Ist dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, so musst du monatlich oder vierteljährlich deine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Das Formular sieht auf den ersten Blick erst einmal etwas kompliziert aus. Vielleicht stellst du dir deshalb auch die Frage: Wo muss ich eigentlich was eintragen?
Keine Angst! Wir helfen dir, das Formular der Umsatzsteuervoranmeldung richtig auszufüllen und erklären dir, wie du die UStVA mit ELSTER online einfach verschickst.
Was gehört in die Umsatzsteuervoranmeldung?
Zum Start können wir direkt einmal festhalten: In der Voranmeldung musst du schlichtweg alle Umsätze aufführen, die du im Zusammenhang mit deinem Unternehmen generiert hast. Für dich am wichtigsten sind die Umsätze aus den steuerpflichtigen Leistungen. Daneben gibt es aber in bestimmten Branchen oder Konstellationen auch:
- steuerfreie Lieferungen
- innergemeinschaftliche Lieferungen
- Erträge, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist
Auch die gehören in die Voranmeldung.
Was außerdem noch wichtig ist, sind deine Vorsteuerbeträge. Also die Umsatzsteuer, die du für Rechnungen an deine Lieferanten gezahlt hast und dir vom Finanzamt zurückholen kannst.
Am Ende berechnet sich deine Steuerlast für den Anmeldezeitraum nämlich so:
Umsatzsteuer - Vorsteuer
Hast du mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer erhalten, bekommst du eine Umsatzsteuer-Erstattung.
Wann du die UStVA abgeben musst
Zu welchem Stichtag und in welcher Häufigkeit du das Umsatzsteuervoranmeldung-Formular ausfüllen musst, hängt vorwiegend von der Höhe deiner Steuerschuld im letzten Kalenderjahr ab. Lag diese über 7.500 Euro, musst du die UStVA monatlich abgeben, darunter reicht es quartalsweise.
Fällig ist die Umsatzsteuervoranmeldung immer zum zehnten Tag des auf den Voranmeldezeitraum folgenden Monats.
Gut zu wissen: Sind bei dir im Vorjahr weniger als 1.000 Euro für die Umsatzsteuer aufgelaufen, wirst du oft von der Pflicht zur Voranmeldung befreit. In dem Fall musst du nur eine Umsatzsteuerjahreserklärung machen. Mit dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz wurde diese Grenze ab dem Steuerjahr 2025 jetzt sogar auf 2.000 Euro hochgesetzt.
Reicht dir die Zeit nicht? Dann kannst du gegen die Leistung einer Sondervorauszahlung eine Dauerfristverlängerung um jeweils einen Monat beantragen. Erfahre in unseren Beiträgen, welche Fristen du bei der Umsatzsteuervoranmeldung einhalten musst und wie die Dauerfristverlängerung funktionieren.
Hier findest du das Formular für die UStVA in ELSTER
Das Umsatzsteuervoranmeldung-Formular liefert dir die ELSTER-Software. Die kannst du dir entweder auf deinen Rechner herunterladen oder dich online registrieren. Wo du das UStVA-Formular genau findest, zeigen wir dir jetzt am Beispiel von ELSTER online:
- Schritt: Sofern noch nicht passiert, registriere dich unter www.elster.de. Logge dich dann dort ein.
- Schritt: Öffne in der rechten Navigation den Bereich „Formulare & Leistungen“ und wechsle zu „Alle Formulare“.
- Schritt: Auf der jetzt erscheinenden Seite klickst du ganz unten auf „Umsatzsteuer“ und dann auf „Umsatzsteuer-Voranmeldung“.
Nun startet das interaktive Umsatzsteuervoranmeldung-Formular und du kannst es direkt ausfüllen.
ELSTER & Umsatzsteuervoranmeldung: Ausfüllhilfe für die UStVA
Hier eine Übersicht der Schritte:
- Zeile 1-11: Grundangaben
- Zeile 12-15: Steuerpflichtige Umsätze
- Zeile 16-17: Lieferungen und sonstige Leistungen
- Zeile 18-22: Steuerfreie Lieferungen, sonstige Leistungen und Sachspenden
- Zeile 23-28: Innergemeinschaftlicher Erwerb
- Zeile 29-31: Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- Zeile 32-36: Ergänzende Angaben zu Umsätzen
- Zeile 37-44: Abziehbare Vorsteuerbeträge
- Zeile 45-51: Andere Steuerbeträge
Zeile 1-11: Grundangaben
Starte die ELSTER-Software und öffne das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung. Zunächst machst du allgemeine Angaben zu deinem Unternehmen (Zeile 1 & 3) und dem zuständigen Finanzamt (Zeile 2). Anschließend wählst du den Voranmeldungszeitraum (Zeile 6-9) aus, für den du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben möchtest.
