Rechnung schreiben als Influencer: So berechnest du deine Dienstleistung

Pflichtangaben in der Rechnung von Influencern

Als Influencer bist du Unternehmer und das bedeutet, dass du auch Rechnungen schreiben musst in dem du deine Einnahmen nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) versteuerst. Eine korrekte Rechnungsvorlage stellt sicher, dass deine Einnahmen ordnungsgemäß besteuert werden und du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst. Bei der Rechnungserstellung als Influencer musst du bestimmte Pflichtangaben beachten, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen:

1. Den vollständigen Vor- und Nachnamen oder optional den Firmennamen, sowie die Adresse des Influencers.
2. Den Namen und die Adresse des Leistungsempfängers, also des Kunden.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
4. Eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer zur Dokumentation und Identifizierung der Rechnung.
5. Das Rechnungsdatum.
6. Das Datum oder den Zeitraum der erbrachten Leistung, z. B. den Zeitraum, in dem du für den Kunden geworben hast.
7. Eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung und des entsprechenden Honorars. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine bestimmte Anzahl an Posts auf Social-Media-Kanälen oder um das Verfassen von Blogbeiträgen handeln.
8. Den Rechnungsbetrag, sowohl netto als auch brutto.
9. Den Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.

Eine sorgfältige Buchhaltung inklusive präziser Rechnungsstellung ist für jeden Freiberufler oder Unternehmer, der im Marketing oder als Blogger tätig ist, unerlässlich. Mit den richtigen Tipps und einem professionellen Rechnungsprogramm kannst du deine Rechnungen einfach, schnell und vor allem korrekt erstellen - so bleibt mehr Zeit für das eigentliche Bloggen oder Influencer Marketing.

Optionale Angaben für deine Rechnung als Influencer

Ob Haupt- oder nebenberuflich, eine gut strukturierte und transparente Abrechnung zeugt von Professionalität und hilft dir, den Überblick über deine Tätigkeit als Influencer zu behalten. Neben den Pflichtangaben kannst du als Influencer auch optionale Informationen auf deinen Rechnungen angeben, um diese zu spezifizieren oder weitere Informationen zu liefern:

• Das Zahlungsziel, bis zu dem der Kunde oder Leistungsempfänger den Rechnungsbetrag begleichen muss. 
• Eine Kundennummer, um den Kunden besser identifizieren zu können.
• Deine Bankverbindung, um dem Kunden die Überweisung zu erleichtern.
• Weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Du kannst auch zusätzliche Informationen in deine Rechnungen aufnehmen, z. B. Hinweise auf Angebote oder deine Social-Media-Profile, um weitere Dienstleistungen oder Produkte anzubieten. Wenn du dir nicht sicher bist, wie du deine Rechnung erstellen sollst, kannst du auch einen Experten zurate ziehen oder Hilfsmittel wie Rechnungsvorlagen verwenden, die dir bei der Erstellung der Rechnungen helfen.

E-Rechnungspflicht für Influencer

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, in Kraft. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als Influencer relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung. 

Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig! 

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung. 

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung. 

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden. 

Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten für die Umstellung verschiedene Fristen, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst. 

Was du als Influencer bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Zunächst solltest du wissen, dass du als selbstständiger Influencer ein Unternehmen bist und somit steuerpflichtig. Nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) sind alle Einkünfte zu versteuern, unabhängig davon, ob sie haupt- oder nebenberuflich erzielt werden. Betriebsausgaben, wie z.B. Werbungskosten oder technische Ausstattung, können von den Einnahmen abgezogen werden, um den Gewinn zu ermitteln. Durch den Vorsteuerabzug können Influencer außerdem die Umsatzsteuer, die sie für geschäftliche Ausgaben bezahlt haben, von der Umsatzsteuer abziehen, die sie auf ihre eigenen Rechnungen erheben müssen. Du brauchst also eine Steuernummer und musst Umsatzsteuer abführen. Um dein Honorar richtig zu kalkulieren, solltest du deinen Zeitaufwand berücksichtigen: Wie viel Zeit investierst du in einen Auftrag? Welche Kosten kommen auf dich zu? Diese Faktoren können den Preis beeinflussen. Es ist wichtig, dass du transparent bleibst und deine Preisgestaltung nachvollziehbar machst.

Beachte beim Erstellen deiner Rechnungen als Influencer die folgenden Tipps, um den Prozess zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden:

• Mach dich schlau: Informiere dich über die Preise anderer Influencer in deiner Branche und mit einer ähnlichen Reichweite wie du. So kannst du dir einen Überblick verschaffen und realistische Preise für deine Tätigkeit festlegen.
• Verwende eine professionelle Rechnungsvorlage, die alle Pflichtangaben enthält und optisch zu deiner Marke passt. Passe sie bei Bedarf individuell an, zum Beispiel mit deinem Logo oder in deinen Farben.
• Du kannst Rechnungen auch legal per E-Mail versenden. Der Versand in Papierform ist nicht mehr vorgeschrieben.
• Vergiss nicht, auf die Nutzungsrechte hinzuweisen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Ein Hinweis auf zeitlich begrenzte oder spezielle Rechteübertragungen kann dabei helfen.
• Du solltest alle Rechnungen dokumentieren und die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren beachten. Eine digitale Archivierung ist empfehlenswert, um den Zugriff und die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
• Wenn Zahlungen ausbleiben, versende zeitnah Zahlungserinnerungen oder Mahnungen, um deine Liquidität zu sichern.
• Achte darauf, dass du die Umsatzsteuer korrekt ausweist und abführst. Konsultiere im Zweifelsfall einen Steuerberater.

