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Vergleich kostenlose Rechnungsprogramme

Das beste kostenlose Rechnungsprogramm – Die 9 Top-Anbieter im Vergleich

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Wenn du gerade dein Geschäft startest, ist ein kostenloses Rechnungsprogramm eine gute Möglichkeit, Rechnungen professionell zu erstellen, ohne direkt Geld für eine Software auszugeben. Doch viele Gratis-Lösungen haben Limits oder fehlen wichtige Funktionen. Wir zeigen dir, welche Anbieter es gibt, was ihre kostenlosen Versionen können – und wo die Grenzen liegen.

Die kostenlosen Tools im Schnellvergleich

Anbieter Trustpilot Bewertung Gratis Rechnungen E-Rechnungen Upgrade möglich
sevdesk 3,9 / 5 (2.996 Bewertungen) Bis zu 3 pro Monat ✅ (XRechnung & ZUGFeRD) ⭐ (inkl. Buchhaltung)
Zervant 4,4 / 5 (2.841 Bewertungen) Bis zu 5 pro Monat Teilweise (nur XRechnung) ✅ (ohne Buchhaltung)
Papierkram 3,4 / 5 (124 Bewertungen) Unbegrenzt Teilweise (nur ZUGFeRD) ⭐ (inkl. Buchhaltung)
Accountable 4,8 / 5 (790 Bewertungen) Unbegrenzt ⭐ (inkl. Buchhaltung)
Collmex - Unbegrenzt ⭐ (inkl. Buchhaltung
123Rechnung - Unbegrenzt
Easybill 4,0 / 5 (173 Bewertungen) Unbegrenzt für 3 Kunden ✅ (ohne Buchhaltung)
invoiz - Unbegrenzt (bis 17.500 €/Jahr) Keine Info ✅ (inkl. UStVA)

Stand: 08/2025

Anmerkung: Der kostenlose Tarif von WISO MeinBüro, “Rechnungen Free”, wird seit Anfang Juni 2025 nicht mehr angeboten.

Die Rechnungssoftware-Anbieter im Detail

Schauen wir uns nun alle Optionen im Detail an.  

Hinweis: Mit * markierte Funktionen sind für ein reines Rechnungsprogramm weniger relevant, können aber für die Erledigung der gesamten Buchhaltung wichtig sein.

sevdesk

sevdesk ist eine umfassende Rechnungs- und Buchhaltungssoftware aus Deutschland. Sie richtet sich sowohl an Gründer als auch an etablierte kleine und mittlere Unternehmen. Mit der kostenlosen Version kannst du sofort starten und bis zu 3 Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat erstellen. Alle Daten werden sicher und rechtskonform in Deutschland gespeichert.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Bis zu 3 Rechnungen pro Monat (inkl. XRechnung & ZUGFeRD)
  • 4 individuelle Rechnungslayouts
  • Rechnungsübersicht
  • Kontakte & Produkte anlegen
  • Fremdwährungen
  • Archivierung
  • Kleinunternehmerregelung & OSS

Einschränkungen & Nachteile

  • Limit auf 3 Rechnungen pro Monat
  • Spezielle Rechnungen (z. B. Stornorechnungen, Abschlagsrechnungen, wiederkehrende Rechnungen)
  • Kein Mahwesen, Angebote oder Lieferscheine
  • Keine Bankkonto-Anbindung*
  • Keine Belegverwaltung*

Upgrade: ✓ Ja, flexible Tarife mit unbegrenzten Rechnungen und kompletter Buchhaltung verfügbar

“Als Finanzcoach habe ich hohe Ansprüche, vor allem an Tools rund ums Geld, die meinen Alltag leichter machen. Und genau da punktet sevdesk: smart, schnell und mit einem Design, das richtig Spaß macht.”

