Buchhaltung: alles, was du wissen musst
Die Buchhaltung bereitet dir so manches Kopfzerbrechen? Anfangs kann der Einstieg wirklich etwas schwerfallen, bei all den Fachbegriffen und zu erledigenden Aufgaben. Wir helfen dir, dir einen Überblick über die verschiedenen Teilbereiche der Buchhaltung einschließlich Jahresabschluss und deine Pflichten zu verschaffen. Erfahre hier alles über die Buchhaltung, von den Grundlagen über die Finanzbuchhaltung bis zur Bilanzbuchhaltung. Für alle Selbstständigen – egal, ob Einzelunternehmen oder Kleinunternehmer.
Der Einstieg kann allerdings etwas schwerfallen, bei all den Fachbegriffen und zu erledigenden Aufgaben. Wir helfen dir, dir einen Überblick zu verschaffen und eine Antwort auf die Frage zu finden, ob du deine Buchhaltung selber machen kannst bzw. möchtest oder lieber auslagerst. Dabei schauen wir uns alle wichtigen Grundlagen an: von den Teilbereichen über die Buchführungspflicht bis hin zu Büchern und Konten.
Grundlagen der Buchhaltung
Worum geht’s überhaupt? Damit du nachvollziehen kannst, was es mit der Buchhaltung auf sich hat, machst du dich am besten erst einmal mit einigen Grundbegriffen vertraut. Insbesondere solltest du die Unterschiede zwischen Anlagen-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verstehen und dich mit Begrifflichkeiten wie Bestandskonten und Erfolgskonten, Buchungssätzen und Kontenrahmen auseinandersetzen.
Die wichtigsten Grundlagen vermitteln wir dir schon mal in diesem Video:
Nehmen wir jetzt die einzelnen Teilbereiche, Aufgaben und Co. mal genauer unter die Lupe.
Was ist Buchhaltung überhaupt?
In der Buchhaltung geht es um das Erfassen aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens.
Es gibt zwei "Hauptarten": die einfache und die doppelte Buchführung. Bei der einfachen Buchführung notierst du im Prinzip nur Einnahmen und Ausgaben und machst am Ende eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) – das ist super für kleine Unternehmen oder Freiberufler. Die doppelte Buchführung geht einen Schritt weiter. Hier wird jede Transaktion doppelt notiert – einmal im Soll und einmal im Haben. Klingt kompliziert, aber es hilft besonders bei größeren Unternehmen, einen genauen Überblick zu behalten.
Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung
Allgemein verwenden wir die Begriffe Buchhaltung und Buchführung meist synonym für die Vorgänge, die beim Verbuchen von Buchungsbelegen oder dem Abstimmen von Ertragskonten anfallen. Einen feinen Unterschied gibt es streng genommen aber doch:
- Als Buchhaltung bezeichnen wir die organisatorische Einheit, also die Buchhaltungsabteilung in deinem Unternehmen.
- Mit Buchführung meint man hingegen die einzelnen Aufgaben, die im Rahmen der Buchführungspflicht anfallen, vom Buchungssatz bis zur Bilanzierung.
In der Praxis versteht dich aber auch jeder, wenn du die Begriffe nicht ganz korrekt verwendest.
Buchhaltung lernen: So geht’s
Auch wenn dir gerade noch alles unübersichtlich erscheint: Buchhaltung kann man lernen. Einen Einblick in die wichtigsten Basics verschaffst du dir mit unserem Beitrag zum Buchhaltung lernen. Daneben gibt es eine Vielzahl von Weiterbildungsmöglichkeiten. Lerne etwa in VHS-Kursen oder Lehrgängen am WIFI oder BFI Schritt für Schritt die Buchhaltung in der Praxis kennen, nimm an Online-Tutorials oder -kursen teil und erfahre mehr über die Bildung von Buchungssätzen oder die richtige Vorgehensweise bei der Gehaltsabrechnung aus Lern- und Übungsbüchern.
Die Teilbereiche der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung ist ein Teil deines Rechnungswesens, der sich mit all deinen alltäglichen Geschäftsvorfällen, vom Wareneinkauf über Rechnungen an deine Kunden bis hin zum korrekt geführten Kassenbuch, beschäftigt. Die wichtigsten Bereiche schauen wir uns da direkt mal an.
Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle, die in Zusammenhang mit den Geschäftsbeziehungen zu deinen Kunden (Debitoren) anfallen. Dank der Debitorenbuchhaltung behältst du immer den Überblick über deine offenen Posten, also die noch nicht bezahlten Rechnungen. Außerdem liefert sie dir wertvolle Informationen für den Umgang mit den Debitoren (z. B. Beendigung einer Geschäftsbeziehung wegen schlechter Zahlungsmoral). Wie sie genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zur Debitorenbuchhaltung.
