Debitorenbuchhaltung einfach erklärt: So behältst du deine Liquidität im Auge
Wenn du ein eigenes Unternehmen führst, weißt du, wie wichtig es ist, den Überblick über deine Einnahmen zu behalten. Rechnungen schreiben, Zahlungen überwachen und offene Forderungen im Auge behalten – all das gehört zum Alltag der Debitorenbuchhaltung. Aber das ist noch lange nicht alles, was in diesem Teil deiner Buchhaltung passiert bzw. passieren sollte.
In diesem Beitrag erfährst du, was es mit der Debitorenbuchhaltung auf sich hat, welche Aufgaben sie erfüllt und was sie von der Kreditorenbuchhaltung unterscheidet.
Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den Forderungen deines Unternehmens gegenüber deinen Kunden (Debitoren). Sie dokumentiert jedoch nicht nur die offenen Forderungen, sondern dient dazu, diese Zahlungen auch einzutreiben. Daher spricht man hierbei häufig auch vom Forderungsmanagement deines Unternehmens. Aus diesem Grund ist sie einer der wichtigsten Teilbereiche der Finanzbuchhaltung. Um den Überblick über die offenen Posten nicht zu verlieren, teilst du jedem deiner Kunden eine Debitorennummer zu.
Die Debitorenbuchhaltung führst du jedoch nicht nur, weil dich der Gesetzgeber dazu verpflichtet, deine Geschäftsvorfälle korrekt zu verbuchen. Vielmehr verfolgst du damit gleich mehrere Ziele, die den Erfolg deines Unternehmens beeinflussen. Mit der Debitorenbuchhaltung
- behältst du stets den Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind oder bereits fristgerecht vom Kunden bezahlt wurden.
- machst du Überschreitungen von Zahlungsfristen und eine schlechte Zahlungsmoral sichtbar, da jede offene Forderung so lange im System bleibt, bis sie beglichen ist. Diese Informationen können ausschlaggebend für deine Entscheidungen über geschäftliche Beziehungen zu deinen Kunden sein.
- beugst du Zahlungsausfällen vor, indem du auf überfällige Zahlungen zeitnah reagierst. So kannst du rechtzeitig ein außergerichtliches Mahnverfahren anstoßen und deine Forderung über einen Mahnbescheid eintreiben.
- kannst du deinen Cashflow sichern und damit die Grundlage für ein effektives Forderungsmanagement bilden. Beides ist entscheidend für deine Liquiditätsplanung.
Was macht die Debitorenbuchhaltung?
Aus diesen Zielen ergeben sich eine Vielzahl von Aufgaben, die es in der Debitorenbuchhaltung zu erledigen gilt. Im Kern stehen dabei die Erfassung, Überwachung, Bearbeitung und Verbuchung von Ausgangsrechnungen und Zahlungseingängen sowie die Verwaltung von Debitoren. Konkret bedeutet das unter anderem:
- Erstellung von Ausgangsrechnungen
- Verbuchung von Forderungen
- Erfassung von Zahlungseingängen
- Überwachung von fälligen Zahlungseingängen
- Aktives Forderungsmanagement
- Verwaltung des Mahnwesens
- Erstellung von Gutschriften
- Abstimmung der Konten
- Ansprechpartner für Kunden
- Bewertung und Prüfung des Debitorenrisikos
Die wichtigsten Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung lassen sich in mehrere Teilbereiche gliedern, welche wir dir jetzt im Detail vorstellen.
Informationsmanagement
Die Debitorenbuchhaltung unterstützt dich mit dem Informationsmanagement dabei, zu analysieren, welche Zahlungen deiner Debitoren noch ausstehen und wann sie in welcher Höhe zu erwarten sind, andererseits siehst du dir das Zahlungsverhalten genauer an.
Das Zahlungsverhalten deiner Kunden ist insbesondere für die Liquidität deines Unternehmens relevant. Es beeinflusst nämlich deine langfristige Unternehmens-, Verbindlichkeits- und Investitionsplanung. Es ist wichtig, dass du stets genau über deine finanzielle Lage informiert bist, um mit operativen oder strategischen Entscheidungen darauf reagieren zu können.
