächlich eine Betriebsprüfung ins Haus steht, wirkt ein Kassenbericht mit Zählprotokoll deutlich professioneller als ohne. Denn auch der Betriebsprüfer oder die Betriebsprüferin vom Finanzamt weiß natürlich, dass ein Kassenbericht mit Zählprotokoll für eine offene Ladenkasse keine Pflicht ist.
Die Tatsache allein, dass du also ein Zählprotokoll für deine offene Ladenkasse erstellst, obwohl du es gar nicht müsstest, hinterlässt schon mal einen guten Eindruck.
Zudem hast du den Vorteil, dass du stets einen Überblick über deine Bareinnahmen hast.