Henriette Diekhoff, Finanzcoaching

Zervant

Zervant ist ein skandinavisches Rechnungsprogramm, das speziell für Freiberufler und Kleinunternehmer entwickelt wurde. Es bietet einen schnellen Einstieg und eine benutzerfreundliche Oberfläche.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Bis zu 5 Rechnungen pro Monat
  • Verwaltung von bis zu 5 Kunden
  • Angebote erstellen
  • Mobile App
  • Zeiterfassung

Einschränkungen & Nachteile

  • Sehr begrenzte Rechnungs- und Kundenanzahl
  • Kein Versand von E-Rechnungen
  • Kein Mahnwesen
  • Keine speziellen Rechnungen
  • Kein Zahlungsabgleich mit Bankkonto*
  • Keine Schnittstellen/Integrationen*
  • Anbieter-Logo auf Rechnungen

Upgrade: ✓ Ja, für mehr Rechnungen & Funktionen (aber kein vollständiges Buchhaltungsmodul)

Papierkram

Papierkram ist eine deutsche Online-Buchhaltungssoftware, die neben der Rechnungsstellung auch Projektmanagement und Zeiterfassung ermöglicht. Besonders geeignet für Freiberufler und kleine Agenturen.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Unbegrenzte Rechnungen & Angebote (auch ins Ausland)
  • Direkter Versand über die Plattform
  • Kunden- und Projektverwaltung
  • Zeiterfassung
  • Belegverwaltung
  • Mahnwesen / Zahlungserinnerungen

Einschränkungen & Nachteile

  • Nicht GoBD-zertifiziert
  • Keine XRechnung
  • Keine speziellen Rechnungen
  • Keine Lieferscheine
  • Keine automatische Belegerkennung*
  • Logo des Anbieters auf den Dokumenten

Upgrade: ✓ Ja, für GoBD-Zertifizierung und mehr Funktionen

Accountable

Accountable ist eine App-basierte Lösung für Rechnungen und Steuern, speziell für Freelancer. Neben Rechnungen unterstützt es auch die Verbindung mit einem Geschäftskonto.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Unbegrenzte E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)
  • Kundenverwaltung (Basis)
  • Bis zu 5 Eingangsbelege scannen
  • Bankkonto-Anbindung bzw. kostenloses Geschäftskonto
  • Mobile App

Einschränkungen & Nachteile

  • Keine speziellen Rechnungen
  • Erweiterte Steuer-Funktionen nur im Bezahlpaket verfügbar*

Upgrade: ✓ Ja, mit vollständigen Steuer- & Buchhaltungsfunktionen

Collmex

Collmex ist ein ERP- und Buchhaltungsanbieter aus Deutschland, der mit „Rechnung Free“ ein kostenloses Einsteigerpaket bereitstellt.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Rechnungen erstellen (inkl. E-Rechnungen)
  • Angebote schreiben
  • Kunden- und Produktverwaltung

Einschränkungen & Nachteile

  • Kein Mahnwesen
  • Keine Fremdwährungen
  • Keine speziellen Rechnungen
  • Keine Auftragsbestätigungen
  • Keine App
  • Eher veraltete Benutzeroberfläche

Upgrade: ✓ Ja, verschiedene ERP-/Buchhaltungspakete verfügbar

123Rechnung

123Rechnung ist eine einfache Lösung ohne Registrierung, die sich für gelegentliche Rechnungen eignet.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Rechnungen erstellen
  • Angebote
  • Mahnungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungsübersicht
  • Kundenverwaltung

Einschränkungen & Nachteile

  • Keine Cloud-Lösung, sondern lokaler Download
  • Nicht für Mac geeignet
  • Veraltete Benutzeroberfläche
  • Nicht GoBD-konform
  • Keine Erweiterung möglich

Upgrade:

Easybill

Easybill ist eine beliebte Rechnungssoftware, die vor allem für Onlineshop-Besitzer geeignet ist und eine schlanke Free-Version anbietet.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Rechnungen schreiben & verarbeiten
  • Angebote und Mahnungen erstellen
  • Steuerberater-Zugang

Einschränkungen & Nachteile

  • Zahlungsabgleich mit dem Geschäftskonto*
  • Maximal 3 Kunden
  • Easybill-Logo auf Dokumenten

Upgrade: ✓ Ja, für mehr Funktionen und Automatisierung (aber kein Buchhaltungsmodul)

BillingEngine

BillingEngine ist eine deutsche Online-Lösung für einfache Rechnungen und Angebote, auch international einsetzbar.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • 3 Rechnungen pro Monat
  • 3 Angebote pro Monat
  • Kundenverwaltung
  • Fremdwährungen & verschiedene Sprachen

Einschränkungen & Nachteile

  • Mahnwesen nur eingeschränkt
  • Keine speziellen Rechnungen
  • Kein Steuerberaterzugang*
  • Keine Geschäftskonto-Anbindung*
  • Logo des Anbieters auf Rechnungen

Upgrade: ✓ Ja, für mehr Funktionen (aber kein Buchhaltungsmodul)

invoiz

invoiz richtet sich als Rechnungssoftware vor allem an kleine Unternehmen mit geringem Jahresumsatz.

