Fake-Rechnung erkennen: Anzeichen, Tipps und Strategien für Fälle von Rechnungsbetrug
Mal kommen sie von einem vermeintlichen Lieferanten, mal vom Amtsgericht, aber die Masche ist stets dieselbe: Gefälschte Rechnungen setzen den Empfänger so unter Druck, dass er zahlt – und sein Geld im schlimmsten Fall nie wieder sieht. Die schlechte Nachricht ist: Die Betrüger werden immer besser. Trotzdem musst du keine Angst haben. Wir zeigen dir, wie du und deine Mitarbeiter Fake-Rechnungen erkennen könnt und wie du richtig damit umgehst, wenn du eine bekommst.
Was ist eine Fake-Rechnung?
Fake-Rechnungen zu erkennen, ist nicht immer ganz einfach. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du weißt, worum es sich handelt. Dann kannst du betrügerische und kriminelle Absichten schon früh erkennen. Bei einer Fake-Rechnung handelt es sich um eine gefälschte Scheinrechnung, die einer echten Rechnung oft täuschend stark ähnelt. Sie kann per E-Mail oder per Post kommen und enthält beispielsweise Leistungen, die du gar nicht bekommen hast, oder gefälschte Bankdaten der Betrüger.
Wichtig: Eine Fake-Rechnung ist eine Straftat – Stichwort: Urkundenfälschung. Lass dir das nicht gefallen. Weiter unten liest du, wie du dich dagegen wehren kannst.
Beispiele für Betrugsmaschen mit Fake-Rechnungen
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Betrüger, um mit irreführenden oder gefälschten Rechnungen das schnelle Geld zu machen. Einige häufig genutzte Betrugsmaschen:
- manipulierte Bankdaten auf einer ansonsten echt wirkenden Rechnung mit Briefkopf eines echten Lieferanten
- vermeintliche Bitte eines bekannten Unternehmens, die Bankverbindung zu aktualisieren (natürlich mit den Bankdaten der Betrüger)
- Versand einer doppelten Rechnung
- Ausstellen einer betrügerischen Fake-Rechnung mit Produkten, die du nicht oder nicht in der angegebenen Menge bestellt hast
- Versand gefälschter Gebührenbescheide im Namen des Finanzamts mit einer sehr knappen Zahlungsfrist zum Begleichen der Steuerschuld
- gefälschter Bescheid des Amtsgerichts wegen eines angeblichen oder tatsächlich erfolgten Handelsregistereintrags
- Zahlungsaufforderung von fiktiven Inkasso-Unternehmen, die mit einem Mahnverfahren, Pfändung oder negativen Schufa-Einträgen drohen
Fake-Rechnungen erkennen: Typische Merkmale
Wenn du weißt, worauf du achten musst, kannst du die meisten Fake-Rechnungen erkennen. Unsere Checkliste hilft dir bei der Prüfung von Rechnungen auf Betrugsversuche:
Bekommst du Schreiben oder Zahlungsaufforderungen von einer Behörde, etwa für einen Handelsregistereintrag, solltest du zusätzlich auf diese Punkte achten:
- Behörden weisen keine Umsatzsteuer aus.
- Sie versenden gewöhnlich keine vorausgefüllten Überweisungsträger.
- Überprüfe, ob die angegebene Registernummer oder ein angegebenes Aktenzeichen stimmen.
Was tun, wenn du eine gefälschte Rechnung erhältst?
Hast du eine Rechnung bekommen, bei der du Hinweise auf betrügerische Absichten vermutest? Dann empfehlen wir dir diese Schritte:
- Bewahre die Ruhe und lass dich von einem knappen Zahlungsziel oder Drohungen nicht zu einer vorschnellen Handlung verleiten.
- Gleiche die Kontaktdaten und Bankverbindung mit deinen bekannten Daten ab.
- Ein schneller Anruf bei dem betreffenden Unternehmen kann klären, ob ein Betrugsversuch vorliegt oder die Rechnung berechtigterweise ausgestellt worden ist.
Und wenn die Fake-Rechnung schon bezahlt ist?
Bist du bereits Opfer eines Betrugs geworden, kannst du nur noch Schadensbegrenzung betreiben. Diese Schritte sind jetzt empfehlenswert:
- Erkläre die Anfechtung am besten schriftlich und per Einwurf-Einschreiben. Außerdem solltest du vorsorglich das Vertragsverhältnis kündigen. Vorlagen findest du beim Deutschen Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität e. V. (DSW).
- Hast du die Überweisung gerade erst vorgenommen, dann überprüfe, ob du sie noch stoppen kannst. Ist das nicht möglich, informiere die Empfängerbank.
- Stelle bei der Polizei Strafanzeige wegen Betrugs nach § 263 StGB. Eine Strafanzeige ist auch online möglich.
- Wende dich an die IHK, die ebenso wie die DIHK eng mit dem Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität zusammenarbeitet. Dieser kann rechtliche Schritte gegen die Betrüger einleiten.
- Antworte keinesfalls auf eine betrügerische E-Mail. Sonst bekommst du unter Umständen schon bald jede Menge Spam-Mails.
Mit diesen Tipps schützt du dich vor Rechnungsbetrug
Wir haben es schon festgestellt – Irreführende Fake-Rechnungen zu erkennen, ist nicht ganz einfach. Dennoch haben wir einige Tipps für dich, um einem Betrugsversuch vorzubeugen:
- Nutze definierte Prozesse für die Rechnungsprüfung. Am besten solltest du dabei nach dem 4-Augen-Prinzipvorgehen und die Fachabteilung einbeziehen, die die Bestellung ausgelöst hat.
- Beschränke, wer in deinem Unternehmen Bestellungen vornehmen darf oder gib genau vor, wer Rechnungen prüfen und freigeben darf.
- Schule deine Mitarbeiter regelmäßig dazu, wie sie Fake-Rechnungen erkennen – vom überteuerten Handelsregistereintrag bis zum Inkassoschreiben.
Zusammenfassung zu Fake-Rechnungen
Ob gefakter Handelsregistereintrag, gefälschtes Inkassoschreiben oder Rechnung mit manipulierten Bankdaten – es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Kriminelle versuchen, dir das Geld aus der Tasche zu ziehen. Entsprechend wichtig ist es, dich gut über typische Betrugsmaschen zu informieren und deine Mitarbeiter darin zu schulen, Fake-Rechnungen zu erkennen. Dabei kannst du auf typische Anzeichen wie unbekannte Absender, eine ausländische Bankverbindung, Rechtschreibfehler oder falsche Logos achten.
