Alles über die GuV: Aufbau, Abschluss & Vorschriften im Überblick

Keine Lust zu lesen? In unserem Youtube Video zum Thema Gewinn- und Verlustrechnung findest du ebenfalls die wichtigsten Infos:

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, ist neben der Bilanz ein zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses und kommt im Rahmen der doppelten Buchführung zum Einsatz. Bist du zur Doppik verpflichtet, ermittelst du mit der GuV zum Ende eines Geschäftsjahres deinen unternehmerischen Erfolg aus diesem Jahr. Hast du viele Kapitalbewegungen, kann es sich lohnen, mehrmals im Jahr eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen.

Indem du mittels GuV deine Erträge deinen Aufwendungen gegenüberstellst, siehst du schnell, ob du einen Gewinn oder Verlust gemacht hast. Du nutzt also sozusagen den großen Bruder der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), um dein Unternehmensergebnis auszuweisen. Zwar hast du mit einer GuV mehr Aufwand als mit einer EÜR, dir und anderen Interessensgruppen (Banken, Finanzbehörden, Geschäftspartner, Investoren oder Anteilseigner) stehen damit jedoch wichtige Informationen zur Verfügung. Gleichzeitig erkennst du, wie es um deine Finanzen und Liquidität steht und ob du diesbezüglich etwas korrigieren musst. Die einzelnen Vorschriften zur Verwendung der Gewinn- und Verlustrechnung regelt das Handelsgesetzbuch (HGB).

Wer muss eine GuV erstellen?

Ob du einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV erstellen musst, hängt von deiner Rechtsform, deinem Gewinn und deinem Umsatz ab. Du kannst außerdem verpflichtet sein, deinen Jahresabschluss inklusive Gewinn- und Verlustrechnung im Bundesanzeiger zu veröffentlichen (Publizitätspflicht). Generell muss jeder Unternehmer, der zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, auch eine GuV erstellen. Die folgende Tabelle hilft dir, die Bilanzierungspflicht für dich zu klären:

Als Kleingewerbetreibender fällst du nicht unter die Bilanzierungspflicht, solange du die genannten Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschreitest. Du kannst ebenso wie Freiberufler eine Einnahmenüberschussrechnung einreichen.

GuV und Bilanz: Unterschiede und Zusammenhänge

Zunächst brauchst du ein Grundverständnis für die Bilanz und ihren Aufbau. Stell sie dir wie ein großes T-Konto vor. Sie ist so aufgebaut:

Die Gewinn- und Verlustrechnung betrachtet im Gegensatz zur Bilanz nicht Vermögen und Kapital, sondern stellt Aufwendungen und Erträge gegenüber. Sie ermittelt also konkret, wie viel du eingenommen und im Gegenzug ausgegeben hast. Daraus ergibt sich entweder ein Gewinn oder ein Verlust. Dieser wirkt sich auf das Eigenkapital und die Passiva deines Unternehmens aus, da das Ergebnis der GuV direkt in die Bilanz einfließt und das Eigenkapital erhöht oder mindert. Daher ist das GuV-Konto buchhalterisch gesehen auch ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos, auf dem Aufwände und Erträge gesammelt werden. Daher bezeichnet man es auch gerne als Sammel- oder Hilfskonto.

Aufbau der GuV

Bei der Darstellungsform der Gewinn- und Verlustrechnung hast du zwei Möglichkeiten: die Staffelform und die Kontenform.

Kapitalgesellschaften müssen aufgrund der besseren Übersichtlichkeit nach § 275 Abs. 1 HGB die Staffelform wählen. Ob sie dabei das Gesamtkosten- oder das Umsatzkostenverfahren, auf die wir später noch kommen, verwenden, steht ihnen frei. Alle anderen Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie die Staffel- oder die Kontenform bevorzugen.

Variante A): GuV in Staffelform

Bei der Staffelform listest du die einzelnen Positionen der GuV untereinander auf. Ausgehend von den Umsatzerlösen, die du während deines Geschäftsjahres erzielt hast, ziehst du nach und nach deine Aufwendungen ab, bis du das Rohergebnis, Finanzergebnis oder Betriebsergebnis erhältst.

Variante B): GuV in Kontenform

Bei der Kontenform baust du die Gewinn- und Verlustrechnung wie ein T-Konto in der doppelten Buchführung auf. Links stehen im Soll die Kosten und Aufwendungen deines Unternehmens, rechts auf der Haben-Seite die Einnahmen und Erträge.