Funktionen im kostenlosen Tarif

  • Unbegrenzte Rechnungen
  • Kundenverwaltung
  • Mobile App

Einschränkungen & Nachteile

  • Gilt nur bis 17.500 Euro Jahresumsatz
  • Keine Angebote
  • Keine speziellen Rechnungen
  • Keine E-Rechnung
  • Keine Automatisierungen
  • Invoiz-Logo auf Rechnungen

Upgrade: ✓ Ja, für mehr Funktionen – inkl. Umsatzsteuervoranmeldung

Vor- und Nachteile kostenloser Rechnungsprogramme

Ein kostenloses Rechnungsprogramm kann am Anfang viel Geld sparen. Für Freiberufler und Kleinstunternehmen reicht der Funktionsumfang oft aus, um die ersten Kundenrechnungen professionell zu erstellen.  

Besonders praktisch: Einige Gratisversionen unterstützen die E-Rechnung, die seit 2025 für B2B verpflichtend wird.

Allerdings gibt es auch klare Grenzen:

  • Rechnungslimits oder Umsatzgrenzen schränken das Wachstum stark ein.
  • Branding & Werbung auf Rechnungen kann unprofessionell wirken.
  • Fehlende Automatisierung (z. B. wiederkehrende Rechnungen, Zahlungsabgleich) führt schnell zu Mehraufwand.
  • Rechtliche Unsicherheit: Nicht alle kostenlosen Tools sind GoBD-konform – ein Risiko bei Steuerprüfungen.
  • Fehlender Support: Hilfe gibt es oft nur eingeschränkt oder gar nicht.

Daher ein Tipp: Überlege dir, was du langfristig brauchst. Bei vielen Anbietern von Rechnungssoftware kannst du die Voll-Versionen für eine gewisse Zeit als Testphase nutzen, um den gesamten Funktionsumfang kennenzulernen.

sevdesk – kostenlos starten & professionell wachsen

Mit dem sevdesk Rechnungsprogramm kannst du sofort kostenlos starten und bis zu 3 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat schreiben – inkl. XRechnung & ZUGFeRD. Deine Daten werden GoBD- & DSGVO-konform in Deutschland gespeichert.

Sobald dein Unternehmen wächst, wechselst du unkompliziert in einen der flexiblen sevdesk Tarife und erhältst unbegrenzte Rechnungen, Angebote, digitale Belegerfassung und eine vollständige Buchhaltung.

Die Basisfunktionen reichen dir? Du kannst sie natürlich dauerhaft kostenlos nutzen. Du entscheidest, ob und wann du upgradest.

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Fazit: Welches ist das beste kostenlose Rechnungsprogramm für mich?

Ein pauschales „bestes“ kostenloses Rechnungsprogramm gibt es nicht – jedes der vorgestellten Tools hat eigene Stärken und Einschränkungen. Allen gemeinsam ist, dass sie einen schnellen und kostenlosen Einstieg in die Rechnungserstellung ermöglichen, aber bei wachsender Nutzung oder rechtlichen Anforderungen (z. B. GoBD-Konformität oder E-Rechnungspflicht) schnell an Grenzen stoßen.

Für die Wahl des passenden Programms kommt es daher weniger auf ein „bestes Tool für alle“ an, sondern vielmehr darauf, welche Funktionen du persönlich wirklich benötigst und welche Einschränkungen für dich akzeptabel sind. Wichtig ist, die Unterschiede zu kennen – und dann das Rechnungsprogramm auszuwählen, das zu deinem Arbeitsalltag passt.

Unser Tipp: Wenn du kostenlos mit den Basisfunktionen starten willst, entscheide dich für einen Anbieter, bei dem du später upgraden kannst. Ein Tarifwechsel bedeutet in der Regel deutlich weniger Aufwand als ein kompletter Software-Wechsel.

Häufig gestellte Fragen zum Vergleich der kostenlosen Rechnungsprogramme

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Häufig gestellte Fragen zu sevdesk

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