Kreditorenbuchhaltung
Sie erfasst alle Geschäftsvorfälle, die in Zusammenhang mit den Lieferungen und Leistungen deiner Lieferanten (Kreditoren) anfallen. Du verbuchst die Eingangsrechnungen in deiner Buchhaltung. Daneben hat die Kreditorenbuchhaltung aber auch die Aufgabe, die Zahlungsfristen der Rechnungen im Blick zu behalten und die Zahlungen zu veranlassen. Erfahre in unserem Beitrag, wie die Kreditorenbuchhaltung im Detail funktioniert.
Anlagenbuchhaltung
In der Anlagenbuchhaltung verwaltest du alle Anlagegüter deines Unternehmens. Du verbuchst die Anschaffungskosten, erfasst die Abschreibungen und dokumentierst alle Anlagen in der Anlagenkartei oder im Anlagengitter. Die Relevanz für den Jahresabschluss ist groß, weil die auf den Bestandskonten erfassten Anlagegüter direkt in die Bilanz eingehen. In unserem gesonderten Beitrag erfährst du, worauf du bei der Anlagenbuchhaltung achten solltest.
Lohnbuchhaltung
In der Lohnbuchhaltung kümmerst du dich von A bis Z um die Lohnabrechnung deiner Mitarbeiter. Dazu gehören beispielsweise:
- Berechnung der korrekten Lohnhöhe und Erstellung der Lohnabrechnung
- Erfüllung der Meldepflichten bei Sozialversicherungsträgern und Finanzamt
- Führung der Lohnkonten
- Reisekostenabrechnungen
Dabei gibt es für Einzelunternehmen eine Vielzahl von Rechtsvorschriften zu beachten, etwa die Arbeitsgesetze, das Einkommensteuerrecht und die Sozialgesetzgebung.
Bilanzbuchhaltung
In der Bilanzbuchhaltung laufen die verschiedenen Teilbereiche der Buchhaltung zusammen. Sie schaut sich die jeweiligen Ergebnisse (z.B. der Finanz- und Lohnbuchhaltung) an und bereitet darauf aufbauend schließlich den Jahresabschluss vor. Worauf du dabei achten und welche Grundlagen du kennen solltest, erfährst du in unserem Beitrag zur Bilanzbuchhaltung.
Monatsabschluss – ist er Pflicht?
Einen Jahresabschluss muss jede jeder Unternehmer in der einen oder anderen Form erstellen(§§ 193 ff UGB). Ein Monatsabschluss ist hingegen nicht gesetzlich verpflichtend. Viele Unternehmen fertigen ihn dennoch an, um sich stets einen Überblick über ihre finanzielle Lage verschaffen zu können oder um internen Informationspflichten (z. B. gegenüber Anteilseignern) nachzukommen. Welche Schritte dafür erforderlich sind, erfährst du in unserem Beitrag zum Monatsabschluss.
Vorbereitende Buchhaltung
Viele Einzelunternehmen sowie kleinere Unternehmen lagern ihre Buchhaltung wie z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung an ein Buchhaltungsbüro oder eine Steuerberstungskanzlei aus. Wenn du jedoch einige Arbeiten selbst übernimmst, kannst du viel Geld sparen. Worauf du beim Führen des Kassenbuchs oder dem Ordnen deiner Belege zu den Geschäftsvorfällen achten solltest, zeigen wir dir im Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung.
Belege erfassen und verbuchen geht mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk ganz leicht: Scanne einfach deinen Beleg ein oder lade ihn online hoch und schon macht die intelligente, KI-gestützte Texterkennung dir einen Verbuchungsvorschlag. Und mit nur einem Klick sind deine Rechnungen, Kassenbons & Co. abgehakt und sogar GoBD-konform archiviert.
OPOS-Buchhaltung: offene Posten im Blick behalten
Im Rahmen der OPOS-Buchhaltung prüfst du regelmäßig, welche Debitoren ihre Rechnung noch nicht bezahlt haben. So stellst du mit zeitnahen Zahlungserinnerungen und Mahnungen sicher, dass deine Liquidität immer auf einem hohen Niveau bleibt. Wie das funktioniert, zeigen wir dir in unserem Artikel zur OPOS-Buchhaltung.
Buchführungspflicht: Wer muss eine Buchhaltung erstellen?
Ob du eine vereinfachte Buchführung erstellen darfst oder der Buchführungspflicht unterliegst und das volle Programm mit doppelter Buchführung, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung durchziehen musst, hängt von deiner Unternehmensgröße und Rechtsform ab.
Einfache Buchführung
Die einfache Buchführung dürfen insbesondere kleinere Einzelunternehmen sowie Freiberufler anfertigen. Der Vorteil für dich: Du stellst nur deine Betriebseinnahmen und -ausgaben wie in einem Kassenbuch gegenüber und musst anstelle der komplexen Bilanzierung nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Gewinnermittlung erstellen. Erfahre mehr über die einfache Buchführung in unserem Artikel zum Thema.
