Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: So lange musst du Rechnungen behalten

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Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen?

Du hast als Unternehmer eine Rechnung bekommen und sie direkt bezahlt. Damit ist doch eigentlich alles erledigt und die Rechnung kann in den Schredder, oder? Nicht ganz.

Jedes Unternehmen und jede Organisation (und sogar Privatpersonen) haben gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen zu erfüllen. Die Archivierung der Dokumente ist Teil der Buchführung und somit für alle Unternehmer relevant. Selbst dann, wenn du als Kleinunternehmer gewisse Umsatz- oder Gewinngrenzen nicht überschreitest.

So merkst du dir ganz leicht, ob du Rechnungen aufbewahren musst: Bist du steuer- oder handelsrechtlich zur Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht verpflichtet, musst du Rechnungen aufbewahren. Doch für welchen Zeitraum?

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht aus § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) nennt zehn Jahre als Aufbewahrungszeitraum für Unternehmen. Während sich die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen teilweise aus der Verpflichtung zur Buchführung ergibt, zählt bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist von Rechnungen die Einstufung als Unternehmer.

Aufbewahrungsfristen für Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen sollen nach § 14b UStG also für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist startet aber nicht mit der Erstellung der Rechnung: Ausschlaggebend ist das Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Von diesem Zeitpunkt an beginnt die Aufbewahrungsfrist.

Beispiel: Hast du also im August 2023 eine Rechnung geschrieben, musst du die Rechnung bis zum 31.12.2033 aufbewahren. Das heißt auch, dass du in 2024 alle Rechnungen entsorgen kannst, die du vor dem 01.01.2013 geschrieben hast.

Aufbewahrungsfristen für Eingangsrechnungen

Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, die du als Unternehmer erhältst, unterscheiden sich nicht von den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, die du versendest.

Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gelten bei den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen somit dieselben Vorgaben:

• Du musst sie zehn Jahre lang aufbewahren.
• Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen startet immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung empfangen oder versendet hast.
• Beispiel: Hast du eine Rechnung erhalten, die im März 2021 fällig war, dann musst du die Rechnung bis 31.12.2031 aufbewahren.

Darum gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Rechnungen

Der Gesetzgeber gibt vor, welche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen wie Rechnungen gelten, weil diese bei folgenden Fällen benötigt werden:

• Steuerprüfungen
• Betriebsprüfungen
• oder Streitigkeiten

Da die genannten Vorgänge in der Regel rückwirkend stattfinden, musst du Rechnungen, Zahlungsbelege, Kontoauszüge und andere steuerlich relevante Dokumente einsehbar, kontrollierbar und unveränderlich archivieren.

So sorgst du dafür, dass du die Vorgänge und Transaktionen in deinem Unternehmen nachverfolgen kannst, egal ob sie begonnen oder abgeschlossen wurden. Gleichzeitig dient dir dieses Vorgehen als Absicherung bei Unklarheiten oder Streitigkeiten mit Geschäftspartnern, da du ohne Probleme auf ältere Rechnungen zugreifen kannst. Und auch dem Finanzamt ist damit gedient, da die Aufbewahrungspflicht dabei hilft, Betrug vorzubeugen.

Zudem sind so alle Geschäftsvorfälle auch für Außenstehende über Jahre hinweg nachvollziehbar, wenn du zum Beispiel dein Unternehmen nicht (mehr) selbst führen kannst:

• Nachfolger oder Angehörige wissen alles rund um die Betriebsführung,
• die finanzielle Lage und
• mit welchen Kunden du Geschäfte gemacht hast
  

Wie du siehst, macht es also durchaus Sinn, für einige Jahre seine Rechnungen aufzubewahren. Außerdem ist es nicht allzu kompliziert, den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Rechnungen nachzukommen.

Aufbewahrung von Rechnungen: digital oder in Papierform?

