Umsatzsteuervoranmeldung - alle Pflichten und Fristen der Abgabe
Stell dir vor, du müsstest die komplette Umsatzsteuer für ein Kalenderjahr auf einmal zahlen. Damit kein so hoher Betrag dein Konto über die Maßen belastet, bekommt das Finanzamt monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung von dir – und auch die entsprechende Vorauszahlung auf die gesamte Umsatzsteuerzahllast.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, ob du eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen musst, wann sie fällig ist und was du sonst noch beachten solltest.
Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?
§ 18 UStG verpflichtet jeden umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer, der einer gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit nachgeht, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Du informierst damit das Finanzamt über deine Umsätze im jeweiligen Voranmeldungszeitraum und die Vorsteuer, die du gegenrechnen möchtest.
In der Umsatzsteuervoranmeldung musst du alle Umsätze bzw. die damit eingenommene Umsatzsteuer angeben, die du im Zusammenhang mit deiner selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit erwirtschaftet hast. Im Regelfall wird es sich dabei um steuerpflichtige Leistungen handeln, beispielsweise die Lieferung von Waren oder erbrachte Dienstleistungen. In bestimmten Konstellationen können aber auch steuerbefreite Leistungen oder Auslandsumsätze relevant sein.
Von dieser Summe ziehst du dann die Vorsteuer ab, die du bei deinen Ausgaben bezahlt hast und schon hast du deine Zahllast.
Um deine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen, brauchst du die folgenden Informationen:
- deine Steuernummer und Adresse
- das zuständige Finanzamt
- den betreffenden Voranmeldezeitraum
- die Umsätze und den darauf jeweils anfallenden Steuersatz
- die Vorsteuerbeträge aus deinen Eingangsrechnungen
Belege musst du mit der Umsatzsteuervoranmeldung nicht einreichen. Das Finanzamt prüft deine Voranmeldung nicht im Detail, sondern verlässt sich darauf, dass du alle Angaben korrekt machst. Kommt es später aber zu einer Betriebsprüfung, musst du die entsprechenden Belege aber natürlich vorzeigen können.
Du willst die Kurzfassung? In unserem Video erfährst du alles Wichtige rund um die Umsatzsteuervoranmeldung:
Umsatzsteuervoranmeldung und Jahreserklärung: Unterschiede
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein bisschen wie die Abschlagszahlung bei deiner Stromrechnung. Du zahlst während des Jahres regelmäßig einen Betrag voraus, und am Jahresende wird überprüft, ob die Summe gepasst hat oder du noch etwas nachzahlen musst (oder sogar eine Erstattung bekommst).
Ebenso verhält es sich mit den Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuererklärung. Mit den Voranmeldungen bestimmst du anhand deiner tatsächlichen Umsätze selbst die Höhe deines „Abschlags“. In der Umsatzsteuerjahreserklärung fasst du noch einmal alle Umsätze und Vorsteuerbeträge des Jahres zusammen. Im Idealfall stimmen die Beträge dann genau mit den aufsummierten Beträgen aus den Umsatzsteuervoranmeldungen des Kalenderjahres überein. Es ist jedoch auch möglich, dass du nachzahlen musst – etwa wenn du mit der Jahreserklärung noch einmal etwas korrigierst.
Außerdem gibt es einen wesentlichen Unterschied zwischen der Jahreserklärung und der UStVA: Die Umsatzsteuererklärung hat den Charakter einer Steuererklärung (ähnlich wie die Einkommensteuererklärung). Das trifft auf die Umsatzsteuervoranmeldung nicht zu.
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen?
Eine Umsatzsteuervoranmeldung müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen anfertigen. Weist du auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer aus, musst du diese auch ordnungsgemäß beim Finanzamt anmelden und abführen. Erzielst du in der Selbstständigkeit nur ein geringes Einkommen, kann dich das Finanzamt von der Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreien. Dafür darf deine Umsatzsteuerzahllast im vorherigen Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 Euro betragen haben.
Ausnahme: Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und musst entsprechend auch keine an das Finanzamt abführen. Deshalb bist du zudem nicht verpflichtet, eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Das erspart dir jede Menge bürokratischen Aufwand und den Termindruck, das Formular rechtzeitig abzugeben.
Im Gegenzug kannst du allerdings die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen nicht geltend machen und kaufst bei deinen Lieferanten somit zu Bruttopreisen ein. Eine Umsatzsteuererklärung musst du trotzdem erstellen.
Wann du die UStVA abgeben musst: monatlich oder vierteljährlich?
