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Wiederkehrende Rechnungen

Aktualisiert am
06
.
08
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2024
Person hat einen Laptop,, Handy, eine Tasse, einen Notizblock und einen Taschenrechner auf dem Schreibtisch
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Person hat einen Laptop,, Handy, eine Tasse, einen Notizblock und einen Taschenrechner auf dem Schreibtisch

Du findest Buchhaltung ungefähr so spannend wie die alljährliche Steuererklärung? Das können wir verstehen. Trotzdem ist es wichtig, dass du bei deinen wiederkehrenden Rechnungen ein paar Dinge beachtest. Das erspart dir nicht nur Stress, sondern verschafft dir Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens.

Was wiederkehrende Rechnungen sind und was du dabei beachten musst, erfährst du hier in unserem Ratgeber.

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen sind Zahlungen über einen fixen Betrag, die ein Dienstleister oder eine Dienstleisterin demselben Kunden in gleichbleibenden Intervallen berechnet.

Häufig wollen sich Auftraggeberinnen und Auftraggeber mit einer wiederkehrenden Rechnung eine fixe Leistung zu einem fixen Preis für eine längere Zeit sichern. 

Typische Beispiele für wiederkehrende Rechnungen sind:

  • Abonnements jeglicher Art, wie beispielsweise Abos für Zeitschriften und Zeitungen, aber auch der Beitrag fürs Fitness Studio
  • Versicherungen
  • Der Wartungsvertrag für den geleasten Kaffee-Vollautomaten
  • Aber auch Dienstverträge, mit denen eine Rechtsanwaltskanzlei die wöchentliche Reinigung der Büroräume outsourct oder die Gartenpflege an eine Gärtnerei vergibt.

Du fragst dich nach dem Zweck von wiederkehrenden Rechnungen? Ganz einfach: Firmen sichern sich mit wiederholenden Abo-Rechnungen gleichbleibende Umsätze für einen bestimmten Zeitraum.

Die E-Rechnungspflicht kommt!

Hast du schon mitbekommen, dass ab dem 01.01.2025 die Pflicht zur E-Rechnung für den B2B-Bereich kommt? Bedeutet für dich, dass du all deine Rechnungen standardisiert nach der Norm EN 16931 erstellen, verschicken und auch empfangen können musst. Aber keine Sorge: Es ist halb so wild. Wir haben dir alle wichtigen Infos zusammengestellt.

Zum E-Rechnung Ratgeber

Voraussetzungen wiederkehrender Rechnungen

Diese Grafik gibt dir nochmal einen Überblick, welche Bedingungen für wiederkehrende Rechnungen gelten:

wiederkehrende-rechnungen
Voraussetzungen für wiederkehrende Rechnungen

Was muss man bei wiederkehrenden Rechnungen beachten?

Im Prinzip gelten für wiederkehrende Rechnungen dieselben Pflichtangaben, wie für einmalige Rechnungen, deren Höhe sich stets ändern.

  • Jede Rechnung muss neben dem Rechnungsbetrag eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten
  • Natürlich gehört auch das aktuelle Rechnungsdatum dazu
  • Ebenso musst du deine Rechnungspositionen aufschlüsseln, also für welche Leistungen du wieviel in Rechnung stellst
  • Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, gehört das separate Ausweisen der Umsatzsteuer in Euro und der für dich geltenden Umsatzsteuersatz in deine Rechnung
  • Auch solltest du nicht vergessen neben deiner Firmenadresse deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, abgekürzt USt.-ID, einzutragen. Sie gehört zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung

Die Angabe, wann eine Rechnung fällig ist, zählt zwar nicht zu den Pflichtangaben. Aber es erspart dir Zeit und Nerven, wenn du dir angewöhnst in jede deiner Rechnungen ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist einzutragen. Denn dann herrscht Klarheit darüber, wann du die Zahlung erwartest und wann dein Schuldner oder deine Schuldnerin in Verzug gerät. Steht nichts drin, gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Mehr zum Thema Rechnungen

Du möchtest mehr Infos rund um das Thema Rechnungen? Dann sind die folgenden Ratgeberartikel sicherlich relevant für dich und geben dir einen guten Überblick zur Rechnungsstellung:

Worin besteht der Unterschied zwischen einer wiederkehrenden Rechnung und einer einmaligen Rechnung?

