Rechnung schreiben als DJ: So berechnest du dein Honorar

Pflichtangaben in der Rechnung von DJs

Als DJ bist du nicht nur für die musikalische Untermalung von Veranstaltungen verantwortlich, sondern auch für deine Buchhaltung. Das bedeutet, dass du regelmäßig Rechnungen schreiben musst, um deinen Kunden eine klare Übersicht über deine erbrachten Leistungen zu geben.

Aber warum ist das eigentlich so wichtig? Ganz einfach: Ohne Rechnungen gibt es keine Belege und somit auch keine Möglichkeit, deine Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen.
Im Umsatzsteuergesetz ist genau festgelegt, welche Rechnungsbestandteile und Pflichtangaben deine Rechnung als DJ enthalten muss (§ 14 UStG):

• dein Name und deine (Firmen-)Anschrift
• den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuernummer)
• eine eindeutige Rechnungsnummer
• das Rechnungsdatum
• Datum/Zeitraum der Leistungserbringung (z. B. Tag des Events)
• Beschreibung der Leistung (deine Darbietung oder dein Gig)
• Angabe des Honorars
• Netto- und Bruttorechnungsbetrag
• Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer
• Falls du ein Kleingewerbe betreibst: ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Mit einer professionell gestalteten Rechnungsvorlage kannst du dir als Freiberufler das Erstellen deiner Rechnungen jedoch erleichtern und sicherstellen, dass alle relevanten Informationen wie Name und Anschrift des Kunden sowie das Datum der Leistungserbringung und ein Feld für die Angabe der Steuernummer aufgeführt sind.

Optionale Angaben für deine Rechnung als DJ

Neben den Pflichtangaben gibt es auch freiwillige Angaben, die auf der Rechnung für eine Darbietung als DJ hilfreich sein können:

• Zahlungsziel
• Kundennummer
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (z. B. für Kontakt per Telefon oder E-Mail)
• Kilometerpauschale (Wenn du als DJ zu verschiedenen Veranstaltungsorten fahren musst, kannst du eine Kilometerpauschale für deine Fahrtkosten hinzufügen.)
• Gewerbesteuer (Wenn du ein Gewerbe angemeldet hast, kann auch Gewerbesteuer anfallen. Diese solltest du gegebenenfalls auf deiner Rechnung ausweisen.)
• Aufbewahrungspflicht (Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Du kannst diese Information auch auf der Rechnung vermerken.)

E-Rechnungspflicht für DJs

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, in Kraft. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als DJ relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung. 

Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig! 

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung. 

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung. 

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden. 

Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten für die Umstellung verschiedene Fristen, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst. 

Was du als DJ bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Als DJ solltest du darauf achten, dass deine Rechnungen korrekt und vollständig sind, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Hier ein paar Tipps:

• Verwende eine Rechnungsvorlage oder eine Buchhaltungssoftware, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.
• Wenn du eine Musterrechnung verwendest, solltest du diese optisch anpassen (z.B. Logo, Farben).
• Prüfe deine Steuerpflicht. Hast du ein Kleingewerbe? Dann unterliegst du als Kleinunternehmer möglicherweise der Kleinunternehmerregelung und bist von der Umsatzsteuer befreit. In diesem Fall muss auf deiner Rechnung "Steuerbefreit gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)" stehen.
• Bist du Gewerbetreibender und musst Gewerbesteuer abführen, so musst du den Betrag und die Höhe der Gewerbesteuer sowie deine Umsatzsteuernummer auch auf der Rechnung angeben
• Der Versand von Rechnungen per Post ist nicht erforderlich - der Versand per E-Mail ist rechtlich ausreichend.
• Beachte die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für deine Rechnungen.
• Wenn eine Zahlung nicht geleistet wird, solltest du so schnell wie möglich eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung versenden.
• Bist du Hochzeits- oder Party-DJ? Dann kann es unter Umständen sein, dass du als Gewerbetreibender eingestuft wirst und gegebenenfalls Gewerbesteuer bezahlen musst.
• Als DJ, bei z.B. Musikproduktionen oder künstlerischen Darbietungen, könntest du möglicherweise einer künstlerischen Tätigkeit zugeordnet werden.

Wenn du dir nicht sicher bist, informiere dich bei einem Steuerberater oder beim Finanzamt, um sicherzustellen, dass deine Rechnungen als Freiberufler oder Gewerbetreibender den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Du möchtest mehr über die Aufbewahrungspflicht erfahren? Dann schaue dir gerne unseren Beitrag zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht an.

Kostenloser Rechnungsgenerator für einfache digitale Rechnungen

Nutze für deine erste Rechnung unseren kostenlosen Rechnungsgenerator und spare somit Zeit und Nerven. Deine Rechnung inkl. aller Angaben ist in nur wenigen Minuten fertig und steht dir als PDF-Dokument zum Download bereit.