Doppelte Buchführung
Unterliegst du der Buchführungspflicht, musst du eine doppelte Buchhaltung erstellen, also für jeden Geschäftsvorfall mithilfe eines Kontenrahmens Buchungssätze bilden. Du bist dann auch zur Bilanzierung verpflichtet und musst als Jahresabschluss eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung anfertigen. Wann du der Buchführungspflicht unterliegst, erfährst du in unserem Beitrag zur doppelten Buchführung.
GoBD
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ klären, worauf du bei der Dokumentation und Archivierung der Belege und Dokumente in deiner Buchhaltung achten musst. Sie sind für alle Selbstständigen verpflichtend. Lies mehr zu diesen gesetzlichen Vorgaben in unserem Beitrag zu den GoBD.
Häufige Buchhaltungsfehler – Wer haftet?
Schon ein falscher Buchungssatz, falsch angewendete Grundsätze in der Anlagenverwaltung oder ein lückenhaft geführtes Kassenbuch können sich in deiner Buchhaltung fatal auswirken. Kommt es zu Nachzahlungen, haftest du zunächst einmal selbst. Angestellte haften höchstens dann, wenn sie grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt haben. Wie es mit der Haftung deines Steuerberaters aussieht und wie du häufige Buchhaltungsfehler vermeidest, erfährst du in unserem Beitrag zu Fehlern in der Buchhaltung.
Buchhaltung für Selbstständige
Bist du selbstständig und hast ein eher kleines Unternehmen, musst du dich mit etwas Glück nicht mit Buchungssätzen, Bestandskonten und Kontenrahmen beschäftigen. Doch egal ob du die einfache oder doppelte Buchführung erledigen musst, um einige Aufgaben kommst du nie herum: So musst du beispielsweise Angebote und Rechnungen schreiben, die Zahlungseingänge erfassen, Betriebsausgaben verbuchen, dein Mahnwesen im Blick behalten und regelmäßig die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Erfahre in unserem gesonderten Beitrag, was bei der Buchhaltung für Selbstständige auf dich zukommt und welche Grundlagen du unbedingt kennen solltest.
Buchhaltung für Einzelunternehmer
Führst du ein Einzelunternehmen, dreht sich bei dir alles um die Frage, ob du der Buchführungspflicht unterliegst. Erfahre in unserem Beitrag zur Buchhaltung für Einzelunternehmen, wann du zur doppelten Buchhaltung und Bilanzierung verpflichtet bist und welche häufigen Fehler du unbedingt vermeiden solltest.
Buchhaltung für Kleinunternehmer & Kleingewerbe
Für Kleingewerbetreibende gelten deutliche Vereinfachungen bei der Buchhaltung. Liegst du unter den Umsatz- und Gewinngrenzen 700.000 Euro / 35.000 Euro im Jahr), musst du nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen. Erfüllst du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung, kannst du sogar auf die Umsatzsteuervoranmeldung verzichten. Lies gleich nach, wie die Buchhaltung für Kleinunternehmer funktioniert.
Outsourcing der Buchhaltung: Lohnt sich das?
Vielleicht willst du deine Buchhaltung gar nicht selber machen. Auch dafür gibt es eine Lösung: Lagere deine Buchhaltung – oder Teile davon – aus.
Die einfachste Form des Buchhaltung-Outsourcings ist die Beauftragung eines Steuerberaters. Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, kannst du die auch gleich die Gehaltsabrechnungen erledigen lassen. Es gibt aber noch andere Varianten, etwa die Beauftragung eines Buchhaltungsservices oder eines externen Buchhalters. Wann sich die Auslagerung für dich lohnt und wann du die Arbeiten besser intern erledigst, erfährst du in unserem Artikel zum Buchhaltung-Outsourcing.
Digitale Buchhaltung mit Buchhaltungssoftware
In der heutigen Zeit ist beim Verbuchen deiner Geschäftsvorfälle nicht mehr so viel Handarbeit notwendig wie früher. Bei der digitalen Buchhaltung digitalisierst du alle anfallenden Belege und verbuchst sie in einer professionellen Buchhaltungssoftware. Das nimmt dir richtig viel Arbeit ab.
Die Software von sevdesk kümmert sich nicht nur um die GoBD-konforme Archivierung der Belege, sondern macht dir gleich passende Vorschläge für Buchungssätze, erledigt die Umsatzsteuervoranmeldung auf Knopfdruck und stellt dir jederzeit tagesaktuelle Auswertungen zur Verfügung. Gleichzeitig kannst du auch eine Steuerkanzlei mit ins Boot holen – dank integrierter DATEV-Schnittstelle ist die Zusammenarbeit besonders komfortabel.
Unser Buchhaltungs-Tipp:
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