Der Vorteil dieser Form ist, dass am Ende der beiden Spalten jeweils eine Summe steht, die du mit der anderen Summe vergleichen kannst. Entsteht daraus ein Saldo im Soll, hast du einen Gewinn erzielt. Steht der Saldo hingegen im Haben, verzeichnet dein Unternehmen einen Verlust. Am Ende muss die Summe der beiden Spalten identisch sein. Nachfolgend findest du ein Beispiel einer GuV in Kontenform:

In diesem T-Konto kannst du Ertragskonten, Aufwandskonten (z. B. Materialaufwand) sowie Abschreibungen nach den Regeln der doppelten Buchführung mit Buchungssätzen verbuchen.

Gliederung der GuV nach Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren

Nachdem du dich für den Aufbau deiner GuV entschieden hast, wählst du im nächsten Schritt dein bevorzugtes Gliederungsverfahren aus. Hier kannst du zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren wählen. Grundlage für die Darstellung deiner GuV sind in beiden Fällen stets die generierten Umsatzerlöse. Wie du den Rest der Erfolgskonten richtig präsentierst, hängt mit der gewählten Variante zusammen. Das schauen wir uns direkt mal genauer an.

GuV mit Gesamtkostenverfahren (GKV)

Bei dieser Variante erlaubt es das Handelsgesetzbuch, die gesamten Kosten deiner Abrechnungsperiode einzubeziehen. Um eventuell nicht verkaufte Waren zu berücksichtigen, musst du beim GKV Bestandserhöhungen als Erträge und -minderungen als Aufwand erfassen. Die Kosten gliederst du nach Kostenarten wie Personalaufwand, Materialaufwand und Abschreibungen. Am Ende deiner Erfolgsrechnung steht entweder ein Jahresüberschuss (Gewinn) oder ein Jahresfehlbetrag (Verlust).

Beispiel für ein Gesamtkostenverfahren:

Erfahre mehr dazu, wie du richtig vorgehst und finde Beispiele in unserem Ratgeber zum Gesamtkostenverfahren.

GuV mit Umsatzkostenverfahren (UKV)

Beim Umsatzkostenverfahren ziehst du von den Umsatzerlösen statt aller Kosten nur die Kosten ab, die für tatsächlich verkaufte Produkte angefallen sind. Ein weiterer Unterschied zum Gesamtkostenverfahren: Die restlichen Kosten verteilst du auf Funktionsbereiche (Kostenstellen) wie Vertrieb oder Verwaltung und nicht auf Kostenarten.

Hierbei sind die Posten “Materialaufwand” und “Personalkosten” durch die kostenstellenbezogene Aufgliederung jedoch nicht eindeutig nachvollziehbar. Daher bist du laut HGB dazu verpflichtet, diese aufgrund ihrer hohen Bedeutung einzeln dem Jahresabschluss hinzuzufügen. Dazu erstellst du jeweils separate Übersichten, die den Material- bzw. den Personalaufwand entsprechend dem Aufbau des GKV abbilden, und gibst diese im Anhang deines Jahresabschlusses an. Da das UKV im Allgemeinen aussagekräftiger ist, wird es in der Regel bevorzugt.

Beispiel für ein Umsatzkostenverfahren:

Erfahre mehr dazu, wie du richtig vorgehst und finde Beispiele in unserem Ratgeber zum Umsatzkostenverfahren.

GuV-Gliederung nach Brutto- oder Nettoprinzip

Darüber hinaus musst du festlegen, ob du das Netto- oder das Bruttoprinzip anwenden willst. Die beiden unterscheiden sich lediglich im Hinblick auf die Verrechnung gleichartiger Erträge und Aufwendungen. Während eine GuV nach Bruttoprinzip alle Einzelpositionen auflistet, werden beim Nettoprinzip Erträge und Aufwendungen der gleichen Art miteinander verrechnet. Dieses Kürzen der Aufstellung ist allerdings nur bei kleinen und mittelgroßen Kapitalgesellschaften möglich.

Beispiel einer Gewinn- und Verlustrechnung nach Brutto- und nach Nettoprinzip

Stell dir etwa vor, dein Unternehmen hat Zinszahlungen in Höhe von 3.000 Euro für Darlehen zu leisten und erhält 4.000 Euro Zinsen aus Geldanlagen.

So unterscheiden sich beide Verfahren:

• Bruttoprinzip: Du darfst die beiden Beträge nicht miteinander verrechnen. In deiner Bilanz weist du die 3.000 Euro im Soll unter gezahlten Zinsen aus und die 4.000 Euro im Haben unter erhaltenen Zinsen.
• Nettoprinzip: Du darfst beide Beträge miteinander verrechnen und musst schließlich nur noch die Differenz von 1.000 Euro bei den Erträgen im Haben ausweisen.

Tipp: Das Bruttoprinzip ist der Standardfall, weil es wesentlich detaillierter ist und keine Einnahmen und Ausgaben miteinander saldiert. Das Nettoprinzip kommt aus Gründen der Übersichtlichkeit daher nur selten zum Einsatz.

