E-Rechnung für Kleinunternehmer: Das musst du jetzt wissen

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem vorgegebenem strukturierten und elektronischen Rechnungsformat erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sie entsprechen der EU-Norm EN 16931 und ermöglichen die maschinelle Verarbeitung. 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen, dass diese E-Rechnungen zum 1. Januar 2025 bei inländischen B2B-Umsätzen verpflichtend sind. Rechnungen in Papierform sowie PDF, JPG oder Doc sind damit vom Tisch. Aber keine Sorge: Der EU-Norm entsprechende Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD stellen wir dir gleich vor. 

Und warum jetzt überhaupt E-Rechnungen? Deutschland folgt mit den E-Rechnungen dem Beispiel einiger anderer EU-Mitgliedstaaten sowie Drittländer. E-Rechnungen sollen allgemein das Ausstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen vereinfachen sowie transparenter und schneller machen. Im Rahmen der EU-Initiative ViDA wird zudem ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer entwickelt, das auf E-Rechnungen basiert. Dieses System soll voraussichtlich bis 2028, vielleicht auch erst verzögert 2030 oder 2032, in der gesamten EU umgesetzt werden. Das Ziel dahinter ist, den EU-weiten Rechnungsprozess effizienter und (betrugs-)sicherer zu gestalten.

Pflicht: Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Deine dringendste Frage ist jetzt sicherlich: Gilt die Pflicht zur E-Rechnung auch für mich als Kleinunternehmer? Schließlich genießt du durch die Kleinunternehmerregelung auch andere steuerliche Vorteile. 

Doch die Antwort lautet: Ja. Du als Kleinunternehmer musst dich grundsätzlich auch an die neue Rechnungspflicht halten. 

Wir haben allerdings eine gute Nachricht: Folgende Schonfristen bzw. Übergangsregelungen machen dir als Kleinunternehmer die Umstellung zur elektronischen Rechnung leichter.

„Eigentlich“ tritt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze zum 1. Januar 2025 in Kraft und Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und versenden können. Als Kleinunternehmer mit deiner Umsatzgrenze bzw. Vorjahresumsatz von 22.000 Euro profitierst du allerdings von einer besonders langen Übergangsfrist. 

Danach musst du als Kleinunternehmer erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnung versenden.

Doch auch alle anderen Unternehmen dürfen ihre Rechnungsprozesse mit Übergangsregelungen und Schritt für Schritt umstellen: 

• Bis 31. Dezember 2026: Rechnungen in Papierform oder elektronisch als PDF oder JPG sind erlaubt, sofern Kunden zustimmen.
• Ab 1. Januar 2027: Bei einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro im B2B-Bereich ist die E-Rechnung Pflicht.
• Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsfrist endet für alle. E-Rechnung ist für alle Pflicht.

Aufgepasst: Deine Lieferanten und Dienstleister könnten schon ab dem 1. Januar 2025 auf E-Rechnungen umstellen, die du empfangen (und daher auch verarbeiten) können musst. Das ist wichtig zu wissen, weil du ohne passende Software mit eingehenden E-Rechnungen je nach Format kaum etwas anfangen kannst. Wieso? Das schauen wir uns gleich genauer an.

Selbsttest: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Du bist unsicher, ob und ab wann du persönlich von der E-Rechnungspflicht betroffen bist? Finde es mit nur wenigen Klicks heraus und gewinne Klarheit:

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Du weißt bereits, dass E-Rechnungen der Norm 16931 entsprechen müssen und die Papierform damit passé ist. Zwei gängige Formate, die das erfüllen, plus eine weitere Option stellen wir dir jetzt vor:

XRechnung

Die XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen. Er wurde speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt und ist seit 2020 verpflichtend, wenn der Bund der Auftraggeber ist. 

Es handelt sich um einen reinen XML-Datensatz, sprich einen Text-Code, ohne Belegbild. Menschen können diesen nur schwer lesen, aber von Maschinen kann er sehr gut und effizient verarbeitet werden. Alle Rechnungsdaten werden einheitlich, strukturiert und digital erfasst, versendet, empfangen und automatisiert verarbeitet. 

Das sieht dann in etwa so aus:

Du kannst dir das ein bisschen wie bei einem Kleiderschrank vorstellen: Ist alles durcheinander geworfen, fällt es schwer, ein Kleidungsstück zu finden. Hängt alles ordentlich sortiert, findest du ruckzuck die Klamotten – oder im Fall von E-Rechnungen die Rechnungsdaten.

