Rechnung ohne Rechnungsnummer
Eine Rechnung, die du an eine Leistungsempfängerin oder einen Leistungsempfänger schickst, braucht immer eine Rechnungsnummer. Oder doch nicht? Worauf du achten musst, wenn du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer vor dir hast und was für den Nummernkreis bei der Rechnungsstellung gilt, erfährst du in diesem Artikel. Wir zeigen dir außerdem, wie es sich mit dem Vorsteuerabzug im Fall einer fehlenden Pflichtangabe wie der Rechnungsnummer verhält.
Das musst du tun, wenn deine Rechnung ohne Rechnungsnummer ist
Bei einer Rechnung ohne Rechnungsnummer musst du aktiv werden, denn eine Rechnung muss in der Regel immer eine Rechnungsnummer besitzen.
Ausnahme: Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto ohne Rechnungsnummer an einen Leistungsempfänger bzw. eine Leistungsempfängerin versendet werden.
Falls du nicht weißt, wie eine Kleinbetragsrechnung aufgebaut ist bzw. wie man sie schreibt, nutze einfach ein kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster. Das hilft dir dabei, keine wichtigen Informationen zu vergessen.
Ansonsten müssen Gewerbetreibende wie Freiberuflerinnen und Freiberufler und Selbstständige eine Rechnungsnummer auf ihrer Rechnung haben, und zwar unabhängig von einer Steuerbefreiung. Ob Rechnungsdatum, Steuerbetrag oder auch Rechnungsnummer – es handelt sich dabei immer um eine Pflichtangabe nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Entsprechend UStG sollen Rechnungsnummern in einem Nummernkreis so angeordnet werden, dass sie in deinem Unternehmen nur einmal vorkommen und sich eindeutig auf eine Rechnung beziehen. Weiter gilt:
- Rechnungsnummern sollten fortlaufend sein.
- Eine Pflicht, Rechnungsnummern lückenlos numerisch zu vergeben, besteht nicht.
- Lücken sollten jedoch erklärbar sein, z. B. durch den Jahreswechsel.
- Die Gestaltung ist sonst recht frei.
- Auch die Verwendung von Zahlen- und Buchstabenreihen ist möglich
- Ebenso die Verwendung einzelner Buchstaben anstatt von Buchstabenreihen.
Folgen bei fehlenden Pflichtangaben
Eine Rechnung, auf der eine Pflichtangabe wie das Leistungsdatum, das Rechnungsdatum, der Steuerbetrag oder eben auch die Rechnungsnummer fehlt, hat eine gravierende Folge: Der Vorsteuerabzug ist in Gefahr, wenn eine Pflichtangabe fehlt.
Wenn du als Rechnungsstellerin oder Rechnungssteller die Rechnungsnummer vergessen hast, dann musst du dich darum kümmern, deine Rechnung entsprechend zu korrigieren oder zu stornieren, damit der Vorsteuerabzug deiner Kunden nicht gefährdet wird. Du weißt nicht wie eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung aufgebaut ist? Dann schau doch mal in die verlinkten Beiträge, hier erfährst du mehr dazu.
Als Rechnungsempfänger oder Rechnungsempfängerin bzw. Leistungsempfänger oder Leistungsempfängerin musst du dich bei einer Eingangsrechnung ohne Rechnungsnummer an den Rechnungsaussteller bzw. die Rechnungsausstellerin wenden, denn sonst kannst du deinen Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Wie genau du in diesen Fällen vorgehen solltest, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Checkliste für deine Rechnungsprüfung
Neben der Rechnungsnummer in Rechnungen gibt es natürlich einige weitere gesetzliche Pflichtangaben, die enthalten sein müssen. Diese Checkliste hilft dir beim Inhalt und Aufbau einer Rechnung:
So korrigierst du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer
Wenn du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer korrigieren willst, dann kommt es wie eben schon besprochen darauf an, ob du die Rechnung an einen Rechnungsempfänger senden willst oder bereits gesendet hast oder ob du die Rechnung als Eingangsrechnung ohne Rechnungsnummer erhalten hast.
Wenn du der Rechnungsaussteller bzw. die Rechnungsausstellerin bist, gilt Folgendes:
Hast du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer erhalten und es handelt sich dabei nicht um eine Kleinbetragsrechnung, solltest du Kontakt zur Rechnungsstellerin bzw. zum Rechnungssteller aufnehmen und um eine Korrektur oder ein Rechnungsstorno bitten.
Wie genau das Korrigieren und Stornieren funktioniert, erklären wir dir in unserem Artikel zur „Rechnungskorrektur".
