EDI-Rechnungen erklärt: So funktioniert das elektronische Verfahren

Was ist eine EDI-Rechnung?

EDI, die Abkürzung für Electronic Data Interchange, ermöglicht es Unternehmen, Daten wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine elektronisch zwischen ihren Computersystemen auszutauschen. Mit dieser Methode kannst du deine Rechnungsstellung über den digitalen Weg durchführen. Du musst keine Dokumente mehr ausdrucken und in die Post geben. Das spart Zeit bei deiner täglichen Arbeit und erleichtert deine Buchhaltung.

EDI-Rechnungen kannst du als Teilbereich der E-Rechnung verstehen. Sie stellen ein konkretes Format der elektronischen Rechnungsübermittlung dar. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen erfolgt bei E-Rechnungen der gesamte Prozess elektronisch.

Falls du dich mit E-Rechnungen bisher noch nicht (viel) beschäftigt hast, hier eine kurze Zusammenfassung: E-Rechnungen werden typischerweise in strukturierten Datenformaten erstellt, wie beispielsweise XML, ZUGfeRD, XRechnungen oder eben EDI. In unserem Video haben wir für dich das Thema E-Rechnungen erklärt und zeigen dir, wie sich EDI-Rechnungen in dieses Themengebiet einordnen:

Wichtig: Du kannst „klassische“ E-Rechnungen flexibel verschicken, beispielsweise per E-Mail. EDI-Rechnungen hingegen erfordern eine direkte Anbindung an ein System des Rechnungsempfängers. Bevor du eine EDI-Rechnung verschicken kannst, musst du dich daher mit deinem Geschäftspartner auf den elektronischen Datenaustausch einigen. Die Ergebnisse kannst du mit ihm in einem Rahmenvertrag festhalten.

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Formate der EDI-Rechnung

EDI-Formate sind spezielle Dateiformate, die beim elektronischen Datenaustausch zwischen dir und deinem Geschäftspartner verwendet werden. Das heißt, sie legen die Spielregeln für den strukturierten Austausch deiner Geschäftsdokumente fest. EDI-Formate gewährleisten die maschinenlesbare und eindeutige Interpretation der Dokumente. Typischerweise werden die folgenden Formate verwendet:

• UN/EDIFACT: UN/EDIFACT ist ein international anerkannter Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im Bereich Handel, Transport, Logistik und Verwaltung. EDIFACT wurde Ende der 80er Jahre eingeführt. Seitdem hat es sich zu einem der weltweit am weitesten verbreiteten Standards für den elektronischen Datenaustausch entwickelt.‍
• TRADACOMS: TRADACOMS ist ein in Großbritannien weit verbreitetes elektronisches Datenaustauschformat und steht für "Trading Data Communications". Dieses EDI-Format ist speziell auf die Bedürfnisse britischer Einzelhändler und Lieferanten zugeschnitten.‍
• ANSI ASC X12: ANSI ASC X12 ist ein Standard für den elektronischen Datenaustausch in den Vereinigten Staaten. Häufig findest du auch die Kurzform X12 als Bezeichnung für dieses EDI-Format.‍
• VDA: VDA steht für "Verband der Automobilindustrie" und ist eine Organisation in Deutschland, die die Interessen der Automobilindustrie vertritt. Im Kontext des elektronischen Datenaustauschs hat der VDA einen eigenen Standard entwickelt, der als VDA EDI bekannt ist. ‍
• UBL: UBL ist die Abkürzung für "Universal Business Language". Im Gegensatz zu anderen EDI-Formaten kannst du dieses Format branchen- und länderübergreifend einsetzen. UBL basiert auf XML (Extensible Markup Language) und definiert eine Reihe von standardisierten Datenstrukturen und Geschäftsprozessen.

