Rechnung schreiben als Maler: So berechnest du dein Honorar

Pflichtangaben in der Rechnung von Malern

Bei der Erstellung einer Malerrechnung gibt es bestimmte Pflichtangaben, die unbedingt enthalten sein müssen. Diese Angaben dienen der Transparenz für den Kunden und sind auch aus steuerlichen Gründen wichtig. Deine Rechnungen sollten optisch ansprechend sein und alle wichtigen Informationen enthalten, um deine Professionalität widerzuspiegeln. Die wichtigsten Elemente & Pflichtangaben einer Malerrechnung sind:

• dein Name und deine (Firmen-)Anschrift
• Name und Anschrift deines Kunden (auch Leistungsempfänger genannt)
• deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Zeitraum der Leistungserbringung (z. B. Tag der Arbeit oder Fertigstellung des Anstrichs)
• Beschreibung der Hauptleistung (z. B. Lackieren) und das vereinbarte Honorar
• Rechnungsbetrag netto und brutto
• Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer

Diese Pflichtangaben sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) genau definiert, du findest sie im § 14 UStG. Für eine effiziente und korrekte Rechnungserstellung können spezielle Rechnungsprogramme eingesetzt werden, die sicherstellen, dass alle Rechnungen den Kriterien der GoBD, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

Die Finanzämter achten besonders auf korrekte Rechnungsvorlagen. Daher ist die Nutzung einer professionellen Rechnungsvorlage für die Gestaltung deiner Rechnungsdesigns eine sehr sinnvolle Investition. So behältst du stets den Überblick über deinen Projektstatus und kannst dich voll und ganz auf deine künstlerische und handwerkliche Arbeit konzentrieren.

Optionale Angaben für deine Rechnung als Maler

Abgesehen von den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben wie Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag kannst du als Freiberufler oder Einzelunternehmer auch einige optionale Angaben auf deiner Rechnung machen:

• Zahlungsziel
• Kundennummer
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (z. B. für Kontakt per Telefon oder E-Mail)

Als Maler hast du die Möglichkeit, zusätzliche Informationen in deine Rechnung aufzunehmen, wie z. B. Hinweise auf deine Referenzprojekte oder aktuelle Angebote für Malerarbeiten. Außerdem kannst du in deiner Rechnung auf frühere Auftragsbestätigungen verweisen, um einen klaren Zusammenhang zwischen dem erteilten Auftrag und der Rechnung herzustellen.

E-Rechnungspflicht für Maler

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, in Kraft. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als Maler relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung. 

Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig! 

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung. 

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung. 

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden. 

Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten für die Umstellung verschiedene Fristen, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst. 

Was du als Maler bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Wenn du als Maler eine Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm verwendest, kann bei der Rechnungserstellung nicht viel schieflaufen. Beachte jedoch folgende Tipps bei der Rechnungsstellung:

• Passe deine Rechnungsvorlage optisch an dein Malergeschäft an, etwa durch Einbindung deines Logos und deiner Geschäftsfarben. Ein ansprechendes Rechnungsdesign spiegelt deine Marke als Maler oder Lackierer wider.
• Rechnungen müssen nicht zwingend per Post verschickt werden – der Versand per E-Mail ist ebenso gültig
• Vermerke auf deiner Rechnungsvorlage spezifische Bedingungen, wie etwa Garantiezeiten nach dem Lackieren. Dies hilft, spätere Unklarheiten über Serviceleistungen und Garantiebedingungen zu vermeiden.
• Abschlagsrechnungen: Eine Abschlagsrechnung bei Malerarbeiten ermöglicht Teilzahlungen während des Projektfortschritts, anstatt auf die vollständige Fertigstellung des Auftrags zu warten.
• Alle Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, da sie für den Jahresabschluss relevant sind. Eine geordnete und systematische Archivierung erleichtert den Überblick und hilft, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
• Es ist wichtig, die Liquidität deines Geschäfts zu berücksichtigen. Eine rechtzeitige Rechnungsstellung hilft dabei, einen stetigen Cashflow zu gewährleisten und deine finanzielle Stabilität zu sichern.
• Sollte eine Zahlung ausbleiben, empfiehlt es sich, nach Ablauf des Zahlungsziels eine Zahlungserinnerung und/oder Mahnung zu versenden.
• Sorge dafür, dass die Umsatzsteuer immer korrekt ausgewiesen und abgeführt wird. Sonst gibt es schnell Ärger mit dem Finanzamt.

