Abschlagsrechnung
Bei großen Aufträgen kann es sinnvoll sein, nicht erst ganz zuletzt eine Gesamtrechnung mit einer hohen Summe zu erstellen. Stattdessen ist die Rechnungsstellung über Abschläge möglich. Über mehrere Abschlagsrechnungen werden Teilleistungen als Vorschuss abgerechnet, am Ende folgt dann eine Schlussrechnung. Was genau die Abschlagsrechnung ist und was es dabei zu beachten gilt, erklärt dir dieser Artikel.
Keine Lust zu lesen? In diesem nachfolgenden Video erfährst du ebenfalls alles wichtige zum Thema Abschlagsrechnungen:
Das ist eine Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung wird für einen Teilbetrag einer noch nicht gelieferten Ware oder einer noch nicht erbrachten Leistung als Vorauszahlung erstellt. Beispielsweise bei einer Bauleistung, da der Wert der Ware sehr hoch ist und sich die Erbringung der Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt. Die Abschlagsrechnung kann auch Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung genannt werden.
Abschlagsrechnungen haben für das Unternehmen, aber auch für Leistungsempfänger und Leistungsempfängerinnen Vorteile: Es kann in mehreren Teilbeträgen bezahlt werden und das Unternehmen, das die Leistung erbringt, bekommt durch Teilzahlungen schneller Geld und muss Waren oder Dienstleistungen nicht für einen langen Zeitraum vorfinanzieren.
Einfache und kumulierte Abschlagsrechnung
Bei der einfachen bzw. pauschalen Abschlagsrechnung werden einzelne Abschlagsrechnungen mit der entsprechenden Summe für die erbrachten Teilleistungen erstellt. In der Schlussrechnung werden dann die restlichen Teilleistungen berechnet.
Bei der kumulierten Abschlagsrechnung werden alle schon erbrachten Leistungen abgerechnet und die Zahlungen aus den vorherigen Rechnungen abgezogen. Der Leistungsempfänger hat hier also alle Informationen in einem Beleg.
Unterschied Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlungrechnung kannst du wie einen Vorschuss betrachten: Hier wird ein Betrag in Rechnung gestellt, noch bevor der Auftrag bzw. das Projekt gestartet ist. Eine Abschlagsrechnung hingegen bezieht sich immer auf schon erbrachte Leistungen.
Höhe der Abschlagszahlung
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie hoch die einzelnen Abschlagsrechnungen sein dürfen oder wie viele Zahlungen vorgenommen werden können. Generell gilt:
- Art und Höhe der Abschlagsrechnung wird meist zwischen dem Unternehmen und den Kunden vereinbart.
- Die Fälligkeit der Abschlagsrechnung liegt meistens bei 30 Tagen. Doch bei einem länger andauernden Vertrag wie der Lieferung von Strom können die Rechnungen auch nach kürzerer Zeit fällig werden.
Zweck: Diese Gewerbe schreiben eine Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung kann für viele Zwecke erstellt werden:
- Abschlagsrechnungen im Bauunternehmen, da sich ein Bauvorhaben oft über einen langen Zeitraum erstreckt.
- Bei der Herstellung sehr teurer Waren, beispielsweise von Anlagen
- Für länger andauernde Sachleistungen, beispielsweise für die monatlichen Zahlungen bei der Lieferung von Strom oder Gas.
Pflichtangaben: Das muss auf einer Abschlagsrechnung stehen
Eine Abschlagsrechnung muss grundsätzlich so aufgebaut sein wie eine herkömmliche Rechnung. Sie muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Kennzeichnung als Abschlagrechnung
- Name und Anschrift des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
- Name und Anschrift des Kunden oder der Kundin
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der Leistung und deren Umfang
- Wert der Leistung als Nettobetrag
- Auf die Leistung angewendeter Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag
- Steuernummer des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
- Bankverbindung des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
Tipp: Kostenloses Abschlagsrechnung-Muster nutzen und Zeit sparen
Du kannst zukünftig auch einfach ein leicht ausfüllbares Muster für deine Abschlagsrechnung verwenden. Hierauf sind bereits alle nötigen Pflichtangaben angegeben und du sparst dir somit Zeit bei der Erstellung:
Beispiel für ein Projekt mit Abschlagszahlung
Nehmen wir an, du bist Webdesigner und wirst von einem Kunden für einen großen Website-Relaunch beauftragt. Das Projekt hat eine Gesamtsumme von 22.000 Euro netto plus 19% Umsatzsteuer. Macht insgesamt 26.180 Euro. Ihr vereinbart zwei Abschlagszahlungen in Höhe von jeweils 30%. Das sieht dann folgendermaßen aus:
1. Abschlagszahlung (einfache Abrechnung)
Abschlag (30% von 22.000 Euro): 6.600 Euro
zzgl. 19% USt: 1.254 Euro
Gesamt brutto: 7.854 Euro
2. Abschlagszahlung (einfache Abrechnung)
Abschlag (30% von 22.000 Euro): 6.600 Euro
zzgl. 19% USt: 1.254 Euro
Gesamt brutto: 7.854 Euro
Schlussrechnung
Auf der Schlussrechnung würdest du dann folgende Positionen berücksichtigen:
Häufige Fehler bei einer Abschlagsrechnung
Bei Abschlagsrechnungen kommt es immer wieder zu Fehlern. Das hier sind die drei typischsten Fehler:
- Zentrale Pflichtangaben gelten auch für Abschlagsrechnungen. Vergisst du eine Pflichtangabe wie die Rechnungsnummer, dann gilt die Rechnung als nicht korrekt ausgestellt.
- Die Abschlagsrechnung wird fälschlich als Teilrechnung bezeichnet.
- In der Schlussrechnung werden Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigt. Für die Endrechnung ist es aber wichtig, alle Abschläge und Teilzahlungen aufzuführen, um in der Gesamtrechnung den Restbetrag ausweisen zu können.
sevdesk eignet sich als Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer auch für die Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung.
Wann du eine Abschlagsrechnung schreiben musst
Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht Abschlagsrechnungen bei Werkverträgen vor, da ansonsten die Vergütung erst bei der Abnahme erfolgen würde. Das heißt, wenn du im Rahmen eines Werkvertrags Leistungen erbringst, darfst du Abschlagsrechnungen auch ohne vorherige Vereinbarung schreiben. Verpflichtend ist dies allerdings für dich als Rechnungssteller oder Rechnungsstellerin nicht. Du hättest aber im Rahmen des Werkvertrags Anspruch auf Teilzahlungen.
Ansonsten werden Abschlagsrechnungen eher individuell vereinbart. Es gibt keine Pflicht, sie zu schreiben.
