PDF in E-Rechnung umwandeln – Optionen und Alternativen
Du hast eine Rechnung als PDF und willst sie einfach in eine E-Rechnung umwandeln? Klingt erstmal praktisch – ist aber leider keine verlässliche Lösung. Denn genau aus diesem Grund wurden standardisierte E-Rechnungsformate eingeführt: Damit Rechnungen maschinenlesbar, fehlerfrei und sicher verarbeitet werden können.
Eine einfache Umwandlung per Texterkennung (OCR) birgt viele Risiken, die du vermeiden solltest.
In diesem Artikel erfährst du, warum eine direkte Erstellung der E-Rechnung die bessere Wahl ist – und wie du sie ganz einfach und sogar kostenlos umsetzt.
Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?
Ein PDF ist nur eine digitale Version einer Papierrechnung, die manuell verarbeitet werden muss. Eine E-Rechnung hingegen ist in einem strukturierten Format (dem sogenannten XML-Datensatz) erstellt, das von Buchhaltungsprogrammen automatisch ausgelesen werden kann.
Hier einmal die Unterschiede im Überblick:
Sind PDF-Rechnungen aktuell noch erlaubt?
Ja, aktuell dürfen PDF-Rechnungen auch im B2B-Bereich noch genutzt werden. Zwar gilt die E-Rechnungspflicht seit Januar 2025, aber derzeit gibt es noch Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027.
Nach diesen Fristen ist eine PDF-Rechnung im B2B-Bereich nur noch mit einem eingebetteten XML-Code erlaubt. Man spricht bei diesem hybriden Rechnungsformat auch von einer ZUGFeRD-Rechnung.
In jedem Fall ist es wichtig, sich frühzeitig auf die bevorstehende verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen vorzubereiten. So kannst du dich in Ruhe an die neuen Abläufe gewöhnen und völlig entspannt bleiben, wenn die Pflicht dann tatsächlich real wird.
Tipp: Du willst genauer wissen, was eine E-Rechnung ist und was es mit der Pflicht auf sich hat? Dann lies jetzt unseren Ratgeber zur E-Rechnung.
Kann man PDFs in E-Rechnungen umwandeln?
Ja, du kannst mithilfe von automatisierter Texterkennung (OCR) die Rechnungsdaten aus PDFs auslesen und in strukturierte Daten umwandeln lassen.
Das birgt allerdings einige Risiken: Die Konvertierung durch OCR-Software ist nicht immer zu 100% zuverlässig, denn sie kann Zeichen und Zahlen nur interpretieren, anstatt sie aus strukturierten Daten auszulesen. Das kann dazu führen, dass:
- unterschiedliche Schriftarten, Layouts oder Formatierungen die Genauigkeit der Erkennung beeinträchtigen.
- Beträge, Steuerangaben oder Rechnungsnummern fehlerhaft erfasst werden.
- Pflichtangaben nicht maschinell überprüft werden können.
- falsche Zuweisungen oder fehlende Felder die automatische Weiterverarbeitung schwierig machen.
Alternativ könntest du die Rechnungsdaten aus dem PDF auch händisch in ein Tool, das E-Rechnungen erstellen kann, abtippen. Doch auch das führt schnell zu Flüchtigkeitsfehlern und kostet viel Zeit.
Kurz gesagt: Egal ob durch manuelle Eingabe oder Texterkennung – die Umwandlung von PDFs in E-Rechnungen bleibt fehleranfällig und unsicher. Und eine fehlerhafte Rechnung kann schnell Probleme mit dem Finanzamt machen und dafür sorgen, dass der Vorsteuerabzug wegfällt.
Welche sicheren Alternativen gibt es zur Umwandlung?
Statt ein PDF nachträglich zu konvertieren, solltest du (elektronische) Rechnungen direkt im richtigen Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.
Dabei hast du verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Optionen:
- E-Rechnungsgenerator: Mit einem kostenlosen E-Rechnungsgenerator kannst du ohne Anmeldung elektronische Rechnungen erstellen und herunterladen. Allerdings musst du dich selbst um die GoBD-konforme Archivierung kümmern.
- E-Rechnung Software: Mit einer E-Rechnung-Software wie sevdesk hast du das Rundum-Sorglos-Paket. Du musst nur deine Rechnungsdaten eingeben und kannst die E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus der Software an den Rechnungsempfänger versenden. Anschließend wird die Rechnung automatisch rechtskonform archiviert.