Forderungsmanagement
Dein Forderungsmanagement umfasst vor allem die Überwachung der noch offenen Posten, also die bereits ausgestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen. Daher solltest du regelmäßig deinen Forderungsbestand und deine Debitorenkonten auf fällige Zahlungen entsprechend der Zahlungsziele, Fehlbeträge oder Überzahlungen überprüfen – sei es täglich, wöchentlich oder alle zwei Wochen..
Ziel des Forderungsmanagements ist es, die Zahlungen rechtzeitig von den Debitoren einzufordern und Zahlungsausfälle zu vermeiden, um den Cashflow zu sichern. Werden Rechnungen nicht beglichen, müssen du oder die Mitarbeiter deiner Debitorenbuchhaltung weitere Maßnahmen ergreifen. Dazu können zum Beispiel das Mahnwesen, das Verwalten von Mahnstufen und das Erwirken eines Mahnbescheids gehören.
Mahnwesen
Hält ein Kunde sein Zahlungsziel nicht ein, versenden die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung normalerweise freundliche Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Man spricht hier auch vom außergerichtlichen Mahnverfahren. So wird versucht, die Beziehung zum Kunden trotz Zahlungsverzug möglichst positiv zu halten.
Übrigens: Ein klärendes Gespräch wirkt bei Zahlungsverzug oft besser als recht kommentarlos mehrere Mahnungen zu verschicken.
Lässt der Kunde dennoch weiterhin seine Zahlungsfristen verstreichen, kann die Debitorenbuchhaltung ein gerichtliches Mahnverfahren anstoßen. In diesem Fall beauftragt dein Unternehmen in der Regel einen Rechtsanwalt mit der Eintreibung der offenen Forderungen gegenüber den Debitoren. Ziel ist es, einen Mahnbescheid zu erwirken, damit als eine der letzten Konsequenzen ein Gerichtsvollzieher eingesetzt werden kann.
Alternativ kann die Forderung gegen Gebühren auch an ein Inkassobüro verkauft werden.
Gut zu wissen: Wie viele Mahnstufen du durchlaufen willst, bevor du vor Gericht ziehst, bleibt dabei dir überlassen. Das gerichtliche Mahnverfahren lohnt sich aber meist eher bei größeren Beträgen, denn hier fallen zusätzlich Kosten für das Gericht und den Rechtsanwalt an. Diese kannst du jedoch später vom Debitor einfordern.
Debitoren-Scoring
Die Debitorenbuchhaltung ist dafür verantwortlich, das Risiko von Zahlungsausfällen (Debitorenrisiko) einzuschätzen und zu minimieren. Zu diesem Zweck führt sie ein Debitoren-Scoring durch. Ähnlich wie bei einer Bonitätsprüfung analysiert das Team das bisherige Zahlungsverhalten deiner Kunden und zieht daraus Rückschlüsse auf deren zukünftige Zahlungsmoral, Kreditwürdigkeit und die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen. Die daraus gewonnenen Informationen können für zukünftige Geschäfte extrem wertvoll sein.
Kurz gesagt: Je besser der Score deiner Kunden, desto geringer das Debitorenrisiko und desto höher die Zahlungsfähigkeit deiner Kunden.
Schleppende Zahlungen und häufig überschrittene Zahlungsziele sind dabei mögliche Hinweise auf ein erhöhtes Debitorenrisiko. Diese Informationen sind vor allem für das Key Account Management relevant.
Wenn sich solche Hinweise häufen und ein Kunde ein schlechtes Scoring aufweist, kann er sofort identifiziert werden. Dein Debitorenteam kann teilweise sogar Rückschlüsse auf die finanzielle Lage deines Kunden ziehen, sodass du entsprechende Maßnahmen ergreifen kannst. Sollte sich beispielsweise abzeichnen, dass einer deiner Debitoren insolvenzgefährdet ist, kannst du Geschäftsbeziehungen beenden, Lieferungen bis auf Weiteres ablehnen oder Vorkasse verlangen, um Zahlungsausfällen vorzubeugen. Damit schützt du eventuell dein eigenes Unternehmen vor finanziellen Problemen, bevor sich die offenen Rechnungen summieren.
Unterschiede zwischen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung setzt sich u. a. aus der Kreditorenbuchhaltung und der Debitorenbuchhaltung zusammen. Während sich die Debitorenbuchhaltung mit den offenen Forderungen deines Unternehmens beschäftigt, erfasst, verwaltet und überwacht ihr Gegenstück die Eingangsrechnungen sowie die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und anderen Gläubigern. Bei der Kreditorenbuchhaltung geht es also darum, welche Zahlungen du anderen Unternehmen schuldest.
