Kreditorenbuchhaltung: So behältst du alle Zahlungstermine im Blick
Der Begriff Kreditorenbuchhaltung stammt aus der Finanzbuchhaltung und befasst sich im Kern damit, dass Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern, den sogenannten Kreditoren, bezahlt werden. In diesem Artikel erklären wir dir, welche Aufgaben die Kreditorenbuchhaltung im Detail erfüllt, welche Vorteile sie hat und was der Unterschied zur Debitorenbuchhaltung ist.
Definition der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet alle Geschäftsvorfälle, die mit der Geschäftsbeziehung zu deinen Lieferanten und Dienstleistern (Kreditoren) im Zusammenhang stehen. Sie ist eng mit dem Einkauf verbunden und verfügt über den notwendigen Überblick bezüglich externer Lieferanten und Dienstleister, deren Leistungsspektrum und Modalitäten der Auftragsabwicklung.
Zusammengefasst kann man sagen:
Die Kreditorenbuchhaltung umfasst die Bearbeitung von Rechnungen, die Kreditorenstammsatzpflege, Rechnungsüberprüfung und Kontierung, Verwaltung offener Posten, Zahlungsveranlassung sowie die Archivierung von Eingangsrechnungen.
Damit ist die Kreditorenbuchhaltung das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung, die sich mit der Verbuchung deiner Ausgangsrechnungen beschäftigt. Beide sind Teil der Finanzbuchhaltung.
Die wichtigsten Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Zu den wichtigsten Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung zählt die Bearbeitung und Begleichung von Rechnungen, die Kreditoren dem Unternehmen ausstellen, die sogenannten kreditorischen Rechnungen oder Eingangsrechnungen.
Was du bei Eingangsrechnungen alles beachten musst, erklären wir dir in diesem Video:
Kernaufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind außerdem:
- Pflege der Kreditorenstammsätze und Kreditorennummern
- kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung
- Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen sowie der zugehörigen Lieferscheine
- Verwaltung offener Posten
- Zahlungsveranlassung innerhalb der Zahlungsfrist sowie
- Archivierung von Eingangsrechnungen
Was da im Detail hinter steckt, gehen wir jetzt Aufgabe für Aufgabe durch.
Kreditorenstammsatzpflege
Die Kreditorenstammsatzpflege beinhaltet die Erfassung und Pflege der Daten der Kreditoren, zu denen dein Unternehmen regelmäßige und dauerhafte Geschäftsbeziehungen unterhält. Gewöhnlich handelt es sich dabei um eine in einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) eingebundene Datenbank. Neben den Stammdaten wie Name, Adresse, Tätigkeitsfeld und Gesellschaftsform erfasst das System auch Kontaktdaten, Bankverbindung(en) und eventuelle weitere nützliche Informationen zum Geschäftspartner.
Unser Tipp: Bei kleineren und mittleren Unternehmen oder bei bestimmten Berufsgruppen (wie Beratern) bietet es sich auch an, die Stammdaten in einer Buchhaltungssoftware zu speichern. So sparst du dir eine weitere Software (und die damit verbundenen Kosten).
Die Systeme weisen jedem Kreditor eine eigene Identifikationsnummer zu (Kreditorennummer). Mithilfe der Kreditorendatenbank lassen sich zu den Kreditorenkonten zum Beispiel gewährte Rabatte erfassen und offene Eingangsrechnungen innerhalb der Zahlungsfrist begleichen. Sie erleichtert und beschleunigt somit die Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen.
Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung
Die Rechnungsprüfung und Kontierung innerhalb der Kreditorenbuchhaltung beinhalten vier Teilaufgaben:
- Die Erfassung und rechnerische Überprüfung der Angaben in der Eingangsrechnung
- Den Vergleich mit den Daten der Bestellung und den Informationen auf dem Lieferschein
- Die Freigabe der Zahlung
- Die Buchung des entsprechenden Zahlungsausgangs
Dabei wird überprüft, ob Liefermengen, Arbeitsstunden etc. korrekt abgerechnet wurden, ob die gelieferte Ware unbeschädigt ist und qualitativ wie quantitativ der Bestellung entspricht und ob Wareneingangsbuchungen korrekt quittiert wurden. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als sachliche Rechnungsprüfung. Neben der sachlichen Prüfung müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung aber auch eine formelle Rechnungsprüfung durchführen. Dabei kontrollieren sie die eingehenden Rechnungen auf eventuelle Formfehler wie fehlende Pflichtangaben und falsch berechnete Skonti.