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren Ratgeber zur XRechnung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und ist ein Hybrid-Modell, das eine XML-Datei (wie bei der XRechnung) mit einer für Menschen lesbaren PDF kombiniert. So können sowohl Menschen als auch Maschinen diese E-Rechnungen lesen und verarbeiten. 

Da die XML-Daten international genormt sind, lässt sich ZUGFeRD weltweit für die Rechnungsabwicklung nutzen. 

Was deine Kunden hier am Ende sehen ist also im Kern ein PDF mit dem Extra der XML-Datei. Wenn du aktuell schon PDF-Rechnungen verschickst, ist der Umstieg zu ZUGFeRD meistens am einfachsten.

Mehr Details – auch zu Erstellung und Versand – erfährst du in unserem Artikel zu ZUGFeRD.

EDI-Rechnung

Kommen wir nun zur dritten Option: Auch Electronic Data Interchange – kurz EDI-Rechnungen – sind eine Form von elektronischen Rechnungen. Sie sind recht verbreitet und dienen nicht nur dem effizienten elektronischen Austausch von Rechnungsdaten, sondern auch von Lieferscheinen und Bestellungen zwischen den Computersystemen von Geschäftspartnern. 

Damit das zwischen dir und der anderen Partei funktioniert, ist ein bisschen Vorarbeit nötig. Ihr braucht zum Beispiel vertragliche Vereinbarungen und müsst euch auf eine Art der Rechnung-Erstellung und -Übermittlung festlegen. Außerdem ist zwingend, dass ihr euch für eines der vielen Formate der EDI-Rechnung wie Edifact entscheidet. 

Achtung: Nicht jede EDI-Rechnung erfüllt die Norm EN 16931. Wie es mit diesem Rechnungsformat nach 2028 weitergeht, ist noch nicht sicher. Mehr dazu liest du im Artikel EDI-Rechnungen.

Und was ist mit der klassischen PDF-Rechnung?

Um hier jeden Zweifel auszuräumen, noch mal zur oft gestellten Frage: Ist mit den neuen Bestimmungen wirklich Schluss, dass du Rechnungen ausschließlich im Rechnungsformat PDF versenden kannst? 

Ja, das ist tatsächlich langfristig so. Die Übergangsregelungen sehen eine schrittweise Verabschiedung von der reinen PDF-Rechnung vor. (s. o.) Für dich als Kleinunternehmer endet sie zum 1. Januar 2028, und PDFs können dann nur noch als Teil des ZUGFeRD-Formats versendet werden. 

Während bisher auch als elektronische Rechnung galt, was du digital übermittelt hast – also auch PDF, die du per Mail verschickst – wird das ab 2025 mit der Rechnungspflicht anders. Denn eine Rechnung als PDF ist letztlich nur die digitalisierte Bild-Version deiner Papierrechnung, auf der du bisher recht frei bestimmen konntest, wo welche Angaben stehen. Zum Beispiel: 

• die Rechnungsnummer oben rechts
• das Datum oben links
• deine Umsatzsteuernummer in der Fußleiste
• usw.

Das funktioniert so nicht für Maschinen. Warum? Bilddateien können sie ohnehin nicht einwandfrei (aus-)lesen. Gibt es zudem keine Norm für die Anordnung aller Informationen auf Rechnungen, ist eine klare maschinelle Zuordnung unmöglich. 

Aus diesem Grund schließen die neuen Richtlinien PDF zukünftig für die Rechnungsstellung aus.

Fassen wir die wichtigsten Unterschiede zwischen PDF- und E-Rechnung nochmal zusammen:

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung?

Einige Vorteile wie Effizienz, Schnelligkeit und Einheitlichkeit der E-Rechnungen sind bereits gefallen. Tatsächlich gibt es viele weitere – und zwar für alle Beteiligten: für dich, Rechnungsempfänger, Lieferanten und den Fiskus. Hier ist eine Auswahl dessen, was für E-Rechnungen spricht:  

• weniger Kosten für Drucker, Papier, Porto und Lagerung
• weniger Papierverbrauch schont die Umwelt
• schnellere Abwicklung durch digitale, automatisierte Verarbeitung
• sichere Zustellung direkt beim Kunden
• schnellere Zahlungseingänge dank direkter Benachrichtigung
• weniger Fehler durch automatische Datenübertragung
• leichtere Speicherung, Suche und Kontrolle digitaler Rechnungen
• einfache Einhaltung von Steuer- und Buchhaltungsvorgaben durch Standardformate und Automatisierung

Eine ganze Menge Plus-Punkte, oder? Vielleicht kribbelt es dir jetzt auch in den Fingern, dich gedanklich schon von der Papierrechnung zu verabschieden und erste E-Rechnung zu erstellen? Dann lass uns schauen, was hier zu beachten ist.

