Vorbereitende Buchhaltung: Diese Aufgaben kannst du für deinen Steuerberater erledigen
Jeden Monat klopft sie wieder an: die Buchhaltung. Schließlich müssen Monatsabschluss, Umsatzsteuervoranmeldungen & Co. vorbereitet werden. Zu deinen Aufgaben zählen beispielsweise die Kontierung und Buchung der Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung und das Mahnwesen. Kleine Unternehmen beauftragen damit häufig ein Steuerbüro oder eine Steuerkanzlei. Um Kosten zu sparen, kannst du die vorbereitende Buchhaltung aber selbst übernehmen. Wie das funktioniert und welche Vorteile die vorbereitende Buchhaltung hat, erfährst du in diesem Beitrag.
Vorbereitende Buchhaltung: Definition und Aufgaben
Die vorbereitende Buchhaltung stellt sicher, dass alle Belege eines Monats, Quartals oder Jahres vernünftig aufbereitet sind und so weiter bearbeitet werden können. Das ist zum Beispiel wichtig für den Monatsabschluss, Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Steuererklärung. Ob du die Bearbeitung dabei an einen Steuerberater abgibst oder selbst erledigst, spielt erst einmal keine Rolle.
Bei der vorbereitenden Buchhaltung erledigst du eine Vielzahl einfacher Aufgaben, die nicht zwingend die Expertise des Steuerbüros erfordert. Dazu gehören unter anderem:
- Sammeln der Belege
- chronologisches Ordnen der Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen
- Erstellen des Kassenberichts und Vorsortierung der Barbelege
- Abholen der Kontoauszüge bei der Bank oder Ausdruck der Kontobewegungen über Onlinebanking
- Erstellen von Reisekostenabrechnungen
Kümmerst du dich nicht regelmäßig um diese Themen, kann das zu Verzögerungen bei der weiteren Bearbeitung und im Zweifel zu unnötigem Stress (z.B. weil erst kurz vor Ende der Abgabefrist auffällt, dass Belege fehlen) führen. Je nach Umfang deiner Buchhaltung, ist es sinnvoll, dich monatlich oder sogar wöchentlich mit deiner vorbereitenden Buchhaltung zu beschäftigen.
Keine Lust weiter zu lesen? Dann schau dir jetzt alles Wichtige zur vorbereitenden Buchhaltung in unserem Video an:
Wer darf die vorbereitende Buchhaltung machen?
Es gibt keine (gesetzlichen) Vorgaben, wer die vorbereitende Buchhaltung erledigt. Da dieser Teil der Buchhaltung kein tiefgründiges Expertenwissen voraussetzt, kannst du sie sehr gut selbst machen.
Wenn du deine Belege auch selbst vorkontiert bzw. verbuchst lässt du dich am besten einmalig von deinem Steuerberater beraten oder schulen. So vermeidest du zeitaufwendige Korrekturbuchungen.
Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten: So geht’s
Wie funktioniert nun die vorbereitende Buchhaltung im Detail? Der folgende Überblick zeigt dir, welche Aufgaben du selbst erledigen kannst. Sprich aber am besten vorher einmal mit deinem Steuerberater, um zu klären, wie ihr hier gut zusammenarbeitet bzw. welche Aufgaben du übernehmen kannst und welche lieber nicht.
Vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln und digitalisieren
Sammle zunächst einmal alle Belege, die das Steuerbüro für die Kontierung und Buchung benötigt. Dazu gehören deine Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und die Kontoauszüge. Um dir die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern, kannst du die Belege direkt digitalisieren. Das erledigst du mit einem Scanner oder noch einfacher mit der Handykamera (z.B. über die sevdesk App).
Achte dabei auch darauf, dass du alle Belege noch einmal auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit kontrollierst. Vor allem bei Rechnungen gibt es einige Pflichtangaben. Eine ordentliche Rechnungsprüfung gehört deshalb unbedingt auf deine To-Do-Liste.
Vorbereitende Buchhaltung: Belege für den Steuerberater vorsortieren
Damit der Steuerberater schnell in das Kontieren der Belege einsteigen kann, solltest du sie vorsortieren. Am übersichtlichsten ist es, wenn du die Belege direkt zu den Kontoauszügen sortierst. Das Prinzip ist einfach: Auf jedes einzelne Blatt des Kontoauszugs folgen jeweils die zugehörigen Belege in der chronologischen Reihenfolge der Kontobewegungen.
Vorbereitende Buchhaltung: Buchungskonten zuordnen
Prinzipiell gehört die Kontierung der Belege zu den Arbeiten der Buchführung. Mit etwas Übung kannst du dies jedoch gut selbst erledigen und die Belege vorkontieren. Dazu musst du wissen, dass bei der doppelten Buchführung immer zwei Buchungskonten betroffen sind. Diese meist vierstelligen Kontonummern vermerkst du auf der Rechnung. So muss der Buchhalter diese nur noch in der Buchhaltungssoftware erfassen.