Zeile 12-15: Steuerpflichtige Umsätze
In dem Abschnitt „steuerpflichtige Umsätze“ finden Selbständige zwei zentrale Felder: Umsätze mit einem Mehrwertsteuersatz von 7 % (Zeile 13) sowie Umsätze mit einem Mehrwertsteuersatz von 19 % (Zeile 12). Erfasse hier in der linken Spalte alle Nettoeinnahmen, die unter diese Steuersätze fallen, und in der rechten Spalte die entsprechende Steuer. Lasse dabei die Angabe von Centbeträgen weg.
Seit dem 1. Januar 2023 werden kleine Solar- und Photovoltaikanlagen nicht mehr besteuert, sodass der Steuersatz hier 0 Prozent beträgt (Zeile 14). Es kann auch Einnahmen geben, die von den genannten Steuersätzen abweichen (Zeile 15). Weitere Informationen hierzu bietet der Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesministeriums der Finanzen.
Wichtig: In den Zeilen 12-15 der Umsatzsteuervoranmeldung vermerkst du ausschließlich Verkäufe, Dienstleistungen und Sachzuwendungen, die im Voranmeldezeitraum stattgefunden haben. Beachte hierbei auch die Unterschiede zwischen Ist- und Sollversteuerung.
Zeile 16-17: Lieferungen und sonstige Leistungen
Für Lieferungen aus dem Bereich der Land- und Forstwirtschaft sowie für alkoholische Erzeugnisse gelten besondere Umsatzsteuersätze, die im Einzelnen in § 24 Umsatzsteuergesetz (UStG) nachzulesen sind. So beträgt der Umsatzsteuersatz für forstwirtschaftliche Erzeugnisse 5,5 Prozent (Zeile 16), für Sägewerkserzeugnisse und alkoholische Getränke wie Wein 19 Prozent (Zeile 17).
Zeile 18-22: Steuerfreie Lieferungen, sonstige Leistungen und Sachspenden
Hier geht es um Lieferungen innerhalb der Europäischen Union. Dabei solltest du folgende Punkte beachten.
- Der Empfänger muss als Unternehmer agieren und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aus einem EU-Land vorweisen können. Die Gültigkeit dieser Nummer sowie die Richtigkeit von Name und Adresse lassen sich beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen, auch über das Internet.
- Die Waren müssen offensichtlich für den geschäftlichen Gebrauch des Empfängers bestimmt sein, erkennbar daran, dass er seine USt-IdNr. bei der Bestellung angibt und aus der Natur sowie Menge der Ware kein Zweifel an deren Nutzung im eigenen Unternehmen besteht.
- Du als Lieferant bist verpflichtet zu belegen, dass die Waren wirklich einen anderen EU-Staat erreicht haben, beispielsweise durch Vorlage einer Empfangsbestätigung oder einer Bescheinigung des Transportunternehmens.
Wichtig: Deine Rechnung sollte den Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten und sowohl deine USt-IdNr. als auch die deines Kunden aufführen.
Erfasse den Umsatz deiner innergemeinschaftlichen Lieferungen in Zeile 18 (Abnehmer mit USt-IdNr.) im ELSTER-Formular. Darüber hinaus ist es erforderlich, diese Umsätze in einer sogenannten Zusammenfassenden Meldung (ZM) dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) elektronisch und dem Statistischen Bundesamt monatlich zu melden. Nähere Informationen dazu erhältst du auf der Internetseite des BZSt. Ein spezielles ZM-Formular findest du in der ELSTER-Software.
Die Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen erfolgt für den Voranmeldezeitraum, in dem die Rechnung gestellt wurde.
Zeile 19 und 20: Lieferung neuer Fahrzeuge ins EU-Ausland
Dieser Abschnitt behandelt ausschließlich die Lieferung neuer Fahrzeuge an EU-Mitgliedsländer. Wenn du als Unternehmer ein neues Fahrzeug an eine Privatperson im EU-Ausland, also jemanden ohne eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), geliefert hast, dann trägst du die entsprechenden Informationen in Zeile 19 ein. Falls du das Fahrzeug nicht in deiner Funktion als Unternehmer, sondern privat verkauft hast, ist Zeile 20 auszufüllen (gemäß §2a des Umsatzsteuergesetzes, UStG).
Zeile 21: Steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug
Bei Lieferungen von Waren in Länder außerhalb der Europäischen Union handelt es sich um Ausfuhrlieferungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Dennoch ist es erforderlich, deine Umsätze aus solchen Ausfuhrlieferungen in der Umsatzsteuervoranmeldung zu deklarieren.
