Rechnung ohne Steuernummer
Wer bislang nur Rechnungen bezahlt, aber noch nie selbst eine geschrieben hat, der wird sich vermutlich einige Fragen stellen. Vor allem die Frage, ob man eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben darf. Und wie denn eine korrekte Rechnung überhaupt aussieht.
Welche Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen und wie du eine rechtskonforme Rechnung schreibst, erfährst du in diesem Beitrag.
Keine Lust zu lesen? Alles wichtige ist auch in unserem Video zum Thema Rechnung ohne Steuernummer erklärt:
Kann ich eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen?
Die Antwort auf diese Frage lautet vorerst: NEIN! Die Steuernummer ist in jedem Fall auf einer Rechnung anzugeben. Sie ist Teil der Pflichtangaben, welche auf jeder Rechnung aufgeführt werden müssen. Dies regelt § 14 UStG. Wer hingegen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, also beide Nummern besitzt, der kann die Steuernummer durch die USt.-IdNr. ersetzen. Es gibt allerdings darüber hinaus zwei Ausnahmefälle, auf welche später nochmal näher eingegangen wird.
Pflichtangaben einer Rechnung
Wer falsche oder fehlerhafte Rechnungen ausstellt, der könnte Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, sich von Anfang an, an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Erstelle also direkt deine Rechnungen anhand folgender Checkliste.
Diese Pflichtangaben gehören in jede Rechnung:
- Name und Anschrift der Firma
- Falls vorhanden: Registernummer und Registergericht
- Rechnungsadresse - also der vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (erfahre hier in welchem Fall du welche Nummer angeben musst)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer, individuell für jede Rechnung einzeln zu erstellen
- Übersichtliche Auflistung der erbrachten Leistung/en
- Leistungsdatum – Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Rechnungsbetrag bestehend aus Rabatten/ Skonto zzgl. Steuern und Aufschlägen
Wichtig: Es empfiehlt sich auf jeden Fall, eine Angabe zur Zahlungsfrist bzw. zum Zahlungsziel zu machen. So kann dort “zahlbar binnen 7 Werktage” stehen, oder aber ähnliche Formulierungen.
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Rechnung stellen ohne Steuernummer – die Ausnahmen!
Rechnungen ohne Steuernummer auszustellen geht in zwei Ausnahmefällen, hier ist es jedoch wichtig zu unterscheiden, ob du Privatperson oder Unternehmer bist!
Eine Rechnung ohne Steuernummer zu schreiben geht lediglich bei folgenden Ausnahmen:
- Du bist Unternehmer und stellst eine Kleinbetragsrechnung aus
- Du bist Privatperson, schreibst also eine Privatrechnung
Dabei ist wichtig zu wissen: Laut §14 Umsatzsteuergesetz können nur Unternehmen Rechnungen ausstellen. Rein rechtlich gibt es also gar keine Privatrechnung, sondern du musst eine Quittung ausstellen. Da im Alltag aber der Begriff "Privatrechnung" geläufiger ist, nutzen wir auch hier diese Bezeichnung.
Rechnung stellen ohne Steuernummer – die Kleinbetragsrechnung!
Für eine Rechnung ohne Steuernummer als Unternehmer gibt es, wie bereits erwähnt, Ausnahmen: Die Kleinbetragsrechnung. Dabei handelt es sich um Rechnungen mit einem geringfügigen Betrag bis maximal 250 Euro. Bis zu diesem Betrag müssen Rechnungssteller keine Steuernummer ausweisen. Wer jedoch Umsatzsteuer ausweisen muss oder dies freiwillig tut, der muss diese in den 250 Euro einbeziehen.
Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung
Kleine Beträge können per Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden. Die Steuernummer muss dann nicht enthalten sein und auch sonst sind die umsatzsteuerlichen Vorgaben etwas lockerer. So müssen auf einer solchen Rechnung weit weniger Angaben gemacht werden:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name des Leistungsempfängers
- Rechnungsdatum
- Leistungsbezeichnung
- Entgelt (Steuerbetrag und Hinweis auf Steuerbefreiung)
Willst du bezüglich aller Pflichtangaben auf Nummer sicher gehen kannst du auch einfach unser kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster verwenden.
Rechnung ohne Steuernummer - die Privatrechnung!
Rechtlich gesehen müssen Privatpersonen auf Nachfrage eine Quittung (statt einer Rechnung) ausstellen. Und das ganz ohne Steuernummer oder Gewerbe und Finanzamt. Das wird jedoch oft auch als Privatrechnung bezeichnet. Eine solche Rechnung bzw. Quittung erstellst du immer dann, wenn sich die Leistung auf eine einmalige Sache bezieht und keine freiberufliche Tätigkeit darstellt. Vielleicht hast du für deinen Kumpel eine Website entworfen und möchtest ihm nun deinen Freundschaftspreis in Rechnung stellen. Das Webdesign ist allerdings nur ein Hobby von dir und gehört nicht zu deinem Beruf. In diesem Fall kannst du ganz einfach eine private Rechnung schreiben.
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Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Wer eine USt.Id-Nr. hat, der kann die Steuernummer weglassen. Aber wo genau ist der Unterschied zwischen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Steuernummer? Und wann brauchst du welche Nummer auf deiner Rechnung?
Umsatzsteuer ID statt Steuernummer bei Rechnungen ins EU Ausland!
Wer zum Ausweisen der Umsatzsteuer verpflichtet ist und eine Rechnung ins EU Ausland stellen möchte, der muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-ID ist dann nicht möglich. Dies gilt nicht nur für die eigene Umsatzsteuer ID, sondern auch für Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers, sofern dieser Unternehmer ist. Rechnungen, die ins EU-Ausland gehen, enthalten also in diesem Fall zwei Identifikationsnummern.
Merke dir also ganz einfach Folgendes:
Wer noch keine solche Nummer hat, der muss diese beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Unternehmer können dies entweder postalisch, telefonisch oder per E-Mail erledigen.
Rechnungsprogramm für eine einfache Rechnungsstellung
Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, der könnte sich nach einem passenden Rechnungsprogramm umsehen. Denn es bietet eine leichte Bedienbarkeit und macht die Rechnungsstellung in nur wenigen Klicks möglich. Dabei werden dem Unternehmer unterschiedliche Einsatz- und Funktionsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt.
Beispielsweise kannst du die hinterlegten Daten deines Kunden mit einem Klick auf die Rechnung übertragen. Sämtliche Pflichtangaben sind auf den Rechnungen automatisch integriert. Musst du Umsatzsteuer ausweisen, so wird auch sie anhand der geltenden Steuersätze berechnet. So machst du es dir möglichst einfach und hältst dich gleichzeitig an alle rechtlichen Vorlagen. Gleichzeitig kannst du aber auch dein ganz individuelles Rechnungsdesign erstellen.
Zusammenfassung
Rechnung schreiben ohne Steuernummer – das geht! Vorausgesetzt, der Unternehmer kann diese durch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzen. Wer ein Gewerbe anmeldet und sich selbstständig machen möchte, der erhält seine Steuernummer vom Finanzamt zugeschickt. Die Umsatzsteuer-ID folgt, sobald das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig wird.
Ansonsten funktioniert dies nur, wenn es sich um eine Kleinbetragsrechnung oder um eine private Rechnung (bzw. Quittung) handelt.
