E-Rechnung revisionssicher archivieren: Das musst du als Selbstständiger beachten

Was die E-Rechnungspflicht für die Archivierung bedeutet

Zum 1. Januar 2025 musst du als Selbstständiger im B2B-Bereich auf E-Rechnungen umstellen. Dabei handelt es sich um Rechnungen in einem einheitlich strukturierten, digitalen Datenformat (XML-Code). Die gängigsten Rechnungsformate sind XRechnung und ZUGFeRD. 

• XRechnung besteht aus einem reinen, maschinenlesbaren XML-Datensatz.‍
• ZUGFeRD kombiniert diesen mit einem für das menschliche Auge lesbaren PDF.

Nach der neuen E-Rechnungspflicht musst du diese elektronischen Rechnungen aber nicht nur erstellen und verschicken, sondern auch empfangen und archivieren – und das revisionssicher. Was bedeutet das für deine Umstellung auf E-Rechnung?

Der Empfang der E-Rechnung ist recht einfach geregelt: Ein ganz normales E-Mail-Postfach reicht vollkommen aus. Die Speicherung hingegen ist etwas komplizierter. Für sie gelten genaue Anforderungen zur Aufbewahrung, die in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation, kurz GoBD, festgelegt sind. Willst du mehr über den Empfang von E-Rechnungen erfahren? Dann erfahre mehr in unserem Beitrag zu „E-Rechnungen empfangen.“

Was genau die revisionssicheren Archivierungspflichten bedeuten, lass uns jetzt anschauen. 

Was bedeutet „revisionssicher archivieren“?

Revisionssicher bedeutet, dass alle Daten so aufbewahrt werden, dass sie vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar sind. Das gilt bereits heute auch für Rechnungen in Papierform, als PDF oder in anderen Formaten.

Deine E-Rechnungen musst du so abspeichern, dass sie jederzeit in ihrer Originalform verfügbar sind und nicht manipuliert werden können. Das Ausdrucken und Abheften von Rechnungen ist keine Lösung, da die Speicherung digital erfolgen muss. 

Einfaches Speichern auf einer Festplatte genügt ebenfalls nicht. Denn zum einen könnte eine Festplatte beschädigt werden. Zum anderen ist denkbar, dass Rechnungsdaten unbemerkt von Dritten geändert werden. Dasselbe gilt für deine eigenen privaten Cloud-Speicher wie über Google-Drive oder einen USB-Stick. 

Aber wie geht das dann – Rechnungen revisionssicher archivieren ab 2025? 

Du kannst zum Beispiel ein spezielles Online-Archivierungssystem nutzen, das den Anforderungen der GoBD entspricht. Diese Tools garantieren dir, dass deine Daten nach allen Anforderungen der GoBD sicher gespeichert werden. Eine Option hierfür ist die Archivierungssoftware von sevdesk als Rundum-Lösung für Rechnungen und Buchhaltung – von der Erstellung, Bearbeitung bis hin zur Speicherung.

Webinar-Aufzeichnung: E-Rechnung in der Praxis

Du bist selbstständig und fragst dich, was die E-Rechnungspflicht ab 2025 für dich bedeutet? Dann schau dir jetzt die Aufzeichnung unseres E-Rechnung Webinars an. Darin lernst du von einem Steuerberater alles rund um die neue Pflicht, was du jetzt tun solltest und wie du mit sevdesk sicher auf E-Rechnungen umstellen kannst.

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Wie muss eine E-Rechnung laut GoBD aufbewahrt werden?

Der entscheidende Teil der E-Rechnung ist der XML-Anteil. Hier liegen – in festgelegter, einheitlicher Struktur – alle Daten, die für die digitale Rechnungsverarbeitung und Archivierung erforderlich sind. 

Du musst diesen daher im Originalformat aufbewahren und jederzeit darauf zugreifen können.

Vielleicht denkst du dir jetzt: „Dann bestehe ich einfach auf ZUGFeRD-Rechnungen und kann das PDF wie bisher analog archivieren“. Dem müssten wir direkt einen Riegel vorschieben. Denn du musst auch diese hybriden Rechnungen elektronisch archivieren – und zwar das PDF und den XML-Code.

So stellst du sicher, dass die Daten vollständig, maschinell auswertbar und GoBD-konform archiviert sind. Damit bleibt deine E-Rechnung jederzeit rechtssicher und nachvollziehbar.

Was konkret sind denn die Anforderungen nach GoBD für Rechnungsteller und Leistungsempfänger? Hier das Wichtigste auf einen Blick:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jede Buchung braucht einen Beleg, und die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen muss nachvollziehbar sein (Verfahrensdokumentation). Dritte, wie Finanzbehörden, müssen erkennen können, mit wem der Geschäftsverkehr stattfand und wer die E-Rechnung archiviert hat.
• Vollständigkeit und Unversehrtheit: Alle relevanten Daten – ggf. inklusive E-Mails und Anhänge – müssen vollständig und unverändert archiviert sein. Die Unversehrtheit ist gewährleistet, wenn alle nach Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlichen Rechnungsdaten vorliegen.
• Richtigkeit: Die Dokumente müssen alle Geschäftsvorfälle korrekt widerspiegeln und die archivierten Daten mit den Originalen übereinstimmen. Technische Anpassungen sind festzuhalten.
• Zeitnahe Archivierung: E-Rechnungen sollten umgehend nach Versand oder Eingang archiviert werden – bei bargeldlosen Transaktionen beispielsweise innerhalb von 10 Tagen.
• Ordnung: Belege müssen strukturiert abgelegt und leicht auffindbar sein; die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und die EU-Norm EN 16931 sind zu erfüllen.
• Unveränderbarkeit: Archivierte E-Rechnungen dürfen nicht verändert werden; Anpassungen und Löschungen sind lückenlos zu protokollieren, wobei die ursprüngliche und die neue Version erhalten bleiben.