Obwohl beide Bereiche ähnliche Aufgaben haben, wie z. B. die Verbuchung von Geschäftsvorfällen, unterscheiden sich deutlich in ihren Schwerpunkten:
Wichtige Konten in der Debitorenbuchhaltung
Die Verwaltung deiner offenen Forderungen sowie die Klärung von Zahlungen sind zentrale Aspekte der Debitorenbuchhaltung. Um den Überblick zu behalten, verwendest du dafür in der Regel Debitoren- und Klärungskonten. Im Folgenden erklären wir dir, wofür beide Konten genau eingesetzt werden.
Bedeutung von Debitorenkonten
Alle offenen Forderungen gegenüber deinen Kunden verwaltest du auf Kontokorrent- bzw. Debitorenkonten. Dabei kannst du entweder Einzelkonten für die jeweiligen Kunden anlegen oder Debitorengruppen (mehrere Debitoren) auf Sammelkonten zusammenfassen, wenn sich kein Einzelkonto lohnt. Debitorenkonten, egal ob als Einzel- oder Sammelkonten, sind ein Teil der Buchhaltung und gehen nicht direkt in die Bilanz ein.
Der Saldo dieser Konten wird unter dem Posten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ in der Bilanz aufgeführt. Zum Jahresende ist die Gesamtsumme aller Forderungen gegenüber Debitoren in der Bilanz wichtig, da dies die Liquidität des Unternehmens beeinflussen kann. Das Debitorenziel ist eine Kennzahl, die das Verhältnis der Forderungen zu den Umsatzerlösen in Tagen ausdrückt. Ein kurzes Debitorenziel ist für ein Unternehmen immer von Vorteil.
Gut zu wissen: In der Debitorenbuchhaltung erhält jeder Debitor eine spezifische Debitorennummer. Diese dient der eindeutigen Identifikation und Zuordnung von Forderungen. Üblicherweise werden Debitorennummern im Bereich von 10001 bis 69999 vergeben, auch wenn hierfür keine gesetzlichen Vorschriften bestehen.
Das Klärungskonto
Auf dem Klärungskonto erfasst deine Debitorenbuchhaltung alle Beträge, die auf deinem Geschäftskonto eingehen, jedoch nicht eindeutig zugeordnet werden können. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn bei eingegangenen Zahlungen der Verwendungszweck unklar ist oder wenn Differenzen bei der Abstimmung von Debitorenkonten entstehen.
Die Aufgabe eines Klärungskontos ist es, diese ungeklärten Posten temporär zu erfassen, bis sie eindeutig identifiziert sind, den entsprechenden Debitoren zugeordnet werden können und auf deren Debitorenkonten verbucht werden. Wichtig dabei ist es, das Klärungskonto regelmäßig zu überprüfen und offene Posten schnellstmöglich aufzulösen. Spätestens bei der Erstellung deiner Bilanz solltest du dich darum kümmern, um eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen.
Debitorenbuchhaltung mit Buchhaltungssoftware schnell erledigen
Spare Zeit und nutze für deine Debitorenbuchhaltung eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Deine Rechnungen werden automatisch im Forderungsmanagement des Rechnungsprogramms hinterlegt und auf Knopfdruck erfährst du anhand aktueller Kontobewegungen sofort, welche Rechnungen gerade überfällig sind, und verschickst Zahlungserinnerungen an deine Kunden.
Zusammenfassung
Als Teilbereich der Finanzbuchhaltung erfasst und verwaltet die Debitorenbuchhaltung Forderungen gegenüber deinen Kunden bzw. Debitoren. Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehören dabei das Informations- sowie das Forderungsmanagement, das Mahnwesen und das Debitoren-Scoring. Insbesondere das Informationsmanagement und Debitoren-Scoring helfen dir dabei, die Zahlungsfähigkeit und Kreditwürdigkeit deiner Kunden zu beurteilen. Darüber hinaus liefert die Debitorenbuchhaltung dir wichtige Informationen, die dir bei betrieblichen und strategischen Entscheidungen helfen. So kannst du deine Liquidität und Unternehmensplanung besser steuern.