Fragst du dich, bis zu welchem Termin du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst? Das hängt von mehreren Faktoren ab. Dazu musst du wissen:
- Du musst die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum zehnten Tag des auf den Voranmeldezeitraum folgenden Monats an das Finanzamt übermittelt haben.
- Derselbe Stichtag gilt für die Zahlung. Bei der Überweisung hast du allerdings drei Tage Schonfrist, also Zeit bis zum 13. des Folgemonats.
- Bei einer Umsatzsteuerzahllast von mehr als 7.500 Euro im Vorjahr musst du die UStVA monatlich übermitteln. Lag sie über darunter (und über 1.000 Euro), gilt das Kalendervierteljahr als Voranmeldungszeitraum. Bei einer Zahllast von unter 1.000 Euro kannst du dich befreien lassen.
- Befristet von 2021 bis 2026 dürfen Neugründer die UStVA quartalsweise abgeben, wenn ihre Zahllast voraussichtlich unter 7.500 Euro liegt. Vor dieser Ausnahmeregelung waren sie für die ersten Jahre an die monatliche Abgabe gebunden.
Also:
- Monatlich: Die UStVA muss bis zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt eingereicht werden. Beispielsweise muss die UStVA für Januar bis zum 10. Februar abgegeben werden.
- Vierteljährlich: Die UStVA muss bis zum 10. Tag des Monats nach Ablauf eines Quartals beim Finanzamt eingereicht werden. Beispielsweise muss die UStVA für das 1. Quartal (Januar bis März) bis zum 10. April abgegeben werden.
Behalte die Termine unbedingt im Blick. Ansonsten riskierst du einen Verspätungszuschlag oder Säumniszuschlag. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zu den Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung.
Dauerfristverlängerung beantragen
Sind dir die zehn Tage bis zur Abgabefrist zu kurz? Dann kannst du eine Dauerfristverlängerung beantragen. Damit bekommst du einen Monat länger Zeit für die Anmeldung und Zahlung.
Gibst du die UStVA jeden Kalendermonat ab, musst du dafür ein Elftel der Zahllast des Vorjahres als Sondervorauszahlung leisten. Gibst du sie nur jedes Kalendervierteljahr ab, ist das nicht notwendig.
Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zur Dauerfristverlängerung.
Was passiert, wenn du die UStVA zu spät abgibst?
Überschreitest du die Abgabefrist doch einmal, ist das bei einer Verspätung von wenigen Tagen normalerweise kein Problem. Du bekommst vom Finanzamt ein Mahnschreiben. Im Wiederholungsfall oder bei einer gravierenden Überschreitung solltest du mit einem Verspätungszuschlag oder Säumniszuschlag rechnen. Verhindere dies, indem du unseren Beitrag zur Ausfüllhilfe der UStVA liest.
So berechnest du die Höhe der UStVA
In der Umsatzsteuervoranmeldung gibst du für die korrekte Versteuerung die Höhe deiner steuerpflichtigen Umsätze an und ziehst davon die bezahlte Vorsteuer ab. So ermittelst du die darauf entfallenden Steuern, jeweils dem angewandten Steuersatz zufolge.
Die Zahllast berechnet sich also nach dieser Folge: Umsatzsteuer - Vorsteuer
Hast du mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer erhalten, bekommst du eine Umsatzsteuer-Erstattung. Das ist aber eher die Ausnahme. In der Regel musst du die fällige Umsatzsteuer mit der Voranmeldung ans Finanzamt abführen.
Hier dazu ein Beispiel: Herr Maier betreibt einen kleinen Kiosk. Er hat im Voranmeldungszeitraum mit Lebensmitteln, Büchern und Zeitschriften einen Umsatz von 4.000 Euro netto (Steuersatz 7 Prozent) generiert. Dazu kommen 5.000 Euro Umsatz mit voll steuerpflichtigen Waren (Steuersatz 19 Prozent). Sein Wareneinsatz beträgt 1.500 Euro (Steuersatz 7 Prozent) und 2.500 Euro (Steuersatz 19 Prozent).
Folgende Beträge muss er in seiner Umsatzsteuervoranmeldung ausweisen:
Aus den Steuerbeträgen ergibt sich eine Umsatzsteuerzahllast von 650 Euro.
Brauchst du Hilfe bei der Berechnung? In unserem Beitrag erfährst du, wie du die Umsatzsteuer berechnest.
Glücklicherweise musst du nicht alles für die Umsatzsteuervoranmeldung manuell ausrechnen. Nutze das sevdesk-Buchhaltungsprogramm online. Damit verschickst du die UStVA für deine Voranmeldungszeiträume einfach per Mausklick – und ohne zeitraubende und fehleranfällige Rechnerei.