Was muss auf einer E-Rechnung bei Kleinunternehmern stehen?

Du schickst bereits für dein Kleinunternehmen Rechnungen raus? Dann weißt du ja, dass bestimmte Angaben auch heute nach Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) bei der Rechnungsstellung Pflicht sind. Dasselbe gilt für E-Rechnungen für eine fehlerfreie Zuordnung und Prüfung. 

Was kommt also rauf? 

Diese Pflichtangaben kennst du aus traditionellen Rechnungen. Sie gelten auch für E-Rechnungen:  

• Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer‍
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge, Art und Beschreibung der Leistung/Ware
• Leistungszeitraum oder -zeitpunkt
• Rechnungsbetrag bzw. Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer). Als Kleinunternehmer: Steuerbetrag und -satz entfallen 
• Hinweis wie z. B. „Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, Umsatzsteuer nicht berechnet.“
• ggf. Hinweis auf eine umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-Billing Invoice) 
• Falls relevant: Hinweis auf Reverse-Charge

Diese Pflichtangaben kommen bei E-Rechnungen dazu und sind u. a. Voraussetzung, damit der Vorsteuerabzug gesichert ist:

• Leitweg-Identifikationsnummer (bei Aufträgen von Bundesbehörden)
• Bankverbindungsdaten
• Fälligkeitsdatum der Rechnung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer und Bestellnummer (sofern bei Beauftragung übermittelt)

Erinnerung: Für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) sowie Fahrkarten und Rechnungen an Privatkunden brauchst du keine E-Rechnungen zu stellen.

So bewahrst du E-Rechnungen als Kleinunternehmer richtig auf

Die Rechnung ist fertig. Ist es damit getan? Nein, denn das Bundesfinanzministerium bestimmt auch, wie du eine E-Rechnung erstellst, sondern auch, wie du sie ablegst bzw. archivierst. 

Dass du Belege, Rechnungen und Steuerunterlagen zehn Jahre aufbewahren musst, ist nichts Neues. Ebenso lange musst du E-Rechnungen bzw. den strukturierten Teil, also den Code, der von Maschinen auslesbar ist, aufbewahren. Entscheidend ist, dass du den Code nicht verändern darfst, sondern unversehrt archivieren musst. 

Außerdem gelten folgende Vorgaben: 

• Ordnungsgemäße Buchführung (GoDB-konform)
• Datenzugriff
• Prüfbarkeit digitaler Belege

Schließlich muss der Fiskus zwecks Steuerprüfungen auf alles zugreifen und die Belege automatisiert auslesen können. 

E-Rechnungspflicht als Kleinunternehmer mit sevdesk leicht gemacht

Das war jetzt viel Neues zu E-Rechnungen, und vielleicht fühlst du dich leicht überwältigt? Keine Sorge: Die Umstellung ist zwar nicht per Fingerschnippen erledigt, aber du wirst sie problemlos meistern. 

Was du heute schon tun kannst: Prüfe, ob dein Rechnungsprogramm ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen, empfangen und verarbeiten kann.

Hast du einen sevdesk-Account? Perfekt, denn wir sind pünktlich bereit mit den gängigsten Formaten und praktischen Automationen, was die Umstellung sehr unkompliziert macht: Du musst nämlich gar nichts tun und es kommen auch keine Extrakosten auf dich zu. Unsere Software unterstützt nicht nur bei XRechnung und ZUGFeRD als Rechnungsaussteller, sondern hilft dir auch, eingehende elektronische Rechnungen korrekt zu bearbeiten und mit automatisierten Workflows unversehrt zu archivieren.

Zusammenfassung

Auch für Kleinunternehmer gilt: Laut Wachstumschancengesetz sind E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 Pflicht und müssen der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Das Versenden von Rechnungen als PDF per Mail ist dann nicht mehr möglich. 

Für Kleinunternehmen gibt es allerdings die Möglichkeit, durch Übergangslösungen den Umstieg schrittweise bis Ende 2027 anzugehen. Für eingehende E-Rechnungen solltest du dich aber jetzt schon über eine geeignete Software informieren, mit der du alle Belege pünktlich ab 2025 bearbeiten und unversehrt archivieren kannst.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer