Debitorenbuchhaltung einfach erklärt: So behältst du deine Liquidität im Auge
Wenn du ein eigenes Unternehmen führst, weißt du, wie wichtig es ist, den Überblick über deine Einnahmen zu behalten. Rechnungen schreiben, Zahlungen überwachen und offene Forderungen im Auge behalten – all das gehört zum Alltag der Debitorenbuchhaltung. Aber das ist noch lange nicht alles, was in diesem Teil deiner Buchhaltung passiert bzw. passieren sollte.
In diesem Beitrag erfährst du, was es mit der Debitorenbuchhaltung auf sich hat, welche Aufgaben sie erfüllt und was sie von der Kreditorenbuchhaltung unterscheidet.
Definition und Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung ist einer der wichtigsten Teilbereiche der Finanzbuchhaltung. Sie erfasst und verwaltet alle Transaktionen im Zusammenhang mit deinen Kunden bzw. Debitoren. Sie werden in diesem Bereich auch als Schuldner bezeichnet.
Die Debitorenbuchhaltung führst du längst nicht nur, weil dich der Gesetzgeber verpflichtet, deine Geschäftsvorfälle korrekt zu verbuchen. Vielmehr verfolgst du damit gleich mehrere Ziele, die den Erfolg deines Unternehmens beeinflussen:
- Behalte stets den Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind oder bereits bezahlt wurden.
- Ein sorgfältiges Forderungsmanagement ist Voraussetzung für eine gute Liquidität deines Unternehmens.
- Die Debitorenbuchhaltung zeigt dir häufige Überschreitungen von Zahlungsfristen und eine allgemein schlechte Zahlungsmoral. Diese Informationen können ausschlaggebend für Entscheidungen über geschäftliche Beziehungen zu Kunden sein.
- Beuge Zahlungsausfällen vor, indem du auf überfällige Zahlungen zeitnah reagierst. So kannst du rechtzeitig ein außergerichtliches Mahnverfahren einleiten und die Forderung eintreiben.
Aus diesen Zielen ergeben sich eine Vielzahl von Aufgaben, die es in der Debitorenbuchhaltung zu erledigen gilt. Im Kern steht dabei dir Bearbeitung von Ausgangsrechnungen. Konkret bedeutet das unter anderem:
- Erstellung von Ausgangsrechnungen
- Erfassung von Zahlungseingängen
- Aktives Forderungsmanagement
- Verwaltung des Mahnwesens
- Erstellung von Gutschriften
- Abstimmung der Konten
- Ansprechpartner für Kunden
Nummernsystem in der Debitorenbuchhaltung
In der Debitorenbuchhaltung erhält jeder Debitor eine spezifische Debitorennummer. Diese dient der eindeutigen Identifikation und Zuordnung von Forderungen. Sie ist jedoch von der Kundennummer zu unterscheiden, die im Customer Relationship Management eines Unternehmens verwendet wird. Auch in der Kreditorenbuchhaltung gibt es Kreditorennummern, die Lieferanten und Dienstleistern zugeordnet werden. Üblicherweise werden Debitorennummern im Bereich von 200001 bis 299999 vergeben, auch wenn hierfür keine gesetzlichen Vorschriften bestehen.
Bedeutung der Debitorenkonten
Debitorenkonten, ob als Einzel- oder Sammelkonten, sind ein Teil der Buchhaltung und gehen nicht direkt in die Bilanz ein. Der Saldo dieser Konten wird unter dem Posten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ in der Bilanz aufgeführt. Zum Jahresende ist die Gesamtsumme aller Forderungen gegenüber Debitoren in der Bilanz wichtig, da dies die Liquidität des Unternehmens beeinflussen kann. Das Debitorenziel ist eine Kennzahl, die das Verhältnis der Forderungen zu den Umsatzerlösen in Tagen ausdrückt und ein kurzes Debitorenziel ist für ein Unternehmen von Vorteil.
Die wichtigsten Bestandteile der Debitorenbuchhaltung
In diesem Teil der Buchhaltung erfasst du alle Geschäftsvorfälle, die mit deinen Kunden zusammenhängen. Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung lassen sich in mehrere Teilbereiche gliedern, welche wir dir jetzt im Detail vorstellen.
Informationsmanagement als Teil der Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung unterstützt dich mit dem Informationsmanagement dabei, das Debitorenrisiko, also das Risiko von Zahlungsausfällen, einzuschätzen. So analysierst du hier einerseits, welche Zahlungen der Debitoren noch ausstehen oder zu erwarten sind, andererseits siehst du dir deren Zahlungsverhalten genauer an. Die Informationen sind für dich in vielerlei Hinsicht interessant:
- Das Zahlungsverhalten deiner Kunden ist für die Liquidität deines Unternehmens relevant. Es beeinflusst deine längerfristige Investitionsplanung. Es ist wichtig, dass du stets genau über deine finanzielle Lage informiert bist, um, wenn nötig, mit operativen oder strategischen Entscheidungen darauf reagieren zu können.