Du willst dir die Funktionen von sevdesk erst einmal anschauen und dich selbst davon überzeugen, dass du mit der Software ruckzuck rechtskonforme E‑Rechnungen erstellst? Dann starte jetzt deine 14-tägige Testphase. Natürlich komplett kostenlos und unverbindlich!
Lass uns direkt mal anschauen, wie das in der Praxis aussehen kann.
So erstellst du eine E-Rechnung in sevdesk
Mit der E-Rechnung-Software von sevdesk schreibst du im Handumdrehen elektronische Rechnungen und kannst dir sicher sein, dass du als Rechnungssteller keine Pflichtangaben vergisst und alle Vorgaben der E-Rechnungspflicht einhältst.
So geht's:
- Login in sevdesk: Melde dich in deinem sevdesk-Konto an oder starte eine kostenlose Testphase.
- Neue Rechnung anlegen: Navigiere zum Rechnungsmodul und klicke auf „Rechnung schreiben“.
- Kundendaten eingeben: Wähle einen bestehenden Kunden oder erstelle einen neuen.
- Rechnungsdaten hinzufügen: Trage die Artikel- oder Dienstleistungsinformationen ein.
- Rechnung speichern und validieren: Speichere nach der Erstellung deine E-Rechnung ab – sevdesk prüft, dass alle Pflichtangaben da sind und erstellt einen technisch korrekten XML-Code.
- E-Rechnung verschicken: Versende deine fertige Rechnung direkt über sevdesk. Du hast dabei die Wahl zwischen ZUGFeRD oder XRechnung Format.
Noch anschaulicher wird's in unserem Anleitungsvideo:
Gut zu wissen: Nach der Erstellung erledigt sevdesk auch direkt die GoBD-konforme Archivierung.
Du willst doch lieber erst einmal kostenlos starten? Dann nutzen unseren E-Rechnungsgenerator – unbegrenzt und ohne Registrierung!
Einfach Daten eintragen und schon kannst du deine fertige E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen.
Warum sollten Unternehmen bereits jetzt umstellen?
Auch, wenn es noch Übergangsfristen bis mindestens Ende 2026 gibt, solltest du schon jetzt auf die E-Rechnung umsteigen. Denn die Pflicht wartet nicht auf dich und wenn du zum Stichtag nicht bereit ist, könnte das nicht nur für deine Kunden zum Problem werden.
Du brauchst noch mehr Motivation? Stell dir vor, du musst dich nie mehr mit verlorenen Belegen, mühsamem Abtippen oder fehlerhaften Rechnungen herumschlagen. Klingt zu gut, um wahr zu sein?
E-Rechnungen werden automatisch verarbeitet, sparen dir Zeit und senken die Verwaltungskosten. Deine Buchhaltung läuft einfacher, Zahlungen kommen schneller an und du bist immer auf der sicheren Seite. Außerdem tust du der Umwelt etwas Gutes, weil Papier und Druckkosten entfallen.
Nutze die Übergangsregelung, um dich rechtzeitig umzustellen. Je früher du startest, desto entspannter kannst du dabei bleiben und desto mehr Zeit hast du, um alles zu testen, bevor es ernst wird.
Das muss nicht sein! Wir haben für dich eine Checkliste vorbereitet, mit der du alle wichtigen Aufgaben zur E-Rechnungspflicht nach und nach abhaken kannst.
Zusammenfassung
Grundsätzlich ist es möglich, ein PDF in eine E-Rechnung umzuwandeln – aber das bringt viele Unsicherheiten und Fehlerquellen mit sich. Statt durch die Konvertierung später mit Problemen zu kämpfen, solltest du lieber direkt auf ein standardisiertes E-Rechnungsformat setzen. So sparst du Zeit, reduzierst den manuellen Aufwand und machst deine Buchhaltung effizienter.
Am besten erstellst du E-Rechnungen direkt mit einer Buchhaltungssoftware oder einem E-Rechnungsgenerator, um eine sichere und rechtskonforme Abwicklung zu gewährleisten.
Nutze die Chance, jetzt auf E-Rechnungen umzustellen und profitiere von einer einfachen, automatisierten Rechnungsverarbeitung!
