Wiederkehrende Rechnungen
Du findest Buchhaltung ungefähr so spannend wie die alljährliche Steuererklärung? Das können wir verstehen. Trotzdem ist es wichtig, dass du bei deinen wiederkehrenden Rechnungen ein paar Dinge beachtest. Das erspart dir nicht nur Stress, sondern verschafft dir Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens.
Was wiederkehrende Rechnungen sind und was du dabei beachten musst, erfährst du hier in unserem Ratgeber.
Was sind wiederkehrende Rechnungen?
Wiederkehrende Rechnungen sind Zahlungen über einen fixen Betrag, die ein Dienstleister oder eine Dienstleisterin demselben Kunden in gleichbleibenden Intervallen berechnet.
Häufig wollen sich Auftraggeberinnen und Auftraggeber mit einer wiederkehrenden Rechnung eine fixe Leistung zu einem fixen Preis für eine längere Zeit sichern.
Typische Beispiele für wiederkehrende Rechnungen sind:
- Abonnements jeglicher Art, wie beispielsweise Abos für Zeitschriften und Zeitungen, aber auch der Beitrag fürs Fitness Studio
- Versicherungen
- Der Wartungsvertrag für den geleasten Kaffee-Vollautomaten
- Aber auch Dienstverträge, mit denen eine Rechtsanwaltskanzlei die wöchentliche Reinigung der Büroräume outsourct oder die Gartenpflege an eine Gärtnerei vergibt.
Du fragst dich nach dem Zweck von wiederkehrenden Rechnungen? Ganz einfach: Firmen sichern sich mit wiederholenden Abo-Rechnungen gleichbleibende Umsätze für einen bestimmten Zeitraum.
Voraussetzungen wiederkehrender Rechnungen
Diese Grafik gibt dir nochmal einen Überblick, welche Bedingungen für wiederkehrende Rechnungen gelten:
Was muss man bei wiederkehrenden Rechnungen beachten?
Im Prinzip gelten für wiederkehrende Rechnungen dieselben Pflichtangaben, wie für einmalige Rechnungen, deren Höhe sich stets ändern.
- Jede Rechnung muss neben dem Rechnungsbetrag eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten
- Natürlich gehört auch das aktuelle Rechnungsdatum dazu
- Ebenso musst du deine Rechnungspositionen aufschlüsseln, also für welche Leistungen du wieviel in Rechnung stellst
- Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, gehört das separate Ausweisen der Umsatzsteuer in Euro und der für dich geltenden Umsatzsteuersatz in deine Rechnung
- Auch solltest du nicht vergessen neben deiner Firmenadresse deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, abgekürzt USt.-ID, einzutragen. Sie gehört zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung
Die Angabe, wann eine Rechnung fällig ist, zählt zwar nicht zu den Pflichtangaben. Aber es erspart dir Zeit und Nerven, wenn du dir angewöhnst in jede deiner Rechnungen ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist einzutragen. Denn dann herrscht Klarheit darüber, wann du die Zahlung erwartest und wann dein Schuldner oder deine Schuldnerin in Verzug gerät. Steht nichts drin, gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer wiederkehrenden Rechnung und einer einmaligen Rechnung?
Bis auf Namen und Firmenadresse sowie gegebenenfalls deine USt-ID schreibst du eine einmalige Rechnung jedes Mal neu.
Bei wiederkehrenden Rechnungen wiederholt sich dagegen das meiste. Kunde, Adresse, Rechnungsbetrag und Rechnungspositionen, also die Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen, bleiben gleich.
Keine Lust deine Rechnungen jedes Mal selbst in Word zu verfassen? Lade dir einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben herunter. Aber Achtung, Rechnungsvorlagen sind nicht automatisch GoBD-konform. Vergiss nicht alle Platzhalter zu ersetzen und die fortlaufende Rechnungsnummer händisch zu ergänzen!
So erstellst du wiederkehrende Rechnungen einfach und rechtssicher
Wer wiederkehrende Rechnungen stets händisch erstellt, braucht dafür Zeit. Zudem bieten wiederholende Rechnungen allerlei Fehlerquellen.
- So kann es dir als Unternehmer bzw. Unternehmerin leicht passieren, dass du Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum nicht aktualisierst
- Zudem verlierst du bei stets gleichbleibenden Beträgen von ein und denselben Kunden möglicherweise deine Forderungen aus dem Blick
Kurzum: Du vergisst schlicht und ergreifend deine Rechnungsstellung. Falls du das zu spät merkst, kann deine Forderung verjährt sein. Das heißt, du hast keinen Anspruch mehr, dass dein Kunde oder deine Kundin dich für deine erbrachte Leistung bezahlt.
- Das erspart dir einerseits Zeit, weil du nicht jedes Mal eine neue Rechnung bzw. ein neues Rechnungsdokument erstellen musst. Zudem sorgt eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk dafür, dass deine Rechnungen alle Pflichtangaben erhalten.
- Dank der Buchhaltungssoftware behältst du stets den Überblick, an wen du bereits Rechnungen verschickt hast und an wen nicht.
- Du behältst den Überblick über deine Zahlungseingänge und kannst deinen säumigen Kunden Mahnungen schicken. Diesen Schritt kannst du per Post oder per Email vornehmen – ganz wie du magst.
Zusammenfassung zum Thema wiederkehrende Rechnungen
Wiederkehrende Rechnungen sind Zahlungen über einen festen Betrag, die regelmäßig an denselben Kunden gestellt werden, wie bei Abos, Versicherungen oder Wartungsverträgen. Sie sichern dir gleichbleibende Umsätze.
Für diese Rechnungen gelten dieselben Pflichtangaben wie für einmalige Rechnungen: fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, detaillierte Rechnungspositionen und, falls umsatzsteuerpflichtig, die Umsatzsteuer. Ein Fälligkeitsdatum hilft dir, Zahlungsfristen klar zu kommunizieren.
Im Unterschied zu einmaligen Rechnungen enthalten wiederkehrende Rechnungen meist dieselben Informationen. Manuelles Erstellen kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Buchhaltungssoftware wie sevDesk spart Zeit, minimiert Fehler und behält den Überblick über verschickte Rechnungen und Zahlungseingänge. So kannst du rechtzeitig Mahnungen verschicken und behältst deine Finanzen im Griff.