Umsatzsteuervoranmeldung nach Soll- und Ist-Versteuerung
Vielleicht hast du dich auch schon gefragt, ob du nun die in Rechnung gestellten Beträge oder die Zahlung in die Umsatzsteuervoranmeldung eintragen musst. Nicht bilanzierungspflichtige Unternehmen können die sogenannte Ist-Versteuerung nutzen. Dann musst du die Beträge erst in der Umsatzsteuervoranmeldung erfassen, wenn sie tatsächlich gezahlt wurden.
Unterliegst du hingegen der Buchführungspflicht, musst du die Umsätze in dem Voranmeldungszeitraum angeben, in dem du die Leistung erbracht hast (Soll-Versteuerung). Erfahre in unserem Beitrag mehr über den Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung.
Wo muss die UStVA abgegeben werden?
Du musst das Formular pünktlich an das Finanzamt senden. Das ist jedoch inzwischen nicht mehr mit einem Vordruck in Papierform möglich (bis auf seltene Ausnahmefälle). Du musst die Voranmeldung stattdessen mit ELSTER verschicken – entweder über die Software selbst, über eine Buchhaltungssoftware mit entsprechender Schnittstelle (wie sevDesk) oder auch über deinen Steuerberater.
Umsatzsteuervoranmeldung selber machen oder abgeben?
Inhaltlich kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung problemlos selbst erstellen, wenn bei dir nicht viele Sonderfälle zusammenkommen. Am Ende des Tages ist es auch eine Frage deines Budgets. Je nach der Höhe des Gegenstandswerts können im Laufe des Jahres schnell Kosten von mehreren Hundert Euro für den Steuerberater anfallen.
Erledigst du die Umsatzsteuervoranmeldung selbst, fallen diese Kosten natürlich weg. Wenn du deine Ein- und Ausgangsrechnungen immer korrekt erfasst, halten sich der Aufwand und die Fehlerwahrscheinlichkeit auch eher in Grenzen.
Mit der kostenlosen Software ELSTER kannst du deine UStVA dann kostenlos beim Finanzamt einreichen.
Umsatzsteuervoranmeldung mit sevdesk übermitteln
Eine Alternative zur Erstellung der Voranmeldung mit dem ELSTER-Programm bietet sevdesk. Übermittle mit nur wenigen Klicks monatlich oder für jedes Kalendervierteljahr die Umsatzsteuervoranmeldung. Mit sevdesk erfasst du all deine Belege einfach per Smartphone-Kamera und lässt sie automatisiert verbuchen.
In wenigen Schritten sendest du mithilfe der integrierten ELSTER-Schnittstelle eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus an dein Finanzamt. Teste jetzt, wie entspannt du die Abgabefrist für deine Voranmeldung mit der sevdesk-Buchhaltungssoftware einhältst.
Umsatzsteuervoranmeldung für eine PV-Anlage erstellen
Hast du schon seit Längerem eine Photovoltaikanlage, weißt du längst: Speist du den erzeugten Strom in das öffentliche Netz ein, musst du auf die Erträge Umsatz-, Gewerbe- und Einkommensteuer zahlen.
Anlagenbetreiber, die ihre PV-Anlage ab 2023 installiert haben, profitieren von starken Vereinfachungen: Sie zahlen bei der Anschaffung keine Mehrwertsteuer, später keine Umsatzsteuer und müssen auch keine Voranmeldung abgeben. Mehr zu den Voraussetzungen erfährst du in unserem Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung bei PV-Anlagen.
Fehler in der UStVA korrigieren
Bei vielen Zahlen und Belegen kann schon mal etwas durchrutschen. Oder der Fehlerteufel war am Werk und hat einen Zahlendreher eingebaut. Sollte natürlich nicht passieren, aber wir sind alle nur Menschen. Was also tun, wenn du einen Fehler in deiner Umsatzsteuervoranmeldung entdeckst?
Zunächst einmal Ruhe bewahren und dann schnellstmöglich deine Voranmeldung berichtigen. Wie du dabei vorgehen solltest, erklären wir dir in unserem Artikel zu Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren.
Fazit zur Umsatzsteuervoranmeldung
Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen musst du kurz nach dem Ende eines jeden Voranmeldezeitraums (entweder der Kalendermonat oder das Kalendervierteljahr) deine Zahllast beim Finanzamt anmelden.
Dabei weist du deine erwirtschafteten Umsätze mit den zugehörigen Steuerbeträgen und die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen aus. Daraus errechnet sich deine Umsatzsteuerschuld.
Für die Umsatzsteuervoranmeldung nutzt du entweder die ELSTER-Software oder eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevDesk – so sparst du Zeit und erfüllst die gesetzlichen Anforderungen.