Doch wie bewahrst du deine Rechnungen am besten auf? Scannst du alle Papierdokumente ein und speicherst sie auf einem PC bzw. Server? Druckst du alle digitalen Rechnungen aus und sammelst sie in Ordnern und Aktenschränken?

Das UStG gibt in § 14 lediglich vor, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein müssen. Ob du das in Papierform oder digital löst, bleibt dir überlassen. Allerdings musst du in beiden Fällen auf eine GoBD-konforme Aufbewahrung achten, weshalb du deine Rechnungen nicht einfach irgendwie lagern solltest. Also:

• Deine Rechnungen müssen zuallererst auch nach Jahren noch lesbar sein. Daher empfiehlt sich zum Beispiel bei auf Thermopapier gedruckten Quittungen von der Tankstelle, aus dem Restaurant oder dem Supermarkt das Einscannen. Du kannst sie anschließend ausdrucken und den Ausdruck zusammen mit dem Originalbeleg in einem Ordner abheften oder direkt digital archivieren.
• Weiterhin müssen die Unterlagen unveränderbar sein. Stelle also sicher, dass deine Rechnungen im Nachgang nicht mehr verändert werden können bzw. dass Änderungen für die Finanzbehörden direkt nachvollziehbar sind.

Prinzipiell solltest du Rechnungen so wie sie dich erreichen und im Original aufbewahren. Heißt für dich: Liegt dir eine Rechnung nur digital vor, ist die digitale Aufbewahrung richtig. Bekommst du die Rechnung per Post, ist eigentlich die Aufbewahrung im Ordner zu bevorzugen.

Allerdings kannst du mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation eine Papierrechnung einscannen und digital abspeichern, um deinen Aufzeichnungspflichten nachzukommen. In diesem Fall könntest du die Papierrechnung sogar vernichten.

Was passiert, wenn du Rechnungen nicht fristgerecht aufbewahrst?

Als Steuerpflichtiger bist du gegenüber den Behörden immer in der Beweispflicht. Kannst du aufbewahrungspflichtige Dokumente, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, nicht vorlegen, droht dir mindestens ein Bußgeld. Die Steuerbehörden werden darüber hinaus deine Steuerlast anhand von Branchenvergleichszahlen schätzen – in der Regel ist der Wert der Besteuerung dann deutlich höher als normal, wodurch du mehr Steuern zahlen musst

Da du mit dem Nichtvorlegen gegen die Aufbewahrungs-, Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht verstößt, sind auch weitere Sanktionen nach der Abgabenordnung oder dem Strafgesetzbuch wegen Steuerhinterziehung und -betrug möglich. Je nach Tatbestand können hierfür Geld- oder sogar Freiheitsstrafen anfallen.

So kannst du die Aufbewahrungsfristen am besten einhalten

Zehn Jahre sind eine lange Zeit – und viele Geschäftsprozesse laufen digital ab. Die Aufbewahrungsart ist zwar Geschmackssache, aber es spricht vieles dafür, Rechnungen und andere wichtige Buchungsbelege digital zu speichern und zur Archivierung und Aufbewahrung eine professionelle Unternehmenssoftware zu verwenden.

Zum Beispiel die Rechnungssoftware von sevdesk. So kannst du alle deine Belege sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen GoBD-konform und übersichtlich archivieren und in der Cloud sichern. Dank der zentralen Speicherung kannst du außerdem von überall auf der Welt auf deine Unterlagen zugreifen.

Das macht es dir einfacher, die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen einzuhalten. Zudem kannst du Dokumente jeglicher Art unbegrenzt speichern und sie herunterladen, wann immer du sie brauchst. Davon abgesehen benötigst du auch deutlich weniger Platz, weil du weniger oder keine Aktenschränke mehr benötigst, und Zeit, weil du ganz mit nur wenigen Klicks die Rechnung findest, die du suchst, und keine Ordner mehr wälzen musst.

Häufig gestellte Fragen zum Thema