Gutschrift, Rechnungskorrektur, Stornorechnung – ist das nicht eigentlich alles das Gleiche? Nicht ganz! Auch wenn es im Sprachgebrauch manchmal den Anschein hat, ist dem nicht so. Der Unterschied liegt darin, wer die Rechnung schreibt. Bei einer Gutschrift macht dies ausnahmsweise der Leistungsempfänger, nicht der Leistungserbringer. Im Zweifel macht es für dich also Sinn, nachzufragen, was für eine “Gutschrift” gerade gemeint ist.
In diesem Ratgeberartikel erklären wir dir, was eine Gutschrift ist, was sie von einer Korrekturrechnung oder Stornorechnung unterscheidet und was du bei der Erstellung beachten solltest. Darüber hinaus lernst du, welche Pflichtangaben darauf erscheinen müssen und wie du eine Gutschrift verbuchen kannst.
Definition: Was ist eine Gutschrift?
Bei der Gutschrift handelt es sich um eine besondere Form der Rechnungsstellung bzw. Abrechnung von Lieferungen und Leistungen. Anders als bei einer normalen Rechnung stellt hier der Kunde seinem Lieferanten eine Rechnung aus – und zwar mit einem positiven Betrag. Man bezeichnet die Abrechnungsgutschrift daher oft auch als umgekehrte Rechnung. Sie ist insbesondere im Rahmen von Provisionsabrechnungen oder bei Groß- und Subunternehmern gebräuchlich.
Beispiel: Du bist selbstständiger Logo-Designer und arbeitest regelmäßig einer Agentur zu. Dafür erhältst du monatlich pauschal 1.000 Euro. Die Agentur stellt dir jeden Monat eine Gutschrift über diesen Betrag aus. In diesem Fall ersetzt die Gutschrift der Agentur (Leistungsempfänger) deine reguläre Rechnung (Leistungserbringer), was vom Finanzamt als Beleg akzeptiert wird. Der Vorsteuerabzug und das Abführen der Umsatzsteuer bleiben trotz umgekehrter Rechnungsstellung ganz normal bestehen.
Du kannst jedoch nicht einfach so eine Gutschrift erstellen, sondern musst dich vorab mit deinem Geschäftspartner auf das Gutschriftverfahren einigen. Umgekehrt musst du allerdings auch keine ungefragt gestellten Gutschriften akzeptieren.
Es gibt für den Begriff im Alltag allerdings noch weitere Bedeutungen. Welche das sind und wie sie sich von der Abrechnungsgutschrift unterscheiden, schauen wir uns jetzt an.
Gutschrift oder Stornorechnung: Was ist der Unterschied?
Es gibt für den Begriff im Alltag allerdings noch weitere Bedeutungen. Welche das sind und wie sie sich von der Abrechnungsgutschrift unterscheiden, schauen wir uns jetzt an.
Während die Gutschrift laut Umsatzsteuergesetz immer eine umgekehrte Rechnung meint, verbinden viele Menschen eher eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung mit dem Begriff. Letztere bezeichnet man auch als „kaufmännische Gutschrift“. Damit korrigierst du als Leistungserbringer eine Rechnung an deinen Kunden entweder teilweise oder komplett. Um Verwirrung zu vermeiden, solltest du auf einer Korrekturrechnung daher statt “Gutschrift” besser “Rechnungskorrektur” oder “Stornorechnung” schreiben.
Beispiel: Du kaufst für dein Büro ein paar neue Möbel und erhältst dafür vom Verkäufer eine ordnungsgemäße Rechnung. Allerdings hat er Fehler bei deiner Rechnungsanschrift sowie der Anzahl der gelieferten Möbelstücke gemacht. Er muss daher die entsprechende Rechnung stornieren und dir eine berichtigte Rechnung zukommen lassen.
