Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine: Was es für Unternehmen in Österreich bedeutet
Nicht nur Rechnungen und Geschäftsbriefe gelten als wichtige Aufzeichnungen, auch Lieferscheine zählen, wenn sie erstellt wurden zu den wichtigen Belegen. Daher sieht der Gesetzgeber Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine vor.
Diese Aufbewahrungspflicht betrifft in erster Linie bilanzierende Unternehmen als Empfänger des Lieferscheins. Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, die gleichzeitig auch als Rechnung dienen und damit steuerlich relevante Buchungsbelege fürs Finanzamt darstellen, richten sich nach der Art des Unternehmens (branchenspezifische Aufbewahrungspflichten).
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen
Grundsätzlich unterscheidet man bei Aufbewahrungsfristen für Lieferscheinen zwischen Unternehmensrecht und Steuerrecht.
- Unternehmensrecht: Die Aufbewahrungspflicht gemäß Unternehmensgesetzbuch (UGB) regelt, mit welchen Aufzeichnungen Geschäftsvorgänge zwischen zwei Vertragspartnern zu dokumentieren sind.
- Steuerrecht: In der Bundesabgabenordnung (BAO) geht es darum, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorgänge ihre Aufzeichnungen GoBD-konform gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.
Aufbewahrungsfrist für 7 Jahre
Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren wird in der Bundesabgabenordnung (§ 132 Abs. 1 BAO) geregelt. Sie gilt auch für den Fall, wenn der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung und damit als Geschäfts- und Handelsbrief dient.
Die unternehmensrechtliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren im den §§ 190 und 212 Unternehmensgesetzbuch (UGB). Versendet der Lieferant zusätzlich zum Lieferschein eine Rechnung, müssen nur bilanzierende Unternehmen den Lieferschein aufbewahren, da der Wareneingang mittels Lieferschein gebucht wird und dieser damit einen Buchungsbelegt darstellt. Gewinnermittler nach Einnahmen-/Ausgabenrechnung können den Lieferschein dagegen mit Erhalt der Rechnung vernichten.
Längere Aufbewahrungsfristen
Längere Aufbewahrungsfristen von 22 Jahren liegen nur für umsatzsteuerrechtlich buchhalterische Vorgänge im Zusammenhang mit Grundstücken vor (§§ 190, 212 UGB) vor.
Wann darf ein Lieferschein vernichtet werden?
Ein ausgestellter Lieferschein wird bei bilanzierenden Unternehmen laut BAO als Buchungsbeleg bewertet (Buchungsdatum des Wareneinganges) und unterliegt damit der Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Beachten solltest du, dass es branchenspezifisch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen in Österreich gibt. Weitere Sonderregelungen dazu gibt es im Umsatzsteuergesetz mit 22 Jahren.
Bei der Gewinnermittlung mittels Einnahmen-/Ausgabenrechnung kann der Lieferschein nach Erhalt der Rechnung vernichtet werden, da hier die Rechnung den Buchungsbeleg darstellt (§ 132 BAO).
Wann genau endet die Aufbewahrungsfrist?
Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist startet erst am 1. Januar des Kalenderjahres, welches auf den Geschäftsvorgang folgt. Was das konkret heißt, demonstriert folgendes Beispiel:
Unabhängig davon, ob eine Aufbewahrungspflicht gilt, kann es natürlich sinnvoll sein Lieferscheine länger aufzubewahren als der Gesetzgeber dies vorschreibt. Das gilt insbesondere für Lieferscheine in Papierform, die mit einem Eingangsstempel versehen sind und damit zweifelsfrei belegen, dass eine Warensendung korrekt angekommen ist.
Lieferscheine digitalisieren und aufbewahren
Mit dem Lieferscheinprogramm von sevDesk kannst du schnell und komfortabel Lieferscheine erstellen. Dabei kann die Software auf Daten bereits vorhandener Geschäftsbriefe aus dem jeweiligen Geschäftsvorgang zurückgreifen. Danach liegen die Lieferscheine automatisch digital vor. Du sparst damit aufwändige Arbeitsschritte bei der Archivierung wie etwa dem Einscannen von Lieferscheinen.
