Kassenbuch führen: Alles, was du als Kleingewerbe in Österreich wissen musst
Ein Kassenbuch für Kleinunternehmer umfasst – wie bei größeren Unternehmen auch - alle Berichte und Belege, die deine Bareinnahmen und Barauslagen betreffen. Als Kleinunternehmer genügt jedoch eine Einnahme-Ausgabe-Rechnung.
Es besteht Kassenbuchpflicht: Auch als Kleinunternehmer musst du ein Kassenbuch nach § 131 Bundesabgabenordnung (BAO) führen sobald du Bareinnahmen oder Barauslagen hast. Liegen diese über 7.500 Euro jährlich und dein Jahresumsatz liegt über 15.000 Euro musst du sogar eine Registrierkassa führen (§ 131b BAO).
Eine Ausnahme von der Registrierkassenpflicht besteht auch weiters, wenn du dein Unternehmen im Freien tätigst wie Marktstände, Hütten oder mobile Dienstleistungen direkt bei deinem Kunden und einen Jahresumsatz von 30.000 Euro nicht überschreitest, sog. Kalte-Hand-Regelung.
Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?
Das Kassenbuch ist das Kernstück deiner gesamten Kassenbuchführung, sobald du die Grenzen des § 131 b BAO überschreitest.
Gerade wenn du als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer ohne Registrierkasse nur wenigen Aufzeichnungspflichten unterliegst und du beim Kassenbuch als Kleinunternehmer viele Freiheiten genießt, sollte deine Kassenführung für Dritte jederzeit nachvollziehbar sein. Dazu gehört auch eine minimale Kassenbuchführung. Denn auch als Kleinunternehmer muss deine gesamte Kassenführung samt Kassenbuchführung einer Betriebsprüfung bei einer unangekündigten Kassennachschau standhalten, sonst drohen Hinzuschätzungen und damit Steuernachzahlungen. Man spricht von der Kassensturzfähigkeit deiner Kassenbuchführung bzw. deiner gesamten Kassenführung.
So führst du ein Kassenbuch als Kleinunternehmer
Vor einem Kassenbuch musst du als Kleinunternehmer keine Bedenken haben. Ein Kassenbuch für Kleinunternehmer bedeutet im Fall einer offenen Ladenkasse, dass du deine täglichen Kassenberichte ordentlich abheftest. Ein Kassenbuch enthält zudem alle Einzelaufzeichnungen und Ausgangsrechnungen, die deine baren Geschäftsvorfälle dokumentieren. Dies sind deine Geschäftsvorfälle, die im Kassenbuch abgelegt werden müssen:
- Bareinnahmen
- Privateinlagen wie frisches Wechselgeld
- Privatentnahmen für deine Lebensführung
- Barausgaben wie zum Beispiel bar bezahlte Betriebsausgaben
Welche Angaben gehören in ein Kassenbuch für Kleinunternehmer?
Du möchtest freiwillig als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen? Dann schau dir dazu am besten vorab unser Video zu Kassenbuch führen an:
Für dein Kassenbuch empfehlen wir dir eine Tabelle oder nutze die Kassenbuchvorlage von sevdesk:
Kassenbuch-Vorlage für Kleinunternehmer: So sieht ein einfaches Kassenbuch für Kleinunternehmer aus
Bereits mit einem einfachen Kassenbuch behältst du als Kleinunternehmer deinen Soll-Kassenbestand stets im Blick. Das Wichtigste ist, dass du deine getätigten Bareinnahmen und Barausgaben fortlaufend – am besten tagesaktuell - von deinem bisherigen Kassenbestand abziehst. Am Ende vergleichst du deinen Kassenbestand gemäß Kassenbuch mit deinem tatsächlichen Bargeldbestand in der Kasse. Falls es Differenzen gibt, musst du diese in deinem Kassenbuch vermerken.
Falls du eine offene Ladenkasse führst, bist du übrigens sowieso verpflichtet, täglich nach Geschäftsschluss einen Kassenbericht zu erstellen. Hier setzt sich dein Kassenbuch sozusagen aus allen Tageskassenberichten zusammen. Die Sammlung aller Kassenberichte eines Geschäftsjahrs stellt damit deine Kassenbuchführung dar.
Muss ich mit einem Kleingewerbe ein Kassenbuch führen?
Zuerst ist folgende Unterscheidung wichtig: Ein Kleinunternehmer ist nicht dasselbe wie ein Kleingewerbe.
Alle Inhaber oder Inhaberinnen eines Kleingewerbes sind Kleinunternehmer, aber nicht alle Kleinunternehmerinnen oder Kleinunternehmer betreiben ein Kleingewerbe. Kleinunternehmer müssen kein Kassenbuch führen, wenn sie eine EÜR erstellen.
Tools für das ordnungsgemäße Führen eines Kassenbuchs
Damit du deine Kassenbuchführung korrekt erledigst, du dir aber als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer auch nicht zu viel Arbeit mit deiner Buchführung machst, solltest du die Unterschiede zwischen Kassenbuchführung und Kassenführung sowie Kassenbericht und Kassenbuch verstehen.
Es besteht neben der Registerkassa die Möglichkeit, dass du dein Kassenbuch als Kleinunternehmer handschriftlich führst und auch alle Kassenberichte schriftlich erstellst und diese Dokumente zusammen mit dem Kassenbuch aufbewahrst. Das ist immer dann praktikabel, wenn du wenige Bareinzahlungen und Entnahmen aus der Kasse hast. Kommen pro Geschäftstag mehrere Bareinzahlungen und Entnahmen vor, dann wird eine handschriftliche Kassenführung schnell unübersichtlich.