Detaillierte Informationen zu den Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchhaltung und der Verfahrensdokumentation findest du in unserem Detail-Beitrag GoBD.

Muss auch die E-Mail mit archiviert werden?

Wie du eine elektronische Rechnung archivieren musst, wäre geklärt. Aber was ist eigentlich mit den E-Mails, mit der sie dir geschickt wurde bzw. mit denen du Rechnungen an Kunden sendest? Muss diese ebenfalls revisionssicher gespeichert werden? 

Das hängt ganz davon ab, ob die E-Mail selbst relevante Informationen enthält. Üblicherweise ist die E-Mail nur das „Transportmittel“ der Rechnungsdaten. Die eigentliche Rechnung steckt im Rechnungsformat ZUGFeRD oder XRechnung im Anhang. 

Sofern die E-Mail keine weiteren entscheidenden Fakten zur Abwicklung des B2B-Geschäftes hat, muss sie nicht mit abgespeichert werden. Ist sie aber zentraler Bestandteil der Rechnung und für die steuerliche Nachvollziehbarkeit des Geschäftsprozesses entscheidend, gilt auch für die E-Mail die Aufbewahrungspflicht. Heißt: Du musst auch die E-Mail archivieren.

Aufbewahrungsfrist von E-Rechnungen

Alle Informationen sind nun gespeichert. Aber wie lange musst du Unterlagen für die Steuer eigentlich aufbewahren? Reicht die digitalisierte Archivierung bis zur nächsten Steuererklärung nach Umsatzsteuergesetz? Lese hierzu auch unseren Beitrag zur E-Rechnung & Umsatzsteuer.

Nein. Wie auch bei Rechnungen in Papierform gilt für elektronische Ausgangsrechnungen bzw. Eingangsrechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Ein Beispiel: Wenn du im April 2025 eine E-Rechnung stellst, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2025. Du musst diese Rechnung bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahren. Diese lange Aufbewahrungszeit dient dazu, dass bei Betriebsprüfungen oder anderen steuerlichen Überprüfungen jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden kann. Vor dem Hintergrund ist umso wichtiger, dass du deine E-Rechnungen nicht nur gut sortiert, sondern auch unveränderbar archivierst.

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Vorteile der elektronischen Archivierung

Vielleicht fragst du dich, was es dir selbst bringt, elektronische Rechnungen archivieren zu müssen? Dann lass uns das ansehen. Vorteile gibt es nämlich nicht nur für Finanzbehörden, die schneller auf alle Daten zugreifen und sie prüfen können. Auch du als Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger profitierst: 

1. Einer der größten Vorteile ist die Kostenersparnis im Vergleich zur Papierarchivierung. Das gilt vor allem, wenn du sehr viele Dokumente, Rechnungen und Belege bearbeiten und speichern musst. Du sparst viel Platz und Zeit für die Organisation der physischen Rechnungsablage wie in Aktenschränken und -ordnern. Bedenke dies vor allem hinsichtlich der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.
2. Ein weiterer Pluspunkt ist die deutlich schnellere Verfügbarkeit von Daten und Informationen. Gerade mit der richtigen E-Rechnungssoftware kannst du deine E-Rechnungen mühelos und nach Schlagworten durchsuchen. In Sekundenschnelle findest du, was du brauchst.
3. Zudem ermöglicht die elektronische Archivierung den Zugriff und die Prüfbarkeit von verschiedenen Orten aus. Das ist besonders von Vorteil, wenn du mobil arbeitest.
4. Rechnungsformate wie XRechnung kannst du nur noch digital empfangen. Denn der XML-Code ist nur von Computer-Systemen bzw. Softwarelösungen lesbar. Ein Ausdruck des Datensatzes zur Archivierung ist für sich wenig hilfreich.
5. Eine medienbruchfreie Archivierung ist bei digitalisierten Dokumenten wie E-Rechnungen nur elektronisch möglich. 

E-Rechnungen mit sevdesk revisionssicher archivieren

Eine ganze Menge Auflagen sind das, wie E-Rechnungen aufzubewahren sind, oder? Aber keine Sorge: Mit der E-Rechnung Software von sevdesk kannst du nicht nur korrekte E-Rechnungen erstellen und versenden, sondern auch revisionssicher archivieren. 

Du profitierst von einem umfassenden digitalen Rechnungsmanagement, das dir die Arbeit erheblich erleichtert. Gleichzeitig stellt es sicher, dass du den gesetzlichen Anforderungen vollumfänglich gerecht wirst. Denn die Speicherung der Rechnungen erfolgt nach allen Vorgaben der GoBD. Heißt zusammengefasst für dich: Du kannst hinter alle Herausforderungen rund um E-Rechnungen einen großen Haken machen.

Zusammenfassung

Elektronische Rechnungen archivieren ist für Selbstständige ab 2025 verpflichtend. Das heißt, du musst Rechnungen nicht nur elektronisch speichern, sondern auch sicherstellen, dass Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen unveränderbar, vollständig und 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden. 

Um alle Anforderungen der Archivierungspflichten von E-Rechnungen problemlos zu erfüllen, empfiehlt sich eine Software als Komplettlösung. Mit ihr ist nicht nur die Archivierung aller Rechnungsdaten ein Kinderspiel, sondern auch die Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Rechnungen.  

Häufig gestellte Fragen zur Archivierung von E-Rechnungen

Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.