Wie du siehst, haben weder eine Korrektur- noch eine Stornorechnung etwas mit der Gutschrift im eigentlichen Sinne zu tun, auch wenn die Begriffe im Sprachgebrauch manchmal synonym verwendet werden.
Hier haben wir dir die entscheidenden Unterschiede zwischen einer Gutschrift und einer Stornorechnung nochmal kompakt aufgelistet:
Abrechnungsgutschrift vs. Bankgutschrift
Umgangssprachlich wird oft auch die Verbuchung eines Betrages, der auf deinem Bankkonto eingeht, als "Gutschrift" bezeichnet. Mit der Bankgutschrift hast du als Kunde zwar ein Anrecht auf Auszahlung dieses Betrages gegenüber deiner Bank, aber auch dies ist für die eigentliche Gutschrift in der Buchhaltung nicht relevant.
Zur leichteren Unterscheidung hier noch einmal die verschiedenen Definitionen für "Gutschrift" in der Übersicht. In diesem Artikel werden wir uns auf die Abrechnungsgutschrift konzentrieren.
Pflichtangaben: Das muss auf der Gutschrift stehen
Die Abrechnungsgutschrift ist aus steuerrechtlicher Sicht zwar eine Ausnahme, jedoch einer Rechnung gleichgestellt. Daher müssen Gutschriften nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) die gleichen Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber für Rechnungen vorsieht. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer des Leistungserbringers (wenn vorhanden: Ust-IDNr.)
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Angaben über die Art und den Umfang der Leistung oder Lieferung
- Angaben über den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung
- besondere Vereinbarungen zur Zahlung (Zeitpunkt) oder Entgeltminderung
- Höhe des Steuersatzes und Steuerbetrages
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Hinweis auf die Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnung/Gutschrift, sofern diese steuerpflichtige Leistungen beinhaltet
Wichtig ist beim Gutschriftsverfahren außerdem, dass die Gutschrift als solche gekennzeichnet wird. Dazu schreibst du einfach „Gutschrift“ auf das Dokument.
Gut zu wissen: Nutzt du eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk brauchst du dir über solche Formalitäten keine Gedanken zu machen. Die Software sorgt dafür, dass du keine Pflichtangaben vergisst und alles den Vorgaben entspricht.
Wann ist eine Gutschrift sinnvoll?
Das Gutschriftverfahren findet häufig dann Anwendung, wenn du über einen Dritten Leistungen erbringst und dieser Dritte diese Leistungen dann mit seinem Kunden abrechnet.
Vorteile von Gutschriften
Der große Vorteil von Abrechnungsgutschriften ist, dass diese Form der Rechnungsstellung für alle Beteiligten oft weniger Aufwand und damit Zeitersparnis bedeutet. Warum? Ganz einfach:
- Der Leistungserbringer braucht keine Rechnung zu schreiben, da er in diesem Fall der Rechnungsempfänger ist. Zudem erhält er häufig schneller sein Geld.
- Der Leistungsempfänger braucht keine Rechnungsprüfung machen, denn er hat die Gutschrift ja selbst ausgestellt.
Gerade bei großen Unternehmen mit vielen Dienstleistern und Rechnungseingängen kann vor allem der zweite Punkt sehr wertvoll sein. Die Gutschrift ist also eine bequeme und meist risikolose Alternative zur sonst üblichen Rechnungsstellung.
Gutschrift buchen: So machst du es richtig
Jetzt, wo du weißt, wie eine Gutschrift funktioniert, fragst du dich vielleicht, wie du eine Gutschrift buchst. Das ist recht schnell erklärt, denn eine Abrechnungsgutschrift verbuchst du in der Regel wie eine normale Rechnung:
- Der Leistungserbringer und Rechnungsempfänger (z. B. der Logo-Designer aus dem Beispiel) bucht das Honorar an „Erlöse“ und „Umsatzsteuer“. Bei einem Honorar von 119 Euro buchst du 100 Euro an Erlöse, 19 Euro an Umsatzsteuer.
- Der Leistungsempfänger (Ersteller der Gutschrift) bucht die Abrechnungsgutschrift an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und „abziehbare Vorsteuer“. Es werden 100 Euro an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und 19 Euro an „abziehbare Vorsteuer“ gebucht. Falls der Steuersatz nicht 19 %, sondern 7 % beträgt, würde das Honorar 107 Euro betragen und 7 Euro Umsatz- oder Vorsteuer gebucht.
Mehr Infos zur Buchung einer Gutschrift erhältst du außerdem in diesem Video:
Ob vergessene Pflichtangaben wie Ausstellungsdatum oder Rechnungsnummer oder ein fehlender Hinweis auf die Gutschrift: Ein Gutschriftverfahren birgt Fallstricke. Mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk kannst du ganz einfach rechtskonforme Gutschriften erfassen und zudem Fehler vermeiden, da das Rechnungsdesign und die Rechnungsvorlagen bereits alle notwendigen Pflichtangaben über Platzhalter integrieren. Auch eine Korrekturrechnung oder eine Stornorechnung kannst du mit sevdesk einfach und rechtssicher erstellen. Rechnungen schreiben wird so endlich viel einfacher!
Gutschrift und Vorsteuerabzug – das musst du wissen
Für das Umsatzsteuerrecht stellt eine Gutschrift keinen Sonderfall dar. Wenn du eine Gutschrift ausstellst, dann kannst du die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. So, wie du es auch bei deinen eigenen Rechnungen machst. Wichtig ist jedoch, dass die Gutschrift alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthält und korrekt verbucht werden kann. Andernfalls kannst du deine Gutschrift nicht als Nachweis für den Vorsteuerabzug verwenden.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug einer Gutschrift
Die Bedingungen, unter denen du Vorsteuer aus Gutschriften von deiner Umsatzsteuerschuld abziehen kannst, regelt § 14 Abs. 2 UStG:
- Der Gutschrift-Empfänger muss zum Umsatzsteuerausweis berechtigt sein
- Leistungserbringer und -empfänger haben sich auf das Gutschriftverfahren geeinigt
- Die Gutschrift enthält alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung
- Der Empfänger hat die Gutschrift erhalten
Gutschrift für Kleinunternehmer – geht das?
Ja, auch Kleinunternehmer können Gutschriften erhalten. Entscheidend ist jedoch, dass die Abrechnungsgutschrift keine Umsatzsteuer und keinen Steuersatz ausweisen darf. Kleinunternehmer dürfen eine Gutschrift mit ausgewiesener Mehrwertsteuer nämlich nicht annehmen, da sie aufgrund ihres Status nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind bzw. keine Umsatzsteuer von ihren Kunden einziehen dürfen.
Falls Kleinunternehmer eine Abrechnungsgutschrift mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten, sollten sie der Gutschrift widersprechen, auf die Kleinunternehmerregelung entsprechend § 19 UStG verweisen und um eine Gutschrift ohne Umsatzsteuer bitten. Denn nur dann ist die Gutschrift für sie gültig.
Zusammenfassung
Eine Gutschrift ist ein Ersatz für eine ordnungsgemäße Rechnung. Das bedeutet für dich, dass du keine Probleme mit dem Finanzamt zu befürchten hast, wenn es um Belege oder Nachweise geht. In der Regel spart dir das Gutschriftverfahren sogar eine Menge Zeit und Mühen, was es zu einer bequemen Alternative zur Rechnungsstellung macht. So bleiben dir mehr Ressourcen für deine eigentlichen Aufgaben. Da bei einer Gutschrift der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt, ist der gesamte Prozess für dich als Rechnungsempfänger auch mit weniger Risiken behaftet. Zudem kannst du einer Abrechnungsgutschrift jederzeit widersprechen, wodurch du die gleichen Kontrollmöglichkeiten hast, wie wenn du eine Rechnung selbst erstellst.