Aber Achtung: Mir dem Rechnungsgenerator erstellte Rechnungen sind nicht automatisch GoBD-konform. Dafür musst du noch einige weiter Punkte berücksichtigen, so zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.

Zum Rechnungsgenerator

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Kostenlose Rechnungsvorlage für DJs

Um dir die Rechnungserstellung zu erleichtern, stellen wir dir eine kostenlose Rechnungsvorlage für DJs zur Verfügung. Diese beinhaltet bereits alle wichtigen Felder, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum. Du kannst sie an deine Bedürfnisse anpassen und direkt verwenden.

Aufgepasst: Adressdaten, Bankverbindungsdetails, Steuernummer, Rechnungsnummer sowie Leistungs- und Rechnungsdaten musst du aber manuell eintragen. Es ist wichtig, auf der Rechnungsvorlage dabei keine Fehler zu machen, da sonst die Rechnung möglicherweise nicht rechtskonform ist.

Viele Selbständige verwenden daher eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Ob sevdesk für dich geeignet ist, kannst du in unserer kostenlosen Testphase ohne Verpflichtungen entscheiden – und das 14 Tage lang!

So schreiben DJs eine Rechnung als Kleinunternehmer

Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst und als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, muss auf deiner Rechnung "Steuerbefreit gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)" stehen. Wenn du ein Kleingewerbe hast, musst du keine Umsatzsteuer berechnen und ausweisen. Erfahre in unserem Beitrag mehr zur Kleinunternehmerregelung.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Wenn du gelegentlich als DJ auflegst und kein Gewerbe angemeldet hast, reicht es völlig, eine Quittung über den erhaltenen Betrag an den Rechnungsempfänger auszustellen. Allerdings darfst du als Privatperson ohne Kleingewerbe nur wenige hundert Euro im Jahr verdienen.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei DJs

Unter bestimmten Umständen kannst du als DJ eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. In diesem Fall müssen nicht alle Pflichtangaben gemacht werden. Es genügt die Angabe deines Namens und deiner Anschrift, des Rechnungsdatums, der Höhe des Honorars sowie die Angabe der erbrachten Leistung. Außerdem muss der angewandte Steuersatz oder alternativ der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung angegeben werden.

Um Missverständnisse zu vermeiden, solltest du aber so viele Angaben wie möglich machen. Hier findest du ein Muster zur Kleinbetragsberechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung von DJs

Es gibt einige Fehler, die DJs bei der Rechnungsstellung machen. Um dir Ärger mit dem Finanzamt zu ersparen, solltest du diese Fehler vermeiden. Dazu gehören unvollständige Pflichtangaben, falsche Steuersätze, fehlender Verweis auf die Kleinunternehmerregelung und das Fehlen einer eindeutigen Rechnungsnummer oder auch die doppelte Vergabe einer Rechnungsnummer auf der Rechnung. Um solche Fehler zu vermeiden, empfehlen wir die Verwendung einer Buchhaltungssoftware oder einer Rechnungsvorlage. Du kannst allerdings auch den Rechnungsgenerator von sevdesk nutzen und so erste Erfahrungen mit einem Anbieter von Rechnungssoftware sammeln.

Rechnung für DJ mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Als DJ muss man nicht nur eine gute Darbietung abliefern, sondern auch professionell abrechnen. Um den Prozess der Rechnungsstellung zu optimieren, kannst du als DJ auf spezielle Rechnungsprogramme zurückgreifen. Diese ermöglichen es dir, Rechnungen schnell und professionell zu erstellen und direkt an den Kunden zu versenden. Ein beliebtes Rechnungsprogramm für Selbstständige und Freiberufler ist zum Beispiel sevdesk.

Weitere Beispiele für Rechnungen schreiben

Wenn du kein DJ bist, aber dennoch Unterstützung beim Schreiben von Rechnungen benötigst, kannst du bei sevdesk zahlreiche Rechnungsvorlagen für verschiedene Berufsfelder und Dienstleistungen entdecken.

Zusammenfassung zum Thema Rechnung schreiben als DJ

Als DJ bist du nicht nur für die Musik, sondern auch für eine korrekte Rechnungsstellung verantwortlich. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss alle Pflichtangaben wie deinen Namen, die Adresse des Kunden, das Rechnungsdatum und eine detaillierte Beschreibung deiner Leistung enthalten.

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, entfällt die Umsatzsteuerpflicht, was du auf der Rechnung vermerken musst. Optional kannst du Angaben wie ein Zahlungsziel oder deine Bankverbindung hinzufügen, um den Zahlungsprozess zu erleichtern. Eine Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm wie sevdesk kann dir helfen, Fehler zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen. So stellst du sicher, dass deine Gigs nicht nur musikalisch, sondern auch finanziell reibungslos ablaufen.