Bis auf Namen und Firmenadresse sowie gegebenenfalls deine USt-ID schreibst du eine einmalige Rechnung jedes Mal neu. 

Bei wiederkehrenden Rechnungen wiederholt sich dagegen das meiste. Kunde, Adresse, Rechnungsbetrag und Rechnungspositionen, also die Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen, bleiben gleich.

Auch für wiederkehrende Rechnungen: Vorlage nutzen und Zeit sparen

Keine Lust deine Rechnungen jedes Mal selbst in Word zu verfassen? Lade dir einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben herunter. Aber Achtung, Rechnungsvorlagen sind nicht automatisch GoBD-konform. Vergiss nicht alle Platzhalter zu ersetzen und die fortlaufende Rechnungsnummer händisch zu ergänzen!

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Kostenlose Rechnungsvorlage

So erstellst du wiederkehrende Rechnungen einfach und rechtssicher

Wer wiederkehrende Rechnungen stets händisch erstellt, braucht dafür Zeit. Zudem bieten wiederholende Rechnungen allerlei Fehlerquellen

  • So kann es dir als Unternehmer bzw. Unternehmerin leicht passieren, dass du Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum nicht aktualisierst
  • Zudem verlierst du bei stets gleichbleibenden Beträgen von ein und denselben Kunden möglicherweise deine Forderungen aus dem Blick

Kurzum: Du vergisst schlicht und ergreifend deine Rechnungsstellung. Falls du das zu spät merkst, kann deine Forderung verjährt sein. Das heißt, du hast keinen Anspruch mehr, dass dein Kunde oder deine Kundin dich für deine erbrachte Leistung bezahlt.

Einfacher geht es mit einem Online-Rechnungsprogramm

Mit einer cleveren Rechnungssoftware wie sevDesk kannst du ganz einfach deine Rechnungen  wiederkehrend erstellen und zudem jederzeit Änderungen an der Rechnung vornehmen sowie dein individuelles Zeitintervall auswählen.

Wiederkehrende Rechnungen mit sevDesk
  • Das erspart dir einerseits Zeit, weil du nicht jedes Mal eine neue Rechnung bzw. ein neues Rechnungsdokument erstellen musst. Zudem sorgt eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk dafür, dass deine Rechnungen alle Pflichtangaben erhalten.
  • Dank der Buchhaltungssoftware behältst du stets den Überblick, an wen du bereits Rechnungen verschickt hast und an wen nicht.
  • Du behältst den Überblick über deine Zahlungseingänge und kannst deinen säumigen Kunden Mahnungen schicken. Diesen Schritt kannst du per Post oder per Email vornehmen – ganz wie du magst.

Zusammenfassung zum Thema wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen sind Zahlungen über einen festen Betrag, die regelmäßig an denselben Kunden gestellt werden, wie bei Abos, Versicherungen oder Wartungsverträgen. Sie sichern dir gleichbleibende Umsätze.

Für diese Rechnungen gelten dieselben Pflichtangaben wie für einmalige Rechnungen: fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, detaillierte Rechnungspositionen und, falls umsatzsteuerpflichtig, die Umsatzsteuer. Ein Fälligkeitsdatum hilft dir, Zahlungsfristen klar zu kommunizieren.

Im Unterschied zu einmaligen Rechnungen enthalten wiederkehrende Rechnungen meist dieselben Informationen. Manuelles Erstellen kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Buchhaltungssoftware wie sevDesk spart Zeit, minimiert Fehler und behält den Überblick über verschickte Rechnungen und Zahlungseingänge. So kannst du rechtzeitig Mahnungen verschicken und behältst deine Finanzen im Griff.

Häufig gestellte Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen

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Häufig gestellte Fragen zu sevdesk

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