Oft sind Steuerberater dafür offen, die Vorkontierung der Belege abzugeben, weil ihnen wegen Personalmangels die Kapazitäten dafür fehlen. Frage nach einer kurzen Einführung in das richtige Kontieren und lass dir den Kontenrahmen aushändigen, dem du die richtigen Nummern der Buchungskonten entnehmen kannst.
Buchhaltung vorbereiten und Beträge erfassen
Mit einer guten Buchhaltungssoftware kannst du die Buchungen auch gleich selbst erfassen. Hast du nämlich das richtige Buchungskonto bereits ausgewählt, ist das eigentliche Verbuchen ein Klacks. Du musst den Buchungssatz und den Betrag nur noch ins Buchhaltungsprogramm eingeben. Die Umsatzsteuer wird dabei in der Regel automatisch richtig verbucht, wenn die Konten mit einer Umsatzsteuerautomatik ausgestattet sind.
Gut zu wissen: Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware bekommst du beim Erfassen deiner Belege dank der KI-gestützten Texterkennung automatisch einen Buchungsvorschlag.
So kannst du deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen selbst verbuchen und erledigst schon einen großen Teil der Arbeit auf dem Weg zum Monatsabschluss oder deiner Umsatzsteuervoranmeldung.
Wenn du es dir zutraust, kannst du sogar die Umsatzsteuervoranmeldung selbst erstellen und übermitteln. Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk geht das einfach auf Knopfdruck auf Basis deiner verbuchten Informationen.
Vorbereitete Belege an den Steuerberater übergeben
Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist, dass du dem Steuerberater bereits aufgearbeitete, sortierte und geprüfte Belege und Unterlagen übergibst. Du bist jetzt an dem Punkt, dass du alles fein säuberlich aufbereitet hast. Als nächstes gilt es, deine Dokumente möglichst einfach an deinen Steuerberater zu übermitteln.
Sammelst du deine Belege in deinem Aktenordner oder Schuhkarton, musst du diesen regelmäßig ins Büro deiner Steuerfachkraft bringen. Schneller und weniger aufwendig geht das Ganze, wenn du deine Belege digitalisierst: Dann kannst du sie einfach per DATEV-Export online an deinen Steuerberater schicken. Bei der sevdesk Buchhaltungssoftware ist das nur ein Klick.
Du bist dir unsicher, ob du deine Buchhaltung überhaupt an einen Steuerberater abgeben solltest? In unserem Ratgeber-Artikel zum Thema "Buchhaltung outsourcen" haben wir eine Entscheidungshilfe für dich.
Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung
Indem du dich selbst um die vorbereitende Buchhaltung deiner Geschäftsvorfälle kümmerst, profitierst du von einigen Vorteilen:
- Du sparst Zeit, weil du nur noch einen Teil der Aufgaben der Buchhaltung erledigst, wie die Vorkontierung der Geschäftsvorfälle, die Rechnungsprüfung oder die vorbereitende Lohnbuchhaltung.
- Du behältst den Überblick, weil du dich mit deinen Geschäftsvorfällen beschäftigst, und kannst bei Bedarf Auswertungen selbst erstellen.
- Wenn du deine Belege in Papierform digitalisierst, musst du keine Geschäftsunterlagen mehr aus der Hand geben – du übermittelst sie einfach per DATEV-Schnittstelle an die Steuerkanzlei.
- Du kannst dein betriebswirtschaftliches Wissen ausbauen, indem du dich sukzessive mit den Buchungskonten und Vorgängen in der Buchführung beschäftigst.
Gleichzeitig hast du jedoch immer einen Ansprechpartner im Steuerbüro, der dich bei schwierigen Themen wie dem Monatsabschluss, der Lohnbuchhaltung oder gar bei einer Betriebsprüfung unterstützt.
Buchhaltung mit Software vorbereiten
Die vorbereitende Buchhaltung belassen Steuerberater gerne bei den Selbstständigen – sie kostet sie zu viel Zeit. Du kannst sie dir allerdings leicht machen. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware kannst du nämlich Aufgaben wie die Rechnungsprüfung, die Digitalisierung von in Papierform vorliegenden Belegen oder die Vorkontierung bis hin zum eigenständigen Monatsabschluss weitgehend automatisieren.
Wie das funktioniert? Mit sevdesk ganz einfach: Digitalisiere deine Belege per Smartphone-Kamera, lasse dir mittels automatischer Texterkennung Buchungsvorschläge machen und verbuche so deine Einnahmen und Ausgaben jeden Tag in nur wenigen Minuten selbst. So sparst du bares Geld für die Steuerberatung und behältst die Fäden in der Hand. Teste die sevdesk Buchhaltungssoftware jetzt kostenlos.