Zusätzlich musst du Umsätze angeben, die nach § 4 Nr. 2 bis 7 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) steuerfrei sind. Dies umfasst unter anderem Umsätze aus der Seeschifffahrt und Luftfahrt, der grenzüberschreitenden Güterbeförderung sowie Vermittlungsleistungen. Für detaillierte Informationen zu diesen Regelungen solltest du die entsprechenden Paragraphen im Umsatzsteuergesetz konsultieren.
Zeile 22: Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug
In Zeile 22 erfasst du alle deine Umsätze, die gemäß § 4 Nr. 8 bis 28 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) steuerfrei sind (z. B. Umsätze als Arzt, Verkauf/Vermietung/Verpachtung von Grundstücken etc.).
Zeile 23-28: Innergemeinschaftlicher Erwerb
Auf der vierten Unterseite des ELSTER-Formulars geht es in den Zeilen 23 bis 28 um grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU. Wenn du keine Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland erworben hast, kannst du diese Abschnitte bei deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung auslassen.
Zeile 23: Steuerfreie innergemeinschaftliche Erwerbe
Diese Zeile ist hauptsächlich für den Erwerb von Anlagegold gemäß §§ 4b und 25c Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgesehen.
Zeilen 24-27: Steuerbarer innergemeinschaftlicher Erwerb
Für Käufe innerhalb der EU, die du für dein Unternehmen tätigst, musst du hier die Umsatzsteuer angeben. Trage den Nettowert ein, also den Preis ohne Umsatzsteuer. Berücksichtige den entsprechenden Steuersatz für die erworbene Ware: 19 Prozent (Zeile 24), 7 Prozent (Zeile 25), 0 Prozent (Zeile 26) oder andere anwendbare Steuersätze (Zeile 27).
Maßgeblich für den Zeitpunkt der Voranmeldung ist das Datum der Rechnung. Darüber hinaus sind innergemeinschaftliche Erwerbe grundsätzlich auch für die Intrahandelsstatistik zu melden. Weitere Informationen sowie die erforderlichen Meldeformulare stehen zur Verfügung.
Zeile 28: Innergemeinschaftlicher Erwerb von Fahrzeugen
Wenn du als Unternehmer in einem EU-Land ein neues Fahrzeug von einem Lieferanten ohne USt-IdNr. kaufst, um es in Deutschland zu nutzen, trage den Nettobetrag in diese Zeile ein. Erfolgt der Erwerb nicht für unternehmerische Zwecke, sondern für die private Nutzung, ist das Formular USt 1 B auszufüllen.
Zeile 29-31: Leistungsempfänger als Steuerschuldner
Zeile 29: Steuerpflichtige sonstige Leistungen aus dem EU-Ausland Wenn du Dienstleistungen von einem im übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmen beziehst, die in Deutschland der Umsatzsteuer unterliegen (gemäß § 3a Abs. 2 UStG), musst du die entsprechenden Umsätze und die darauf anfallende Steuer in Zeile 29 erfassen. Solche Dienstleistungen können beispielsweise individuell angefertigte Konstruktionszeichnungen oder kundenspezifische Software sein.
Zeile 30: Umsätze nach dem Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG) Diese Zeile bezieht sich auf Grundstückslieferungen. Obwohl die Lieferung von Grundstücken grundsätzlich steuerfrei ist, besteht die Möglichkeit, dass der Verkäufer auf diese Steuerbefreiung verzichtet (nach § 9 Abs. 3 UStG). Zeile 30 dient speziell den Fällen, in denen für die Lieferung von Grundstücken auf die Steuerbefreiung verzichtet wird.
Zeile 31: Weitere steuerpflichtige Leistungen Hier werden Werklieferungen von Unternehmern aus dem Ausland eingetragen (nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG). Werklieferungen liegen vor, wenn ein Unternehmer einen Gegenstand herstellt oder bearbeitet und dabei Material verwendet, das er selbst beschafft hat, wie etwa das Verlegen eines Teppichs durch eine niederländische Firma in deinem Büro. In diesem Fall bist du für die Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich.
In Zeile 31 müssen zudem Umsätze aus speziellen Lieferungen und Leistungen eingetragen werden, darunter:
- Sicherungsübereignete Gegenstände (nach § 13b Abs. 2 Nr. 2 UStG), wie etwa ein Firmenwagen, der als Sicherheit an eine Bank übertragen wird.
- Bauleistungen von einem Unternehmer, der selbst Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG).