GuV-Konto richtig abschließen: So geht’s

Am Ende des Geschäftsjahres musst du alle Erfolgskonten auf das GuV-Konto abschließen. Dabei nimmst du folgende Buchungen vor:

• GuV (Soll) an Aufwandskonto (Haben)
• Ertragskonto (Soll) an GuV (Haben)

Schließlich buchst du den Saldo des GuV-Kontos auf das Eigenkapitalkonto. Dieses erhöht sich je nach Betriebsergebnis entweder im Soll (Verlust) oder im Haben (Gewinn).

Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir in unserem Ratgeber zum GuV-Konto.

Die wichtigsten Vorschriften zur GuV auf einen Blick

Wie du mit der GuV prinzipiell umzugehen hast, findest du im Handelsgesetzbuch. Zu den wichtigsten Regeln und Vorschriften zur Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz zählen:

• Verrechnungsverbot (§ 276 Satz 1 HGB): Bis auf wenige Ausnahmen besteht ein Verbot der Verrechnung gleichartiger Positionen.
• Pflichtbestandteil (§ 242 Abs. 3 HGB): Die Bilanz und GuV sind verpflichtende Bestandteile des Jahresabschlusses.
• Bilanzkontinuität (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB): Ob Staffelform oder Kontenform, für welche Art der Gliederung du dich auch entscheidest, du musst sie für nachfolgende Bilanzen beibehalten.
• Aufbau (§ 275 HGB): Das Handelsgesetzbuch schreibt detailliert vor, wie eine GuV nach Umsatzkostenverfahren oder nach Gesamtkostenverfahren auszusehen hat.

Sonderregelungen für Kleinstunternehmen

Wenn du jedoch eine Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB führst, werden dir für die GuV Ausnahmen von diesen Vorschriften zugestanden. Das heißt, du kannst nach § 275 Abs. 5 HGB eine vereinfachte Form der Gewinn- und Verlustrechnung anwenden.

Um deinen Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag zu ermitteln, musst du also weder das Gesamtkostenverfahren noch das Umsatzkostenverfahren einsetzen. Du fasst einfach alle einzelnen Posten wie folgt zusammen:

GuV einfach und sicher mit Buchhaltungssoftware erstellen

Bist du auch zur Buchführung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet? Dann bereiten dir die GuV und die Bilanz vielleicht noch etwas Kopfzerbrechen. Du kannst für die Erstellung entweder eine GuV-Vorlage verwenden. Oder du machst es dir leichter und greifst auf eine professionelle Jahresabschluss-Software zurück. Damit erledigst du deine doppelte Buchführung, alle vorbereitenden Arbeiten für den Jahresabschluss und fertigst schließlich auch die Bilanz und GuV selbst an. Wichtige Zwischenergebnisse wie das Betriebsergebnis, Finanzergebnis oder Rohergebnis werden automatisiert ermittelt und korrekt gebucht.

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer scheuen jedoch die Gefahr von Fehlern und den Aufwand beim Jahresabschluss und überlassen diese anspruchsvolle Aufgabe lieber ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater. Mit sevdesk kannst du dennoch deutlich Kosten sparen. Fertige kinderleicht deine doppelte Buchführung an und bereite alles vor. So muss die Steuerkanzlei nur noch den Jahresabschluss erstellen. Teste unsere Jahresabschluss-Software kostenlos und erlebe, wie einfach Buchführung sein kann.

Zusammenfassung

Nun solltest du einen groben Überblick über das Thema Gewinn- und Verlustrechnung haben. Um sicherzugehen, haben wir dir die wichtigsten Punkten noch einmal zusammengefasst:

• Die Gewinn- und Verlustrechnung ist zusammen mit der Bilanz Hauptbestandteil deines Jahresabschlusses.
• Bist du als Unternehmer nach dem Handelsgesetzbuch zur doppelten Buchführung verpflichtet, musst du eine GuV erstellen.
• Die Darstellungsform deiner Erfolgsrechnung kannst du entweder in Staffel- oder Kontenform vornehmen, außer du führst eine Kapitalgesellschaft. In diesem Fall musst du die Staffelform verwenden.
• Bei beiden Formen kannst du sowohl auf das Gesamtkosten- oder das Umsatzkostenverfahren zurückgreifen.
• Zu guter Letzt musst du dich nur noch zwischen dem Brutto- oder Nettoprinzip entscheiden, wobei ersteres die Regel und letzteres nur in sehr wenigen Fällen überhaupt möglich ist.

Welche Varianten du am Ende wählst, spielt nur eine untergeordnete Rolle, denn das Ergebnis bleibt unterm Strich schließlich dasselbe. Um dir jedoch eine Menge Aufwand zu sparen und Fehler zu reduzieren, greifst du zu Erstellung deiner GuV am besten auf eine Software zurück.

Häufig gestellte Fragen zum Thema