Kostenloser Rechnungsgenerator für einfache digitale Rechnungen

Nutze für deine erste Rechnung unseren kostenlosen Rechnungsgenerator und spare somit Zeit und Nerven. Deine Rechnung inkl. aller Angaben ist in nur wenigen Minuten fertig und steht dir als PDF-Dokument zum Download bereit.

Aber Achtung: Mir dem Rechnungsgenerator erstellte Rechnungen sind nicht automatisch GoBD-konform. Dafür musst du noch einige weiter Punkte berücksichtigen, so zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.

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Kostenlose Rechnungsvorlage für Maler

Eine praktische Lösung für Maler und Lackierer, um Rechnungen schnell und einfach zu erstellen, ist eine Rechnungsvorlage. Vorlagen enthalten meist das richtige Layout für alle relevanten Informationen wie den Adressdaten, die Bankverbindung, die Steuernummer, die Rechnungsnummer sowie Datum und Dauer der Leistung. Du musst nur deine individuellen Angaben zu den erbrachten Malerarbeiten mit den entsprechenden Preisen ergänzen, um eine fertige Rechnung zu erhalten. Die Rechnung kann anschließend ausgedruckt werden. Auf sevdesk kannst du jetzt eine passende Vorlage für Malerrechnungen kostenlos herunterladen.

Gerade für Maler und Kleinunternehmer ist es wichtig, den Überblick über ihre Projekte zu behalten und mit Blick auf die GoBD-Richtlinien und die Anforderungen des Finanzamtes korrekte Rechnungen zu erstellen. Mit einer speziellen Buchhaltungssoftware für Maler & Lackierer wird auch die Berücksichtigung der unterschiedlichen Steuersätze zum Kinderspiel.

Schreiben einer Rechnung als selbständiger Maler

In der Handwerksordnung ist gesetzlich geregelt, dass das Maler- und Lackiererhandwerk zulassungspflichtig ist. Das bedeutet, dass für die Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit ein Meistertitel erforderlich ist. Es gibt jedoch Möglichkeiten, sich auch ohne Meistertitel als Maler und Lackierer selbständig zu machen. Nach § 7b der Handwerksordnung kannst du auch ohne entsprechende Ausbildung als Meister anerkannt werden.

Du kannst dich auf die sogenannte Altgesellenregelung berufen, musst aber mindestens sechs Jahre Berufserfahrung nachweisen, davon mindestens vier Jahre in leitender Position. Nach einer Prüfung bei der Handwerkskammer kannst du mit einer Ausübungsberechtigung einen eigenen Betrieb gründen. Im Zweifelsfall am besten einen Steuerberater oder das Finanzamt um Rat fragen.

Bei der Rechnungsstellung als selbständiger Maler oder Lackierer gelten die gleichen Pflichtangaben wie für andere Selbstständige. Dazu zählt insbesondere die korrekte Angabe des Leistungsempfängers. Außerdem steht dir die Option offen, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, solange deine Umsätze die festgelegten Grenzen nicht überschreiten.

So schreiben Maler eine Rechnung als Kleinunternehmer

Als Maler oder Lackierer kannst du von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) profitieren, wenn deine Einnahmen 22.000 Euro pro Geschäftsjahr nicht übersteigen. Dann bist du nicht verpflichtet, auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen. Auf deinen Rechnungen musst du auf diese Steuerbefreiung als Kleinunternehmer hinweisen. Ein Beispiel für einen solchen Hinweis könnte sein: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)“.

Für die Gestaltung deiner Handwerkerrechnung spielt es keine Rolle, ob du als selbständiger Maler oder Lackierer ein Kleingewerbe betreibst oder freiberuflich tätig bist. Entscheidend ist, dass alle nötigen Angaben wie die Identifikation des Leistungsempfängers, das Leistungsdatum, sowie eine präzise Beschreibung der durchgeführten Arbeiten klar und korrekt dargestellt werden.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Wenn du gelegentlich kleinere Maler- oder Lackierarbeiten übernimmst, ist es nicht immer notwendig, ein Gewerbe anzumelden und professionelle Handwerkerrechnungen zu erstellen. In solchen Fällen genügt es oft, für den erhaltenen Betrag eine Quittung auszustellen. Als Privatperson darfst du allerdings pro Jahr nur einen begrenzten Betrag ohne offizielle Gewerbeanmeldung verdienen.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Malern