- Für zukünftige Geschäfte können die Informationen über deine Kunden von großer Bedeutung sein. Das aktuelle Zahlungsverhalten eines Debitors lässt Rückschlüsse auf seine generelle Zahlungsmoral zu.
- Dein Debitorenteam kann teilweise sogar Rückschlüsse auf die grundsätzliche finanzielle Lage des Kunden ziehen. Sollte sich beispielsweise abzeichnen, dass einer deiner Debitoren insolvenzgefährdet ist, kannst du noch rechtzeitig reagieren und die Lieferungen einstellen. Damit schützt du eventuell dein eigenes Unternehmen vor finanziellen Problemen, bevor sich die offenen Rechnungen summieren.
Für diesen Bereich benötigen deine Mitarbeiter viel Gespür für geschäftliche Prozesse, Fingerspitzengefühl sowie einschlägige Erfahrungen und eine gute Ausbildung in diesem Berufsfeld.
Forderungsmanagement in der Debitorenbuchhaltung
Das Forderungsmanagement umfasst vor allem den Überblick über die offenen Posten, also die noch nicht bezahlten Rechnungen. Es werden hier daher regelmäßig die Debitorenkonten auf fällige Zahlungen, Fehlbeträge oder sogar Überzahlungen überprüft. Das kann auf täglicher Basis passieren oder z.B. in einem Wochen- oder 2-Wochen-Rhythmus.
Werden Rechnungen nicht beglichen, ergreifen die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung weitere Maßnahmen. Dazu kann zum Beispiel das Mahnwesen gehören.
Mahnwesen im Rahmen der Debitorenbuchhaltung
Hält ein Kunde sein Zahlungsziel nicht ein, versenden die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung Zahlungserinnerungen und Mahnungen und leiten bei weiterhin verstrichenen Zahlungsfristen gerichtliche oder außergerichtliche Mahnverfahren ein.
So können sie entweder einen Rechtsanwalt mit der Eintreibung der offenen Forderungen gegenüber den Debitoren beauftragen oder das Debitorenrisiko an ein Inkassobüro weitergeben (außergerichtliches Mahnverfahren). Ziel ist, einen Mahnbescheid zu erwirken.
Falls die außergerichtliche Mahnung keine Früchte trägt oder der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegt, kannst du ihn auf Zahlung verklagen. Das gerichtliche Mahnverfahren lohnt sich aber meist eher bei größeren Beträgen, denn hier fallen zusätzlich Kosten für das Gericht und den Rechtsanwalt an.
Behalte mit deinem Online-Rechnungsprogramm von sevdesk immer den Überblick über deine offenen Posten und versende ganz einfach auf Knopfdruck Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Debitoren-Scoring
Die Debitorenbuchhaltung ist auch dafür verantwortlich, das Debitorenrisiko zu minimieren. Zu diesem Zweck führt sie ein Debitoren-Scoring durch. Ähnlich wie bei einer Bonitätsprüfung analysiert das Team das Zahlungsverhalten der Kunden. Schleppende Zahlungen und häufig überschrittene Zahlungsziele sind mögliche Hinweise auf ein erhöhtes Debitorenrisiko.
Wenn sich solche Hinweise häufen und ein Kunde ein schlechtes Scoring aufweist, kann die Debitorenbuchhaltung Maßnahmen ergreifen. Auf dieser Grundlage kannst du beispielsweise Geschäftsbeziehungen beenden oder Vorkasse verlangen, um Zahlungsausfällen vorzubeugen.
Unterschiede zwischen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung setzt sich u.a. aus der Kreditorenbuchhaltung und der Debitorenbuchhaltung zusammen. Sie beinhalten zwar ähnliche Aufgaben (z. B. Verbuchung der Geschäftsvorfälle), unterscheiden sich dennoch deutlich:
Ganz einfach gesagt: Die Debitorenbuchhaltung ist das Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung.
Debitorenbuchhaltung mit Buchhaltungssoftware schnell erledigen
Musst du die Ausgangsrechnungen an deine Debitoren manuell in deiner Buchhaltung erfassen und überwachen, kann das ziemlich aufwendig sein. Um Zeit zu sparen, arbeitest du am besten mit einer Buchhaltungssoftware. Deine im Rechnungsprogramm erstellten Rechnungen werden automatisch im Forderungsmanagement hinterlegt. Auf Knopfdruck erfährst du anhand aktueller Kontobewegungen sofort, welche Rechnungen gerade überfällig sind, und verschickst Zahlungserinnerungen an deine Kunden.