- Lieferungen von Gas und Elektrizität (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG).
- Übertragungen von CO2-Emissionszertifikaten (§ 13b Abs. 2 Nr. 6 UStG).
- Gebäudereinigungsleistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG).
- Goldlieferungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG).
- Verkäufe von Mobilfunkgeräten, Tablets, Spielekonsolen und integrierten Schaltkreisen ab einem Gesamtwert von 5.000 EUR (§ 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG).
Zeile 32-36: Ergänzende Angaben zu Umsätzen
Zeile 32: Ergänzende Angaben zu Umsätzen
Lieferung des ersten Abnehmers bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften Grundsätzlich geht es hier um Geschäfte, bei denen Liefergegenstände von einem EU-Land in ein anderes befördert oder versendet werden und daran drei Unternehmer beteiligt sind. Näheres finden Sie in § 25b Abs. 2.
Ein Beispiel:
Ein italienisches Unternehmen, Bella Tech, bestellt Computer-Hardware bei dem Berliner Unternehmen CompDirect, das seinerseits die Ware bei einem Lieferanten in Madrid bestellt. In diesem Szenario ist CompDirect der erste Abnehmer, der in Zeile 32 den Betrag für die Lieferung an den Endabnehmer Bella Tech angeben muss, wenn Bella Tech Steuerschuldner ist. Wenn CompDirect der Endabnehmer ist, ist Zeile 37 relevant.
Zeile 33: steuerpflichtige Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet
Normalerweise schuldet der Unternehmer, der eine Leistung erbringt, die Umsatzsteuer. In manchen Fällen ist es umgedreht, dann schuldet sie der Leistungsempfänger. Dies gilt etwa immer in der EU bei grenzüberschreitenden Geschäften (§ 13b Abs. 5 Satz UStG). Wenn Sie also Umsätze in EU-Ländern machen, tragen Sie diese in Zeile 33 ein.
Zeile 34: Nicht steuerbare sonstige Leistungen im EU-Ausland Leistungen wie Beratung, Vermittlung oder Vermietung, die du in einem anderen EU-Land erbringst und für die der Empfänger die Umsatzsteuer zahlt, müssen trotzdem in Zeile 34 deklariert werden, gemäß § 18b Satz 1 Nr. 2 UStG.
Zeile 35: Sonstige nicht steuerbare Umsätze
Für Umsätze, die du im Ausland ausführst und die in Deutschland steuerbar wären, aber nicht unter die Beschreibungen der Zeilen 32 bis 34 fallen, verwende diese Zeile.
Zeile 36: Umsatzsteuer insgesamt
Hier wird die Summe der ausgewiesenen Umsatzsteuer aus den Umsätzen der Zeilen 12 bis 17 und 24 bis 31 eingetragen.
Zeile 37-44: Abziehbare Vorsteuerbeträge
Als Unternehmer kannst du die dir in Rechnung gestellte Umsatzsteuer, die als Vorsteuer bekannt ist, geltend machen. Diese Vorsteuer trägst du in den Zeilen 37 bis 40 auf der siebten Seite deiner Umsatzsteuervoranmeldung ein. Dadurch wird sie von der Umsatzsteuer, die du selbst in Rechnung gestellt hast, abgezogen. Beachte dabei, dass nur die Vorsteuern abziehbar sind, die nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) anfallen.
Wenn deine erworbenen Lieferungen und Leistungen ausschließlich aus Deutschland stammen, ist in der Regel nur Zeile 37 relevant. Die Unterscheidung der Vorsteuerbeträge auf dem Formular der Umsatzsteuervoranmeldung sieht wie folgt aus:
- Zeile 37: Hier geht es um Vorsteuer aus innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften, also um Geschäfte, an denen drei Unternehmer aus unterschiedlichen EU-Ländern beteiligt sind, und die Ware von einem EU-Land in ein anderes versendet wird. Bist du der Endabnehmer, kannst du die Vorsteuer hier eintragen.
- Zeile 38: Trage hier die Vorsteuer für Waren ein, die du als deutscher Unternehmer aus dem EU-Ausland erworben hast.
- Zeile 39: Beziehst du Waren für dein Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern, fällt Einfuhrumsatzsteuer an. Diese kannst du in dieser Zeile eintragen.
- Zeile 40: Wenn du Leistungen beziehst, für die das Reverse-Charge-Verfahren gilt, wie etwa Dienste eines freiberuflichen Webdesigners aus dem EU-Ausland, wird die Umsatzsteuer von dir als Leistungsempfänger geschuldet. Diese Vorsteuerbeträge trägst du hier ein.