Anforderungen für EDI-Rechnungen

In vielen Ländern gelten spezifische gesetzliche Anforderungen, die du bei der EDI-Rechnungslösung einhalten musst. Diese Vorgaben können sich von Land zu Land und von Rechtssystem zu Rechtssystem unterscheiden. Es gibt z.B. Unterschiede in den EDI-Systemen zwischen Deutschland und Japan. Für Deutschland musst du bei EDI-Rechnungen folgendes beachten:

• Mit dem Wachstumschancengesetzes müssen alle E-Rechnungen die Norm EN 16931 erfüllen. Da dies bei dem DEDI-Verfahren aber nicht zutrifft, wird hier derzeitig noch an einer Lösung gearbeitet, damit du EDI-Rechnungen über 2025 hinaus verwenden kannst.
• Als Leitfaden zur Umsetzung der Norm EN 16931 dient in Deutschland die DIN SPEC 16567. Hier werden die Anforderungen und Empfehlungen für die strukturierte elektronische Rechnungsstellung definiert. Darüber hinaus sind auch Standards für den Datenaustausch in dieser Vorgabe festgehalten. 
• Bei EDI-Rechnungen musst du alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG erfassen. Dazu gehören Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuernummer, Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.
• Für die Archivierung von EDI-Rechnungen gelten die gleichen Anforderungen, wie für Papierrechnungen. Du musst diese für 10 Jahre aufbewahren.
• Nach § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG musst du die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Voraussetzungen zum Einsatz von EDI-Rechnungen

Du möchtest EDI-Rechnungen in deinem Unternehmen verwenden? Zunächst solltest du dich dafür mit deinem Geschäftspartner auf die gleichen Standards und Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch einigen. So stellst du sicher, dass deine Rechnungsdaten richtig interpretiert und verarbeitet werden können. Hierzu entwickelst du am besten einen EDI-Rahmenvertrag für den elektronischen Datenaustausch. 

Folgende Punkte sollten dir ebenfalls bekannt sein:

• Die Kommunikation erfolgt elektronisch über die Datenfernübertragung und ist unabhängig von den spezifischen Hard- und Softwarelösungen.
• Du und dein Geschäftspartner nutzen branchenspezifisch abgestimmte Verfahren wie klassisches EDI, WebEDI oder Mobile EDI.
• Die Rechnungsinformationen werden in standardisierten EDI-Nachrichtenformaten wie EDIFACT, VDA oder ANSI X.12 ausgetauscht.
• Die Übertragung erfolgt über verschiedene Protokolle wie AS2, X.400, VPN, HTTPS, OFTP oder OFTP2
• Die Daten werden über unterschiedliche Übertragungswege wie VANs, X.400, Internet oder E-Mail übermittelt.

Um diese Punkte zu erfüllen, musst du in deinem Unternehmen zunächst die EDI-Fähigkeit herstellen. Auf der einen Seite kannst du das EDI-Verfahren in deinem Unternehmen eigenständig einführen. Auf der anderen Seite kannst du aber auch EDI-Provider bzw. EDI-Dienstleister einsetzen. Folgende Voraussetzungen solltest du erfüllen:

• Du benötigst EDI-Hardware
• Du benötigst EDI-Software (EDI-Konverter)
• Dein ERP-System oder dein Buchhaltungssystem muss über Schnittstellen für die EDI-Anbindung verfügen

Vorsteuerabzug und Umsatzsteuer bei EDI-Rechnungen

Kurzer Reminder: Die Umsatzsteuer bezahlen Kunden beim Kauf von Waren und Dienstleistungen. Als Unternehmer musst du diese Steuer auf deine Verkäufe erheben und an den Staat abführen. Der Vorsteuerabzug ermöglicht es dir, die Umsatzsteuer beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen von der Umsatzsteuer auf deine eigenen Verkäufe abzuziehen. Es verringert sich deine Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Staat.

Damit du den Vorsteuerabzug auch bei EDI-Rechnungen geltend machen kannst, musst du folgende Punkte bei der Rechnungsstellung beachten:

• Alle erforderlichen Pflichtangaben gemäß §14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein.
• Die Rechnungen müssen ordnungsgemäß archiviert und die Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG eingehalten werden.

Wie funktioniert der Versand von EDI-Rechnungen?