Die Überprüfung von notwendigen Zahlungsfreigaben erfolgt bei allen Transaktionen, für die dies erforderlich ist. Da hier von Unternehmen zu Unternehmen beträchtliche Unterschiede bestehen können, erfolgt die Überprüfung von Zahlungsfreigaben meist automatisiert.
Der zweite Schritt bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen ist deren Erfassung. Diese erfolgt in mehreren Phasen:
- eingehende Rechnungen der Identifikationsnummer des jeweiligen Kreditors zuordnen
- den Rechnungsbetrag getrennt von der Mehrwertsteuer bearbeiten
- die Rechnung einem Geschäftsvorgang zuordnen
- den Buchungssatz für die Verbuchung in der Buchhaltung erstellen
Zur Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnung kommen in den meisten Unternehmen wieder ERP-Systeme oder auch eine Buchhaltungssoftware zum Einsatz. So lassen sich offene Forderungen unkompliziert im zugeordneten Kreditorenkonto als Verbindlichkeit darstellen. Im Buchungssatz ist dieser Vorgang dann als Gesamtsumme für den Kreditor auf der Haben-Seite erfasst, während auf der Soll-Seite die Rechnungssumme in die entsprechenden Anteile aus Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer aufgeschlüsselt dargestellt wird.
Die offenen Posten bei Kreditoren verwalten
Um die offenen Posten als Schuldner im Blick zu behalten, sortierst du sie zunächst nach Fälligkeit. Anschließend führst du eine systematische Prüfung der bestehenden Zahlungsverpflichtungen durch. Kontrolliert wird dabei vor allem, ob Kreditorenposten doppelt erfasst wurden und ob Altposten zu bearbeiten sind.
Da die gleichzeitige Fälligkeit von mehreren und/oder sehr hohen Verbindlichkeiten unter Umständen zu Liquiditätsproblemen führen kann, kommt diesem Teilbereich der Kreditorenbuchhaltung eine wesentliche Rolle bei der kurzfristigen Liquiditätsplanung zu. Über ihn lassen sich Zahlungen befristet sperren und wieder entsperren, Fälligkeiten anpassen oder Stundungen und Ratenzahlungen vereinbaren. Die Verwaltung der offenen Posten ist also auch ein wichtiges innerbetriebliches Steuerungstool für die Finanzplanung.
Zahlungsveranlassung in der Kreditorenbuchhaltung
Sobald überprüfte Forderungen von Kreditoren fällig werden und alle anderen Zahlungsvoraussetzungen erfüllt sind, ist die Kreditorenbuchhaltung berechtigt, diese zu erfüllen. Das geschieht nach Freigabe meist durch eine automatische Buchungssoftware per Online-Banking. In manchen Fällen ist zu Kontrollzwecken vor der Überweisung auch eine Überprüfung durch einen zweiten Mitarbeiter vorgesehen.
Für regelmäßige Zahlungen kannst du Daueraufträge oder ähnliche automatisierte bargeldlose Überweisungsaufträge anlegen. Die Einrichtung, Verwaltung und laufende Pflege dieser Aufträge fällt ebenfalls in die Verantwortlichkeit der Kreditorenbuchhaltung.
Archivierung der Eingangsrechnungen
Du darfst Eingangsrechnungen nach der Buchung und Zahlung nicht einfach vernichten. Du musst sie ab Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden, sieben Jahre lang aufbewahren. Solche Aufbewahrungsfristen gibt es auch für andere Dokumente wie E-Mails und Jahresabschlüsse.
Im Idealfall nutzt du eine Archivierungssoftware, die eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht. So kannst du den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Sie fordern nämlich, dass Belege nachträglich nicht verändert werden können und die Rechnungsdaten zehn Jahre lang zugänglich sein, beispielsweise das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung. Diese Anforderungen erfüllst du auch mit einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware.
Weitere Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Neben den eigentlichen Buchhaltungsaufgaben, befasst sich die Kreditorenbuchhaltung noch mit weiteren Themen rund um die Verwaltung von Kreditoren und Eingangsrechnungen. Das sind zum Beispiel:
- Bearbeitung der Eingangspost
- Abgleich von Angeboten
- Berechnung von Skonti
- Beachtung von Zahlungsfristen
- Führung des WE-/RE-Verrechnungskontos
- Bearbeitung von eingegangenen Mahnungen
- Erfassung von Reisekostenabrechnungen
Du siehst also, dass einiges zu tun ist. Aber Hilfe naht: Mit der richtigen Buchhaltungssoftware erledigst du die meisten Aufgaben nämlich mit nur wenigen Klicks.
Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung: die Reisekostenabrechnung
Zu den Tätigkeiten, die in der Kreditorenbuchhaltung häufig anfallen, zählt die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens für ihre Ausgaben auf Dienstreisen vorlegen. Die Kreditorenbuchhaltung überprüft diese auf Einhaltung unternehmensinterner Vorgaben und gesetzlicher (steuerrechtlicher) Regelungen.
Hier ist es Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung, die einzelnen Posten zu kontrollieren, falls notwendig Belege nachzufordern, das Ausstellen eines Ersatzbeleges zu verlangen oder auch nicht erstattungsfähige Ausgaben zurückzuweisen. Erst wenn die Abrechnung mit allen Belegen korrekt erfasst ist, kann der errechnete Betrag ausgezahlt werden.
Übrigens haben wir auch ein Muster für eine Reisekostenabrechnung. Lade dir gleich die kostenlose Reisekostenabrechnung-Vorlagen von sevdesk herunter und stelle sicher, dass du immer alle wichtigen Infos erfasst.
Vorteile einer gesonderten Kreditorenbuchhaltung
Grundsätzlich bist du nicht verpflichtet, eine von der Debitorenbuchhaltung getrennte Kreditorenbuchhaltung zu führen. Nicht darauf verzichten solltest du jedoch, wenn dein Unternehmen zur doppelten Buchführung und zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet ist. Der Aufwand einer doppelten Buchführung ist schon an sich erheblich höher als bei der einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) bei kleineren Unternehmen.
Ein besserer Überblick über finanzielle Verpflichtungen und Einnahmen ist daher von großem Vorteil und erleichtert das Erstellen der Bilanz.
Unterschied zwischen der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung
Die Unterscheidung zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ist denkbar einfach: All jene Aufgaben, die im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung für die Bearbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen der Lieferanten und Dienstleister entstehen, existieren mehr oder weniger spiegelbildlich für die Debitorenseite. Hier werden folglich nicht Kreditorenstammdaten verwaltet, sondern jene der Debitoren – also der Kunden des Unternehmens. Es werden keine Eingangsrechnungen erfasst, sondern Forderungen des Unternehmens, die durch Käufe auf Rechnung entstanden sind, und bezahlte Rechnungen werden archiviert.
Ein ganz wesentlicher Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung ist aber das Mahnwesen: Da hohe offene Forderungen an externe Dienstleister oder Lieferanten die Liquidität eines Unternehmens beeinträchtigen können, nimmt die Debitorenbuchhaltung nicht nur eine wichtige Rolle bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit der Debitoren ein. Sie ist auch für das Eintreiben offener Forderungen verantwortlich. Sie veranlasst also bei Zahlungsverzögerung Mahnschreiben, vereinbart gegebenenfalls Ratenzahlungen und kann bei Erfolglosigkeit dieser Maßnahmen – die entsprechenden Fachkenntnisse vorausgesetzt – anstelle eines Rechtsanwaltes eigenständig gerichtliche Mahnbescheide beantragen. Erfahre in unserem gesonderten Beitrag mehr über die Debitorenbuchhaltung.
Kreditorenbuchhaltung mit Software durchführen
Die Kreditorenbuchhaltung nimmt einiges an Zeit in Anspruch: Belege sammeln, ordnen, verbuchen und schließlich archivieren – im Alltag fehlen dafür oft die Kapazitäten. Möchtest du trotzdem nicht im Papierchaos versinken, solltest du eine professionelle Buchhaltungssoftware verwenden.
Das muss auch nicht teuer sein, denn spezielle Buchhaltungssoftware für KMU ist schon für günstige monatliche Abopreise erhältlich. So kannst du deine Ausgaben einfacher verbuchen, behältst den Überblick und sparst Zeit. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen brauchen meist gar keine umfangreiche ERP-Software, insbesondere wenn sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
Das Buchhaltungsprogramm von sevdesk vereinfacht deine Kreditorenbuchhaltung wesentlich. Digitalisiere deine Belege per Scanner oder Smartphone, lasse sie dank intelligenter Texterkennung automatisiert verbuchen und behalte über die anstehenden Zahlungstermine jederzeit den Überblick. Teste jetzt kostenlos die sevdesk Buchhaltungssoftware und erlebe, wie einfach Buchhaltung sein kann.