- Zeile 41: Für bestimmte Unternehmergruppen existieren vereinfachte Steuerverfahren mit Durchschnittssätzen. Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 45.000 Euro lag und du nicht buchführungspflichtig bist, kannst du den Durchschnittssatz von 7 Prozent des steuerpflichtigen Umsatzes hier ansetzen.
- Zeile 42: Die Umsatzsteuer für innergemeinschaftlich gelieferte neue Fahrzeuge wird im Bestimmungsland erhoben. Da die Lieferung steuerfrei ist, der Erwerb aber steuerpflichtig, wird hier der entsprechende Vorsteuerbetrag eingetragen.
- Zeile 43: Ändert sich die Verwendung eines Wirtschaftsguts, auf das Vorsteuer abgezogen wurde, musst du dies in dieser Zeile korrigieren, beispielsweise bei einer Änderung der Mieter von nicht umsatzsteuerpflichtigen zu umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
- Zeile 44: Hier erscheint der Betrag, der nach Verrechnung deiner Vorsteuerabzüge mit der geschuldeten Umsatzsteuer übrig bleibt.
Zeile 45-51: Andere Steuerbeträge
Zeile 45: Steuern nach Wechsel der Besteuerungsform und Nachsteuer für Anzahlungen Falls du die Besteuerungsform wechselst, etwa vom Regelbesteuerungsverfahren zum Kleinunternehmerregime oder umgekehrt, musst du hier die resultierenden Steuerbeträge eintragen. Dies kann Nachzahlungen oder Anrechnungen bereits entrichteter Steuern nach sich ziehen.
Zeile 46: Falsch oder zu Unrecht ausgewiesene Steuerbeträge In dieser Zeile werden Korrekturen für spezielle Umsatzsteuersachverhalte erfasst:
- Hast du in einer Rechnung versehentlich einen zu hohen Steuerbetrag ausgewiesen, gehört der Differenzbetrag hierher (nach § 14c UStG).
- Wurde unberechtigterweise Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen, beispielsweise als Kleinunternehmer, der keine Umsatzsteuer ausweisen darf, ist auch dieser Betrag hier einzutragen (gemäß § 14c UStG).
- Für den Umgang mit Umsatzsteuerlagern, beispielsweise bei bestimmten Waren wie Kartoffeln oder Mineralöle, empfiehlt sich die Beratung durch einen Steuerberater.
Zeile 47 bis 49: Verbleibender Betrag Die Differenz aus vereinnahmter und abgeführter Umsatzsteuer wird hier dargestellt. Dieser Betrag ist entweder an das Finanzamt zu zahlen oder wird von ihm erstattet. Etwaige Sondervorauszahlungen für eine Dauerfristverlängerung werden in Zeile 48 vermerkt, üblicherweise in der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des Besteuerungszeitraums.
Zeile 50 und 51: Anpassungen gemäß § 17 Abs. 1 Änderungen der Bemessungsgrundlage, die nach Rechnungsstellung auftreten, beispielsweise durch Skontogewährung oder Preisreduzierungen wegen Mängeln, sowie ausbleibende Zahlungen bei Insolvenz des Käufers, führen zu einer Anpassung der Umsatzsteuer. Diese Korrekturen sind in der folgenden Umsatzsteuervoranmeldung vorzunehmen, indem die Differenzen des neuen Nettorechnungsbetrags (Zeile 50) bzw. die Vorsteuerdifferenzen (Zeile 51) eingetragen werden.
Was du bei Fehlern in deiner UStVA tun solltest
Wenn es um die Verarbeitung vieler Zahlen und Daten geht, ist es nicht ungewöhnlich, dass hin und wieder Fehler auftreten. Manchmal schleicht sich der ein oder andere Zahlendreher ein – obwohl das natürlich vermieden werden sollte, sind solche Fehler menschlich. Aber was tun, wenn dir ein Fehler in deiner Umsatzsteuervoranmeldung auffällt?
Das Wichtigste ist, ruhig zu bleiben und die Voranmeldung so schnell wie möglich zu korrigieren. In unserem Leitfaden „Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren“ findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir genau zeigt, wie du vorgehen solltest.
Fazit zur Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER
Das Umsatzsteuervoranmeldung-Formular mit ELSTER auszufüllen, ist grundsätzlich nicht schwer, sobald du weißt, wo du Umsätze und Steuersätze für den Voranmeldungszeitraum in den Vordruck eintragen musst.
Noch einfacher geht es mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk – die Software zieht sich aus deinen Umsätzen im Voranmeldungszeitraum die für die Voranmeldung benötigten Daten zur Umsatz- und Vorsteuer automatisch.