Kleinbetragsrechnungen sind im Maler- und Lackiererhandwerk keine Seltenheit. Wenn der Betrag 250 Euro nicht übersteigt, kannst du als Maler eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese benötigt weniger Pflichtangaben und muss neben deinem Namen und deiner Anschrift nur das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Quittung, die Bezeichnung der ausgeführten Malerarbeiten und den Honorarbetrag enthalten. Außerdem musst du den angewandten Steuersatz oder gegebenenfalls einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung hinzufügen. Weitere Informationen findest du in unserem Artikel zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung als Maler

Unabhängig davon, ob du als Freiberufler oder als Maler mit einem Einzelunternehmen tätig bist, sind die Formvorschriften für deine Rechnungen weitestgehend gleich. Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, solltest du folgende Fehler vermeiden:

• Vergessene Pflichtangaben (z. B. Leistungsdatum)
• Rechenfehler beim Ermitteln des Rechnungsbetrags und des Steuerbetrags
• Doppelte Vergabe von Rechnungsnummern
• Rechtschreibfehler bei der Kundenadresse
• Fehlerhaft ausgewiesene Umsatzsteuer
• Fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, falls zutreffend
• Falsche Berechnung der gemalten oder lackierten Fläche
• Falsche Berechnung der verbrauchten Materialien wie Abdeckfolien

Besonders wenn du Geschäftskunden hast, die die Kosten beim Finanzamt geltend machen wollen, ist es wichtig, dass deine Rechnungen korrekt gestellt sind. So kannst du Rückfragen und Probleme vermeiden. Das gilt auch für etwaige Abschlagsrechnungen oder Teilrechnungen.

Rechnung für Maler mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Als Freiberufler und Einzelunternehmer im Malerhandwerk kannst du von der Verwendung eines professionellen Rechnungsprogramms anstelle einer einfachen Musterrechnung erheblich profitieren. Dies bietet mehrere Vorteile:

• Schnelle und unkomplizierte Rechnungserstellung
• Rechtssicherheit durch Beachtung aller Pflichtangaben, einschließlich der Steuernummer
• Einfacher Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Software
• Einfache Erstellung wiederkehrender Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen
• Klare und übersichtliche Rechnungsverwaltung
• Personalisiertes Rechnungslayout mit deinem Firmenlogo und individuellem Design
• Verbesserung deiner Liquidität durch die genaue Verfolgung der Zahlungseingänge

Das sevdesk Rechnungsprogramm bietet dir zudem viele zusätzliche Funktionen. Du kannst dein Bankkonto online integrieren, um Zahlungen automatisch abzugleichen und deine Liquidität immer im Auge zu behalten. Versende Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt aus dem Programm, erstelle Angebote und reiche deine Umsatzsteuervoranmeldungen mit wenigen Klicks ein, sofern du umsatzsteuerpflichtig bist. Durch die Verwendung der sevdesk Buchhaltungssoftware für Maler & Lackierer kannst du die Anforderungen des Finanzamts effizient und mühelos erfüllen. Teste die sevdesk Buchhaltungssoftware jetzt!

Weitere Beispiele für Rechnungen schreiben

Sofern du keine berufliche Tätigkeit als Maler ausübst, aber dennoch Hilfe bei der Erstellung deiner Rechnungen benötigst, bietet dir sevdesk eine Auswahl an Vorlagen für verschiedene Berufe und Dienstleistungen.

Zusammenfassung zum Thema Rechnung schreiben als Maler

Als Maler ist es wichtig, deine handwerklichen Fähigkeiten professionell zu präsentieren und deine Leistungen korrekt abzurechnen. Eine vollständige Rechnung enthält Pflichtangaben wie deinen Namen, die Adresse des Kunden, das Leistungsdatum und den Rechnungsbetrag. Optionale Angaben wie ein Zahlungsziel oder zusätzliche Kontaktinformationen können dir helfen, deine Rechnungen noch klarer zu gestalten.

Nutze die Kleinunternehmerregelung, wenn dein Umsatz unter 22.000 Euro liegt, um auf die Ausweisung der Umsatzsteuer zu verzichten. Eine professionelle Rechnungsvorlage oder eine Rechnungsprogramm wie sevdesk erleichtert dir die Arbeit, indem sie sicherstellt, dass du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst. So kannst du dich auf deine kreative Arbeit konzentrieren, während deine Buchhaltung im Hintergrund effizient läuft.