Wichtig ist, dass deine Tätigkeit als Influencer nicht nur Spaß macht, sondern auch eine seriöse Buchhaltung erfordert. Nur so kannst du deine Einkünfte transparent verwalten und gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Es lohnt sich also, Zeit in eine professionelle Buchhaltungssoftware zu investieren - es zahlt sich langfristig aus!

Kostenlose Rechnungsvorlage für Influencer

Als Influencer bist du in der Regel gewerblich tätig und musst daher auch deine Gewerbesteuer im Auge behalten. Eine professionelle kostenlose Rechnungsvorlage trägt nicht nur zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung bei, sondern kann auch helfen, dein Unternehmen seriöser wirken zu lassen und Vertrauen bei deinen Kunden aufzubauen. Beachte aber auch wichtige rechtliche Aspekte wie Zahlungsfristen oder Mahnungen und nutze dafür gegebenenfalls ein Rechnungsprogramm zur professionellen Rechnungsstellung. Mit einer transparenten Abrechnung kannst du deine Honorare optimieren und dich voll und ganz auf deine Tätigkeit als Blogger oder Influencer konzentrieren. 

Jetzt Rechnungsvorlage herunterladen

Für einen schnellen Einstieg in die Rechnungsstellung als Influencer bietet sevdesk eine kostenlose Rechnungsvorlage an. Diese Vorlage enthält bereits die grundlegenden Elemente und Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Du kannst die Vorlage herunterladen, anpassen und sofort verwenden.

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So schreiben Influencer eine Rechnung als Kleinunternehmer 

Wenn du als Influencer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, musst du keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweisen. Dann dürfen deine jährlichen Einnahmen aber nicht 22.000 Euro übersteigen. Du musst aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer geben. Das kann zum Beispiel so aussehen: "Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)". Achte darauf, dass dieser Hinweis in der Rechnung enthalten ist.

Ist alles vorbereitet, kannst du deine Rechnungen von Hand schreiben oder mit einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer automatisch erstellen lassen. Zur Unterstützung gibt es im Internet viele kostenlose Rechnungsvorlagen und Rechnungsprogramme. Ein weiterer Vorteil eines Rechnungsprogramms ist, dass alle Daten gespeichert werden und du deine Buchhaltung überblicken kannst.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Influencern

Als Influencer kommt es häufig vor, dass du Kleinbetragsrechnungen ausstellst. Für den Fall, dass der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, kannst du eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese benötigt weniger Pflichtangaben und muss neben deinem Namen und deiner Anschrift nur das Ausstellungsdatum, die Bezeichnung der Leistung und den Honorarbetrag enthalten. Zusätzlich musst du den angewendeten Steuersatz oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung angeben. Informiere dich am besten genauer über die Richtlinien zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung von Influencern

Du solltest bei der Erstellung deiner Rechnungen sorgfältig vorgehen. Dazu gehört beispielsweise die Angabe einer eindeutigen und fortlaufenden Rechnungsnummer. Damit deine Rechnungen korrekt sind und nicht zu Problemen mit dem Finanzamt führen, solltest du diese häufigen Fehler vermeiden:

• Vergiss keine Pflichtangaben wie das Ausstellungsdatum oder die Adresse des Kunden.
• Vergib keine doppelten Rechnungsnummern, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Achte auf die korrekte Schreibweise der Kundenadresse.
• Prüfe deine Rechnungsbeträge und Steuerberechnungen auf Rechenfehler.
• Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, weise die Mehrwertsteuer korrekt aus.
• Vergiss nicht, auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen, wenn du diese in Anspruch nimmst.

Korrekte und vollständige Rechnungen sind vor allem für Geschäftskunden wichtig, die diese beim Finanzamt geltend machen wollen.

Rechnung für Influencer mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Als Influencer hast du viele Vorteile, wenn du statt einer einfachen Vorlage ein professionelles Rechnungsprogramm verwendest. Damit erleichterst du dir den Prozess der Rechnungserstellung und profitierst von zusätzlichen Funktionen. Einige Vorteile eines Rechnungsprogramms sind:

• Schnelle und einfache Erstellung von Rechnungen.
• Einhaltung aller Pflichtangaben für Rechtssicherheit.
• Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen.
• Übersichtliche Verwaltung deiner Rechnungen.
• Individuelles Rechnungslayout mit deinem Logo und Design.
• Direkter Rechnungsversand per E-Mail aus der Software.