Den Versand von EDI-Rechnungen organisierst du über EDI-Systeme oder -Plattformen. Grundlegend funktioniert der Versand von EDI-Rechnungen für dich nach diesem Prozess:

1. Vorbereitung der Rechnungsdaten: Zunächst musst du die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format bereitstellen. Dies kannst du durch den Export von Daten aus deinem Buchhaltungssystem oder durch die direkte Erstellung einer EDI-Rechnung erledigen.
2. Übertragung der Rechnungsdaten: Deine vorbereiteten Rechnungsdaten werden dann über eine sichere Verbindung an das EDI-System oder die EDI-Plattform übergeben.
3. Formatierung und Validierung: Das EDI-System formatiert die Rechnungsdaten gemäß den vereinbarten EDI-Standards und führt eine Validierung für dich durch. 
4. Übermittlung an den Empfänger: Die Rechnung wird dann an deinen Empfänger übermittelt. Dies erfolgt entweder direkt an das EDI-System deines Kunden oder über ein Value-Added Network (VAN). In dem Fall dient das VAN als Vermittler für den sicheren Austausch von EDI-Daten.
5. Empfang und Verarbeitung beim Empfänger: Dein Kunde erhält die Rechnungsdaten und verarbeitet sie automatisch in seinem Buchhaltungs- oder ERP-System. 

Vorteile von EDI-Rechnungen

Mit der EDI-Rechnungsstellung hast du viele Vorteile. Ein paar sind dir beim Lesen sicher auch schon ausgefallen. Schauen wir uns das Ganze nun einmal im Detail an:

• Zeitersparnis: Du musst keine Daten mehr manuell eingeben oder Papierrechnungen verschicken. Das bedeutet weniger Stress für dich und dein Team
• Kürzere Bearbeitungszeiten:. Stell dir vor, wie viel schneller du bezahlt wirst, wenn deine Rechnungen automatisch im System deines Kunden landen! 
• Verbesserte Genauigkeit der Daten. Da die Daten direkt zwischen Computersystemen ausgetauscht werden, gibt es viel weniger Raum für Fehler als bei manuellen Prozessen. Das bedeutet weniger fehlerhafte Rechnungen, weniger Rückfragen und insgesamt weniger Kopfschmerzen für dich und deine Kunden.
• Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz. Du kannst den Status deiner Rechnungen in Echtzeit verfolgen. Damit weißt du genau, wann sie versendet, empfangen und bezahlt wurden. So hast du mehr Kontrolle über deine Finanzen und erleichtert dir das Cashflow-Management. 
• Geld sparen: Du sparst dir das Porto, Rechnungspapier und die Kosten für die händische Rechnungsbearbeitung.  Das macht dein Geschäft effektiver und deine Buchhaltung einfacher – was willst du mehr?

Und nicht zu vergessen: Durch die Nutzung von EDI-Rechnungen zeigt dein Unternehmen, dass es modern und effizient arbeitet. Gleichzeitig unterstreicht es dein Engagement für Nachhaltigkeit. Das kann sich positiv auf dein Image auswirken und dich von deinen Mitbewerbern abheben.

Nachteile von EDI-Rechnungen

Obwohl das EDI-Invoicing viele Vorteile für dich bietet, gibt es Nachteile. Es kann Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, dein System einzurichten und es an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen. Außerdem müssen deine Geschäftspartner für einen reibungslosen Datenaustausch ebenfalls EDI-fähig sein. 

Ein weiterer Punkt ist die Technologieabhängigkeit. Technische Ausfälle oder Probleme bei deinem EDI-System können zu Verzögerungen im Rechnungsaustausch führen und deine Geschäftsprozesse beeinträchtigen. 

Außerdem können die gesetzlichen Anforderungen und Standards für die elektronische Rechnungsabwicklung von Land zu Land unterschiedlich sein. Du musst sicherstellen, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Aktuell ist in Deutschland mit der E-Rechnungspflicht zum Beispiel noch unklar, inwiefern das EDI-Verfahren genutzt werden kann.

Das Thema EDI-Rechnung ist dir zu kompliziert und du möchtest in Bezug auf das Wachstumschancengesetz auf der sicheren Seite sein? Mit sevdesk erstellst du ab 2025 rechtssichere E-Rechnungen z.B. in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD.

Zusammenfassung

EDI-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Damit kannst du endlich dein Papierchaos aufräumen und deine Rechnungen digitalisieren. Das heißt: mehr Zeit für dich und mehr Geld im Portemonnaie. Allerdings entspricht das EDI-Invoicing nicht der Norm EN 16931. Daher kann es für dich sinnvoller sein, eine andere Rechnungslösung einzuführen. 

Mit sevdesk bist du bestens vorbereitet. Spätestens zum Start der E-Rechnungspflicht im Januar 2025 kannst du mit unserer Buchhaltungssoftware Rechnungen in den anerkannten Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen.

Häufig gestellte Fragen zu EDI-Rechnungen